Сценарій "Картка фізичної особи"
Крок 1 Створення картки фізичної особи
Кожна фізична особа, яка буде прийнята на роботу, має бути зареєстрована у системі у списку фізичних осіб.
На вкладці Загальне зберігається загальна інформація про фізичну особу:
Сторінка «Картка фіз. особи». Вкладка Загальне
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Код фізичної особи Надається автоматично, відповідно до обраної серії номерів (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Прізвище | Прізвище фізичної особи. |
| Ім'я | Ім'я фізичної особи. |
| По батькові | По батькові фізичної особи. |
| Ініціали | Ініціали фізичної особи. |
| Повна назва | Повна назва фізичної особи. |
| Дата зміни прізвища | Дата зміни прізвища фізичної особи. Поле заповнюється автоматично. |
| Прізвище (English) | Прізвище фізичної осо би англійською мовою. |
| Ім'я (English) | Ім'я фізичної особи англійською мовою. |
| По батькові (English) | По батькові фізичної особи англійською мовою. |
| Ім'я пошуку | Значення генерується автоматично на підставі ПІБ фізичної особи. |
| Дата народження | Дата народження фізичної особи. |
| РНОКПП | Реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи. |
| Номер податкової інспекції | Номер податкової інспекції регіону фізичної особи |
| Нерезидент | Необхідно вказати значення "Так", якщо фіз. особа є нерезидентом. |
| Унікальний реєстраційний номер | Номер запису у єдиному державному демографічному реєстрі. |
На вкладці Комунікація зберігається інформація про комунікацію з фізичною особою:
Сторінка «Картка фіз. особи». Вкладка Комунікація
| Поле | Опис |
|---|---|
| Телефон | Телефон фізичної особи. |
| Мобільний телефон | Мобільний телефон фізичної особи. |
| Е-Mail | Електронна пошта фізичної особи. |
| Робочий E-Mail | Робочий E-Mail |
| Робочий телефон | Робочий телефон |
На вкладці Адміністрування зберігається додаткова інформація про людину. Необхідна інформація вибирається із відповідних довідників системи:
Сторінка Картка фіз. особи. Вкладка Адміністрування
| Поле | Опис |
|---|---|
| Стать | Стать фіз. особи. |
| Сімейний стан | Сімейний стан фізичної особи: одружений/заміжня, неодружений/незаміжня, розлучений/розлучена, вдівець/вдова |
| Одинока мати/батько | Вказує, чи є особа одиноким батьком (матір’ю). |
| Національність | Національність фізичної особи. |
| Рідна мова | Рідна мова фізичної особи. |
| Код країни/регіону за громадянством | Код країни щодо громадянства фізичної особи. |
| Пільга з оплати лікарняного | Необхідно встановити значення "Так", якщо працівник має пільги при оплаті лікарняного. Якщо поле активне, то при розрахунку відсотка оплати за лікарняним листом працівник розглядатиметься у категорії Інвалід. |
| Вид пільги з оплати лікарняного | Вид пільги з оплати лікарняного фізичної особи. Значення можна заповнити тільки якщо "Пільга з оплати лікарняного" = "Так". |
На вкладці Військовий облік зберігається додаткова інформація, необхідна ведення військового обліку фіз. особи. Необхідна інформація вибирається із відповідних довідників системи:
Сторінка Картка фіз. особи. Вкладка Військовий облік
| Поле | Опис |
|---|---|
| Статус для військової служби | Доступні значення:• Зобов'язаний.• **Не зобов'язаний **.• Звільнений. |
| Відношення до військового обов'язку | Значення із довідника «Коди персональної інформації». Зверніть увагу, щоб звіти по військовому обліку коректно формувалися по військовозобов'язаним, резервістам і призовникам, у таких фіз.осіб мають бути зазначені відповідні коди в даному полі: ВЗ, РЗ або ПР. Інші коди, що будуть зазначені в цьому полі - не аналізуються при формуванні звітів по військовому обліку, працівники з іншими кодами не включаться в відповідні звіти. |
| Військове звання | Значення із довідника «Коди персональної інформації». |
| Номер військово-облікової спеціальності | Номер військово-облікової спеціальності |
| Військова група обліку | Значення із довідника «Військова група обліку». |
| Військова категорія запасу | Доступні значення: • 1. • 2. |
| Розряд запасу | Розряд запасу |
| Військовий склад | Значення із довідника «Загальний довідник» із типом «Військовий склад». |
