Процес обміну EDI-документами по замовленню продажу

Для обміну EDI документами необхідно:

1. Створити і налаштувати карточку сервісу, через який буде відбуватися обмін документами EDI;
2. Налаштувати контрагента, вказавши типи документів, якими буде відбуватись обмін;
3. Налаштувати довідники в системі;
4. Налаштувати автоматичне завантаження та оновлення документів.

Налаштування довідників для обміну документами EDI

Для коректного обміну потрібно налаштувати наступні довідники:

• Інформація про організацію - вказати GLN код компанії (вкладка Загальне), код ЄДРПОУ (вкладка Локалізація);
• Клієнти - вказати GLN код компанії та код ЄДРПОУ (вкладка Рахунок);
• Адреси постачання - вказати GLN місця доставки, якщо контрагент його використовує у своїх документах (вкладка Загальне);
• Договори клієнтів - значення в полі Зовнішній номер договору повинне збігатися з номером, що вказує контрагент у своїх замовленнях;
• Одиниці виміру - потрібно заповнити значення Міжнародний стандартний код та поле Символ, для одиниць виміру товарів, що беруть участь в обміну;
• Товари - необхідно заповнити поле GTIN або поле Код в таблиці Ідентифікатори товарів, відповідним значенням коду товару у клієнта.

Замовлення на продаж (ORDER)

Замовлення (ORDER) на поставку відправляє покупець постачальнику, вказуючи штрих-код продукту, його опис, замовлену кількість, ціну та іншу необхідну інформацію. Завантаження таких замовлень в систему відбувається автоматично при налаштованому завданні.

У карточці такого документа додано вкладку EDI з відповідними полями.

Поле	Опис
EDI замовлення	Відмітка про те, що замовлення отримане через EDI.
EDI номер замовлення	Номер замовлення у клієнта, значення також буде продубльовано у поле Номер зовнішнього документа.
EDI статус	Статус замовлення.
EDI зауваження	Опис помилки, якщо вона виникла.
Номер товару клієнта	Поле на рядках замовлення, в яке записується номер товару, переданий з системи клієнта.
EDI замовлена кіл-сть	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена кількість товару, передана з системи клієнта.
EDI замовлена ціна	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена ціна товару, передана з системи клієнта.
EDI замовлена ціна з ПДВ	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена ціна товару з ПДВ, передана з системи клієнта.

Також в документі вже буде вказаний номер договору, адреса, необхідна дата та час доставки, якщо клієнт його вказував у своєму замовленні.

Повідомлення про підтвердження замовлення (ORDRSP)

Підтвердження замовлення (ORDRSP) відправляється у відповідь на прийнятий документ Замовлення (ORDER). Основною особливістю Підтвердження замовлення є уточнення про постачання по кожній товарній позиції: чи буде товар доставлений; чи змінилася кількість/ціна чи буде відмова від поставки товарної позиції?

Створюється що разу на дії випуску замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість товару по кожному рядку;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Значення поля Дата відвантаження.

Повідомлення про відвантаження (DESADV)

Повідомлення про відвантаження (DESADV) відправляє постачальник у відповідь на Замовлення (ORDER). При цьому постачальник може змінити кількість замовлених товарних позицій, що поставляються, дату і час поставки, додаткові відомості. Даний документ є аналогом товарно-транспортної накладної (ТТН)

Створюється що разу на дії обліку відвантаження замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість товару по кожному рядку облікованої видаткової накладної;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної.

Додаток до повідомлення про відвантаження (QUOTES)

Документ QUOTES відправляється на підставі відправленого документа DESADV (Повідомлення про відвантаження). Ключовою відмінністю цього документа є перелік всіх серійних номерів по товару, що був відвантажений.

Створюється що разу на дії обліку відвантаження замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так, а також товар має вказані серійні номери в Рядках трасування товару

Передається наступна інформація:

• *Кількість товару по кожному рядку облікованої видаткової накладної;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Серійні номери товару;
• Код УКТЗЕД товару по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної.

Рахунок (INVOICE)

Рахунок (INVOICE) є повідомленням, в якому містяться дані по оплаті наданих послуг і товарів. В Рахунку обов’язково вказується ціна продукту без ПДВ; ставка ПДВ для кожної товарної позиції і підраховується сумарна вартість Замовлення.

Створюється що разу на дії обліку рахунку замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість по кожному рядку облікованого рахунку;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної;
• Номер договору;
• Валюта рахунку.

Журнал транзакцій EDI

У випадку коли система не може створити замовлення з отриманого від клієнта файлу, вона створить запис з помилкою у журналі транзакцій.

Щоб відкрити журнал, натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Журнал транзакцій EDI, перейдіть за відповідним посиланням. В журналі Ви можете побачити текст помилки у стовпчику Повідомлення, а також завантажити файл, обравши відповідну дію в меню.

Дивіться також

Налаштування в системі, необхідні для роботи з сервісом:

1. Налаштування сервісу
2. Налаштування контрагентів
3. Налаштування автоматичного завантаження та оновлення документів

Перегляд та управління документами в системі:

1. Список вихідних документів
2. Список вхідних документів
3. Процес обміну EDI-документами по замовленю продажу