Сценарій "Інтеграція Business Central та HCM & LMS"
Extension — SMART Payroll and SMART HCM & LMS Connector (додаток до SMART Payroll)
У системі є можливість налаштувати інтеграцію між Business Central та SMART HCM & LMS (Human Capital Management & Learning Management System). Інтеграція забезпечує автоматичну синхронізацію кадрових та зарплатних даних між двома системами.
Основні можливості:
- синхронізація організаційної структури (підрозділи, посади, позиції, категорії працівників)
- синхронізація даних фіз. осіб та трудових договорів з рядками
- синхронізація причин відсутності та груп тимчасових активностей
- передача зарплатних документів та статусів табелів
- отримання заяв на відсутність з HCM & LMS до Business Central
- підтримка крос-компанійних фіз. осіб
Синхронізація працює за подійною моделлю: при зміні даних у Business Central автоматично с творюється запис у черзі інтеграції, який потім обробляється чергою завдань і надсилається до HCM & LMS.
Крок 1: Налаштування інтеграції
Шлях: HCM & LMS Setup
На сторінці налаштування доступні такі блоки полів:
Блок «Загальне»
| Поле | Опис | Залежності та особливості |
|---|---|---|
| HCM Company Id | Ідентифікатор (GUID) компанії в системі HCM & LMS. Використовується як AccountId у всіх запитах інтеграції. | Заповнюється автоматично при першому відкритті сторінки налаштування (береться з Company.Id). Обов'язкове для активації. |
| HCM Company Code | Код компанії в системі HCM & LMS. | Обов'язкове для активації. Використовується при створенні запису компанії в HCM. При видаленні значення — очищується черга інтеграції. |
| Active | Вмикає або вимикає обмін даними між системами. | При першій активації система автоматично генерує початкові записи інтеграції для всіх сутностей (детальніше у Кроці 2). Для активації обов'язково мають бути заповнені: HCM Company Id, HCM Company Code, HCM User ID. |
| Integration Token | Токен авторизації для API HCM & LMS. | Зберігається у захищеному (маскованому) полі. Присвоюється індивідуально. |
| Integration URL | Базова URL-адреса API HCM & LMS. | Не слід включати шляхи /create, /update, /delete — вони додаються автоматично. Присвоюється індивідуально. |
| Restore Integration Func. | Автоматичне відновлення черги завдань інтеграції при неочікуваній зупинці. | Якщо увімкнено, система автоматично перезапускає чергу завдань при вході користувача, якщо черга зупинилась через помилку. |
Блок «Адміністрування»
| Поле | Опис | Залежності та особливості |
|---|---|---|
| Default Taxpayer Document Type | Тип документа, що засвідчує особу, за замовчуванням. Використовується для передачі паспортних даних фіз. осіб. | Залежить від довідника «Типи документів фіз. особи» (SMA Person Document Type). Якщо заповнено — при синхронізації фіз. особи передаються серія, номер, дата видачі та ким виданий документ зазначеного типу. |
| HCM User ID | Код користувача Business Central, зміни якого НЕ синхронізуються до HCM. | Залежить від таблиці Users. Обов'язкове для активації. Використовується для запобігання циклам синхронізації — зміни, внесені цим користувачем (наприклад, з боку HCM), не створюють записів інтеграції. |
| API TimeZone | Часовий пояс Windows для форматування дат і часу в запитах. | Наприклад: «FLE Standard Time» для Києва. |
| Enable Payroll Documents | Чи синхронізувати зарплатні документи до HCM & LMS. | За замовчуванням увімкнено. Якщо вимкнено — зарплатні документи не передаються. |
| Enable Between Payroll Docs | Чи включати міжперіодні зарплатні документи до синхронізації. | За замовчуванням увімкнено. Працює разом з Enable Payroll Documents. |
