Сцен арій "Розсилка розрахункових листків"
Функціонал розсилки розрахункових листків дозволяє автоматизувати та гнучко налаштовувати відправку розрахункових листків співробітникам у різних форматах, із застосуванням індивідуальних шаблонів, мовних налаштувань, назв файлів та захисту паролем.
Механізм дозволяє:
- Використовувати різні макети пейсліпів для різних співробітників, підрозділів або розрахункових груп.
- Формувати кастомізований текст листа за допомогою окремого звіту.
- Налаштовувати тему листа.
- Називати вкладені PDF-файли за гнучким шаблоном.
- Застосовувати пароль співробітника для захисту вкладення.
- Виконувати фонову або масову розсилку.
- Використовувати систему пріоритетів визначення налаштування.
Крок 1: Структура налаштування «Налаштування розсилки співробітників»
Для керування розсилкою створена сторінка Налаштування розсилки співробітників, яка дозволяє визначити правила формування листа та вкладень.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Сценарій | Для розсилки розрахункових листків необхідно вказати Розрахункові листки |
| Код групи розрахунку | Код розрахункової групи. Потрібно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до співробітників визначеної групи розрахунку. |
| Код підрозділу | Код організаційного підрозділу. Потрібно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до співробітників визначеного підрозділу. |
| Код співробітника | Співробітник. Потрібно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до конкретного співробітника |
| Опис | Опис правила розсилки. |
| Тема листа | Текстове поле, необхідно вказати тему листа. |
| Захистити паролем співробітника | Захист PDF файлу паролем працівника, що вказаний на картці співробітника в полі "Пароль для звіту". |
| Номер звіту | Номер звіту для розрахункового листа. По замовчуванню вказаний звіт 70950596. |
| Назва звіту | Заповнюється автоматично |
| Назва макету звіту | Необхідно обрати потрібний макет звіту розрахункового листка. |
| Мова звіту | Необхідно встановити мову звіту по замовчуванню. Якщо в звіті якісь змінні залежать від регіональних налаштувань користувача – то вони будуть формуватись в форматі мови, що вказана в цьому полі. |
| Назва файлу вкладення | Назва файлу в вкладеннях листа. Це текстове поле, але в ньому можна використати змінні, які повертають значення при формуванні листа: 1) {EmployeeFullName} = Employee."SMA Full Name"; 2) {EmployeeFullNameENG} = Employee."SMA Full Name (English); 3) {PeriodCode} = PstdPayrollDoc.PeriodCode; 4) {VATNo} = Employee."SMA VAT Registration No.". Вказувати змінні потрібно саме в такому форматі, тобто з фігурними дужками. |
| Номер звіту для текста листа | Номер звіту для тексту листа. По замовчуванню вказаний звіт 70950735. |
| Назва звіту для текста листа | Заповнюється автоматично |
| Назва макету звіту для текста листа | Необхідно обрати потрібний макет зві ту для тексту супровідного листа. |
Правило унікальності запису. При створенні запису система перевіряє відсутність дубліката з однаковими значеннями полів Сценарій, Код групи розрахунку, Код підрозділу, Код співробітника; при виявленні дубліката — система видасть блокуючу помилку.
Крок 2: Логіка визначення налаштування при розсилці
Під час запуску розсилки для кожного облікованого зарплатного документа система відбирає один релевантний запис в Налаштуваннях розсилки співробітників зі Сценарієм = Розрахункові листки за такою послідовністю (від найвищого до найнижчого пріоритету):
- Код співробітника + Код групи розрахунку (Код підрозділу — будь-який)
- Код співробітника (Код групи розрахунку — порожньо; Код підрозділу — будь-який)
- Код підрозділу + Код групи розрахунку (Код співробітника — порожньо)
- Код підрозділу (Код групи розрахунку — порожньо; Код співробітника — порожньо)
- Код групи розрахунку (Код підрозділу — порожньо; Код співробітника — порожньо)
- За замовчуванням (усі фільтри порожні)
Якщо відповідне правило знайдено, воно застосовується. Якщо не знайдено — викликається стандартна розсилка.
Звернуть увагу, якщо хоча б один співробітник має індивідуальне правило і на нього буде створено налаштування розсилки, то рекомендується створити також ще одне налаштування за замовчуванням, яке буде використовуватись для всіх інших працівників.
3. Формування листа та вкладення
За знайденим правилом система виконує такі дії:
- Формування PDF пейсліпу. Файл формується по макету звіту, що вказаний в полі Назва макету звіту.
- Назва вкладення. Ім'я файлу встановлюється за шаблоном Назва файлу вкладення
- Формування тексту листа. Тіло листа генерується згідно макету, що вказаний в полі Назва макету звіту для текста листа.
- Тема листа. Використовується значення з поля Тема листа.
- Захист вкладення паролем (опційно). Якщо в налаштуванні Захистити паролем співробітника = Так, PDF зашифровується паролем, що вказаний на картці співробітника в полі "Пароль для звіту". Якщо пароль порожній — відправка не виконується, а система повертає помилку. Для масової розсилки формується зведений список помилок; по коректних записах розсилка завершується успішно.
4. Тригери запуску розсилки
- Із облікованого зарплатного документа — запуск розсилки пейсліпів для одного або декількох обраних документів.
- Під час обліку відомості на виплату — автоматичний запуск розсилки для відповідних співробітників.