SMART Employee Self-Service
Extension - SMART Employee Self Service (додаток до SMART Payroll)
Додаток SMART Employee Self Service надає доступ для співробітника до особистого кабінету в Business Central (за наявності у нього ліцензії Team Member). В кабінеті співробітник зможе:
- Створювати, відправляти на погодження та погоджувати заявки на різні відсутності
- Переглядати Баланс відпустки
- Переглядати свої зарплатні документи та виплати
- Створювати Авансові звіти
- Створювати та погоджувати Табелі
- Створювати та слідкувати за статусом задач
Крок 1: Рольовий інтерфейс
Для користування особистим кабінетом в Business Central необхідно використовувати рольовий інтерфейс Користувач Self-Service.
Перед початком користування особистим кабінетом для користувача потрібно встановити Код співробітника на сторінці Налаштування користувача. По вказаному коду співробітника буде відбуватися фільтрація данних на всіх сторінках в додатку Self-Service.
На рольовому інтерфейсі відображені наступні сторінки:
| Сторінка | Опис |
|---|---|
| Мій про філь | Сторінка з інформацією про власника особистого кабінету |
| Мої зарплатні документи | Зарплатні документи власника особистого кабінету |
| Мій баланс співробітника | Баланс по операціям власника особистого кабінету |
| Мої авансові звіти | Авансові звіти власника особистого кабінету |
| Обліковані авансові звіти | Обліковані авансові звіти власника особистого кабінету |
| Мій баланс відпусток | Баланс відпусток власника особистого кабінету |
| Мої основні засоби | Основні засоби власника особистого кабінету |
| Підрозділи | Організаційна структура компанії, перелік всіх підрозділів |
Також, на рольовому інтерфейсі є наступні дії:
- Створити заяву на відпустку
- Створити заяву на лікарняний
- Створити заяву на відрядження
- Створити заяву на іншу відсутність
На рольовому інтерфейсі є настпуні блоки плашок:
- Блок Заяви на часову активність (відображає заявки на відсутності співробітника в різних статусах)
- Блок Самообс луговування (відображає табелі обліку робочого часу співробітника в різних статусах)
- Блок Завдання користувача (відображає задачі співробітника в різних статусах)
- Блок Стан електронної пошти (відображає статус відправки повідомлень співробітника на електронну пошту)
- Блок Затвердження (відображає запити на погодження)
На блоці Аналітичні висновки відображені:
- перелік табелів обліку робочого часу співробітника
- перелік відсутностей всіх співробтіників на робочу дату
- звіти Power BI
- системні повідомлення для користувача
Крок 2: Мій профіль
На сторінці Мій профіль відображена основна інформація, що введена в BC по співробітнику в картці Співробітника. За необхідності, не потрібні поля можна приховати на сторінці.
Крок 3: Мої зарплатні документи
На сторінці Мої зарплатні документи відображена інформація по зарплатним документам співробітника (як облікованим, так і не облікованим). Власник особистого кабінету може відкрити і переглянути деталізовану інформацію в зарплатному документі.
Крок 4: Мій баланс співробітника
На сторінці відображена інформація з Книги операцій по співробітнику, а також загальний баланс по всім відкритим операціям співробітника.
Крок 5: Мої авансові звіти та Обліковані авансові звіти
В особистому кабінеті користувач може створювати авансові звіти. Для того, щоб створити авансовий звіт треба зайти на сторінку Мої авансові звіти та натиснути Створити і заповнити всю н еобхідну інформацію на картці авансового звіту. В залежності від набору дозволів користувача можна дозволити або заборонити користувачу обліковувати авансовий звіт. В наборі дозволів за замовчуванням для Self-Service SMA EMPL. SELF-SERV право на облік - заборонено.
Обліковані авансові звіти співробітника відображені на сторінці Обліковані авансові звіти.
Крок 6: Мій баланс відпусток
На сторінці Мій баланс відпусток відображена інформація по наявним операціям нарахування і використання співробітника. Інформація формується на основі сторінки Операції нарахування по співробітнику.
При натисканні на значення в полях Використані дні, Використані робочі години, Компенс. днів - відкривається деталізована розшифровка по використанню відпусток.
Крок 7: Мої основні засоби
На сторінці відображаються основні засоби, на картці яких в полі Матеріально відповідальна особа зазначений працівник - власник особистого кабінету.