| Enable Employee Timesheet | Чи синхронізувати статуси табелів до HCM & LMS. | За замовчуванням увімкнено. Передаються тільки табелі зі статусом «Випущено». |
Блок «Фільтри»
| Поле | Опис | Залежності та особливості |
|---|---|---|
| Labor Contract Filter | Фільтр для таблиці «Трудовий договір». | Обмежує, які трудові договори синхронізуються до HCM. Редагується через AssistEdit — відкривається конструктор фільтрів. Якщо порожній — синхронізуються всі договори. |
| Position Filter | Фільтр для таблиці «Позиція». | Обмежує, які позиції синхронізуються до HCM. Редагується через AssistEdit. За замовчуванням позиції зі статусом «Планована» та бюджетні позиції не синхронізуються. |
Блок «Портал»
| Поле | Опис | Залежності та особливості |
|---|---|---|
| Paid Leave Group Code | Код групи тимчасової активності для оплачуваних відпусток. | Залежить від довідника «Групи тимчасових активностей» (SMA Time Activity Group). Використовується для розрахунку днів табеля на порталі HCM. |
| Unpaid Leave Group Code | Код групи тимчасової активності для неоплачуваних відпусток. | Залежить від довідника «Групи тимчасових активностей». |
| Sick Leave Group Code | Код групи тимчасової активності для лікарняних. | Залежить від довідника «Групи тимчасових активностей». |
| Other Leave Group Code | Код групи тимчасової активності для інших типів відсутностей. | Залежить від довідника «Групи тимчасових активностей». |
Крок 2: Активація інтеграції
При встановленні поля Active = Так, система автоматично створює початкові записи інтеграції для передачі всіх поточних даних до HCM & LMS. Записи створюються у такому порядку:
- Інформація про організацію — створюється один запис для поточної компанії
- Посади (довідник Job Titles) — усі посади
- Категорії працівників (Employee Categories) — усі категорії
- Причини відсутності (Causes of Absence) — тільки ті, де увімкнено прапорець «Export to HCM»
- Підрозділи (Organizational Units) — усі підрозділи
- Групи тимчасових активностей (Time Activity Groups) — тільки ті, де увімкнено прапорець «Export to HCM»
- Фіз. особи (Persons) — тільки ті, у яких поле «Основна компанія HCM» порожнє
- Позиції (Positions) — з урахуванням фільтра Position Filter, виключаючи позиції зі статусом «Планована» та бюджетні позиції
- Трудові договори (Labor Contracts) — з урахуванням фільтра Labor Contract Filter, тільки з заповненим номером співробітника. Для кожного договору також створюються:
- рядки договору (затверджені)
- зарплатні документи (якщо Enable Payroll Documents увімкнено, за останній рік)
- статуси табелів (якщо Enable Employee Timesheet увімкнено, тільки зі статусом «Випущено»)
Зверніть увагу: порядок створення важливий — довідники (посади, категорії, причини відсутності, підрозділи) створюються першими, щоб при обробці залежних сутностей (позиції, договори) довідкові дані вже були в HCM & LMS.
Після активації необхідно запустити чергу завдань (Job Queue) для фактичної відправки даних. Черга завдань створюється автоматично при установці додатку зі статусом «На утриманні» — її потрібно активувати вручну. Рекомендований інтервал: 1–5 хвилин.
Крок 3: Сторінки між якими інтегруються системи
Нижче наведено маппінг полів для кожної сутності, що синхронізується. Стрілка вказує напрямок передачі даних:
- → Business Central до HCM & LMS
- ← HCM & LMS до Business Central
- ↔ двосторонній обмін
Для кожної сутності зазначено, які зміни полів у Business Central ініціюють синхронізацію та які операції підтримуються (створення, зміна, видалення).
