Налаштування варіантів документообігу (DocFlow)
Для створення картки сервісу DocFlow, через який буде здійснюватися обмін документами, важливо визначити варіанти роботи з документами. Ось деякі можливі варіанти:
Варіанти роботи з документами:
-
Обмін через провайдера:
- Використання спеціалізованих провайдерів для обміну документами між системами або організаціями.
- Є можливість роботи через Вчасно, EDIN та M.E.Doc.
-
Пересилка електронною поштою:
- Можливість надсилання сгенерованих в системі документів на електронну адресу контрагента.
-
Зберігання документів без відправки:
- Зберігання документів у системі для внутрішнього використання.
Ці варіанти дозволяють обрати найбільш зручний спосіб обміну документами в залежності від конкретних потреб та вимог організації.
Налаштування сервісу
Для налаштування роботи спершу потрібно створити картку сервісу.
- Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Список сервісів DocFlow, перейдіть за відповідним посиланням. - Натисніть кнопку
Створити. - На картці налаштування заповніть необхідні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Вкажіть код сервісу. |
| Назва | Вкажіть повну назву сервісу. |
| Провайдер сервісу | Виберіть зі списку провайдера сервісу. |
| Метод підпису | Оберіть варіант підпису для даного сервісу. |
| Увімкнено | Встановіть перемикач, якщо потрібно щоб документи передавались та отримувались через цей сервіс автоматично. |
| Базовий URL | URL-адреса провайдера, звідки інформація відправляється і приймається між системами. |
| EDI базовий URL | URL-адреса провайдера для обміну документами EDI, такими як ORDERS, ORDRSP, DESADV тощо. |
| ID організації | ID вашої організації у системі провайдера. На карточці Сервісу DocFlow в меню є функція Отримати ID організації, яка дозволяє отримати ID організації у провайдера. |
| Дата останньої синхронізації | Дата, на яку система в останнє перевіряла оновлення. |
| Авторизація | Необхідно обрати варіант авторизації по цьому сервісу. |
| Токен | Унікальний токен, котрий надається провайдером для зв'язки користувач + компанія. |
| EDI токен | Унікальний токен EDI, котрий надається провайдером для зв'язки користувач + компанія, для обміну документами EDI, такими як ORDERS, ORDRSP, DESADV тощо. |
| Логін | Логін користувача, під яким буде відбуватись обмін документами. |
| Пароль | Пароль користувача. |
Примітка Є можливість використовувати додаток лише для формування і зберігання документів, без наступної їх передачі у зовнішні системи ЕДО. Для цього потрібно створит и картку сервісу зі значенням Провайдер сервісу = Немає, на якій не потрібно встановлювати Увімкнено = Так оскільки цей сервіс не приймає участі в обміну документами, а лише генерує і зберігає прикріпленими файлами до документа-джерела.
## Ідентифікація Контрагентів Оскільки EDIN використовує унікальний, згенерований ним ID організації для ідентифікації контрагента у своїх довідниках, є додаткова таблиця, що дозволяє зіставити цей ID з кодом ЄДРПОУ Контрагента. Її можна заповнити вручну, якщо ID організації відомий, якщо ні, то система при першому запиті сама створить рядок.
DocFlow користувачі
На сторінці є можливість додати персональні токени працівників, які система буде використовувати для відправки документів цим користувачем контрагенту. Якщо для користувача не вказано персонального токена, система буде відправляти документи використовуючи токен, що вказано на відповідному DocFlow сервісі.
Налаштування статусів
Кожен сервіс має свої статуси документів, щоб система могла коректно їх оновлювати, необхідно їх всі додати в систему.
Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Список сервісів DocFlow, перейдіть за відповідним посиланням.
Є два можливих варіанти заповнення статусів - вручну та автоматично по запиту.
- Щоб створити автоматично необхідно натиснути на картці сервісу в меню Дії - Запропонувати DocFlow статуси,
- Щоб створити вручну:
- Відкрийте карточку потрібного сервісу і перейдіть у вкладках на пов'язану сторінку Статуси.
- Натисніть Створити або Змінити список.
- Необхідно заповнити для кожного статусу наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код сервісу | Вкажіть код сервісу. |
| ID статусу | Системний код статусу. |
| Опис | Детальний опис статусу. |
| Завершальний статус | Необхідно встановити галочки на тих статусах, які є фінальними. Після отримання такого статусу, система більше не буду оновлювати цей документ, оскільки процес обробки його завершено. |
| Архівний статус | Необхідно встановити галочки на тих фінальних статусах, для яких необхідно завантажити та прикріпити до документа фінальні файли з накладеними підписами на нього. |
Налаштування шаблонів документів
Для роботи з різними видами документів, необхідно налаштувати шаблони їх створення у конкретного провайдера. Для цього необхідно:
- Натиснути кнопку , яка відкриє функцію Пошук та ввести Список сервісів DocFlow, перейти за відповідним посиланням.
