Створення Операцій в Книзі руху грошових коштів
Створення Операцій плану дебіторської заборгованості (ДЗ) та кредиторської заборгованості (КЗ) за договором
Для створення Операцій плану ДЗ за договором клієнта, потрібно:
- у картці договору вибрати План платежів - Для договору та визначити, чи буде обов'язкове заповнення Операція плану ДЗ по договору у документах продажу, встановивши відповідне значення перемикача План ДЗ по договору обов'язковий;
- перейти на вкладку Основне > Операції плану ДЗ за договором та заповнити поля сторінки що відкриється:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер клієнта | Визначає номер клієнта (заповнюється автоматично). |
| Номер договору | Визначає номер договору (заповнюється автоматично при відкритті Операцій плану ДЗ за договором з Картки договору). |
| Унікальний номер операції | Визначає унікальний номер операції (заповнюється автоматично). |
| Планова дата | Визначає планову дату оплати. |
| Сума | Визначає суму розрахунків за дебіторською заборгованістю (ДЗ). |
| Код валюти | Визначає код валюти для суми в рядку. |
| Прогноз руху грошових коштів номер запису | Визначає номер запису прогнозу руху грошових коштів. |
| Номер рахунку продажу | Визначає номер документу продажу. |
| Номер облікованого рахунку продажу | Визначає номер облікованого документу продажу. |
| Опис | Визначає опис операції. |
| Ким створено | Визнача є користувача, що створив операцію. |
| Автор змін | Визначає користувача, що модифікував операцію. |
| Коли створено | Визначає дату та час створення операції. |
| Змінено о | Визначає дату і час змін. |
| Застосована сума | Визначає суму яка була сплачена. |
| Виміри | На основі Налаштувань ГК формується перелік вимірів. Під час створення операції плану значення вимірів за замовчуванням заповнюються з договору (якщо його зазначено в операції) або з картки клієнта/постачальника. За потреби ці значення можна відкоригувати або додати вручну. |
Примітка За замовчуванням поля Ким створено, Автор змін, Коли створено та Змінено о є прихованими і їх відображення можливе лише через Персоналізацію сторінки.
Також на сторінці Операції плану ДЗ/КЗ за договором доступна Інформаційна панель, яка відображає підсумкові дані по Запланованій сумі та Застосованій сумі по договору або ж по клієнту/постачальнику.
Операції плану ДЗ за договором у Книзі операцій руху грошових коштів будуть сформовані з Типом джерела - План оплат по продажах. У випадку, якщо по даному договору вже створено Замовлення на продаж чи Рахунок продажу, то створену Операцію плану ДЗ за договором можна прив'язати до таких документів, заповнивши у документі поле Операція плану ДЗ за договором. Після випуску документа, сума Операції плану ДЗ за договором автоматично зміниться на суму пов'язаного документу. При цьому також оновлюється Планова дата у відповідному рядку Операції плану ДЗ/КЗ за договором відповідно до значення поля Фактичний термін оплати у документі продажу/купівлі, якщо ж це поле не заповнено – тоді з поля Термін оплати.
Також Операції плану ДЗ за договором можна зв'язати із Облікованим Рахунком продажу натиснувши кнопку Додати облікований рахунок продажу.
Редагування Операції плану ДЗ (та КЗ) за договором неможливе. Для внесення змін потрібно видалити запис операції та створити новий з правильними даними. Видаленню підлягають лише ті записи, які є неоплаченими та/або не мають пов’язаних операцій у журналі банківських платежів. Якщо до Операції плану ДЗ за договором прив'язано документ продажу, для видалення такої Операції плану ДЗ за договором потрібно відкрити документ продажу та після цього видалити операцію.
