Процес обміну EDI-документами по замовленню продажу

Для обміну EDI документами необхідно:

1. Створити і налаштувати карточку сервісу, через який буде відбуватися обмін документами EDI;
2. Налаштувати контрагента, створивши відповідні профілі та вказавши типи документів, якими буде відбуватись обмін, а також їх формат;
3. Налаштувати довідники в системі;
4. Налаштувати автоматичне завантаження та оновлення документів.

Налаштування довідників для обміну документами EDI

Для коректного обміну потрібно налаштувати наступні довідники:

• Інформація про організацію - вказати GLN код компанії та Реєстраційний номер (вкладка Загальне);
• Налаштування модуля купівлі - обрати серію номерів для замовлень купівлі EDI в полі Серія номерів EDI. Зверніть увагу, що деякі сервіси не підтримують літери та символи у номерах замовлення EDI.
• Клієнти/Постачальники - вказати GLN код компанії та код ЄДРПОУ (вкладка Рахунок);
• Адреси постачання - вказати GLN місця доставки для замовлень на продаж, якщо клієнт його використовує у своїх документах (вкладка Загальне);
• Склади - вказати GLN місця доставки для замовлень на купівлю (вкладка Загальне);
• Договори клієнтів/постачальників - значення в полі Зовнішній номер договору повинне збігатися з номером, що вказує контрагент у своїх замовленнях;
• Одиниці виміру - потрібно заповнити значення Міжнародний стандартний код та поле Символ, для одиниць виміру товарів, що беруть участь в обміну;
• Товари - якщо для товару в системі не використовуються коди варіантів достатньо заповнити поле GTIN на карточці самого товару. Якщо для даного товару використовуються коди варіантів замість поля GTIN на карточці товару потрібно налаштувати Ідентифікатори товарів, заповнивши код EAN в полі Код для кожного коду варіанту товару.

Сценарій роботи з документами продажу EDI

Замовлення на проджа (ORDER)

Замовлення (ORDER) на поставку відправляє покупець постачальнику, вказуючи штрих-код продукту, його опис, замовлену кількість, ціну та іншу необхідну інформацію. Завантаження таких замовлень в систему відбувається автоматично при налаштованому завданні.

У карточці такого документа додано вкладку EDI з відповідними полями.

Поле	Опис
EDI замовлення	Відмітка про те, що замовлення отримане через EDI.
EDI номер замовлення	Номер замовлення у клієнта, значення також буде продубльовано у поле Номер зовнішнього документа.
EDI статус	Статус замовлення.
EDI зауваження	Опис помилки, якщо вона виникла.
Номер товару клієнта	Поле на рядках замовлення, в яке записується номер товару, переданий з системи клієнта.
EDI замовлена кіл-сть	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена кількість товару, передана з системи клієнта.
EDI замовлена ціна	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена ціна товару, передана з системи клієнта.
EDI замовлена ціна з ПДВ	Поле на рядках замовлення, в яке записується запрошена ціна товару з ПДВ, передана з системи клієнта.

Також в документі вже буде вказаний номер договору, адреса, необхідна дата та час доставки, якщо клієнт його вказував у своєму замовленні.

Повідомлення про підтвердження замовлення (ORDRSP)

Підтвердження замовлення (ORDRSP) відправляється у відповідь на прийнятий документ Замовлення (ORDER). Основною особливістю Підтвердження замовлення є уточнення про постачання по кожній товарній позиції: чи буде товар доставлений; чи змінилася кількість/ціна чи буде відмова від поставки товарної позиції.

Створюється що разу на дії випуску замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість товару по кожному рядку;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Значення поля Дата відвантаження.

Повідомлення про відвантаження (DESADV)

Повідомлення про відвантаження (DESADV) відправляє постачальник у відповідь на Замовлення (ORDER). При цьому постачальник може змінити кількість замовлених товарних позицій, що поставляються, дату і час поставки, додаткові відомості. Даний документ є аналогом товарно-транспортної накладної (ТТН)

Створюється що разу на дії обліку відвантаження замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість товару по кожному рядку облікованої видаткової накладної;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної.

