Сценарий "Карточка физического лица"
Шаг 1 Создание карточки физического лица
Каждое физическое лицо, которое будет принято на работу, должно быть зарегистрировано в системе в списке физических лиц.
На вкладке «Общее» хранится общая информация о физическом лице:
Страница «Карточка физ. лица». Вкладка «Общее»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Код физического лица. Присваивается автоматически, в соответствии с выбранной серией номеров (сценарий Общие настройки модуля). |
| Фамилия | Фамилия физического лица. |
| Имя | Имя физического лица. |
| Отчество | Отчество физического лица. |
| Инициалы | Инициалы физического лица. |
| Полное название | Полное название физического лица. |
| Дата изменения фамилии | Дата изменения фамилии физического лица. |
| Фамилия (English) | Фамилия физического лица на английском языке. |
| Имя (English) | Имя физического лица на английском языке. |
| Отчество (English) | Отчество физического лица на английском языке. |
| ФИО (English) | ФИО физического лица на английском языке. |
| Телефон | Телефон физического лица. |
| Мобильный телефон | Мобильный телефон физического лица. |
| Эл. Почта физического лица. | |
| Имя поиска | Значение генерируется автоматически на основании ФИО физического лица. |
| Дата рождения | Дата рождения физического лица. |
| РНУКПН (VAT Registration No., ИНН) | Регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов (индивидуальный налоговый номер) физического лица. Возможна настройка валидации полей (GE). |
| Номер налоговой инспекции | Номер налоговой инспекции региона физического лица. Следует указывать, если физ. лицо находится в другом регионе (филиале), нежели основная компания и в налоговую инспекцию этого региона нужно будет подавать отчет 1дф (сценарий 1ДФ). |
| Код идентиф. документа | Документ, удостоверяющий личность физического лица (дата и номер документа хранится в общем списке документов). Следует обязательно указать значение, если у физ. лица нет РНОКПП (ИНН). При наличии паспорта это код, который отвечает за паспорт физ. лица. |
| Нерезидент | Необходимо указать значение «Да», если физ. лицо является нерезидентом. |
| УНЗР | Номер записи в едином государственном демографическом реестре. |
| Центр ответственности | Выбирается вручную из списка . |
На вкладке «Администрирование» хранится дополнительная информация о человеке. Необходимая информация выбирается из соответствующих справочников системы:
Страница «Карточка физ. лица». Вкладка «Администрирование»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Пол | |
| Семейный статус | Семейный статус физического лица. |
| Национальность | Национальность физического лица. |
| Родной язык | Родной язык физического лица. |
| Код страны по гражданству | Код страны по гражданству физического лица. |
| Льгота по оплате больничного | Необходимо установить значение «Да», если сотрудник имеет льготы при оплате больничного. Если поле активно, то при расчете процента оплаты по больничному листу сотрудник будет рассматриваться в категории Инвалид. |
| Вид льготы по оплате больничного | Вид льготы по оплате больничного физического лица. Значение можно установить только если «Льгота по оплате больничного» = «Да». |
| Водительское удостоверение тип документа | Значение поля используется для некоторых финансовых и логистических отчетов. |
На вкладке «Воинский учет» хранится дополнительная информация, необходимая для ведения воинского учета физ. лица. Необходимая информация выбирается из соответствующих справочников системы:
Страница «Карточка физ. лица». Вкладка «Воинский учет»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Статус для воинской службы | Доступные значения:• Не подлежит.• Подлежит.• Уволен. |
| Отношение к воинской обязанности | Значение из справочника «Коды персональной информации». |
| Воинское звание | Значение из справочника «Коды персональной информации». |
| Номер военно-учетной специальности | Номер военно-учетной специальности |
| Род войск | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Род войск». |
| Воинская категория запаса | Доступные значение: • 1.• 2. |
| Разряд запаса | Разряд запаса |
| Воинский состав | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Воинский состав». |
| Профиль подготовки | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Воинский состав». |
| Специальный воинский учет | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Специальный воинский учет». |
| Военный комиссариат | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Военкомат». |
| Военный комиссариат фактический | Значение из справочника «Общий справочник» с типом «Военкомат». |
| Воинский учетный номер | Воинский учетный номер |
| Годность к воинской службе | Годность к воинской службе |
| Призывник | Установить опцию, если физ. лицо призывник. |
| В запасе | Установить опцию, если физ. находится в запасе. |
| Мобилизационное предписание | Установить опцию, если у физ. лица есть повестка. |
| Причина снятия с воинского учета | Доступные значение:• Пусто.• Возраст.• Состояние здоровья. |
| Дата снятия с воинского учета | Дата снятия с воинского учета. |
| Военный документ | Следует указать значение, если у физ. лица есть военный билет. |
| Статус бронирования | Доступные значения:• Пусто.• Отправлено на бронирование.• Забронировано.• Аннулировано. |
| Дата начала отсрочки | Дата начала отсрочки забронированного военнообязанного. |
| Дата окончания отсрочки | Дата окончания отсрочки забронированного военнообязанного. |
| Причина аннуляции | Причина аннуляции отсрочки забронированного военнообязанного. |
На вкладке Трудовой стаж регистрируется информация о трудовом стаже физ. лица до его найма в компанию. Значения можно указать вручную, но если заполнены справочники История работы или Квалификация (установлен чеккер Включать в трудовой стаж) данные будут сочтены по данным из справочников (на закрытии страницы справочника). При расчете трудового стажа из истории работы берутся только строки, для которых характер работы- это основная работа.