Рішенням SMART Cash Flow також передбачено створення Операції плану ДЗ (КЗ) за договором автоматично по фіксованій сумі на визначений період. Для цього на сторінці Операції плану ДЗ за договором скористайтесь функцією Створити операції плану. Далі на сторінці Створити операції плану заповніть відповідні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер рахунку | Визначає номер клієнта або постачальника. Поле заповнюється автоматично при відкритті сторінки для створення операцій плану. |
| Номер договору | Визначає номер договору пов'язаного номера рахунку. |
| Опис | Визначає опис для кожної створеної операції плану. |
| Сума | Визначає суму для кожної створеної операції плану. |
| Код валюти | Визначає код валюти для кожної створеної операції плану. |
| Використовувати діапазон дат з договору | Визначає, що дати початку та закінчення будуть братись із дати початку та дати закінчення договору. |
| Дата початку | Визначає дату початку створення операцій плану. Якщо активована ознака Використовувати діапазон дат з договору поле буде заповнено автоматично, інформація буде братись із дати початку дії договору. |
| Дата закінчення | Визначає дату закінчення створення операцій плану. Якщо активована ознака Використовувати діапазон дат з договору поле буде заповнено автоматично, інформація буде братись із дати закінчення дії договору. |
| Кількість періодів | Вказує кількість періодів, для яких буде створено операції плану, на основі заданої тривалості періоду, що обчислюється з Дати початку. Однак операції плану не можуть бути згенеровані для дат, пізніших за Дату закінчення, вказану у формі запиту. Якщо введена кількість періодів не охоплює весь діапазон дат (Дати початку- Дати закінчення), система все одно створюватиме записи плану лише для заданої кількості періодів. |
| Тривалість періоду | Визначає період, дані за який відображаються в звіті. Наприклад, "1M" означає один місяць," 30D" - тридцять днів," 3Q" - три квартали," 5Y" - 5 років. |
Після завершення введення даних натисніть ОК — операції плану буде автоматично сформовано на задану кількість періодів.
Частковий облік рахунка з визначеною операцією плану ДЗ за договором
При обліку часткового відвантаження по замовленню на продаж, де в документі заповнено Операцію плану ДЗ за договором, система автоматично створює нову операцію плану ДЗ за договором і підставляє її в облікований рахунок продажу. Водночас у пов'язаному замовленні на продаж сума операції плану ДЗ за договором зменшується на суму облікованого рахунка.
Примітка Процедура створення Операції плану КЗ за договором постачальника аналогічна процедурі створення Операції плану ДЗ за договором.
Створення Графіку розрахунків по кредиторській заборгованості (КЗ) за рахунком
Для створення Плану платежів за договором постачальника, потрібно:
- у картці постачальника чи договору вибрати План платежів - Для рахунку;
- у картці постачальника перейти на вкладку Постачальник > Умови оплати, якщо здійснювати налаштування з картки договору постачальника - перейти на вкладку Основне > Умови оплати та заповнити поля сторінки що відкриється:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип рахунку | Визначає тип рахунку, постачальник чи клієнт (заповнюється автоматично). |
| Номер рахунку | Визначає код постачальника. |
| Номер договору | Визначає номер договору постачальника (заповнюється автоматично при відкритті Операцій плану ДЗ за договором з Картки договору). |
| Тип оплати | Визначає тип платежу, передоплата чи післяоплата. |
| Відсоток оплати | Визначає відсоток від суми рахунку для кожного платежу. |
| Формула дати | Визначає формулу дати для розрахунку планованої дати оплати. Дане поле обов'язкове для заповнення. |
| База для дати | Визначає базу розрахунку для планової дати платежу. У системі доступні такі варіанти: Дата документа, Дата Обліку або Дата Замовлення. |
Створивши Замовлення чи Рахунок купівлі, після випуску документа буде сформовано Графік розрахунків по КЗ по документу. Переглянути його можна перейшовши на вкладку Підготовка > Графік розрахунків по КЗ.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Планова дата | Визначає планову дату оплати. |
| Сума | Визначає суму до оплати. |
| Код валюти | Визначає код валюти оплати. |
| Прогноз руху грошових коштів номер запису | Визначає номер запису прогнозу руху грошових коштів. |
| Номер документа купівлі | Визначає номер документу купівлі. |
| Номер облікованого рахунку купівлі | Визначає номер облікованого документу купівлі. |
| Сплачена сума | Визначає суму, що була сплачена. |
Записи створеного Графіка розрахунків по КЗ можна змінити, скориставшись дією Редагувати записи. Якщо у записі заповнено поле Сплачена сума, його видалення неможливе. У випадку, якщо після формування Графіка розрахунків по КЗ у документі відбулись зміни, які вплинули на загальну суму документа, Графік розрахунків по КЗ потрібно відкоригувати вручну, або ж повністю видалити графік та здійснити повторний випуск документа.
