Обробка запиту на закупівлю

Після затвердження запиту, він переходить в обробку Менеджера, який повинен обрати варіант виконання запиту, перевірити та заповнити дані необхідні для подальшої обробки. Процесом передбачаються наступні сценарії робити з функціоналом:

• Аналіз запиту, робота з номенклатурою;

В залежності від результатів аналізу, можливий один з наступних варіантів роботи з запитом:

• Створення замовлення на переміщення/акту на списання;
• Створення замовлення на купівлю;
• Обробка запиту частинами або комбінацією документів.

Аналіз запиту, робота з номенклатурою

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Рядки обробки запиту на закупівлю, перейдіть за відповідним посиланням.

Для ролі користувача Менеджер інтерфейс сторінки Рядки обробки запиту на закупівлю відфільтровано за значенням поля Статус = Виконується|Чекає на доставку та по полю Менеджер, який дорівнює коду менеджера поточного користувача.

2. Ознайомитись з інформацією по номенклатурі, що Ініціатор планує закупити і що була йому погоджена, можна у полях:

• Номер та Опис - що необхідно закупити;
• Планова кiлькiсть - кiлькiсть номенклатури, яку Ініціатор вказав і погодив у своєму запиті;
• Запланована пряма собівартість одиниці - ціна одиниці номенклатури, яку Ініціатор вказав і погодив у своєму запиті;
• Планова сума - сума по рядку запита;
• Планова сума включно з ПДВ;
• Очікувана дата постачання - необхідна дата отримання номенклатури.

3. За необхідності Менеджер може змінити значення поля Номер, оскільки Ініціатор може вказати в номенклатурі технічний товар DEFAULT, або може бути запропоновано інший товар-аналог для закупівлі. Для цього необхідно в меню Рядків обробки запиту на закупівлю натиснути кнопку Змінити список та відредагувати поле.

4. В меню є можливість переглянути наявність товару з рядку, за допомогою функції Доступність товару по..:

• періоду - показує наявність товару в залишках в розрізі заданого в параметрах періоду (місяць, тиждень, тощо);
• складам - показує наявність товару в залишках в розрізі складів за період вказаний в параметрах. Детальніше про цей функціонал - Можливості перегляду наявності товарів

5. Відповідно до наявності необхідної номенклатури на тому чи іншому складі, Менеджер може прийняти рішення про створення відповідних документів у системі.

Створення замовлення на переміщення/акту на списання

Створення документа переміщення номенклатури

Якщо запит можна задовольнити без купівлі номенклатури, а наприклад переміщення її з іншого складу, в системі є можливість створення документів переміщення:

1. Для номенклатури, де Тип = Товар, система створить документ Замовлення на переміщення
2. Для номенклатури, де Тип = ОЗ, система створить документ Акт переміщення ОЗ

Щоб створити переміщення номенклатури:

1. Оберіть рядок або декілька (виділіть рядки запитів для закупівлі утримуючи клавішу Ctrl або Shift), та натисніть кнопку Створити документ на переміщення в меню Дії.
2. Якщо номенклатура, де Тип = Товар, заповніть поля в вікні, що відкрилось:

Поле	Опис
Дата обліку	Вказує дату, на яку буде створено переміщення, та у випадку включеного Контролю переміщення, буде перевірятися наявність доступних залишків товару.
Код складу-відправника	Вкажіть код складу, з якого буде відвантажено номенклатуру.
Пряме переміщення	Активуйте функцію, якщо переміщення буде зроблене без транзитного складу.
Код транзитного складу	Вкажіть код транзитного складу, якщо переміщення буде відбуватись за участі транзитного складу.
Код складу-призначення	Вкажіть код складу, на який необхідно отримати товар. Поле заповнюється автоматично значенням Код складу видачі, або якщо воно порожнє, то значенням Код складу.

