Сценарій "Підпис внутрішніх документів""
За допомогою додатків SMART DocFlow for Payroll і SMART EDI можна не лише підписувати документи через сервіс систему електронного документообігу "Вчасно", але й відправляти внутрішні документи і накази на електронну пошту підписантів (відповідльних о сіб за той чи інший процес підписання в компанії).
Функціонал формування документів DocFlow та подальшої їх обробки доступний для наступних кадрових документів в системі:
- Наказ на відпустку (необлікований і облікований)
- Наказ на відрядження (необлікований і облікований)
- Наказ на іншу відсутність (необлікований і облікований)
- Загальний наказ
- Інший кадровий наказ (необлікований і облікований)
- Графік відпусток
- Штатний розпис
- Наказ за Штатним розписом (необлікований і облікований)
- Заява на відпустку
- звіт Карта співробітника по формі П-2
- Табель обліку робочого часу по формі П-5
Зверніть увагу, всі вище наведені документи також можна завантажувати в систему електронного документообігу "Вчасно", за умови, що в самому сервісі Вчасно є підтримка цих видів документів.
Наразі, наведений нижче сценарій описує функціонал відправки внутрішніх кадрових документів на електронну пошту підписантів для їх подальшого затвердження і перегляду.
Крок 1: Налаштування сервісу для електронної пошти
Шлях: Список сервісів DocFlow
Необхідно створити сервіс DocFlow для відправки документів на електронну пошту підписантів. На сторінці треба заповнити наступні поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Заповнюється код сервісу "EMAIL" |
| Провайдер | Обрати значення поля "Email" |
| Назва | Назва сервісу електронної пошти |
Крок 2: Створення шаблонів документів для EMAIL
Для відправки документів на електронну пошту, необхідно створити відповідні шаблони DocFlow документів для цих звітів.
Для того, щоб почати створення шаблону, на Картці сервісу DocFlow для EMAIL через "Налаштування" необхідно перейти на Шаблони документів, натуснити Створити та створити шаблони для потрібних звітів:
- Архів штатного розкладу
- Новий графік відпусток
- Загальний наказ
- Заява на відпустку
- Інший кадровий наказ
- Табель обліку робочого часу
- Картка працівника П-2
- Наказ за штатним розкладом
- Наказ на відпустку
- Наказ на відрядження
- Наказ на іншу відсутність
- Облікований інший кадровий наказ
- Облікований наказ за штатним розкладом
- Облікований наказ на відпустку
- Облікований наказ на відрядження
- Облікований наказ на іншу відсутність
На сторінці шаблону доступні такі поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код | Заповнюється код шаблону |
| Код сервісу | Обрати код сервісу для EMAIL |
| Опис | Заповнити опис для шаблону |
| Тип | Для усіх звітів встановити тип "Інше" |
| Заголовок документу | Запов нити заголовок документу. |
| ID таблиці-джерела | Вказати таблицю-джерело для створення звіту: для Картки працівника П-2 – таблиця 5200; для Загального наказу – таблиця 70950709; для Наказу на іншу відсутність – таблиця 70950611; для Іншого кадрового наказу – таблиця 70950728; для Облікованого наказу на іншу відсутність – таблиця 70950613; для Облікованого іншого кадрового наказу – таблиця 70950729; для Облікованого наказу за штатним розкладом – таблиця 70950606; для Облікованого наказу на відрядження – таблиця 70950613; для Облікованого наказу на відпустку – таблиця 70950613; для Архіву штатного розкладу – таблиця 70950604; для Наказу за штатним розкладом – таблиця 70950602; для Табеля обліку робочого часу – таблиця 5200; для Наказу на відрядження – таблиця 70950611; для Наказу на відпустку – таблиця 70950611; для Заяви на відпустку – таблиця 70950656; для Графіку відпусток – таблиця 70950755. |
| Назва таблиці-джерела | Нередаговане поле. |
| Фільтр вихідної таблиці | За необхідності можна встановити фільтри для таблиці, зазначенної у полі "ID таблиці-джерела", по яким буде працювати шаблон. Наприклад, для наказу на відпустку потрібно встановити фільтр по полю Тип документу = Відпустка |
| Фільтр для пов'язаних таблиць | Якщо при формуванні звіту необхідно накладати додаткові фільтри з пов'язаних таблиць, то можна створити Шаблон даних для основної таблиці, зазначеної в полі ID таблиці-джерела, і з типом шаблону даних = Record Filter. В такому шаблоні потрібно додати всі пов'язані таблиці і встановити необхідні фільтри по полям цих таблиць. І в даному полі зазначити код такого шаблону даних. |
| Номер звіту | Вказати номер звіту, що буде використовуватися для для формування документу для відправки на електронну пошту (це ті самі звіти, що використовуються і при формуванні друкованої форми того чи іншого звіту). Наприклад, для наказу на відпустку використовується стандартний звіт 70950622. |
| Назва звіту | Нередаговане поле. |