| Профіль підготовки | Значення із довідника «Загальний довідник» із типом «Профіль підготовки». |
| Спеціальний військовий облік | Текстове поле для внесення інформації по перебуванню на спеціальному обліку або номеру команди/служби у військовому резерві. За вказаними номерами команди/служби у цьому полі відбувається сортування у зростаючому порядку при формуванні звіту "Cписки персонального військового обліку (Додаток 5)". |
| Військовий комісаріат | Значення із довідника «Загальний довідник» із типом «Військовий комісаріат». |
| Військовий комісаріат фактичний | Значення із довідника «Загальний довідник» із типом «Військовий комісаріат». |
| Військовий обліковий номер | Військовий обліковий номер |
| Придатність до військової служби | Придатність до військової служби |
| Призовник | Встановити опцію, якщо фіз. особа є призовником. |
| В запасі | Встановити опцію, якщо фіз. особа перебуває в запасі. |
| Мобілізаційне розпорядження | Встановити опцію, якщо у фіз. особи є повістка. |
| Причина виключення з військового обліку | Доступні значення:• Пусто.• Вік.• Стан здоров'я. |
| Дата виключення з військового обліку | Дата виключення з військового обліку. Зверніть увагу, що по цій даті відбувається аналіз відношення до військового обліку працівника при формуванні звітів по військовому обліку. Детально описано нижче |
| Військовий документ | Слід обрати вид військового документу. За замовчуванням, при створені картки Фіз.особи поле заповнюється значенням "Військовий квиток". |
| Статус бронювання | Доступні значення:• Пусто.• Відправлено на бронювання.• Заброньовано.• Анульовано. Зверніть увагу, в системі створений періодичний звіт 70951335 для автоматичного анулювання статусу бронювання Фіз.особи по Даті закінчення відсрочки. Для коректної роботи звіт має бути створений в Операціях черги робіт і на картці Фіз.особи мають бути зазначені Дата початку відсрочки і Дата закінчення відсрочки. У момент відпрацювання звіту система порівняє Дату закінчення відсрочки і робочу дату, і якщо Дата закінчення відсрочки раніша ніж дата звіту, а також статус бронювання працівника = Заброньовано, то статус зміниться на Анульовано. |
| Дата початку відстрочки | Дата початку відстрочки заброньованого військовозобов'язаного. Зверніть увагу, що по цій даті відбувається аналіз статусу бронювання працівника при формуванні звітів по військовому обліку. Детально описано нижче |
| Дата закінчення відстрочки | Дата закінчення відстрочки заброньованого військовозобов'язаного. Зверніть увагу, що по цій даті відбувається аналіз статусу бронювання працівника при формуванні звітів по військовому обліку. Детально описано нижче |
| Причина ануляції | Причина ануляції відстрочки заброньованого військовозобов'язаного. |
| Придатність до військового обліку | Текстове поле, записується придатність до військового обліку |
*Зверніть увагу:
- Для звітів "Відомість оперативного обліку військовозобов’язаних (Додаток 12)", "Cписки персонального військового обліку (Додаток 5)", "Звіт про чисельність працюючих та військовозобов’язаних, які заброньовані", "Довідка про кількість військовозобов’язаних" існує логіка виключення працівників при формуванні звітів по даті виключення з військового обліку, якщо вона зазначена у відповідному полі на картці Фіз.особи. Якщо дата зазначена і вона раніша, ніж дата формування звіту, то працівник не буде враховуватись як військовозабов'язаний при формуванні звіту.
- для звітів "Відомість оперативного обліку військовозобов’язаних (Додаток 12)", "Звіт про чисельність працюючих та військовозобов’язаних, які заброньовані", "Довідка про кількість військовозобов’язаних" існує логіка для визначення статусу бронювання по працівнику по Датам початку і закінчення відстрочки, якщо вони зазначені на картці Фіз.особи. Якщо дати зазначені у відповідних полях, то в незалежності від вказаного статусу бронювання, співробітник буде враховуватись як заброньований, якщо період відстрочки потрапляє на дату формування звітів. Якщо дати відстрочки не вказані, то визначення статусу бронювання відбувається за вказаним значенням у полі Статус бронювання.