3.1. Інформація про організацію (Business Central) → Назва організації (HCM & LMS)
Операції: зміна
Синхронізація ініціюється при зміні будь-якого з полів: Назва, Адреса, Телефон, Веб-сайт, Ел. пошта.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| — | id | Береться з HCM Company Id у налаштуваннях |
| — | Code | Береться з HCM Company Code у налаштуваннях |
| Назва (Name) | Назва організації (Name) | Назва компанії |
| Телефон (Phone No.) | Телефон (Telephone1) | Телефон компанії |
| Адреса (Address) | Адреса (Address) | Адреса компанії |
| Веб-сайт (Home Page) | Веб-сайт (WebSiteUrl) | Домашня сторінка компанії |
| Основна діяльність (SMA Principal Activity) | Опис (Description) | Передається тільки якщо заповнено |
| Ел. пошта (E-Mail) | Ел. пошта (Emailaddress1) | Електронна пошта компанії |
3.2. Посади (Business Central) → Посади (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні полів Назва або Статус, видаленні, перейменуванні коду.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Код (Code) | Код (Code) | Код посади |
| Назва (Name) | Назва (Name) | Назва посади |
| Статус (Status) | Стан (State) | Якщо Статус = «Закрита» → «Inactive», інакше → «Active» |
3.3. Категорії працівників (Business Central) → Рівень Посади (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні поля Опис, ви даленні, перейменуванні коду.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Код (Code) | Код (Code) | Код категорії |
| Опис (Description) | Назва (Name) | Назва рівня посади |
3.4. Підрозділи (Business Central) → Підрозділ (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні полів Назва, Повна назва, Статус, Менеджер, Батьківський підрозділ або Дата початку, видаленні.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Код (Code) | Код (Code) | Код підрозділу |
| Назва (Name) | Назва (Name) | Коротка назва підрозділу |
| Повна назва (Full Name) | Опис (Description) | Повна назва підрозділу |
| Менеджер (Manager No.) | Керівник підрозділу (HeadOfSubdivisionId) | Залежить від: Співробітник → Фіз. особа. Пере дається SystemId фіз. особи менеджера. Для крос-компанійних осіб використовується SystemId з основної компанії. |
| Позиція менеджера | Позиція керівника (HeadOfSubdivisionPositionId) | Залежить від: Співробітник → Позиція (SMA Position No.). Передається SystemId позиції менеджера. |
| Батьківський підрозділ (Parent Code) | Головний підрозділ (MainSubdivisionId) | Залежить від: батьківський підрозділ. Передається SystemId батьківського підрозділу. |
| Дата початку (Starting Date) | Дата створення (CreatedOn) | Дата створення підрозділу |
| Статус (Status) | Стан (State) | Якщо Статус = «Закрита» → «Inactive», інакше → «Active» |
3.5. Позиції (Business Central) → Позиції (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні контрольованих полів, видаленні. Позиції з фільтра Position Filter та зі статусом «Планована» або бюджетні не синхронізуються.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Номер (No.) | Код (Code) | Номер позиції |
| Посада (Job Title Code) | Назва (Name) | Залежить від: довідник Посади. Передається назва посади (Job Title.Name). |
| Працівник на позиції | Працівник (employeeId) | Визначається автоматично: шукається активний співробітник, призначений на цю позицію через трудовий договір. Передається SystemId фіз. особи. Якщо працівника немає — null. |
| Дата призначення | Дата призначення (positionAssignmentDate) | Визначається автоматично: дата початку останнього затвердженого рядка трудового договору для цієї позиції. |
| Є керівником | Керівник підрозділу (IsHeadOfSubdivision) | Визначається автоматично: true, якщо цей співробітник є менеджером якогось підрозділу. |
| Дата початку (Starting Date) | Дата відкриття позиції (PositionOpeningDate) | Дата відкриття позиції. Порожня, якщо не заповнена. |
| Дата закінчення (Ending Date) | Дата закриття позиції (PositionClosingDate) | Дата закриття позиції. Порожня, якщо не заповнена. |
| Ставка (Rate) | Еквівалент повної зайнятості (FullTimeEquivalency) | Ставка позиції (наприклад, 1.0 або 0.5) |
| Дата затвердження (Approval Date) | Дата затвердження (ApprovalDate) | Дата затвердження позиції. Порожня, якщо не заповнена. |
| Статус (Status) | Статус (Status) | Текстове значення статусу |
| Статус (Status) | Стан (State) | Якщо Статус = «Закрита» → «Inactive», інакше → «Active» |
| Посада (Job Title Code) | Посада (jobId) | Залежить від: довідник Посади. Передається SystemId посади. |
| Підрозділ (Org. Unit Code) | Підрозділ (SubdivisionId) | Залежить від: довідник Підрозділи. Передається SystemId підрозділу. |
| Батьківська позиція (Parent Position No.) | Позиція керівника (ManagerPositionId) | Залежить від: батьківська позиція. Передається SystemId батьківської позиції. |
| Підрозділ + Посада | Профіль посади (jobProfileId) | Складне поле: формується як комбінація SystemId підрозділу та SystemId посади через «/». |
3.6. Фіз. особи (Business Central) → Співробітники (HCM & LMS)
Опе рації: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні полів (ім'я, прізвище, по-батькові, стать, дата народження, ел. пошта, телефони, РНОКПП, сімейний стан), видаленні. Також ініціюється при зміні документа фіз. особи типу, зазначеного в Default Taxpayer Document Type.
