Робота з запитом на закупівлю

Роль користувача «Ініціатор» передбачає використання наступних сценаріїв:

• Створення запитів на закупівлю;
• Редагування запиту на закупівлю у випадку відхилення узгодження;
• Відстеження статусу запиту на закупівлю.

Створення картки запиту на закупівлю

Для створення запиту на закупівлю виконайте наступні дії:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Запити на покупку, перейдіть за відповідним посиланням.
2. Натисніть кнопку Створити.
3. Якщо в налаштуваннях модуля закупівель вказано Постачальника по замовчуванню, натисніть ENTER, якщо ні - вкажіть Код Постачальника.
4. Дата документа встановлюється автоматично робоча дата в системі.
5. Вкажіть Категорію запиту.
6. Вкажіть Очікувану дату постачання номенклатури в запиті на закупівлю.
7. Якщо в результаті закупівлі товар повинен бути списаний зі складу для видачі ініціатору, необхідно активувати До видачі ініціатору.
8. Статус та Статус запиту будуть автоматично встановлені = "Відкрито".
9. Вкажіть Статус бюджету.
10. Заповніть рядки запиту:

• Тип - Товар або ОЗ
• Номер - виберіть значення із довідника Товари або Основні засоби, залежно від обраного типу. Рекомендуємо створити та використовувати товар або ОЗ з кодом DEFAULT.
• Опис - вкажіть назву, опис товару або ОЗ для закупки, якщо це номенклатура з кодом DEFAULT.
• Склад - виберіть склад, якщо не вказано по замовчуванню.
• Вкажіть Кількість.
• Вкажіть Пряму собівартість одиниці без ПДВ.

Примітка

В полі "Статус" відображається інформація про затвердження запиту:

• Відкритий - це статус, у якому можливе редагування запиту;
• На погодженні - означає, що процес погодження по запиту запущено і запит заблоковано до редагування;
• Випущено - означає, що запит погоджений і заблокований до редагування.

Доступні дії зі створеним запитом на закупівлю

• Відправити запит на затвердження - якщо в системі налаштовані робочі процеси погодження, Ініціатор після створення запиту, має відправити його на затвердження. Після затвердження документа, йому буде встановлено Cтатус = "Випущено" і заповнено поле Затверджена дата та час.
• Скасувати запит на затвердження - скасовує надісланий запит на затвердження.
• Відкрити - переводить запит у Cтатус = "Відкритий", який дозволяє редагувати поля в запиті.
• Випустити - переводить запит у Cтатус = "Випущено", при цій дії система створює Рядок обробки запиту на покупку.
• Виміри - дає можливість вказати необхідні виміри на запиті.
• Коментарі - дозволяє додати текстовий коментар до запиту на закупку.
• Вкладення - дозволяє додати необхідні файли до запиту на закупку.

Дії Ініціатора у разі відхилення запиту при погодженні

У випадку коли Затверджуючий відхиляє запит, він обов'язково вказує коментар-причину. При цьому Ініціатору прирходить лист-повідомлення про дану подію з цим коментарем, а статус запиту повертається у Відкритий.

Якщо причину відхилення можна виправити, Ініціатор:

• змінює необхідні дані в запиті. При цьому, якщо у налаштуваннях модуля включена опція Відповідність версії запитів на закупівлю, зміни в деяких полях рядків будуть виділятися;
• повторно відправляє на затвердження, натиснувши Відправити запит на затвердження в меню картки запиту.

Якщо причину відхилення виправити не можна і запит виконаним не може бути:

• Ініціатор повинен закрити такий запит, натиснувши Дії --> Запит затвердження -->Закрити

Відстеження статусу запиту Ініціатором

У полі Статус запиту завжди відображається актуальний статус обробки запита іншими користувачами процесу. Саме по його зміні Ініціатор може бачити на якому етапі зараз його запит:

• Відкритий - запит лише створений і ще не взятий в роботу;
• Виконується - запиту було призначено менеджера для подальшої обробки запиту;
• Чекає на доставлення - менеджер обробив запит, створивши необхідні документи на купівлю або переміщення номенклатури;
• Закрито - товар з запиту прибув на вказаний склад, запит повністю оброблений. Під час присвоєння цього статусу система автоматично приховає документ зі списку запитів, тому що на список за замовчуванням накладений фільтр по полю Статус запита.

Примітка

Щоб подивитись всі запити, у тому числі й закриті, необхідно прибрати фільтр, що встановлений за замовчуванням на сторінці. Для цього у списку запитів на стовпчику з полем "Статус запиту", необхідно правою кнопкою миші викликати контекстне меню і обрати дію - "Очистити фільтр"

Закриття запиту

Запит вважається закритим, коли значення Статус запиту = Закрито. Цей статус у запиті може бути проставлено автоматично:

• коли закуплена вся кількість товару/основних засобів, що була в запиті;
• коли переміщена вся кількість товару/основних засобів, що була в запиті, з іншого складу на якому вони були наявні;
• коли закуплена вся сума, з урахованням налаштування Відсоток відхилення, для рядка запиту з Типом = Рахунок ГК;
• коли списана вся кількість товару, що була в запиті;

або вручну:

• на картці запиту, в меню Дії оберіть Запит затвердження та функцію Закрити При зміні Статус запиту на Закрито система автоматично фіксує Дату та час закриття

Архів запитів на закупівлю

Якщо у налаштуваннях модуля включені функції архівування, то на обраних подіях, відбувається створення копії документа, що недоступна до редагування і відображає ту інформацію, що була в момент архівування.

Для того, щоб переглянути архівовані запити, необхідно в меню картки запита натиснути Замовлення -> Архів.