На вкладці Трудовий стаж реєструється інформація про трудовий стаж фіз. особи до його найму до компанії. Значення можна вказати вручну, але якщо заповнено довідники Історія роботи або Кваліфікація (встановлен чеккер Включати в трудовий стаж) дані будуть пораховані за даними з довідників (на закритті сторінки довідника). При розрахунку трудового стажу з Історії роботи беруться лише рядки, для яких характер роботи - це Основна робота.
Призначення функціональних клавіш на сторінці Картка фіз. особи:
Закладка «Головна», Блок «Процес»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Співробітники | Список карток співробітника, які існують для цієї фіз. особи. |
| Трудові договори | Список трудових договорів, які існують для цієї фіз. особи. |
Закладка «Дії», Блок «Функції»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Змінити ім'я | Ініціює процедуру зміни імені фізичної особи. |
Закладка «Пов'язані», Блок «Фіз. особа»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Коментарі | Коментарі за фіз. особою. |
| Адреси | Перегляд та реєстрація адрес різного типу, пов'язаних з фізичною особою. |
| Документи | Реєстрація документів, пов'язаних із фізичною особою. |
| Фото | Завантаження та перегляд фотографії фізичної особи. |
| Співробітники | Перегляд списку співробітників, створених у системі для цієї фізичної особи. |
| Родичі | Перегляд та реєстрація інформації про родичів фізичної особи. |
| Мови | Перегляд та реєстрація інформації про мови, якими володіє фізична особа. |
| Медичні відомості | Перегляд та реєстрація медичної інформації про фізичну особу (страхування, інвалідність, пільги). |
| Кваліфікація | Перегляд та реєстрація інформації про кваліфікацію фізичної особи. |
| Трудові договори | Перегляд списку трудових договорів (закритих та чинних), укладених із фізичною особою. |
| Історія роботи | Перегляд та редагування інформації про попередні місця роботи фізичної особи. |
| Історія зміни імені | Перегляд іст орії змін імені фізичної особи. |
| Умови договору | Перегляд та редагування списку умов трудового договору, які можуть бути встановлені зі співробітником під час укладання трудового договору. Зазначені у списку умови будуть використовуватися для формування списку умов договору під час укладання нового договору (переукладення/переведення/суміщення) поточного. |
| Відмінювання імені | Для використання у текстових шаблонах та друкованих формах кадрових наказів необхідно внести відхилення імені. У полі відмінок вибрати:• Родовий • Давальний • Знахідний і провідміняти ім'я, прізвище, по батькові по кожному з рядків. Для тотожних записів імені, прізвища або по-батькові створити відмінювання цих значень можна через функцію "Запропонувати з Подібного". При запуску функції система знайде співпадіння по одному, декільком або усім трьом параметрам - та вставить відповідні записи відмінювання імені, призвіща або по-батькові з записів відмінювання інших фізичних осіб. |
Крок 2 Адреси ф ізичної особи
У системі для кожної фізичної особи можна зареєструвати адреси таких типів: • Постійна (фактична адреса). • Реєстрації. • Місце народження. • Ін. Кожен тип адреси має власний період дії. Період дії адреси починається з дати, зазначеної в полі Діє з дати на картці адреси та діє доти, доки не буде зареєстрована нова картка адреси того ж типу з новою датою початку.
Крок 3 Список документів, пов'язаних з фізичною особою
Система дозволяє зберігати документи різного типу, пов'язані із фізичною особою. Підтримується історія документа. Для кожного типу документа є можливість зберігання періоду дії документа (поля Діє з дати та Діє до дати). Якщо термін дії одного документа спливає, можна зберегти всю інформацію про старий документ, ввівши відомості про новий документ у новий рядок. Можна обрати Тип документа особи. Поле Константа у довіднику документів служить для відображення номера документа з префіксом у деяких звітах. Наприклад, якщо співробітник не має РНОКПП, то номер документа (паспорта) необхідно відобразити з константою БК (без коду) на початку серії та номера паспорта. При зверненні до документа даного типу завжди вибирається той документ, який діє дату запиту. Для того щоб зберігати документи іншого типу (відмінні від документів, що засвідчують особу) необхідно розширити довідник Типи документів. На сторінці доступний факт-бокс та кнопка «Вкладення». При натисканні на кількість документів на факт-боксі або на кнопку буде відкрито сторінку «Вкладені документи», де можна прикріплювати зовнішні файли до конкретного запису таблиці. Система дозволяє вносити Номер запису за документом.