Крос-компанійна взаємодія: чому вона потрібна
У Business Central кожна компанія має свою окрему картку фізичної особи. Одна й та сама людина (наприклад, Іванов Іван Іванович) може мати запис фіз. особи в Компанії A та окремий запис у Компанії B. Це стандартна поведінка BC — дані кожної компанії ізольовані.
У HCM & LMS, навпаки, існує один єдиний запис співробітника на кожну фізичну особу — незалежно від того, у скількох компаніях вона працює.
Тому конектор повинен визначити, з якої саме компанії BC брати дані для синхронізації кожної фізичної особи до HCM & LMS, та забезпечити, що всі ком панії посилаються на один і той самий запис у HCM & LMS.
Поле «Основна компанія HCM» (SMAHCM Primary Company Name)
Це ключове поле на картці фіз. особи, яке визначає роль цього запису в крос-компанійній синхронізації:
- Порожнє значення — цей запис є первинним (основним). Саме з нього дані фіз. особи надсилаються до HCM & LMS.
- Заповнене значення (назва іншої компанії) — цей запис є вторинним (копією). Він не синхронізується самостійно до HCM & LMS. Значення вказує, в якій компанії знаходиться первинний запис цієї фіз. особи.
Як поле заповнюється автоматично:
При створенні або зміні картки фіз. особи система автоматично шукає збіги в усіх компаніях, де активна інтеграція HCM & LMS:
- Пошук за РНОКПП + Дата народження: система перевіряє всі інші компанії з активною інтеграцією. Якщо знаходить фіз. особу з таким самим РНОКПП та датою народження, де поле «Основна компанія HCM» порожнє (тобто ця особа є первинною в тій компанії), — поточний запис позначається як вторинний (заповнюється назва тієї компанії).
- Резервний пошук за документом фіз. особи: якщо РНОКПП порожній, система шукає збіг за серією та номером документа фіз. особи (позначеного як документ за замовчуванням).
- Перший збіг виграє: якщо збіг знайдено в кількох компаніях, використовується перша знайдена.
Поле також можна заповнити вручну. При ручному встановленні система запропонує скопіювати всі дані з первинної картки фіз. особи.
На що впливає поле «Основна компанія HCM»:
- Синхронізація фіз. особи: тільки записи з порожнім полем надсилаються до HCM & LMS. Вторинні записи ігноруються.
- Підстановка SystemId: коли інші сутності (трудові договори, рядки договорів, табелі, позиції, підрозділи) посилаються на вторинну фіз. особу, система автоматично підставляє SystemId первинної фіз. особи з основної компанії. Це забезпечує, що в HCM & LMS усі посилання ведуть до одног о запису співробітника.
- Активація інтеграції (Крок 2): при початковому створенні записів інтеграції система пропускає фіз. осіб із заповненим полем «Основна компанія HCM».
Як визначається співробітник (Employee) для фіз. особи
Для заповнення полів, пов'язаних зі співробітником (номер співробітника, підрозділ, посада, профіль посади, дата прийому), система шукає первинного співробітника серед усіх компаній з активною інтеграцією за таким пріоритетом:
- Основне місце роботи — найвищий пріоритет. Шукається затверджений трудовий договір з режимом роботи «Основне місце».
- Внутрішнє сумісництво — якщо основне місце не знайдено, шукається договір з режимом «Внутрішнє сумісництво».
- Зовнішнє сумісництво — найнижчий пріоритет. Шукається договір з режимом «Зовнішнє сумісництво».
Пошук спочатку виконується в поточній компанії. Якщо не знайдено — шукається в інших компаніях, де є первинний запис цієї фіз. особи. Враховуються тільки затверджені трудові договори.
Джерело даних для полів контакту
- Персональні дані (ім'я, прізвище, дата народження, стать, телефони, ел. пошти, РНОКПП, сімейний стан, паспортні дані) — беруться з первинного запису фіз. особи (де поле «Основна компанія HCM» порожнє).