Додаток до повідомлення про відвантаження (QUOTES)

Документ QUOTES відправляється на підставі відправленого документа DESADV (Повідомлення про відвантаження). Ключовою відмінністю цього документа є перелік всіх серійних номерів по товару, що був відвантажений.

Створюється що разу на дії обліку відвантаження замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так, а також товар має вказані серійні номери в Рядках трасування товару

Передається наступна інформація:

• *Кількість товару по кожному рядку облікованої видаткової накладної;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Серійні номери товару;
• Код УКТЗЕД товару по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної.

Рахунок (INVOICE)

Рахунок (INVOICE) є повідомленням, в якому містяться дані по оплаті наданих послуг і товарів. В Рахунку обов’язково вказується ціна продукту без ПДВ; ставка ПДВ для кожної товарної позиції і підраховується сумарна вартість Замовлення.

Створюється що разу на дії обліку рахунку замовлення, де значення поля EDI замовлення = Так

Передається наступна інформація:

• Кількість по кожному рядку облікованого рахунку;
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку;
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку;
• Значення поля Необхідна дата доставки;
• Значення поля Запрошений час доставки;
• Номер та Дата облікованої видаткової накладної;
• Номер договору;
• Валюта рахунку.

Сценарій роботи з документами купівлі EDI

Замовлення на проджа (ORDER)

Замовлення (ORDER) на поставку відправляє покупець постачальнику, вказуючи штрих-код продукту, його опис, замовлену кількість, ціну та іншу необхідну інформацію.

У карточці створеного замовлення на купівлю, мають бути заповнені наступні поля:

• Номер постачальника - обрати постачальника з налаштуванням Коду профілю DocFlow, що має пов'язаний Код порофілю EDI, де налаштовано обмін документами EDI та вказаним Кодом GLN на картці.
• Номер договору - обрати договір постачальника з налаштуванням Коду профілю DocFlow, що має пов'язаний Код порофілю EDI, де налаштовано обмін документами EDI та заповненим Зовнішнім номером договору
• Код складу - обрати код складу з коректно заповненим Кодом GLN на картці
• Потрібна дата приймання - вказати потрібну дату отримання товарів на складі
• Запрошений час приймання - вказати потрібний час отримання товарів на складі

У рядках мають бути обрані товари, для який вказані коди EAN або на картці товару або в таблиці Ідентифікатор товару, якщо товар використовує коди варіантів. Необхідно вказати кількість та ціну на товари.

Після наповнення документа натиснути кнопку Випуск - статус документу встановлено на Випущено. Відправка таких замовлень на купівлю відбувається вручну через функцію Відправити документ (EDI) на карточці замовлення на купівлю (доступна лише для випущених замовлень).

На даній функції відбудеться відповідне заповнення полів у документі, що мають відношення до EDI обміну

Поле	Опис
EDI замовлення	Відмітка про те, що замовлення відправлене через EDI.
EDI номер замовлення	Система призначить наступний номер з серії номерів, що вказана в налаштуваннях модулю купівлі.
EDI статус	Статус замовлення, при відправці встановлюється стату Експортовано.
EDI зауваження	Опис помилки, якщо вона виникла.
EDI замовлена кіл-сть	Поле на рядках замовлення, в яке запишеться кількість, що була відправлена до постачальника.
EDI замовлена ціна	Поле на рядках замовлення, в яке запишеться ціна за одиницю товару, що була відправлена до постачальника.
EDI замовлена ціна з ПДВ	Поле на рядках замовлення, в яке запишеться ціна з ПДВ за одиницю товару, що була відправлена до постачальника.

Повідомлення про підтвердження замовлення (ORDRSP)

Підтвердження замовлення (ORDRSP) відправляється у відповідь на прийнятий документ Замовлення (ORDER). Основною особливістю Підтвердження замовлення є уточнення про постачання по кожній товарній позиції: чи буде товар доставлений; чи змінилася кількість/ціна чи буде відмова від поставки товарної позиції.

