Опис бізнес-процесу "Управління закупівлями"

Функціонал розроблено для покращення адміністрування та контролю процесу закупівель усіма учасниками процесу: від ініціатора до керівника відділу закупівель.

Виконання налаштувань

Адміністратор системи виконує налаштування. В системі передбачено три ролі: Ініціатор, Менеджер та Керівник відділу закупівель, для яких налаштовано фільтри відображення інформації та доступ до певних дій.

Створення запиту

Ініціатор створює документ Запит на закупівлю, заповнюючи поля Постачальник, Склад і Товар або точними кодами, або загальними значеннями по замовчуванню, з обов'язковим зазначенням опису товару чи послуги, а також кількості та собівартості. Відправляє запит на затвердження до відповідального співробітника.

Затвердження запиту

Відповідальний співробітник затверджує запит, після чого з його рядків створюються записи на сторінці Рядки обробки запиту на покупки, над якими працюють співробітники відділу закупівель, а ініціатор має можливість стежити за перебігом процесу виконання (статус, дати призначення менеджера та передачі в роботу, Постачальник).

Затверджуючий користувач не повинен редагувати Запит на закупівлю. Якщо є необхідність додати якийсь коментар, це можна зробити в момент відхилення затвердження запиту.

В рядках запису можуть підсвітлюватись червоним кольором деякі поля, якщо вони були змінені ініціатором і документ проходить повторне затвердження. Попередньо затверджені версії запиту на закупівлю архівуються, якщо встановлено відповідне налаштування, та можуть бути відкриті для перегляду.

Призначення Менеджера

Керівник відділу закупівель призначає Менеджера, який буде працювати над виконанням запиту. Після призначення Менеджера Статус запиту встановлюється в значення "Виконується", заповнюється поле Дата/час призначення менеджера.

Обробка рядків запитів

Призначений Менеджер обробляє рядки запиту: вказує точні коди товарів чи послуг, якщо ініціатором було застосовано значення по замовчуванню, вказує Постачальника, договір, собівартість, тощо. Якщо нова собівартість буде перевищувати Відсоток відхилення або якщо нова сума рядка буде більша, ніж Відхилення по сумі, які вказані в Налаштуванні кристувача, тоді системою буде відображено повідомлення про помилку. У разі неможливості знайти Постачальника з собівартістю товару чи послуги, яка не буде перевищувати затверджену плюс відхилення, необхідно запросити від ініціатора новий затверджений запит з новою собівартістю.

Створення документу купівлі

Виконуючий Менеджер створює документ купівлі по виділеним рядкам запитів.

Запит на закупівлю може бути на придбання товарів або послуг. У разі придбання товарів, в системі необхідно створювати документ Замовлення на купівлю, у разі придбання послуг - Рахунок купівлі.

Виконання запиту може бути розділене на декілька документів купівлі для різних Постачальнків.

Після закупівлі планової кількості товару або послуги, статус рядка запиту встановлюється "Закрито".

Перегляд пов'язаних документів

Документи купівлі, створені на підставі запиту на закупівлю, мають зв'язок з запитом і навпаки.