- Дані, пов'язані зі співробітником (employeeId, subdivisionId, jobProfileId, employmentStartDate) — беруться від знайденого первинного співробітника за пріоритетом, описаним вище.
- Якщо первинний співробітник знаходиться в іншій компанії, ніж первинна фіз. особа, система перемикається на запис фіз. особи з компанії співробітника для отримання контактних даних.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежн ості |
|---|---|---|
| Код (No.) | Код (code) | Код фіз. особи |
| Прізвище (Last Name) | Прізвище (lastName) | Прізвище |
| Ім'я (First Name) | Ім'я (firstName) | Ім'я |
| По-батькові (Middle Name) | По батькові (middleName) | По батькові |
| Стать (Gender) | Стать (gender) | Маппінг значень: Чоловіча → «Male», Жіноча → «Female», Небінарна → «Nonbinarygenderdiverse», Самовизначена → «SelfDescribed», Не бажаю відповідати → «Idontwishtoanswer». Передається тільки якщо заповнено. |
| Дата народження (Birth Date) | День народження (birthdate) | Дата народження у форматі РРРР-ММ-ДД |
| Дата прийому на роботу (Employment Date) | Дата початку роботи (employmentStartDate) | Залежить від: Співробітник (Employee). Дата першого працевлаштування. Передається тільки якщо заповнено. |
| Робочий E-Mail (Company Email) | Email (email) | Робоча електронна пошта |
| Мобільний телефон (Mobile Phone No.) | Мобільний (mobilePhone) | Мобільний телефон |
| Телефон (Phone No.) | Телефон (telephone) | Особистий телефон |
| Ел. пошта (E-Mail) | Особиста ел. пошта (personalEmail) | Особиста електронна пошта |
| Робочий телефон (Company Phone No.) | Робочий телефон (businessPhoneNo) | Телефон компанії |
| Сімейне становище (Person Family Status) | Сімейний стан (maritalStatus) | Маппінг значень: Не одружений(а) → «Single», Розлучений(а) → «Divorced», Одружений(а) → «Married», Вдівець/вдова → «Widowed», Цивільний шлюб → «CivilMarriage». Передається тільки якщо заповнено. |
| РНОКПП (VAT Registration No.) | ІПН (VATRegistration) | Індивідуальний номер платника податків. Обов'язкове поле. |
| Серія документа | Серія паспорта (passportSeries) | Залежить від: поле Default Taxpayer Document Type у налаштуваннях. Береться з документа фіз. особи зазначеного типу, дійсного на поточну дату. |
| Номер документа | Номер паспорта (passportNumber) | Залежить від: поле Default Taxpayer Document Type у налаштуваннях. |
| Дата видачі документа | Дата видачі паспорта (passportIssueDate) | Залежить від: поле Default Taxpayer Document Type у налаштуваннях. Передається тільки якщо заповнено. |
| Ким виданий документ | Ким виданий паспорт (passportIssuedBy) | Залежить від: поле Default Taxpayer Document Type у налаштуваннях. |
| Підрозділ співробітника | Підрозділ (subdivisionId) | Залежить від: Співробітник → Підрозділ. Передається SystemId підрозділу. |
| Підрозділ + По сада співробітника | Профіль посади (jobProfileId) | Залежить від: Співробітник → Підрозділ + Посада. Складне поле. |
| Номер співробітника | Номер співробітника (employeeId) | Залежить від: пошук первинного співробітника за трудовими договорами. Пріоритет: основне місце → внутрішнє сумісництво → зовнішнє сумісництво. |
3.7. Трудові договори (Business Central) → Контракти (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні контрольованих полів, видаленні. Договори фільтруються через фільтр Labor Contract Filter у налаштуваннях.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Номер договору (No.) | Код (Code) | Номер трудового договору |
| Номер + ПІБ | Назва (Name) | Формується автоматично: номер договору + повне ім'я співробітника |
| Дата початку (Starting Date) | Дата початку (StartingDate) | Дата початку дії договору. Порожня, якщо не заповнена. |
| Дата закінчення (Ending Date) | Дата закінчення (EndingDate) | Дата закінчення дії договору. Null, якщо не заповнена (безстроковий договір). |
| Фіз. особа (Person No.) | Контакт (ContactId) | Залежить від: фіз. особа трудового договору. Передається SystemId фіз. особи. Для крос-компанійних осіб використовується SystemId з основної компанії. |