У разі відправки постачальником ORDRSP з уточненням по замовленню купівлі, оновлюються наступні поля на замовлені:

• Кількість товару по кожному рядку, яку підтвердив постачальник.
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку, яку підтвердив постачальник.
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку, яку підтвердив постачальник.
• Значення поля Необхідна дата доставки заповнюється значенням датою доставки, що підтвердив постачальник.
• Значення поля Запрошений час доставки заповнюється значенням час доставки, що підтвердив постачальник.
• EDI зауваження - Опис помилки, якщо вона виникла, або комментаря, якщо він був залишиний постачальником.
• EDI статус має значення Погоджено або Відхилено, якщо постачальник повнісю відхилив замовлення.
• Дата обліку встановлюється значення вказана дата постачальником, як дата доставки.

Повідомлення про відвантаження (DESADV)

Повідомлення про відвантаження (DESADV) відправляє постачальник у відповідь на Замовлення (ORDER). При цьому постачальник може змінити кількість замовлених товарних позицій, що поставляються, дату і час поставки, додаткові відомості.

У разі відправки постачальником DESADV по замовленню купівлі, оновлюються наступні поля на замовлені:

• Номер видаткової накл.постачальника заповнюється номер видаткової накладної від постачальника.
• Дата документу заповнюється дата видаткової накладної від постачальника.
• Необхідна дата доставки заповнюється значенням датою доставки, що підтвердив постачальник.
• Запрошений час доставки заповнюється значенням час доставки, що підтвердив постачальник.
• Дата обліку встановлюється значення вказана дата постачальником, як дата доставки.
• Кількість для отримання оновлюється значенням кількості товару, що вказана у цьому відвантаженні від постачальника.
• Кількість оновлюється значенням вже отриманої кількості по цьому товару + кількість товару у даному відвантажені.
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку, ціною з видаткової накладної від постачальника.
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку, ціною з ПДВ з видаткової накладної від постачальника.
• EDI зауваження - Опис помилки, якщо вона виникла, або комментаря, якщо він був залишиний постачальником.
• EDI статус має значення Відвантажено.

Рахунок (INVOICE)

Рахунок (INVOICE) є повідомленням, в якому містяться дані по оплаті наданих послуг і товарів. В Рахунку обов’язково вказується ціна продукту без ПДВ; ставка ПДВ для кожної товарної позиції і підраховується сумарна вартість Замовлення.

У разі відправки постачальником DESADV по замовленню купівлі, оновлюються наступні поля на замовлені:

• Номер рахунку постачальника заповнюється номер рахунку від постачальника.
• Дата документу заповнюється дата рахунку від постачальника.
• Дата обліку заповнюється датою рахунку від постачальника.
• Кількість для виставлення рахунку оновлюється значенням з рахунку по товарам, що є в рахунку.
• Ціна одиниці без ПДВ по кожному рядку, ціною з рахунку від постачальника.
• Ціна одиниці з ПДВ по кожному рядку, ціною з ПДВ з рахунку від постачальника.
• EDI зауваження - Опис помилки, якщо вона виникла, або комментаря, якщо він був залишиний постачальником.
• EDI статус має значення Отримано.

Журнал транзакцій EDI

У випадку коли система не може створити замовлення з отриманого від клієнта файлу, вона створить запис з помилкою у журналі транзакцій.

Щоб відкрити журнал, натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Журнал транзакцій EDI, перейдіть за відповідним посиланням. В журналі Ви можете побачити текст помилки у стовпчику Повідомлення, а також завантажити файл, обравши відповідну дію в меню.

В даному журналі також є можливість завантажити і переглянути файл з запитом, що було отримано або відправлено, а також перейти на створені в системі документи.

Дивіться також

Налаштування в системі, необхідні для роботи з сервісом:

1. Налаштування сервісу
2. Налаштування контрагентів
3. Налаштування автоматичного завантаження та оновлення документів

Перегляд та управління документами в системі:

1. Список вихідних документів
2. Список вхідних документів
3. Процес обміну EDI-документами по замовленю продажу