Примітка

В залежності від обраного в налаштуваннях варіанту Контролю переміщення система виконає наступні дії:

• Немає - система не буде перевіряти наявність даного товару на вказаному складі-відправнику і створить переміщення;
• Контроль залишку - система перевіряє доступний, незарезервований залишок товарів на складі-відправнику на Дату обліку і створить переміщення, лише при його наявності;
• Контроль залишку з авторезервуванням - система перевіряє доступний, незарезервований залишок товарів на складі-відправнику на Дату обліку та у разі його наявності, створює замовлення та автоматично резервує товари під це замовлення на переміщення.

3. Якщо номенклатура, де Тип = ОЗ, заповніть поля в вікні, що відкрилось:

Поле	Опис
Код місцезнаходження ОЗ	Вкажіть код місцезнаходження ОЗ, з якого буде відвантажено номенклатуру.
Новий код місцезнаходження	Вкажіть код нового місцезнаходження ОЗ, в яке його буде переміщено.

Створення акту списання товару

Якщо необхідний товар є на складі і купувати його немає потреби, крім того, є необхідність списати його відразу на витрати або перевести в ОЗ, є можливість створити документ Акт списання товару.

Для цього необхідно обрати рядок або декілька (виділіть рядки запитів для закупівлі утримуючи клавішу Ctrl або Shift) з Типом = Товар, та натиснути кнопку Створити акт списання товарів в меню Дії.

Примітка

Для даного типу документа також діє Контроль переміщення, який був обраний в налаштуваннях.

Створення документа на купівлю

Якщо номенклатуру в запиті на закупівлю необхідно придбати, створюються документи на купівлю.

1. Перед створенням документа на закупівлю, необхідно перевірити і при необхідності відредагувати наступні поля:

• Пряма собівартість одиниці без ПДВ - можна змінити ціну одиниці товару, якщо ціна у постачальника на разі інша. Якщо нова собівартість буде перевищувати Відсоток відхилення або якщо нова сума рядка буде більша, ніж Відхилення по сумі, які вказані в Налаштуванні кристувача, тоді системою буде відображено повідомлення про помилку;
• Кількість - зміна кількості товару;
• Очікувана дата постачання - зміна очікуваної дати постачання.

Для вибору або редагування значень полів Код постачальника або Код складу оберіть один або декілька рядків (виділіть рядки запитів для закупівлі утримуючи клавішу Ctrl або Shift) та натисніть кнопку Обрати постачальника в меню. У формі, яка відкриється, вкажіть значення для наступних полів:

• Код постачальника;
• Номер договору;
• Очікувана дата постачання;
• Код складу;
• Код складу для видачі.

2. Для розрахунку підсумкових сум по декільком рядкам, оберіть ці рядки та натисніть кнопку Розрахувати обране в меню. В блоці Total списку рядків буде відображено підсумкові суми товару з ПДВ, без ПДВ, суму ПДВ та суму товару у локальный валюті.

3. Щоб створити документ купівлі оберіть рядок або декілька (виділіть рядки запитів для закупівлі утримуючи клавішу Ctrl або Shift), та натисніть кнопку Створити документ купівлі в меню Дії.

Примітка

Умовами успішного створення замовлення є однаковість значень в наступних полях:

• Тип
• Код постачальника
• Номер договору
• Код валюти
• Код склада

У тому випадку коли в запиті активована опція До видачі Ініціатору, система на обліку замовлення на закупівлю такого рядка, перевірить чи відповідає Код складу, на який відбувається закупка, Коду склада для видачі:

• якщо склади відрізняються, то система створить Замовлення на переміщення зі складу закупівлі на склад для видачі Ініціатору;
• якщо склади не відрізняються, то система створить Акт списання товару для видачі Ініціатору.

Обробка запиту частинами або комбінацією документів

Система дозволяє:

• формувати декілька однотипних документів на часткову кількість номенклатури, щоб задовольнити запит.