Частковий облік рахунка з графіком розрахунків по КЗ
При здійсненні обліку рахунка по частковому відвантаженні чи отриманні товару, система буде автоматично заповнювати Номер облікованого рахунка купівлі по рядках графіку у порядку зростання по номеру рядка, якщо сума графіку по рядку перевищує суму документу, то відбудеться автоматичне ділення рядка:
- Частина 1 — на суму облікованого документа купівлі;
- Частина 2 — на суму різниці між сумою рядка графіка та сумою облікованого документа.
Таким чином, сума Графіка розрахунків по КЗ по облікованому документу завжди відповідатиме сумі облікованого документа купівлі.
Процедура створення Графіка розрахунків по ДЗ аналогічна процедурі створення Графіка розрахунків по КЗ.
Створення Операцій для Прогнозу руху грошових коштів в Журналі РГК
Для кожного окремого Прогнозу руху грошових коштів перейшовши у Журнал руху грошових коштів > Запропонувати рядки можна створити рядки операцій Книги руху грошових коштів попередньо обравши Прогноз та Типи джерел, для яких ці рядки будуть створені спершу в Журналі, а потім зареєстровані у Книзі. Серед стандартних типів джерел на формі запиту Запропонувати рядки можна також активувати такі додаткові типи джерел як:
- План оплат продажів - Визначає, чи будуть запропоновані до прогнозу руху грошових коштів операції плану ДЗ за договором клієнта.
- План оплат купівель - Визначає, чи будуть запропоновані до прогнозу руху грошових коштів операції плану КЗ за договором постачальника.
За замовчуванням, якщо для документа не вказано План платежів, система формує рядки Журналу РГК за документами купівлі та продажу незалежно від їхнього статусу. Якщо ж для документа виз начено План платежів, то операції Журналу РГК не формуються для документів зі статусом Відкрито. Якщо потрібно, щоб рядки Журналу РГК створювалися лише для документів зі статусом Випущено або Очікує передоплати, слід активувати ознаку Пропонувати тільки випущені документи у картці відповідного прогнозу руху грошових коштів, у такому разі система не створюватиме операції Журналу РГК для документів зі статусом Відкрито.
Примітка Щодо стандартних типів джерел Замовлення на продаж та Замовлення на купівлю, під час формування операцій система враховуватиме суму застосованої оплати до документа, тобто створюватиме операцію руху грошових коштів на неоплачену суму по необлікованому замовленні (рахунку) продажу/купівлі. У разі мультивалютного застосування платежів до випущених документів система під час формування рядків у Журналі РГК автоматично розраховує суму неоплаченого залишку за документом у валюті документа. Для цього всі застосовані платежі конвертуються у валюту документа за курсом, що діє на дату оплати, що забезпе чує коректне визначення залишку за документом у його валюті.
Також на формі запиту можна обрати період в межах якого обрані типи джерел мають бути включені у прогноз, заповнивши поля Дата початку та Дата закінчення. У межах заданого періоду система відбиратиме документи/операції, для яких Фактичний термін оплати, що вказаний у документі, потрапляє в зазначений діапазон, якщо Фактичний термін оплати не вказано у документі, тоді береться до уваги Термін оплати. Для типів джерел План оплат продажів та План оплат купівель підбір здійснюватиметься за Плановою датою графіка/операції. Якщо ж поля Дата початку та Дата закінчення залишити порожніми, система запропонує рядки для обраних типів джерел не обмежуючи їх жодним діапазоном дат.
Примітка Для типів джерел Рух грошових коштів - вказані вручну доходи, Рух грошових коштів - вказані вручну видатки та Бюджет ГК період формування операцій зазначається на Картці прогнозу руху грошових коштів.
Заповнивши дату в п олі Перезаписати дату руху грошових коштів, система визначить та встановить нову дату руху грошових коштів для записів операцій, які будуть створені. По оплачених операціях або ж таких операціях, для яких у Фінансовому журналі були вже створені оплати, у записах Книги руху грошових коштів автоматично проставляються ознаки у полях Сплачено та/або Існує в фінансовому журналі. Для операцій, в яких такі ознаки відсутні при повторному запуску звіту Запропонувати рядки, коли на картці Прогнозу руху грошових коштів активовано перемикач Автоматичне видалення неоплачених операцій, записи будуть видалені та перезаписані у нових рядках Книги руху грошових коштів при їх повторній реєстрації в Журналі руху грошових коштів для конкретного Прогнозу.