- Відкрити карточку потрібного сервісу і перейти у вкладках на пов'язану сторінку Шаблон документа DocFlow.
- Натиснути Створити.
- Заповнити поля на карточці документа:
Загальні налаштування шаблона
Виконується для всіх типів шаблонів:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код | Вкажіть код документа. |
| Код сервісу | Вкажіть код сервісу з довідника Список сервісів DocFlow, через який цей документ буде відправлятись. |
| Опис | Опис документа. |
| Тип | Оберіть сервіс, через який буде відбуватись відправка документа. |
| Заголовок документа | Заголовок документа, що передається. За необхідності можна підставляти у назву динамічні значення. |
| ID таблиці джерела | Номер таблиці, дані якої використовує документ. |
| Фільтр по таблиці | Фільтр по полях таблиці, який дозволить вказати умови, за яких буде відправлятись саме цей шаблон документа. |
| Тип послуги | Ідентифікатор документа в системі провайдера, якщо такий є. Наприклад, М.Е.Doc використовує CharCode для ідентифікації структури шаблона. |
Налаштування підписання документів
| Поле | Опис |
|---|---|
| Перший підпис | Обирається налаштування, чий саме повинен бути перший підпис - власника чи отримувача. |
| Підпис власника - обов'язковий | Вказується чи є обов'язковим підпис власника документа, перед його відправкою. Не рекомендовано використовувати дану опцію, якщо підписання документів по даному шаблоні буде через хмарний ключ. |
| Печатка власника - обов'язкова | Вказується чи є обов'язковим накладання печатки власника документа, перед його відправкою. Не рекомендовано використовувати дану опцію, якщо підписання документів по даному шаблоні буде через хмарний ключ. |
| Кількість підписів власника | Вказується скільки підписів повинно бути від компанії-власника документа. |
| Кількість підписів отримувача | Вказується скільки підписів повинно бути від компанії-отримувача документа. |
| Електронна пошта підписанта | Електронна пошта підписанта компанії-власника. Зазначається співробітник, підпис якого очікується на документах створених за даним шаблоном. |
| Дозволити багатостороннє підписання | Увімкнення функції дозволяє створювати багатосторонні документи для сервісу ВЧАСНО |
| Паралельне підписання | Налаштування для багатостороннього документу, коли повідомлення про підписання надходить одночасно всім контрагентам документу. У випадку вимкненої функції черга підписання відповідає порядку визначеному на сторінці DocFlow порядок підписання у картках клієнта або договора |
Примітка Якщо данним шаблоном файл не буде генеруватись в системі, а потрібно передавати вручну вкладений файл користувачем, цих налаштувань достатньо. Наприклад, передача індивідуального шаблону договору для контрагенту, який не генерується з системи.
Налаштування для генерації файлу за макетом користувача
Для автоматичного генерування файлу з документом для якого в системі налаштовано макет користувача, необхідно вказати:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер звіту | Номер звіту, яким формується друкована форма. Використовується у тому випадку, коли передається неструктурований документ. |
| Макет звіту | Макет звіту, яким буде формуватись документ. Використовується у тому випадку, коли передається неструктурований документ. |
| Параметри сторінки запиту звіту | Активуйте дану функцію, якщо потрібно в шаблоні вказати параметри звіту по-замовчуванню для данного шаблону. |
| Показати параметри сторінки запиту звіту | Активуйте дану функцію, якщо потрібно кожного разу при формуванні вказувати параметри звіту для данного шаблону. |
| Шаблон назви файлу | Назва файлу, що буде відправлятись, згідно з вимогами провайдера. За необхідності можна підставляти у назву динамічні значення. |
| Макет тексту електронного листа | У випадку, коли шаблон налаштовується для сервісу Email, необхідно вказати макет звіту, в якому сформовано текст листа, який система буде створювати для відправки документа за цим шаблоном. Для створення тексту листа потрібно використовувати звіт №70860260. |
Динамічні значення
Якщо необхідно в назву підставляти значення полів із системи, можна використати наступні символи:
%1 - Код ЄДРПОУ компанії-власника
%2 - Код ЄДРПОУ компанії-отримувача
%3 - Дата документа
%4 - Номер документа
%5 - Електронна пошта отримувача
Налаштування для генерації файлу в форматі json для попередньо налаштованого шаблону документа в системі провайдера
Провайдер М.Е.Doc надає можливість як використовувати попередньо створені в системі шаблони документів, так і створювати власні. Для того, щоб передати файл типу json, що заповнений даними створений у М.Е.Doc шаблон документа, потрібно:
- Заповнити поле Тип послуги на шаблоні документа відповідним CharCode шаблону з М.Е.Doc
- Заповнити Шаблон назви файлу, що буде генеруватись з відповідним типом. Наприклад, Рахунок фактура_%1_%2.json
- Створити Шаблон даних з таблицею джерелом, що відповідає значенню поля ID таблиці джерела на шаблоні.