Крок 8: Підрозділи
На сторінці Підрозділи відображається перелік підрозділів організації. Для перегляду узагальненої інформації по первному підрозділу можна відкрити картку підрозділу.
Крок 9: Створення заяв на відсутність
В особистому кабінеті співробітника є можливість створювати наступні види заявок:
- Заява на відпустку
- Заява на лікарняний
- Заява на відрядження
- Заява на іншу відсутність.
Створити заявку можна через відповідні дії на рольовому інтерфейсі:
- Створити заяву на відпустку
- Створити заяву на лікарняний
- Створити заяву на відрядження
- Створити заяву на іншу відсутність
При створенні будь-якого з виду заяв на відсутності є можливість додати таку відсутність до персонального календаря в електронній пошті. Для цього з картки заяви необхідно натиснути Дії – Функції - Додати до календаря.
1. Заява на відпустку
Поля заяви заповнюються так:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів. |
| Код співробітника | Проставляється автоматично за кодом співробітника - власника особистого кабінету. В той же час, є можливість змінити значення, вказавши код іншого співробітника (для випадків, коли заявка створюється на іншого співробітника) |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробітника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Необхідно вказати код часової активності, що визначає вид відпустки. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Не можна вказати значення, якщо заповнене поле Код часової активності. Рекомендується заповнювати поле Код часової активності для коректної роботи робочого процесу затвердження заявок. |
| Опис | Опис заяви на відпустку. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на відпустку. |
| Дата початку | Планова дата початку відпустки. |
| Дата закінчення | Планова дата закінчення відпустки. |
| Час початку | Плановий час початку відпустки. Проставляється по замовчуванню з часу початку робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Час закінчення | Плановий час закінчення відпустки. Проставляється по замовчуванню з часу закінчення робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Д ати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Календарні дні | Кількість днів відпустки. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі дні | Кількість робочих днів, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі години | Кількість робочих годин, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Закордоном | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде закордоном. |
| На мобільний | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по мобільному телефону. |
| На електронну пошту | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по електнонній пошті. |
| Статус | Статус заяви про відпустку. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Рік за графіком | Рік згідно з плановим графіком відпусток, на який припадає запланована відпустка. Значення поля вибирається зі списку графіків відпусток. |
| Планова дата початку | Рядок із графіка відпусток, що визначає планову дату початку відпустки. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично, коли на підставі заяви створюється відповідний наказ. |
| Використ. відпустку | Якщо опція активована, це означає, що відпустка була використана співробітником. |
На картці заяви на відпустку можна подивитись доступні дні по балансу відпусток. Для цього необхідно на категорії Основне обрати Мій баланс відпусток.
2. Заява на лікарняний
Поля заяви заповнюються так:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів. |
| Код співробітника | Проставляється автоматично за кодом співробітника - власника особистого кабінету. В той же час, є можливість змінити значення, вказавши код іншого співробітника (для випадків, коли заявка створюється на іншого співробітника) |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробітника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності, що визначає вид лікарняного. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Не можна вказати значення, якщо заповнене поле Код часової активності. Рекомендується заповнювати поле Код часової активності для коректної роботи робочого процесу затвердження заявок. |
| Опис | Опис заяви на лікарняний. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на лікарняний. |
| Дата початку | Дата початку лікарняного. |
| Дата закінчення | Дата закінчення лікарняного. |
| Час початку | Плановий час початку лікарняного. Проставляється по замовчуванню з часу початку робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Час закінчення | Плановий час закінчення лікарняного. Проставляється по замовчуванню з часу закінчення робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Календарні дні | Кількість днів лікарняного. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі дні | Кількість робочих днів, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі години | Кількість робочих годин, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Закордоном | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде закордоном. |
| На мобільний | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по мобільному телефону. |
| На електронну пошту | Вказати значення "Так", якщо праців ник під час відсутності буде доступний по електнонній пошті. |
| Серія лікарняного листа | Серія лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Номер випадку непрацездатності | Номер випадку непрацездатності із лікарняного листа. |
| Номер лікарняного листа | Номер лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Статус | Статус заяви на лікарняний. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично, коли на підставі заяви створюється відповідний наказ. |