| Номер співробітника (Employee No.) | Код співробітника (EmployeeId) | Номер співробітника |
| Підрозділ співробітника | Підрозділ (SubdivisionId) | Залежить від: Співробітник → Підрозділ. Передається SystemId підрозділу. |
| Підрозділ + Посада співробітника | Профіль посади (jobProfileId) | Залежить від: Співробітник → Підрозділ + Посада. Складне поле. |
| Тип договору (Contract Type) | Тип співпраці (CooperationType) | Маппінг значень: Цивільний договір → «Civil Contract», Трудовий договір → «Labor Contract» |
| Режим роботи (Work Mode) | Характер роботи (Type) | Маппінг значень: Основне місце → «Main», Внутрішнє сумісництво → «internal cowork», Зовнішнє сумісництво → «external cowork» |
| С татус (Status) | Стан (State) | Якщо Статус = «Закрита» → «Inactive», інакше → «Active» |
3.8. Рядки трудового договору (Business Central) → Призначення на позицію (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Рядки трудового договору містять інформацію про кадрові операції: Найм, Суміщення, Переведення, Звільнення.
Синхронізація ініціюється при: створенні (затвердженні рядка), зміні, видаленні. При затвердженні рядка також оновлюється відповідна позиція.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Назва підрозділу позиції | Назва (Name) | Залежить від: Позиція → Підрозділ. Береться назва підрозділу позиції. |
| Позиція (Position No.) | Позиція (PositionId) | Залежить від: довідник Позиції. Передається SystemId позиції. |
| Номер договору (Contract No.) | Контракт (EmployeeContractId) | Залежить від: трудовий договір. Передається SystemId трудового договору. |
| Фіз. особа (Person No.) | Контакт (ContactId) | Залежить від: трудовий договір → фіз. особа. Передається SystemId фіз. особи. Для крос-компанійних осіб — SystemId з основної компанії. |
| Підрозділ позиції | Підрозділ (SubdivisionId) | Залежить від: Позиція → Підрозділ. Передається SystemId підрозділу. |
| Посада позиції | Посада (JobId) | Залежить від: Позиція → Посада. Передається SystemId посади. |
| Підрозділ + Посада | Профіль посади (jobProfileId) | Складне поле: SystemId підрозділу + «/» + SystemId посади. |
| Дата початку (Starting Date) | Дата створення (CreatedOn) | Дата початку дії рядка |
| Дата початку (Starting Date) | Дата призначення (AssignmentDate) | Дата призначення на позицію |
| Дата закінчення (Ending Date) | Дата звільнення (RemovedDate) | Дата закінчення рядка. Якщо порожня — шукається дата закінчення з запису Employee Job Entry для цієї позиції. |
| Основна позиція | Основна позиція (PrimaryPosition) | Визначається автоматично: true, якщо режим роботи = «Основне місце», тип операції ≠ «Суміщення», і це останній затверджений рядок з найпізнішою датою початку. |
| Тип операції (Operation Type) | Тип операції (OperationType) | Текстове значення типу кадрової операції (Найм, Переведення, Суміщення, Звільнення тощо) |
| Випробувальний термін | На випробуванні (IsOnProbation) | Визначається автоматично: true, якщо заповнені обидві дати випробувального терміну (Trial Period Start Date та Trial Period End Date). |
| Зарплата | Оклад (Salary) | Залежить від: умови трудового договору (SMA Labor Contract Terms). Шукається сума для елементів зарплати (оклад/ставка), визначених у налаштуваннях Персоналу (Element Code Salary Days, Salary Hours, Salary Amount, Hourly Rate, Daily Rate). |
| Валюта | Валюта (Currency) | Залежить від: валюта в умовах трудового договору. Якщо порожня — береться код локальної валюти з налаштувань головної книги. Передається ISO-код валюти. |
| Статус (Status) | Статус (Status) | Маппінг: Відкрито → «Open», Затверджено → «Approved» |
3.9. Причини відсутності (Business Central) → Причини відсутності (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Зверніть увагу: синхронізуються тільки причини відсутності, у яких увімкнено прапорець «Export to HCM» (SMA Export to HCM = Так). Цей прапорець додається розширенням конектора до стандартної таблиці «Причини відсутності» (Cause of Absence).
