Сценарій "Підпис внутрішніх документів""
За допомогою додатків SMART DocFlow for Payroll і SMART EDI можна не лише підписувати документи через сервіс систему електронного документообігу "Вчасно", але й відправляти внутрішні документи і накази на електронну пошту підписанті в (відповідльних осіб за той чи інший процес підписання в компанії).
Функціонал формування документів DocFlow та подальшої їх обробки доступний для наступних кадрових документів в системі:
- Наказ на відпустку (необлікований і облікований)
- Наказ на відрядження (необлікований і облікований)
- Наказ на іншу відсутність (необлікований і облікований)
- Загальний наказ
- Інший кадровий наказ (необлікований і облікований)
- Графік відпусток
- Штатний розпис
- Наказ за Штатним розписом (необлікований і облікований)
- Заява на відпустку
- звіт Карта співробітника по формі П-2
- Табель обліку робочого часу по формі П-5
Зверніть увагу, всі вище наведені документи також можна завантажувати в систему електронного документообігу "Вчасно", за умови, що в самому сервісі Вчасно є підтримка цих видів документів.
Наразі, наведений нижче сценарій описує функціонал відправки внутрішніх кадрових документів на електронну пошту підписантів для їх подальшого затвердження і перегляд у.
Крок 1: Налаштування сервісу для електронної пошти
Шлях: Список сервісів DocFlow
Необхідно створити сервіс DocFlow для відправки документів на електронну пошту підписантів. На сторінці треба заповнити наступні поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Заповнюється код сервісу "EMAIL" |
| Провайдер | Обрати значення поля "Email" |
| Назва | Назва сервісу електронної пошти |
Крок 2: Створення шаблонів документів для EMAIL
Для відправки документів на електронну пошту, необхідно створити відповідні шаблони DocFlow документів для цих звітів.
Для того, щоб почат и створення шаблону, на Картці сервісу DocFlow для EMAIL через "Налаштування" необхідно перейти на Шаблони документів, натуснити Створити та створити шаблони для потрібних звітів:
- Архів штатного розкладу
- Новий графік відпусток
- Загальний наказ
- Заява на відпустку
- Інший кадровий наказ
- Табель обліку робочого часу
- Картка працівника П-2
- Наказ за штатним розкладом
- Наказ на відпустку
- Наказ на відрядження
- Наказ на іншу відсутність
- Облікований інший кадровий наказ
- Облікований наказ за штатним розкладом
- Облікований наказ на відпустку
- Облікований наказ на відрядження
- Облікований наказ на іншу відсутність
На сторінці шаблону доступні такі поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код | Заповнюється код шаблону |
| Код сервісу | Обрати код сервісу для EMAIL |
| Опис | Заповнити опис для шаблону |
| Тип | Для усіх звітів встановити тип "Інше" |
| Заголовок документу | Заповнити заголовок документу. |
| ID таблиці-джерела | Вказати таблицю-джерело для створення звіту: для Картки працівника П-2 – таблиця 5200; для Загального наказу – таблиця 70950709; для Наказу на іншу відсутність – таблиця 70950611; для Іншого кадрового наказу – таблиця 70950728; для Облікованого наказу на іншу відсутність – таблиця 70950613; для Облікованого іншого кадрового наказу – таблиця 70950729; для Облікованого наказу за штатним розкладом – таблиця 70950606; для Облікованого наказу на відрядження – таблиця 70950613; для Облікованого наказу на відпустку – таблиця 70950613; для Архіву штатного розкладу – таблиця 70950604; для Наказу за штатним розкладом – таблиця 70950602; для Табеля обліку робочого часу – таблиця 5200; для Наказу на відрядження – таблиця 70950611; для Наказу на відпустку – таблиця 70950611; для Заяви на відпустку – таблиця 70950656; для Графіку відпусток – таблиця 70950755. |
| Назва таблиці-джерела | Нередаговане поле. |
| Фільтр вихідної таблиці | За необхідності можна встановити фільтри для таблиці, зазначенної у полі "ID таблиці-джерела", по яким буде працювати шаблон. Наприклад, для наказу на відпустку потрібно встановити фільтр по полю Тип документу = Відпустка |
| Фільтр для пов'язаних таблиць | Якщо при формуванні звіту необхідно накладати додаткові фільтри з пов'язаних таблиць, то можна створити Шаблон даних для основної таблиці, зазначеної в полі ID таблиці-джерела, і з типом шаблону даних = Record Filter. В такому шаблоні потрібно додати всі пов'язані таблиці і встановити необхідні фільтри по полям цих таблиць. І в даному полі зазначити код такого шаблону даних. |
| Номер звіту | Вказати номер звіту, що буде використовуватися для для формування документу для відправки на електронну пошту (це ті самі звіти, що використовуються і при формуванні друкованої форми того чи іншого звіту). Наприклад, для наказу на відпустку використовується стандартний звіт 70950622. |
| Назва звіту | Нередаговане поле. |
