Опис бізнес-процесу "Управління закупівлями"

Функціонал розроблено для покращення адміністрування та контролю процесу закупівель усіма учасниками процесу: від ініціатора до керівника відділу закупівель.

Виконання налаштувань

Перед початком роботи функціоналу необхідно виконати наступні налаштування:

• розширене налаштування модуля купівель;
• призначення ролей користувачам;
• налаштування робочих процесів затвердження запитів;

В системі передбачено три ролі: Ініціатор, Менеджер та Керівник відділу закупівель, для яких налаштовано фільтри відображення інформації та доступ до певних дій.

Створення запиту

Ініціатор створює документ Запит на закупівлю, заповнюючи поля Постачальник, Склад і Товар або точними кодами, або загальними значеннями по замовчуванню, з обов'язковим зазначенням опису товару чи послуги, а також кількості та собівартості. Відправляє запит на затвердження до відповідального співробітника.

Затвердження запиту

Відповідальний співробітник затверджує запит, після чого з його рядків створюються записи на сторінці Рядки обробки запиту на покупки, над якими працюють співробітники відділу закупівель, а ініціатор має можливість стежити за перебігом процесу виконання (статус, дати призначення менеджера та передачі в роботу, Постачальник).

Призначення Менеджера

Керівник відділу закупівель призначає Менеджера, який буде працювати над виконанням запиту. Після призначення Менеджера Статус запиту встановлюється в значення "Виконується", заповнюється поле Дата/час призначення менеджера.

Обробка рядків запитів

Призначений Менеджер обробляє рядки запиту: вказує точні коди товарів чи послуг, якщо ініціатором було застосовано значення по замовчуванню, вказує Постачальника, договір, собівартість, тощо. Якщо нова собівартість буде перевищувати Відсоток відхилення або якщо нова сума рядка буде більша, ніж Відхилення по сумі, які вказані в Налаштуванні користувача, тоді системою буде відображено повідомлення про помилку. У разі неможливості знайти Постачальника з собівартістю товару чи послуги, яка не буде перевищувати затверджену плюс відхилення, необхідно запросити від ініціатора новий затверджений запит з новою собівартістю.

Створення документу купівлі

Виконуючий Менеджер створює документи по виділеним рядкам запитів.

Запит на закупівлю може бути:

• на придбання товарів, послуг або ОЗ;
• на переміщення товарів або ОЗ, якщо вони є наявні на інших складах;
• на списання товарів на рахунок витрат або в ОЗ.

Виконання запиту може бути розділене на декілька документів купівлі для різних Постачальників.

Закриття запитів на купівлю

Переведення запиту в статус "Закрито" може відбуватись автоматично після закупівлі планової кількості товару або послуги або вручну.

Аналіз виконання запитів на купівлю

Форма звіту, що дозволяє відстежити історію по кожному запиту, а саме - які документи були створені з рядку запита, на яку кількість і суму. Звіт легко вивантажується в ексель для подальшої обробки та аналізу.