Крок 4 Інформація про родичів
Система дозволяє зберігати інформацію про родичів співробітника.
Існує можливість підтримки історії змін родинних відносин (поля «Дата початку спорідненості» та «Дата закінчення спорідненості»). Є опціональна можливість пов'язати родича зі списком фізичних осіб, які вже зареєстровані в системі. Для цього необхідно вказати код фіз. особи у полі «Код родича фіз. особи». У цьому випадку всі інші поля (Ім'я, Прізвище, Дата народження) будуть заповнені автоматично. Це зручно, коли родичі працюють у одній організації. Поле "Формула дати закінчення" заповнює поле "Кінцева дата події". На сторінці доступний факт-бокс та кнопка «Вкладення». При натисканні на кількість документів на факт-боксі або на кнопку буде відкрито сторінку «Вкладені документи», де можна прикріплювати зовнішні файли до конкретного запису таблиці.
Крок 5 Медичні відомості про фіз. особу
Система дозволяє зберігати медичну інформацію, пов'язану із фізичною особою. Підтримується можливість зберігання чотирьох типів інформації: • Страхування. • Інвалідність. • Пільги. • Медичний огляд. • Вагітність. • Догляд.
Дані довідника використовуються для формування звітів, а також для інформаційних цілей. Для рядку з типом «Страхування» потрібно внести інформацію про серію страхового полісу та тип такого страхування (медичне, пенсійне, страхування життя або додаткове). Поле «Інвалідність» використовується також для визначення ознак інвалідності при розрахунку деяких зарплатних елементів. У «Діапазонах» зарплатного елемента можна встановити спеціальне налаштування для ознаки інвалідності. Також, для можливості поділу нарахувань у середині періоду та застосування до них різних ставок податків, для інвалідів необхідно створювати окремі позиції з ознакою «Позиція для інваліда» (детальніше у сценарії Позиції) та переводити «з» або «на» таку позицію. Якщо фіз. особа має додаткові гарантії при працевлаштуванні згідно із законодавством, то для неї необхідно додати рядок із типом «Пільги». Для фіз. осіб, що підлягають обов'язковому медичному огляду можна внести інфрмацію в рядок «Медичний огляд» вказуючи тип такого огляду (попередній, періодичний, позачерговий або додатковий), статус (запланований або завершений) та деталі документу. На сторінці доступний факт-бокс та кнопка «Вкладення». При натисканні на кількість документів на факт-бокс або кнопку, буде відкрита сторінка «Вкладені документи», де можна прикріплювати зовнішні файли до конкретного запису таблиці.
Крок 6 Реєстрація ступеня володіння іноземними мовами
Система дозволяє зберігати інформацію про ступінь володіння фіз. особою іноземними мовами. У полях може бути зазначена інформація про мову, рівень володіння та документ, що підтверджує ступінь знання іноземної мови.
Крок 7 Кваліфікація
Система дозволяє зберігати інформацію про кваліфікацію (освіта/дод. освіта/курси підвищення кваліфікації та ін.). Дані довідника використовуються для формування звітів (наприклад, Картка співробітника П-2, якщо для запису встановлено налаштування «Використовувати у П-2»), а також з інформаційною метою. Для узагальнення інформації про кваліфікацію всіх співробітників є функція Перегляд кваліфікації, яка дозволяє переглянути, які співробітники володіють певною кваліфікацією. При включенні чеккера Включити до трудового стажу дані включатимуться до трудового стажу під час закриття сторінки. Звертаємо увагу, в друковану форму звіту Картка співробітника П-2 в графу "Кваліфікація за дипломом (свідоцтвом)" вивантажується інформація з поля "Опис", поле автоматично заповнюється описом з довідника "Кваліфікації" при виборі певного коду кваліфікації, але його можна змінити на назву кваліфікації, отриманої за дипломом (свідоцтвом).