Важливо! Якщо у Журналі руху грошових коштів система відображає окремі рядки червоним кольором шрифту, це слугує сигналом для користувача про необхідність додаткової перевірки відповідних даних. Як правило, така ситуація виникає, коли оплата була застосован а до документа або операції, але ця інформація не відображена в Книзі операцій руху грошових коштів, або навпаки. Тому рекомендовано проводити оплати завжди з Книги руху грошових коштів, для того щоб операції відображались як оплачені (ознака Сплачено = ТАК) та перевіряти, що застосування оплати до відповідного документа чи операції виконано коректно.
Реєстрація Операцій книги руху грошових коштів
Для реєстрації операції плану та графіку КЗ/ДЗ у Книзі операцій руху грошових коштів:
- натисніть кнопку
, яка відкриває функцію Пошук, введіть Журнал руху грошових коштів, виберіть відповідне посилання; - перейдіть на вкладку Основне > Запропонувати рядки;
- у вікні що відкриється, необхідно заповнити наступні параметри:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Прогноз руху грошових коштів | Визначає прогноз руху грошових коштів, для якого ви хочете зробити розрахунок. |
| План оплат продажів | Визначає, чи включати записи плану оплат продажу до прогнозу руху грошових коштів. |
| План оплат купівель | Визначає, чи включати записи плану оплат купівель до прогнозу руху грошових коштів. |
| Групувати за типом документа | Визначає, чи інформація згрупована за замовленнями на продаж, замовленнями на купівлю та замовленнями на обслуговування. Примітка: для відображення інформації по плану оплат продажів чи купівель у згорнутому вигляді, даний перемикач повинен бути увімкнутий |
| Дата початку | Визначає початковий період для документів або пов'язаних операцій, для яких будуть генеруватися записи руху грошових коштів. |
| Дата закінчення | Визначає кінцевий період документів або пов'язаних операцій, для яких будуть генеруватися записи руху грошових коштів. |
| Перезаписати дату руху грошових коштів | Визначає нову дату руху грошових коштів для операцій, які будуть створені. |
Після відпрацювання завдання Запропонувати рядки у Журналі руху грошових коштів буде сформовано операції з Типом джерела - План оплат продажів, та/або План оплат купівель. Зареєструйте сформовані записи у Книзі руху грошових коштів, перейшов на вкладку Основне > Зареєструвати.
Примітка Якщо у замовленнях, рахунках продажу чи купівлі було вказано Операцію плану ДЗ/КЗ за договором, такі операції будуть сформовані з Типом джерела - Замовлення на продаж чи Замовлення на купівлю (для необлікованих документів), Розрахунки з клієнтами чи Розрахунки з постачальниками (для облікованих документів). Для формування та реєстрації таких записів, переконайтеся що на сторінці завдання Запропонувати рядки увімкнуті відповідні перемикачі.
У випадку необхідності створити рядки у Журналі руху грошових коштів по співробітниках, слід увімкнути відбір по типу джерела = Книга операцій співробітників та слідувати аналогічним інструкціям по реєстрації операцій руху грошових коштів, як і для операцій ДЗ/КЗ.
Автоматичне створення та реєстрація операцій книги руху грошових коштів
У системі передбачено два способи автоматичного формування та реєстрації операцій книги руху грошових коштів для прогнозу, що відображається на діаграмі рольового центру (на Картці прогнозу руху грошових коштів активовано ознаку Показати на діаграмі рольового центру).
Варіант 1: Перерахунок прогноз у
- На сторінці Рольового центру відкрийте діаграму Прогноз руху грошових коштів;
- Натисніть Перерахувати прогноз.
Варіант 2: Автоматичне формування через чергу робіт
- Створіть Картку операції черги робіт;
- Вкажіть: Тип об’єкта = Кодюніт, Номер об’єкта = 842. Детальніше про налаштування черги робіт описано тут Використання черги робіт для налаштування завдань
Під час застосування будь-якого з варіантів система:
- використовує останні параметри завдання Запропонувати рядки;
- враховує налаштування, зазначені на Картці прогнозу руху грошових коштів;
- автоматично сформує та зареєструє операції для даного прогнозу.
Корисні посилання
Огляд грошових потоків
Налаштування руху грошових коштів
Використання черги робіт для налаштування завдань