Список вихідних документів

Документи для відправки контрагентам формуються та записуються у проміжну таблицю на дії обліку відповідних документів у системі.

Щоб побачити всі створенні документи DocFlow необхідно натиснути кнопку , яка відкриє функцію Пошук та ввести Документи DocFlow, перейти за відповідним посиланням.

У картці документа користувач може побачити:

• Код сервісу, через яку відправили документ та Шаблон, який використовувався при цьому.
• ID документа - ідентифікатор документа в системі провайдера. З'являється після успішного завантаження документа в систему провайдера.
• Номер та дата документа в системі, що є джерелом для формування документа DocFlow, який відправляється.
• Статуси:
  • Статус інтеграції - документ створено, завантажено, підписано чи видалено в системі провайдера.
  • Підписано - відмітка, яка встановлюються коли документ DocFlow підписано відправником.
  • Статус - статус документа в системі провайдера.
  • Архівовано - проставляється відмітка відповідно до статусу документа та налаштувань цього статусу. Дозволяє відокремити повністю оброблені та підписані всіма учасниками документи, завантажити по ним zip архів з документом і підписами, що на нього наклали. Такі документи більше не оновлюються при автоматичному оновленні статусів.
• Електронна пошта підписанта - пошта співробітника компанії-відправника, що підписав документ.
• Інформація про контрагента, якому документ надіслано (Назва, Код ЄДРПОУ, Електрона пошта).
• Дата та час завантаження документа в систему провайдера.
• Дата та час останнього оновлення документа в системі.
• Текст останньої помилки, якщо при завантаженні або оновленні документа виник збій.

У вкладці Отримувач буде вказана інформація по контрагенту, якому даний документ буде надіслано - Назва, Код ЄДРПОУ, GLN код та Email.

В інфоблоці Файли з правої сторони вікна можна побачити та вивантажити файл документа, що система сформувала для передачі в систему провайдера.

Примітка!

Також про те, що існує створений документ DocFlow та статус підписання по ньому можна побачити на самому документі-джерелі у вкладці DocFlow Документи. На панелі задач є функції

• Створити DocFlow документи по шаблонам - дозволить запустити обробку, яка створить пов'язані з цим облікованим рахунком документи DocFlow, на основі налаштованих шаблонів для DocFlow профайлу, що вказано в договорі або клієнті.
• Створити DocFlow документи на основі файлу - дозволить створити документ DocFlow, на основі обраного користувачем при запуску шаблону, вклавши до нього власний файл з документом.

Користувач може виконати наступні дії з картки документа:

• Відкрити в браузері - дозволяє перейти на сторінку документа в системі провайдера.
• Відкрити документ-джерело - дозволяє перейти на документ в системі, на основі якого створено документ DocFlow.
• Оновити інформацію - оновлює інформацію по документа з системи провайдера.
• Завантажити документ вручну - дозволяє завантажити документ в систему провайдера.
• Замінити головний файл - дозволяє замінити файл перед відправкою у ЕДО.
• Видалити документ з сервісу - дозволяє видалити завантажений документ в самому сервісі, при цьому картка документа DocFlow залишається в системі.
• Підписати документ - дозволяє відправнику підписати документ.
• Підтвердити документ - функція, яка дозволяє вручну проставити, що даний документ було отримано і підписано контрагентом, для випадку обміна документами через Email.

Підписання документа та відправка

Підписання документа залежить від методу підписання, що обрано на сервісі.

Метод підписання = Вчасно КЕП

Для підписання буде запропоновано використати одну з активних сесій створених на сторінці Хмарні ключі ВЧАСНО. При цьому система перевірить чи є дана сесія діюча. Також підписання документів цим методом передбачає попереднє завантаження документа в систему провайдера (у документа має буди ID з системи провайдера).

Метод підписання = M.E.Doc Підпис

При підписані документів такого сервісу можна обрати тип підписання Підписати і відправити, чи лише щось одне або Підписати або Відправити, якщо документ був підписаний раніше. Якщо в налаштуваннях сервісу було створено і збережено запис ключа у вкладці Ключі М.Е.Doс, то при підписанні можна обрати його у полі Код ключа. В іншому випадку потрібно додати відповідні сертифікати і ключ з паролем відразу на документі. Також підписання документів цим методом передбачає попереднє завантаження документа в систему провайдера (у документа має буди ID з системи провайдера).

Метод підписання = SMART eПідпис

Якщо сервіс використовує для підписання інший додаток SMART eSignature, необхідно попередньо налаштувати його відповідно до варіантів підписання, який надає цей додаток. Для цього слідуйте інструкціям по налаштуванню цього додатку за посиланням.

#Дивіться також

Налаштування в системі, необхідні для роботи з сервісом:

1. Налаштування сервісу
2. Налаштування контрагентів
3. Налаштування автоматичного завантаження та оновлення документів

Перегляд та управління документами в системі:

1. Список вхідних документів
2. Процес обміну EDI-документами по замовленю продажу