Крок 8 Фото
Система дозволяє зберігати фотографії фізичної особи. Фото можна Зняти, Імпортувати, Експортувати, Видалити
Крок 9 Інформація про попередній стаж
Система надає два способи зберігання інформації про стаж на попередніх місцях роботи: • Зберігання зведеної інформації. Зведена інформація про стаж на попередньому місці роботи м оже бути вказана вручну на закладці «Трудовий стаж» картки фіз. особи. Вважається, що зазначена інформація введена на момент прийому особи в організацію. Вказати зведену інформацію вручну можна лише за відсутності детальної інформації. • Зберігання детальної інформації. Для збереження детальної інформації відкрийте сторінку «Особиста історія роботи» та заповніть рядки форми на підставі даних трудової книжки.
На вкладці Трудовий стаж реєструється інформація про трудовий стаж фіз. особи до його найму до компанії. Значення можна вказати вручну, але якщо заповнено довідники Історія роботи або Кваліфікація (встановлен чеккер Включати в трудовий стаж) дані будуть пораховані за даними з довідників (на закритті сторінки довідника).
Крок 10 Зміна ПІБ фізичної особи
Реєстрація факту зміни фізичною особою імені, прізвища чи по батькові здійсн юється спеціальною функцією «Змінити ім'я…».
У параметрах функції необхідно ввести нове ім'я, по батькові та прізвище, дату початку дії нового ПІБ, дату та Серію номерів кадрових наказів, номер буде надано автоматично після запуску, Текстовий шаблон – для генерації тексту кадрового наказу. Усі поля форми, крім поля «Опис», є обов'язковими для заповнення. Для завершення процедури та внесення змін до системи необхідно натиснути "ОК". Після заповнення форми та запуску зазначеної функції система автоматично здійснює зміни ПІБ у картці співробітника, пов'язаного з даною фіз. особою. Факт зміни ПІБ реєструється у спеціальній таблиці, яка доступна для перегляду з «Картки фіз. особи» при виборі «Фіз. особа» – «Історія зміни імені». На сторінці «Історія імені фіз. особи» можна переглянути всі операції зі зміни імені та їх дати дії. Подивитися текст кадрового наказу. Сформувати друковану форму кадрового наказу або скасувати зміни імені.
Якщо в системі наявні записи відмінювання імені, то після завершення роботи функції «Змінити ім'я…», система згенерує повідомлення про наявність записів відмінювання та пропозицію змінити їх користувачем.
Крок 11 Е-трудова діяльність
Відповідно до українського законодавства, роботодавець зобов'язаний подавати інформацію про трудову діяльність співробітника в електронному форматі Пенсійного фонду України. Система дозволяє вести цю інформацію та вивантажувати її зі сторінки Е-трудова діяльність. Записи в таблиці «Е-трудова діяльність» створюються автоматично при обліку різних документів: • рядків Трудового договору • Наказів на відпустки • Наказів на інші відсутності • Інших кадрових наказів
Докладніше про створення записів та функціональність сторінки Е-трудова діяльність у сценарії Е-трудова діяльність.
Крок 12 Атрибути
Атрибути — це гнучкий механізм для додавання додаткових характеристик до картки фізичної особи та пов’язаного співробітника. В системі існує довідник атрибутів, де визначаються доступні типи атрибутів (Дата, Текст, Ціле число, Десяткове число, Опція). Це нерегламентований довідник, який користувачі наповнюють в довільному форматі, він не є обов’язковим у використанні. Для кожної фізичної особи можна призначати значення цих атрибутів, що дозволяє деталізувати інформацію без створення нових полів або модифікацій. Призначені атрибути автоматично відображаються на картці співробітника, якщо він пов’язаний із цією фізичною особою. Це забезпечує узгодженість даних та спрощує роботу з ними. Крім того, атрибути можна використовувати для фільтрації списку фіз.осіб, що робить їх корисним інструментом для аналітики.