- В створеному шаблоні даних налаштувати Таблиці шаблонів даних, які будуть використовуватись для цього шаблону, та пов'язати їх через поле Фільтр
- Створити теги з необхідними даними для шаблона, та налаштувати їх у таблиці Зіставлення шаблону даних
- Обрати налаштований у попередніх пунктах шаблон даних у полі Код шаблону даних на карточці шаблону документа.
- Перейти в таблицю М.Е.Doc Поля, через меню на картці шаблону документа.
- За допом огою функції Завантажити шаблон отримати від провайдера структуру файлу json для відповідного CharCode:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер таблиці | Номер таблиці у структурі файлу. Надається провайдером, не потребує редагування користувачем. |
| Назва | Назва поля в структурі файлу. Надається провайдером, не потребує редагування користувачем. |
| Опис | Опис поля в структурі файлу. |
| Тип даних | Тип даних, що передаються в полі. |
| Максимальна довжина | Максимальна кількість символів, що може бути передана в даному полі. Значення 0 означає, що провайдер не надав такої інформації. |
| Повторення | Необхідно встановити ознаку на тих полях, що стосуються рядків документів і відповідно можуть повторюватись. |
| Код зіставлення даних | Назва тегів з необхідними даними для шаблона, що були налаштовані у таблиці Зіставлення шаблону даних |
Хмарні ключі ВЧАСНО
На сторінці Сервісу DocFlow можна створити сесії для зареєстрованих хмарних ключів з сервісом Вчасно.КЕП. При створені сесії необхідно вказати:
- ID ключа - надається сервісом
- Тип ключа - оберіть чи є даний ключ підписом, чи печаткою
- Опис - довільний опис ключа, наприклад ПІБ працівника
- Пароль - пароль до ключа
- Тривалість сеансу (сек) - тривалість сесії в секундах. Мінімальне значення - 60, максимальне значення - 2592000 (30 днів)
Після заповнення рядка з сесією необхідно обрати дію Створити сесію, якщо ідентифікатор ключа і пароль вірні сервіс поверне відмітку, що сесія створена і надасть інформацію чи використовує власник ключа додаток і чи встановлений у власника ключа чекбокс “Не використовую смартфон” в кабінеті Вчасно.КЕП.
Примітка При створенні сесії власник ключа отримає на телефон посилання, по якому треба перейти та ввести пароль від ключа, або використати додаток. При встановленому у власника ключа чекбоксі “Не використовую смартфон” в кабін еті Вчасно.КЕП, потрібно ввести код із SMS на сторінці https://cs.vchasno.ua/sign.
Ключі М.Е.Doс
На сторінці Сервісу DocFlow можна створити записи ключів з сертифікатами, які використовуються для підписання і відправки документів у системі М.Е.Doс. При створені запису необхідно вказати:
- Код ключа - короткий запис назви ключа
- Опис ключа - опис до даного ключа
- Тип ключа - вказати чи є даний запис підписом чи печаткою
- Сертифікат підписання - вкладіть файл з сертифікатом для підпису
- Сертифікат шифрування - вкладіть файл з сертифікатом для шифрування
- Цифровий підпис - файл з цифровим підписом
- Пароль - пароль до ключа
- Тривалість сеансу (сек) - тривалість сесії в секундах. Мінімальне значення - 60, максимальне значення - 2592000 (30 днів)
Після заповнення рядка з сесією необхідно обрати дію Створити сесію, якщо ідентифікатор ключа і паро ль вірні сервіс поверне відмітку, що сесія створена і надасть інформацію чи використовує власник ключа додаток і чи встановлений у власника ключа чекбокс “Не використовую смартфон” в кабінеті Вчасно.КЕП.
Відображення активностей з документами DocFlow у рольовому центрі
У рольових центрах SMART Бухгалтер та Бізнес Менеджер передбачена можливість додати картки активностей для вхідних та вихідних документів. Це дозволяє швидко відстежувати документообіг безпосередньо з рольового центру.
Налаштування карток активностей
Для відображення активностей можна створити картки, використовуючи чотири фільтри для кожного напрямку документів: вхідних та вихідних. Налаштування карток здійснюється через сторінку DocFlow Налаштування карток активностей, де для кожного користувача системи можна створити до 8 представлень з різними фільтрами.
Додавання налаштувань за замовчуванням
Щоб застосувати налаштування карток активностей для всіх користувачів системи за замовчуванням, потрібно створити представлення з порожнім кодом користувача. Це дозволить автоматично використовувати створені фільтри для всіх користувачів без необхідності індивідуальних налаштувань.
##Дивіться також