Синхронізація ініціюється при: створенні, зміні полів Опис, Детальний опис, Тип тимчасової активності або прапорця Export to HCM, видаленні.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Код (Code) | Код (code) | Код причини відсутності |
| Опис (Description) | Назва (name) | Назва причини відсутності |
| Детальний опис (SMA Detailed Description) | Опис (description) | Розгорнутий опис причини |
| Тип тимчасової активності (SMA Time Activity Type) | Тип (type) | Текстове значення типу |
| Група тимчасової активності | Група (groupid) | Визначається автоматично: шукається група тимчасових активностей (з прапорцем Export to HCM), яка містить цей код відсутності у своїх кодах фільтрації. Якщо група не знайдена — порожнє значення. |
3.10. Групи тимчасових активностей (Business Central) → Групи відсутностей (HCM & LMS)
Операції: створення, зміна, видалення
Зверніть увагу: синхронізуються тільки групи, у яких увімкнено прапорець «Export to HCM» (SMA Export to HCM = Так). Цей прапорець додається розширенням конектора до таблиці «Групи тимчасових активностей» (SMA Time Activity Group).
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Опис (Description) | Назва (name) | Назва групи відсутностей |
| Опис (Description) | Опис (description) | Дублюється у полі опису |
3.11. Заяви на відсутність (Business Central) ← Відсутності (HCM & LMS)
Напрямок: HCM & LMS → Business Central
У Business Central створюються заяви трьох типів: Заява на відпустку, Заява на відрядження, Заява на інші відсутності.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Код | Код | Створення, зміна, видалення |
| Опис | Назва | Створення, зміна, видалення |
| Код тимчасової активності | Код відсутності (Reason code) | Заповнення зовнішнього ключа для такого коду є обов'язковим. Створення, зміна, видалення. |
| Група тимчасової активності | Група тимчасової активності | Заповнення зовнішнього ключа для такої групи є обов'язковим. Обирається або код, або група. |
| Дата запиту | Дата запиту | Створення, зміна, видалення |
| Дата початку | Дата Початку | Створення, зміна, видалення |
| Дата закінчення | Дата закінчення | Створення, зміна, видалення |
| Календарні дні | Кількість дні в | Створення, зміна, видалення |
3.12. Операції нарахування по співробітнику (Business Central) → Баланс відсутності (HCM & LMS)
Операції: створення
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| На дату | На дату | Дата розрахунку балансу |
| Код тимчасової активності | Код відсутності (Reason code) | Код причини відсутності |
| Планові календарні дні | Планові календарні дні | Заплановані дні |
| Використання календарних днів | Використання календарних днів | Використані дні |
| Компенсація календарних днів | Компенсація календарних днів | Компенсовані дні |
| Плановий баланс календарні дні | Плановий баланс календарні дні | Плановий залишок |
| Баланс на дату | Баланс на дату | Фактичний залишок на дату |
3.13. Зарплатні документи (Business Central) → Документи виплат (HCM & LMS)
Операції: створення
Синхронізація ініціюється при: обліку (posting) зарплатного документа.
Залежності: синхронізація працює тільки якщо поле Enable Payroll Documents увімкнено у налаштуваннях. Якщо також увімкнено Enable Between Payroll Docs — синхронізуються і міжперіодні документи. Інакше — тільки документи з порожнім типом групи розрахунку.