| Макет з віту | Необхідно обрати макет для звіту, що вказаний в полі "Номер звіту", який буде використаних для формування документу для відправки на електронну пошту. |
| Параметри сторінки запиту | Необхідно встановити значення True, якщо є необхідність під час створення звіту використовувати додаткові фільтри зі сторінки запиту звіту. |
| Показати параметри запуску звіту | Необхідно встановити значення True, якщо є необхідність під час створення документу вказувати конкретні фільтри для формування звіту. Наприклад, при створенні звіту картка Співробітника П-2 потрібно вказати в фільтрах, по якому працівнику створювати документ. |
| Макет змісту повідомлення електронної пошти | Необхідно обрати макет звіту, в якому вказаний текст, який буде використаний для формування тіла листа при його відправці на електронну пошту. Можна налаштувати різні макети для звіту 70860260, щоб регулювати різні наповнення електронного листа в залежності від типу документа. |
| Шаблон назви файлу | Необхідно Word-звітів вказати назву, що буде присвоєна файлу pdf у форматі "Назва.pdf", для Excel звітів необхідно вказати назву у форматі "Назва.xlsx". |
| Очікуваний Підписант Власник | Якщо підписантів, які будуть отримувати листи на електронну поштку, необхідно визначати згідно налаштувань на сторінці Налаштування підписів персоналу - то в цьому полі потрібно обрати опцію Підписи Документів Організації |
Крок 3: Створення профілю для внутрішніх документів
Шлях: Профілі DocFlow
Для внутрішніх документів організації необхідно створити окремий профіль DocFlow. На сторінці Профілі DocFlow необхідно створити запис і заповнити наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код | Код профілю внутрішніх документів, наприклад, INTERNAL |
| Опис | Опис профілю внутрішніх документів |
Для профілю необхідно призначити раніше створені шаблони шаблони документів для сервісу DocFlow EMAIL. Для цього на сторінці Профілі DocFlow необхідно обрати Призначення шаблону. На відкритій сторінці необхідно вказати:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Вказати сервіс DocFlow для електронної пошти: EMAIL |
| Код шаблону | Вказати всі необхідні шаблони документів, створених для сервісу EMAIL |
Профіль DocFlow для внутрішніх документів необхідно додати в налаштування Інформація про організацію. Для цього, треба зайти на сторінку Інформація про організацію, і в полі Код профілю DocFlow на вкладці Зв'язок, вказати профіль для внутрішніх документів INTERNAL
Крок 4: Формування DocFlow з необхідного документа в системі
Створення DocFlow підтримується з наступних документів в Business Central:
- Наказ на відпустку, створюється з необлікованого або облікованого наказу на відпустку
- Наказ на відрядження, створюється з необлікованого або облікованого наказу на відрядження
- Наказ на іншу відсутність, створюється з необлікованого або облікованого наказу на іншу відсутність
- Загальний наказ, створюється з необлікованого або облікованого загального наказу
- Інший кадровий наказ, створюється з необлікованого або облікованого іншого кадрового наказу
- Графік відпусток, створюється з нового графіку відпусток
- Штатний розпис, створюється з Архівного Штатного розпису
- Наказ за Штатним розписом, створюється з необлікованого або облікованого наказу за Штатним розписом
- Заява на відпустку, створюється з Заяви на відпустку
- звіт Карта співробітника по формі П-2, створюється з картки Співробітника
- Табель обліку робочого часу по формі П-5, створюється з картки Співробітника
На кожній з вищеперелічених сторінок в системі є категорія з діями Document Flow. Для того, щоб створити DocFlow, необхідно зайти в документ і обрати одну з потрібних дій в цій категорії:
- Створити DocFlow документ з шаблону – автоматичне формування документа за налаштованим шаблоном (їх створення налаштування було описано вище в кроці 2),
- Створити DocFlow документ з шаблону – створення документа з прикріпленого файлу (PDF, Word тощо).
Після успішного створення DocFlow документа, на сабформі Document Flow з'явиться запис про створений документ. Створений запис можна переглянути, відкривши його в системі.
Для відправки документу підписантам на електронну пошту необхідно на створенній картці Документу DocFlow натиснути: Обробити та обрати Завантажити документ вручну. Після підтвердження успішного завантаження, на картці Документу DocFlow заповниться ID документа, оновиться Статус документа DocFlow. Підписанти отримують лист на електронну пошту з прикріпленим документом.
Крок 5: Внутрішні документи DocFlow
Переглянути список внутрішніх документів, які очікують підписання конкретного користувача можна на сторінці Внутрішні документи DocFlow.
Шлях: Внутрішні документи DocFlow
При відкритті сторінки система відфільтровує записи по номеру співробітника, який зазначений для користувача на сторінці Налаштування користувача в полі Код співробітника.