Перейти до основного вмісту

Налаштування функціонала "Управління запитами на закупівлю"

Створення значень в довідниках​

  1. Створіть серію номерів для автонумерування документів Запити на покупку.

  2. Якщо необхідно автоматично заповнювати в запиті номер Постачальника або Склад, необхідно створити картки такого Постачальника та Складу заздалегідь. Якщо ініціатор закупівлі не знає постачальника, або склад, на який буде здійснена закупка, можна створити технічні картки з кодом DEFAULT та обирати їх у запиті.

  3. В довіднику Категорії запитів є можливість створити значення для кожної категорії запитів, які компанія використовує. Наприклад, STANDART для стандартного запиту та QUARTELY для квартального. Це необхідно, щоб класифікувати запити, а також надає можливість налаштування різних процесів погодження.

  4. В довіднику Менеджери з продажу\закупівель створіть картку відповідального менеджера для закупівель та заповніть її необхідною контактною інформацією.

Налаштування модуля​

  1. Натисніть кнопку Пошук, яка відкриє функцію Пошук та введіть Розширене налаштування модуля Купівель, перейдіть за відповідним посиланням.
  2. На картці налаштування заповніть необхідні поля:
ПолеОпис
Постачальник за замовчуваннямВкажіть значення з довідника Постачальники. Значення не обов'язкове, вказується у разі необхідності автоматичного заповнення поля Постачальник при створенні заявки на закупівлю.
Склад за замовчуваннямВкажіть значення з довідника Склади. Значення не обов'язкове, вказується у разі необхідності автоматичного заповнення поля Склад при створенні заявки на закупівлю.
Контроль відхиленняОберіть опцію, якщо необхідно щоб система контролювала відхилення нової ціни відносно планової на певний процент. Процент та сума відхилення встановлюється для кожного користувача окремо.
Відповідність версій заявокОберіть опцію, якщо необхідно, щоб система підсвітлювала зміни кількості, ціни або товарного коду в документі Запит на закупівлю в процесі затвердження.
Закрити запит на закупівлю без рахунку-фактуриОберіть опцію, якщо потрібно, щоб статус запиту на закупівлю змінювався на "Закрито" при обліку лише приходної накладної купівлі без виставлення рахунків.
Відсоток відхилення для закриття запитуВкажіть відсоток відхилення фактичної суми покупки від планової суми для автоматичного закриття запиту на закупівлю послуг (для купівлі з типом = Рахунок ГК)
Серія номерівВкажіть серію номерів для автоматичного нумерування документів Запит на закупівлю.
Архівувати заявку при відхиленні затвердженняОберіть опцію, якщо необхідно щоб система автоматично створювала архівну копію документа при відхиленні затвердження.
Архівувати заявку під час затвердженняОберіть опцію, якщо необхідно щоб система автоматично створювала архівну копію документа під час затвердження.
Тип документа на закупівлюОберіть значення Замовлення, якщо купівля в компанії відбувається через документ Замовлення на купівлю і оберіть значення Рахунок, якщо купівля в компанії відбувається через документ Рахунок на купівлю.
Контроль статусу бюджетуОберіть опцію для контролю заповнення поля Статус бюджету при затвердженні запиту.
Дозволити розділення рядківВизначає, чи буде доступна функція Розділити рядки в замовленні купівлі, створеному з рядка запиту на закупівлю.
Транзитний склад за замовчуваннямВкажіть значення з довідника Склади. Значення не обов'язкове, вказується у разі необхідності автоматичного заповнення поля Транзитний склад при створенні замовлення на переміщення товару.
Пряме переміщенняВказує, що при переміщенні не використовується транзитний склад. При прямому переміщенні поле Кількість для отримання буде заблоковане і буде містити значення кількості для відвантаження.
Контроль переміщенняВказує, варіант контролю доступності товару для переміщення. Опис функціоналу кожного варіанту в розділі Створення документів. Для того, щоб відбувалось автоматичне резервування товару в акті списання, потрябно додатково увімкнути функцію Дозволити резервування док. уч. запасів в Налаштуваннях модуля Запаси

Налаштування користувача​

Для участі користувача в процесах створення, затвердження або виконання запитів, в довіднику Налаштування користувача в полі Роль користувача закупівель. Призначена користувачу роль впливає на відображення документів на сторінках Запити на закупівлю та Радки обробки запитів на закупівлю.

Доступні ролі для призначення:

  • Ініціатор - бачить лише свої запити на закупівлю;
  • Менеджер - на сторінці Рядки обробки запиту на закупівлю бачить рядки, які відфільтровані за значенням поля Статус = Виконується|Чекає на доставку та по полю Код менеджера, який дорівнює поточному коду менеджера користувача;
  • Керівник відділу постачання - сторінка Рядки обробки запиту на покупки такого користувача відфільтрована по Статус запиту = Відкритий, а також доступна функція Призначити менеджера.

Встановіть в полях Відсоток відхилення та Відхилення по сумі значення відхилення, на яке користувач-закупник може змінити ціну в Рядках обробки запиту на покупку. Для коректної роботи потрібно заповнити обидва значення. Буде відпрацьовувати найменше значення для обмеження.

Наприклад, у користувача в налаштуваннях стоїть Відсоток відхилення = 10, Відхилення по сумі = 1000. В Рядку обробки запиту на покупку кількість номенклатури = 1, Ціна одиниці = 100 грн. Користувач зможе збільшити ціну лише на 10 грн.

Заповніть поле Код менеджера.

Якщо необхідно, щоб один з затверджуючих запиту на закупівлю заповнював поле Статус бюджету, встановіть позначку Контролер такому користувачу.

Налаштування погодження запитів​

  1. Передусім необхідно налаштувати Користувачів, що будуть погоджувати запити. Система підтримує варіанти погодження одним відповідальним працівником, або групою відповідальних користувачів:

  1. Наступним кроком створіть Робочий процес з шаблона Blanket Purchase Order Approval Workflow дерикторії Purchase Documents.

  2. В першому рядку, в фільтрі з умовами запуску (стовпчик За умови) додайте:

  • Запит на покупку = Так
  • Категорія запиту = Вкажіть категорію запиту, для якого налаштовується процес. Наприклад, STANDART (для стандартного запиту) або QUARTELY (для квартального запиту).

  1. У тому ж рядку перейдіть в дії-відгуки (стовпчик Тоді виконати) та оберіть Create an approval request for the record using approver type. В налаштуваннях оберіть та вкажіть користувачів для затвердження.

  2. Активуйте робочий процес, обравши Включено в заголовку процесу

Налаштування повідомлень користувачів​

Для того, щоб користувачі системи мали можливість отримувати повідомлення по процесу затвердження необхідно:

  1. Внести налаштування електронної пошти
  2. Додати налаштування повідомлень користувачів процесів
У цій статті
https://bc.smart-it.com/
© 2008 - 2023 SMART business