| Макет з віту | Необхідно обрати макет для звіту, що вказаний в полі "Номер звіту", який буде використаних для формування документу для відправки на електронну пошту. |
| Параметри сторінки запиту | Необхідно встановити значення True, якщо є необхідність під час створення звіту використовувати додаткові фільтри зі сторінки запиту звіту. |
| Показати параметри запуску звіту | Необхідно встановити значення True, якщо є необхідність під час створення документу вказувати конкретні фільтри для формування звіту. Наприклад, при створенні звіту картка Співробітника П-2 потрібно вказати в фільтрах, по якому працівнику створювати документ. |
| Макет змісту повідомлення електронної пошти | Необхідно обрати макет звіту, в якому вказаний текст, який буде використаний для формування тіла листа при його відправці на електронну пошту. Можна налаштувати різні макети для звіту 70860260, щоб регулювати різні наповнення електронного листа в залежності від типу документа. |
| Шаблон назви файлу | Необхідно Word-звітів вказати назву, що буде присвоєна файлу pdf у форматі "Назва.pdf", для Excel звітів необхідно вказати назву у форматі "Назва.xlsx". |
| Очікуваний Підписант Власник | Якщо підписантів, які будуть отримувати листи на електронну поштку, необхідно визначати згідно налаштувань на сторінці Налаштування підписів персоналу - то в цьому полі потрібно обрати опцію Підписи Документів Організації |
Крок 3: Створення профілю для внутрішніх документів
Шлях: Профілі DocFlow
Для внутрішніх документів організації необхідно створити окремий профіль DocFlow. На сторінці Профілі DocFlow необхідно створити запис і заповнити наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код | Код профілю внутрішніх документів, наприклад, INTERNAL |
| Опис | Опис профілю внутрішніх документів |
Для профілю необхідно призначити раніше створені шаблони шаблони документів для сервісу DocFlow EMAIL. Для цього на сторінці Профілі DocFlow необхідно обрати Призначення шаблону. На відкритій сторінці необхідно вказати:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Вказати сервіс DocFlow для електронної пошти: EMAIL |
| Код шаблону | Вказати всі необхідні шаблони документів, створених для сервісу EMAIL |
Профіль DocFlow для внутрішніх документів необхідно додати в налаштування Інформація про організацію. Для цього, треба зайти на сторінку Інформація про організацію, і в полі Код профілю DocFlow на вкладці Зв'язок, вказати профіль для внутрішніх документів INTERNAL
Крок 4: Формування DocFlow з необхідного документа в системі
Створення DocFlow підтримується з наступних документів в Business Central:
- Наказ на відпустку, створюється з необлікованого або облікованого наказу на відпустку
- Наказ на відрядження, створюється з необлікованого або облікованого наказу на відрядження
- Наказ на іншу відсутність, створюється з необлікованого або облікованого наказу на іншу відсутність
- Загальний наказ, створюється з необлікованого або облікованого загального наказу
- Інший кадровий наказ, створюється з необлікованого або облікованого іншого кадрового наказу
- Графік відпусток, створюється з нового графіку відпусток
- Штатний розпис, створюється з Архівного Штатного розпису
- Наказ за Штатним розписом, створюється з необлікованого або облікованого наказу за Штатним розписом
- Заява на відпустку, створюється з Заяви на відпустку
- звіт Карта співробітника по формі П-2, створюється з картки Співробітника
- Табель обліку робочого часу по формі П-5, створюється з картки Співробітника
На кожній з вищеперелічених сторінок в системі є категорія з діями Document Flow. Для того, щоб створити DocFlow, необхідно зайти в документ і обрати одну з потрібних дій в цій категорії:
- Створити DocFlow документ з шаблону – автоматичне формування документа за налаштованим шаблоном (їх створення налаштування було описано вище в кроці 2),
- Створити DocFlow документ з шаблону – створення документа з прикріпленого файлу (PDF, Word тощо).
Після успішного створення DocFlow документа, на сабформі Document Flow з'явиться запис про створений документ. Створений запис можна переглянути, відкривши його в системі.
Для відправки документу підписантам на електронну пошту необхідно на створенній картці Документу DocFlow натиснути: Обробити та обрати Завантажити документ вручну. Після підтвердження успішного завантаження, на картці Документу DocFlow заповниться ID документа, оновиться Статус документа DocFlow. Підписанти отримують лист на електронну пошту з прикріпленим документом.
Крок 5: Внутрішні документи DocFlow
Переглянути список внутрішніх документів, які очікують підписання конкретного користувача можна на сторінці Внутрішні документи DocFlow.
Шлях: Внутрішні документи DocFlow
При відкритті сторінки система відфільтровує записи по номеру співробітника, який зазначений для користувача на сторінці Налаштування користувача в полі Код співробітника.