Назначение функциональных клавиш на странице Карточка физ. лица:
Закладка «Главная», Блок «Процесс»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Сотрудники | Список карточек сотрудника, которые существуют для данного физ. лица. |
| Трудовые договоры | Список трудовых договоров, которые существуют для данного физ. лица. |
Закладка «Действия», Блок «Функции»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Сменить имя | Инициирует процедуру изменения имени физического лица. |
Закладка «Связанные», Блок «Физ. лицо»
| Кнопка | Описание |
|---|---|
| Комментарии | Комментарии по Физ. лицу. |
| Адреса | Просмотр и регистрация адресов различного типа, связанных с физическим лицом. |
| Документы | Регистрация документов, связанных с физическим лицом. |
| Фото | Загрузка и просмотр фотографии физического лица. |
| Сотрудники | Просмотр списка сотрудников, созданных в системе для данного физического лица. |
| Родственники | Просмотр и регистрация информации о родственниках физического лица. |
| Языки | Просмотр и регистрация информации о языках, которыми владеет физическое лицо. |
| Медицинские сведения | Просмотр и регистрация медицинской информации о физическом лице (страхование, инвалидность, льготы). |
| Квалификация | Просмотр и регистрация информации о квалификации физического лица. |
| Трудовые договоры | Просмотр списка трудовых договоров (закрытых и действующих), заключенных с физическим лицом. |
| История работы | Просмотр и редактирование информации о предыдущих местах работы физического лица. |
| История изменений имени | Просмотр истории изменений имени физического лица. |
| Условия договора | Просмотр и редактирование списка условий трудового договора, которые могут быть установлены с сотрудником при заключении трудового договора. Указанные в списке условия будут использоваться для формирования списка условий договора при заключении нового договора (перезаключении/переводе/совмещении) текущего. |
| Склонение имени | Для использования в текстовых шаблонах и печатных формах кадровых приказов, необходимо внести склонение имени. В поле падеж выбрать:• Родительный • Дательный • Винительный и просклонять имя, фамилию, отчество построчно. Для идентичных записей имени, фамилии или отчества создать склонения этих значений можно с помощью функции «Предложить из Подобного. При запуске функции система найдет совпадения по одному, нескольким или всем трем параметрам – и вставит соответствующие записи о склонении имени, фамилии или отчества из записей склонения других физических лиц. |
Шаг 2 Адреса физичес кого лица
В системе для каждого физического лица можно зарегистрировать адреса следующих типов: • Постоянный (фактический адрес). • Регистрации. • Место рождения. • Др. Каждый тип адреса имеет свой период действия. Период действия адреса начинается с даты, указанной в поле «Действует с» даты карточки адреса и действует до тех пор, пока не будет зарегистрирована новая карточка адреса того же типа с новой датой начала.
Шаг 3 Список документов, связанных с физическим лицом
Система позволяет хранить документы различного типа, связанные с физическим лицом. Поддерживается история документа. Для каждого типа документа имеется возможность хранения периода действия документа (поля «Действует с даты» и «Действует до даты»). Если срок действия одного документа истекает, то можно сохранить всю информацию о старом документе, введя сведения о новом документе в новую строку. Тип основного документа, удостоверяющего личность, должен быть указан в поле «Код идентиф. документа» на Карточке физ. лица. При наличии паспорта в этом поле необходимо выбрать его код. При отсутствии кода ИНН у физ. лица в регламентированных отчетах будет использоваться документ из этой настройки. Поле «Константа» в справочнике документов служит для отображения номера документа с префиксом в некоторых отчетах. Например, в отчете ЕСВ, если у сотрудника нет ИНН, то номер документа (паспорта) необходимо отобразить с константой БК (без кода) в начале серии и номера паспорта. При обращении к документу данного типа всегда выбирается тот документ, который действует на дату запроса. Для того что бы хранить документы другого типа (отличные от документов, удостоверяющих личность) необходимо расширить справочник Типы документов. На странице доступен факт-бокс и кнопка «Вложения». При нажатии на количество документов на факт-боксе или на кнопку, будет открыта страница «Вложенные документы», где можно прикреплять внешние файлы к конкретной записи таблицы. Система позволяет вносить Номер записи по документу.
Шаг 4 Информация о родственниках
Система позволяет хранить информацию о родственниках сотрудника.
