SMART SAF-T for Ukraine

SMART SAF-T for Ukraine – рішення для автоматизації формування податкової звітності за стандартом SAF-T UA, яке інтегрується з системою Business Central та застосунком SMART Accounting for Ukraine, що спрощує збір, перевірку, обробку, вивантаження даних та мінімізує ризики помилок. Автоматизовані перевірки на відповідність вимогам забезпечують подання коректної звітності, знижують витрати, а також підвищують ефективність бухгалтерських і фінансових процесів. Під час розробки рішення був врахований міжнародний досвід та місцеві нормативні вимоги для впровадження SAF-T UA, зокрема концепція електронного аудиту, затверджена Міністерством фінансів у 2022 році, наказ Мінфіну про затвердження порядку надання документів ВПП в електронному форматі та наказ Міндоходів про затвердження стандартного електронного документообігу звітності.

Основними функціональними перевагами рішення SMART SAF-T for Ukraine є:

1. Відповідність вимогам ДПС: рішення повністю відповідає системним вимогам до подання звітності через Електронний кабінет платника та XSD-схемі, опублікованій на сайті ДПС, що забезпечує актуальність формату для українських підприємств.
2. Єдина база для всіх процесів: всі дані зберігаються та обробляються в єдиній системі Business Central, тому немає потреби переносити або інтегрувати дані з однієї платформи в іншу. Коли всі процеси – від первинних документів до звітності – автоматизовані в рамках однієї системи, це знижує ризики помилок, що часто виникають за ручного перенесення або інтеграції даних між різними платформами.
3. Автоматизована перевірка та заповнення даних: рішення перевіряє кожне поле файлу SAF-T UA на відповідність вимогам. Якщо, скажімо, кількість символів у певних полях перевищує ліміт або поле пропущено, система врахує це і попередить користувача, дозволивши внести корективи. Таким чином, алгоритми перевірки забезпечують повну відповідність вимогам звітності.
4. Зберігання та аналіз файлів: згенеровані файли SAF-T UA зберігаються у системі, що дозволяє повернутись до них у будь-який момент для перегляду, коригування чи аналізу. Така можливість корисна для відстеження змін і порівняння даних за різні періоди.
5. Автоматизовані перевірки перед вивантаженням: рішення має вбудовані перевірки на кожному етапі роботи з даними: від створення карток довідників до вивантаження в XML. Наприклад, якщо під час введення даних не було зазначено реєстраційний номер клієнта, система попередить про це, дозволивши користувачу виправити помилку перед вивантаженням звіту. На превʼю-сторінках доступні такі функції як фільтрація, сортування, є режим роботи зі зведеними таблицями. Також таблиці попереднього перегляду можна вивантажити в Excel, внести необхідні коригування та завантажити дані в систему.
6. Гнучкість вивантаження даних: рішення дозволяє вивантажувати окремі розділи або таблиці за запитом. Наприклад, тільки інформацію про запаси чи контрагентів за певний період. Наявність такої функціональності дозволяє підприємству оперативно реагувати на специфічні запити податкової інспекції. Також система підтримує вивантаження необхідних ХML-файлів в архів, без попереднього перегляду. Або ж з заповненням прев'ю-таблиць даними для перевірки й редагування. Так, вивантаження файлу у форматі XML без попереднього перегляду підходить для компаній з великими обсягами даних. У цьому режимі система виконує всі перевірки, але не зберігає додаткові таблиці в базі, що дуже зручно з погляду оптимізації.
7. Контроль відповідності вимогам: після завершення перевірки система не дозволить вивантажити файл з виявленими невідповідностями, що додатково запобігає поданню некоректної звітності.
8. Моніторинг файлів: система відстежує всі дії, пов'язані з файлом: логи, перевірки та внесені користувачами зміни. Все це дає можливість розуміти, хто і коли вносив зміни, забезпечуючи прозорість і контроль на кожному етапі роботи.

Додатковою перевагою рішення є легка інтеграція з іншими технологіями Microsoft, що дозволяє керувати ключовими бізнес-процесами з єдиної платформи, масштабувати стратегії розвитку та мінімізувати технічні труднощі й фінансові витрати.

Файл SAF-T UA містить такі обов’язкові елементи:

1. Заголовок – ключова частина, без якої цей файл неможливо вивантажити. У заголовку міститься важлива інформація, така як найменування, код ЄДРПОУ, контактні дані, електронна пошта та версія файлу.
2. Довідники – це основа, на якій будується вся звітність. Серед них можна виділити облікову політику, довідники контрагентів, запасів та обігові відомості, тощо. Ці довідники забезпечують структурованість даних та їхню коректність. Під час подання файлу за певний період важливо вивантажити лише ту довідникову інформацію, яка використовується у бухгалтерських операціях. Під час вивантаження балансу клієнта, необхідно отримати оборотку, яка показує сальдо на початок періоду, обороти за період та сальдо на кінець періоду. В довідник клієнтів рекомендовано включати тільки тих контрагентів, з якими були проведені операції чи є сальдо на період формування звітності. У SAF-T UA передбачено 15 типів довідників, кожен з яких містить визначений перелік полів, необхідних для заповнення. Наприклад, деякі довідники можуть мати лише 2-3 обов’язкових поля, тоді як інші містять до 10 таких полів. Тому важливо, щоб у рішенні для автоматизації всі перевірки контролювались на рівні системи, оскільки дані, що не відповідають вимогам, можуть призвести до відмови у прийнятті файлу ДПС. Система повинна забезпечувати автоматизований контроль заповнення полів, що суттєво полегшить підготовку звітності.
3. Бухгалтерські операції – один з основних розділів SAF-T файлу, що охоплює всі фінансові транзакції підприємства. Під час формування цього розділу важливо враховувати ідентифікацію документів, оскільки кожна операція та документ мають посилання на специфічні ідентифікатори, такі як покупець, постачальник чи адреса, що унеможливлює відображення даних, які не пов’язані між собою. Автоматизація може суттєво спростити роботу бухгалтера, оскільки спеціалізовані системи вміють самостійно витягувати дані з облікових записів та документів, уникаючи ручного вводу і, відповідно, помилок через людський фактор. Важливо, щоб рішення забезпечувало валідацію даних, вміло перевіряти відповідність ідентифікаторів, гарантуючи, що всі операції та документи мають коректні посилання. Автоматизований підхід полегшує подання звітності та підвищує загальну точність даних у SAF-T UA файлі. Так підприємства можуть бути впевненими у правильності своїх фінансових звітів та зменшити ризик виникнення проблем під час перевірок з боку податкових органів.
4. Інформація про документарне забезпечення даних – цей розділ містить інформацію про первинні документи. Важливо вивантажувати лише визначені типи документів за звітний період, що дозволяє зосередитися на найважливішій інформації. Порядок подання цих документів має бути чітко регламентований, оскільки неправильне подання може призвести до негативних наслідків для підприємства. Тому компаніям варто розглядати рішення, котрі завдяки автоматизації спрощують цей процес. Система має автоматично визначати необхідні документи та забезпечувати їх коректну обробку. Наявність такої функціональності допомагає підприємству дотримуватися податкових вимог з мінімальними затратами часу та ресурсів.

Корисні посилання

Нормативно-правові акти
Повідомлення від ДПС
Презентація від ДПС
XSD схема файлу
Розʼяснення від ДПС. Питання та відповіді