3. Заява на відрядження
Поля заяви заповнюються так:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів. |
| Код співробітника | Проставляється автоматично за кодом співробітника - власника особистого кабінету. В той же час, є можливість змінити значення, вказавши код іншого співробітника (для випадків, коли заявка створюється на іншого співробітника) |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробіт ника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності, що визначає вид відрядження. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Не можна вказати значення, якщо заповнене поле Код часової активності. Рекомендується заповнювати поле Код часової активності для коректної роботи робочого процесу затвердження заявок. |
| Опис | Опис заяви на відрядження. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на відрядження. |
| Дата початку | Дата початку відрядження. |
| Дата закінчення | Дата закінчення відрядження. |
| Час початку | Плановий час початку відрядження. Проставляється по замовчуванню з часу початку робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дн я. |
| Час закінчення | Плановий час закінчення відрядження. Проставляється по замовчуванню з часу закінчення робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Календарні дні | Кількість днів відрядження. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі дні | Кількість робочих днів, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі години | Кількість робочих годин, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Закордоном | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде закордоном. |
| На мобільний | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по мобільному телефону. |
| На електронну пошту | Вказати значення "Так", якщо працівни к під час відсутності буде доступний по електнонній пошті. |
| Пункт призначення | Назва населеного пункту, адреса. |
| Мета відрядження | Опис цілей відрядження. |
| Підстава для відрядження | Підстава для відрядження. |
| Статус | Статус заяви на відрядження. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично, коли на підставі заяви створюється відповідний наказ. |
4. Заява на іншу відсутність
Поля заяви заповнюються так:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів. |
| Код співробітника | Проставляється автоматично за кодом співробітника - власника особистого кабінету. В той же час, є можливість змінити значення, вказавши код іншого співробітника (для випадків, коли заявка створюється на іншого співробітника) |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробітника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності, що визначає вид іншої відсутності. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Не можна вказати значення, якщо заповнене поле Код часової активності. Рекомендується заповнювати поле Код часової активності для коректної роботи робочого процесу затвердження заявок. |
| Опис | Опис заяви на іншу відсутність. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на іншу відсутність. |
| Дата початку | Дата початку відсутності. |
| Дата закінчення | Дата закінчення відсутності. |
| Час початку | Плановий час початку відсутності. Проставляється по замовчуванню з часу початку робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Час закінчення | Плановий час закінчення відсутно сті. Проставляється по замовчуванню з часу закінчення робочого дня, що вказаний в зарплатному календарі. Значення може бути змінено вручну. У випадку, якщо заява на відсутність оформлюється не на повний робочий день, то Дати початку і закінчення такої відсутності мають бути в межах одного дня. |
| Календарні дні | Кількість днів відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі дні | Кількість робочих днів, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Робочі години | Кількість робочих годин, на які припадає період відсутності. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Закордоном | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде закордоном. |
| На мобільний | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по мобільному телефону. |
| На електронну пошту | Вказати значення "Так", якщо працівник під час відсутності буде доступний по електнонній пошті. |
| Статус | Статус заяви на іншу відсутність. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично, коли на підставі заяви створюється відповідний наказ. |
Крок 10: Процес узгодження заяв на відсутність
Додаток SMART Employee Self Service дозволяє не лише створювати заяви у особистому кабінеті співробітника, але й відправляти їх на погодження. Для цього необхідно налаштувати робочий процес на узгодження заяв на відсутності.
1. Створення Робочого процесу
Шлях: Робочі процеси
На списку Робочих процесів натиснути Створити робочий процес з шаблону, обрати шаблон Time Activity Request Workflow в категорії Payroll.
В Кроках робочого процесу в події Approval of out-of-office is requested обрати значення в полі За умови. На відкритій сторінці встановити фільтр по полю Тип і вказати типи заявок на відсутності, які необхідно погоджувати через робочий процес.
В Кроках робочого процесу в події Approval of out-of-office is requested натиснути (+) Add record restriction в полі Тоді виконати. На відкритій сторінці обрати другий відгук процесу Create an approval request for the record using... В Параметрах для обраного відгуку налаштувати параметри затвердження запитів (делегування, термін затвердження). В полі Тип стверджуючого обрати опцію Налаштування затверджень HRP.