Существует возможность поддержки истории изменений родственных отношений (поля «Дата начала родства» и «Дата окончания родства»). Имеется опциональная возможность связать родственника со списком физических лиц, уже зарегистрированных в системе. Для этого необходимо указать код физ. лица в поле «Код родственника физ. лица». В этом случае все остальные поля (Имя, Фамилия, Дата рождения) будут заполнены автоматически. Это удобно, когда родственники работают в одной организации. На странице доступен факт-бокс и кнопка «Вложения». При нажатии на количество документов на факт-боксе или на кнопку, будет открыта страница «Вложенные документы», где можно прикреплять внешние файлы к конкретной записи таблицы.
Шаг 5 Регистрация медицинской информации
Система позволяет хранить медицинскую информацию, связанную с физическим лицом. Поддерживается возможность хранения трех типов информации: • Страхование. • Инвалидность. • Льготы.
Данные справочника используются для формирования отчетов, а также в информационных целях. Поле «Инвалидность» используется также для определения признака инвалидности при расчете некоторых зарплатных элементов. В «Диапазонах» зарплатного элемента можно задать специальную настройку для признака инвалидности. Также, для возможности разделения начислений в середине периода и применения к ним разных ставок налогов, для инвалидов необходимо создавать отдельные позиции с признаком «Позиция для инвалида» (детальнее в сценарии Позиции) и переводить «с» или «на» такую позицию. Если физ. лицо имеет дополнительные гарантии при трудоустройстве согласно законодательству, то для него необходимо добавить строку с типом «Льготы». На странице доступен факт-бокс и кнопка «Вложения». При нажатии на количество документов на факт-боксе или на кнопку, будет открыта страница «Вложенные документы», где можно прикреплять внешние файлы к конкретной записи таблицы.
Шаг 6 Регистрация степени владения иностранными языками
Система позволяет хранить информацию о степени владении физ. лицом иностранными языками. В полях может быть указана информация о языке, уровне владения и документе, который подтверждает степень знания иностранного языка.
Шаг 7 Квалификация
Система позволяет хранить информацию о квалификации (образование/доп. образование/курсы повышения квалификации и пр.). Данные справочника используются для формирования отчетов (например, Карточка сотрудника П-2, если для записи установлена настройка «Использовать запись при печати П-2»), а также в информационных целях. Для обобщения информации о квалификации всех сотрудников имеется функция Обзор квалификации, которая позволяет посмотреть какие сотрудники владеют определенной квалификацией. При включении чеккера Включить в трудовой стаж данные будут включаться в трудовой стаж при закрытии страницы.
Шаг 8 Фотография
Система позволяет хранить фотографии физического лица. Импорт или экспорт файла изображения вызывается из меню по нажатию правой кнопки мыши.
Шаг 9 Информация о предыдущем стаже
Система предоставля ет два способа хранения информации о стаже на предыдущих местах работы: • Хранение сводной информации. Сводная информация о стаже на предыдущем месте работы может быть указана вручную на закладке «Трудовой стаж» карточки физ. лица. Считается, что указанная информация введена на момент приема персоны в организацию. Указать сводную информацию вручную можно только при отсутствии детальной информации. • Хранение детальной информации. Для хранения детальной информации откройте страницу «Личная история работы» и заполните строки формы на основании данных трудовой книжки.
В тоже время, данные по страховому стажу, который используются при определении процента оплаты больничного и в отчетности, должен быть добавлен физическому лицу только через кнопку "Историю работы". Детальнее в сценарии Страховой стаж.
Шаг 10 Смена ФИО физического лица
Регистрация факта смены физическим лицом имени, фамилии или отчества осуществляется специальной функцией «Изменить имя…».
В параметрах функции необходимо ввести новое имя, отчество и фамилию, дату начала действия нового ФИО, дату и Серию номеров кадровых приказов, номер будет присвоен автоматически после запуска, Текстовый шаблон – для генерации текста кадрового приказа. Все поля формы, кроме поля «Описание», являются обязательными для заполнения. Для завершения процедуры и внесения изменений в систему необходимо нажать «ОК». После заполнения формы и запуска указанной функции система автоматически осуществляет изменения ФИО в карточке сотрудника и поставщика, связанных с данным физ. лицом. Факт изменения ФИО регистрируется в специальной таблице, которая доступна для просмотра из «Карточки физ. лица» при выборе «Физ. лицо» – «История изменения имени». На странице «История имени физ. лица» можно посмотреть все операции по изменении имени и их даты действия. Посмотреть текст кадрового приказа. Сформировать печатную форму кадрового приказа или отменить изменения имени.
Если в системе есть записи склонения имени, то после завершения функции "Изменить имя..." система сгенерирует сообщение о наличии записей склонения и предложения изменить их пользователем.
VAT Registration No. validation
VAT Registration No. revenue service portal validation on Person card can be set in the system. When settings are on, system doesn't allow to add two persons with the same VAT Registration No.
Passs: User setup
On the page User setup fields RS.GE Login and RS.GE Password must be filled (after getting information from the service https://eservices.rs.ge)
Passs: Tax setup GE
On the page Tax setup GE - RS.GE Integration field RS.GE Waybill URL must be filled by the next URL - https://services.rs.ge/WayBillService/WayBillService.asmx