Заголовок
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Номер документа (No.) | Номер (DocumentNumber) | Номер зарплатного документа |
| Код працівника (Employee No.) | Код працівника (EmployeeId) | Номер співробітника |
| Опис (Posting Description) | Опис (Name) | Опис проводки |
| Дата обліку (Posting Date) | Дата обліку (PostingDate) | Дата обліку документа |
| Код періоду (Period Code) | Період (Period) | Залежить від: довідник Зарплатні періоди. Передається назва періоду. |
| Сторновано (Reversed) | Коригування (IsCorrected) | Прапорець сторнування. Передається тільки якщо документ сторнований. |
Рядки
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| Тип елемента | Тип елемента | Тип елемента розрахунку |
| Код елемента | Код елемента | Код елемента розрахунку |
| Опис | Опис | Опис елемента |
| Планові години | Планові години | Планові години |
| Фактичні години | Фактичні години | Фактичні години |
| Сума заробітної плати | Сума заробітної плати | Сума нарахування |
| Оподаткову вана сума | Оподатковувана сума | Оподатковувана сума |
3.14. Статуси табелів (Business Central) → Табелі (HCM & LMS)
Операції: створення, видалення
Залежності: синхронізація працює тільки якщо поле Enable Employee Timesheet увімкнено у налаштуваннях. Передаються тільки табелі зі статусом «Випущено» (Released).
Синхронізація ініціюється при: зміні статусу табеля на «Випущено» (створення запису), видаленні.
| Поле Business Central | Поле HCM & LMS | Опис та залежності |
|---|---|---|
| ПІБ + Період | Назва (Name) | Формується автоматично: повне ім'я співробітника + « - » + назва періоду |
| Фіз. особа | Контакт (ContactId) | Залежить від: Співробітник → Фіз. особа. Передається SystemId фіз. особи. Для крос-компанійних осіб — SystemId з основної компанії. |
| Трудовий договір | Контракт (ContractId) | Залежить від: Співробітник → Трудовий договір. Передається SystemId трудового договору. |
| Код періоду (Period Code) | Період (Period) | Залежить від: довідник Зарплатні періоди. Передається назва періоду. |
Крок 4: Створення записів у таблиці HCM & LMS Integration Records
За будь-яких змін у зазначених полях сторінок у Кроці 3, на сторінці HCM & LMS Integration Records відображаються записи цих змін. Кожен запис відповідає одній операції синхронізації.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер операції (Entry No.) | Порядковий номер запису |
| Тип запису (Record Type) | Тип операції: Створення, Зміна, Видалення |
| Таблиця (Table Id) | Номер таблиці, в якій відбулась зміна |
| Назва таблиці (Table Name) | Назва таблиці |
| Дата та час створення | Дата та час створення запису |
| ID користувача | Код користувача, який ініціював зміну |
| С татус процесу (Processing Status) | Статус обробки: «Створено» (очікує відправки) або «Оброблено» (відправлено) |
| Текст останньої помилки (Last Error Text) | Текст помилки, якщо відправка завершилась невдачею. Допомагає діагностувати проблеми. |
Доступні дії на сторінці
- Позначити як створений — повертає статус запису на «Створено», щоб черга завдань повторно спробувала його відправити. Використовується для повторної відправки після помилки.
- Відправити записи — негайна ручна відправка записів без очікування черги завдань.
- Показати інформацію запиту — показує JSON-дані, які будуть або були відправлені до HCM & LMS. Корисно для діагностики.
- Відкрити запис-джерело — відкриває картку запису в Business Central, який ініціював цей запис інтеграції.
- Видалити вибрані — видаляє вибрані записи з черги інтеграції. Ця дія не може бути скасована.
Крок 5: Обробка помилок та моніторинг
Що відбувається при помилці
Якщо відправка запису до HCM & LMS завершується помилкою:
- Статус запису залишається «Створено»
- Текст помилки записується в поле «Текст останньої помилки»
- При наступному запуску черги завдань система повторно спробує відправити цей запис
Якщо при оновленні запису (операція «Зміна») HCM & LMS повертає помилку 404 (запис не знайдено), система автоматично змінює тип операції на «Створення» і повторює спробу.
Повторна відправка
Для ручної повторної відправки помилкових записів:
- Відкрийте сторінку HCM & LMS Integration Records
- Знайдіть записи зі статусом «Оброблено» та непорожнім текстом помилки
- Натисніть «Позначити як створений» — статус зміниться на «Створено»
- Запис буде оброблений при наступному запуску черги завдань, або натисніть «Відправити записи» для негайної відправки
Відновлення черги завдань
Якщо черга завдань зупинилась через помилку:
- Увімкніть поле Restore Integration Func. у налаштуваннях HCM & LMS Setup
- Система автоматично перезапустить чергу при наступному вході користувача з відповідними правами
- Рекомендований інтервал черги завдань: 1–5 хвилин