2. Налаштування затверджень HRP
Шлях: Налаштування затверджень HRP
На сторінці Налаштування затверджень HRP можна вказати затверджуючих для різних типів заявок з різними пріорітетами по налаштуванням:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Треба вказати значення співробітника, для якого необхідно встановити персонального затверджуючого. Це поле має найбільший пріоритет при визначенні затверджуючого для заяви на відсутність. |
| Код підрозділу | Зазначається підрозділ, для якого встановлюється затверджуючий заявок на відсутності. Це поле має другий пріоритет після Коду співробітника. |
| Назва підрозділу | Заповнюється автоматично після заповнення Коду підрозділу. |
| Тип | Необхідно встановити тип заяви на відпустку, яка буде відправлятися на затвердження по відповідним параметрам. Якщо поле = пусто, то по встановленим параметрам будуть відправлятися всі заяви на відсутність. |
| Код часової активності | Зазначається код часової активності, для якого встановлюється затверджуючий заявок на відсутності. Це поле має третій пріоритет після Коду співробітника і Коду підрозділу. |
| Група часової активності | Зазначається група часової активності, для якої встановлюється затверджуючий заявок на відсутності. Це поле має четвертий пріоритет після Коду співробітника, Коду підрозділу і Коду часової активності. |
| Тип затверджуючого | Вказується тип затверджуючого: 1) Користувач; 2) Група користувачів робочого процесу; 3) Менеджер підрозділу |
| Код користувача затверджуючого | Треба вказати користувача, що буде затверджувати заяви на відсутності. Значення можна вказати, тільки якщо в полі Тип затверджуючого зазначено Користувач. |
| Код групи користувачів робочого процесу | Треба вказати групу користувачів робочого процес, що буде затверджувати заяви на відсутності. Значення можна вказати, тільки якщо в полі Тип затверджуючого зазначено Група користувачів робочого процесу. |
| Ліміт для автозатвердження | Якщо є необхідність, щоб заявки з кількістю годин до певрного значення автоматично затверджувалися, треба вказати цей ліміт в даному полі. Кількість зазначається в годинах. Наприклад, якщо треба, щоб заявки з тривалістю менше або дорівнює 15 хвилин автоматично затверджувались - у цьому полі потрібно вказати 0,25. |
3. Відправка заявок на затвердження
Після того, як користувач створив і заповнив заяву на відсутність, її треба відправити на затвердження. Для цього на картці заяви треба обрати Дії - Запит затвердження - Відправити запит на затвердження.
Після відправки заявки на затвердження в неї зміниться статус на Очікує затвердження. Після того, як заявка набула цього статусу - вносити до неї зміни неможливо.
Переглянути ланцюг затвердження можна з картки заяви на відсутність: Дії - Запит затвердження - Затвердження.
Якщо є необхідність змінити чи видалити заяву на відсутність, яка була направлена на затвердження, але ще не була погоджена затверджуючим - запит на затвердження можна відізвати: з картки заяви на відсутність: Дії - Запит затвердження - Скасувати запит на затвердження. Картка заяви стане доступною для редагування і видалення. Відредаговану заяву можна повторно відправити на погодження.
Якщо є необхідність відмінити заявку, яка вже була затверджена, але на основі якої ще не був створений наказ (тобто, поле Номер наказу в заявці = пусто), таку заявку можна відмінити за допомогою дії на картці заявки Основне - Відміна. Після відміни статус заяви зміниться на Скасовано, таку заяву не можна відредагувати чи видалити. Якщо необхідно повторно створити заявку на цей день - треба створити нову заяву на відсутність.
4. Затвердження заявок на відсутності
Після того, як співробітник відправив заяву на відсутність на затвердження - запит на затвердження з'являється в кабінеті затверджуючого. Щоб відкрити запити, що очікують затвердження, необхідно на рольовому інтерфейсі в блоці плашок Затвердження обрати Запити на затвердження. Або, через пошук знайти сторінку Запити на затвердження.
На сторінці будуть відображені усі заявки, що очікують затвердження. Доступні наступні дії з заявками:
| Дія | Опис |
|---|---|
| Відкрити запит | Відкривається картка заяви на відсутність |
| Затвердити | Затвердження заявки на відсутність. Після виконання дії статус заявки змінюється на Затверджено. |
| Відхилити | Відхилення запиту на затвердження. Після виконання дії статус заявки змінюється на Відхилено. |
| Делегувати | Якщо в групі користувачів робочого процесу, яка зазначена як затверджуючий для заявки, налаштований процес делегування - то заявку можна делегувати, і тоді затвердження заявки буде переадресовано заступнику. |