Наприклад, в запиті 100 шт товару. Менеджер може купити 50 шт у Постачальника 1 і 50 шт у Постачальника 2. Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. В потрібному рядку натиснути кнопку Обрати постачальника в меню Дії, заповнити дані Постачальника 1
2. В стовпчику Кiлькість для отримання вказати 50
3. Натиснути кнопку Створити документи купівлі в меню Дії
4. Натиснути кнопку Обрати постачальника в меню Дії, заповнити дані Постачальника 2
5. В стовпчику Кiлькість для отримання вказати 50
6. Натиснути кнопку Створити документи купівлі в меню Дії В результаті з одного рядка запиту буде створена два документи купівлі на двух різних постачальників.

• формувати декілька різнотипних документів на часткову кількість номенклатури, щоб задовільнити запит.

Наприклад, в запиті 100 шт товару. Менеджер може купити 50 шт у Постачальника і 50 шт перемістити зі складу А, оскільки вони є там наявні. Для цього необхідно виконати наступні дії:

1. В потрібному рядку натиснути кнопку Обрати постачальника в меню Дії, заповнити дані Постачальника
2. В стовпчику Кiлькість для отримання вказати 50
3. Натиснути кнопку Створити документи купівлі в меню Дії
4. В стовпчику Кiлькість для отримання вказати 50
5. Натиснути кнопку Створити документи на переміщення в меню Дії, заповнити Код складу-відправника = Склад А

В результаті з одного рядка запиту буде створена два документи - один документ купівлі, один документ переміщення

Інформація по обробці запиту

Також у рядках є інформація обробки запиту, в розрізі кількісного закриття запиту відповідними документами:

Поле	Опис
Планова кiлькiсть	Кiлькiсть номенклатури, яку Ініціатор вказав і погодив у своєму запиті.
Кiлькiсть	Кiлькiсть номенклатури, яку Менеджер планує забезпечити по цьому запиту. При створені рядка це поле дорівнює полю Планова кількість, але може бути змінене Менеджером.
Кiлькість по невиконаних постачаннях	Показує яку кількість номенклатури з тої, що в полі Кількість, ще не отримали на склад. Значення поля при створені рядка дорівнює полю Кількість і не може бути більшою цього значення. Приклад розрахунку поля = поле Кількість - Кількість номенклатури, отриманої по документам купівлі - Кількість номенклатури, отриманої по документам переміщення - Кількість номенклатури, облікованих актом списання товару
Кiлькiсть для виставлення рахунку	Показує на яку кількість номенклатури з тої, що в полі Кількість, ще не оформлено рахунок. Значення поля при створені рядка дорівнює полю Кількість і не може бути більшою цього значення. Приклад розрахунку поля = поле Кількість - Кількість номенклатури, облікованої у рахунках купівлі
Кiлькість для отримання	Показує на яку кількість номенклатури з тої, що в полі Кількість, буде створено документ. Використовується для часткової обробки.
Замовлена кількість	Показує кількість номенклатури в створених, але не облікованих документах купівлі (замовлення або рахунок)
Кількість товарів в актах списання	Показує кількість номенклатури в створених, але не облікованих актах списання товарів.
Кількість товарів списано	Показує кількість номенклатури в облікованих актах списання товарів.
Кількість товарів в переміщеннях	Показує кількість номенклатури в створених, але не облікованих замовленнях переміщення.
Кількість товарів переміщена	Показує кількість номенклатури в облікованих замовленнях переміщення.
Кількість ОЗ в переміщеннях	Показує кількість номенклатури в створених, але не облікованих актах переміщення ОЗ.
Кількість переміщеного ОЗ	Показує кількість номенклатури в облікованих актах переміщення ОЗ.

Дані поля містять в собі значення у вигляді посиланнь на документи, тому при натискані на кількість у цих полях, система відкриє список документів, що формують її.

Для перегляду облікованих або необлікованих документів, що було створено з рядка, необхідно в меню Пов'язані обрати потрібний пункт.

Щоб перейти з рядка на запит, з якого його створили, необхідно в меню Пов'язані обрати Запити на закупівлю