Сценарій "Загальний регламент захисту даних (GDPR) в процесах кадрового адміністрування"
Шлях: GDPR
Система дозволяє видаляти та анонімізувати персональні дані у випадку необхідності, наприклад для забезпечення відповідності вимогам Статті 15. З акону України «Про захист персональних даних» та принципам GDPR. При закінченні строку зберігання даних, визначеного законом, такі дані можуть видалятись, за необхідності зберігання інших даних, що не є персональними даними протягом певного часу, який можна налаштувати. Для статистичних цілей, наприклад, можна застосовувати анонімізацію персональних даних.
- На сторінці GDPR необхідно створити налаштування, відповідно до якого буде відбуватись адміністрування інформації. Необхідно заповнити відповідні поля на вкладках Загальне та Таблиці.
На вкладці Загальне доступні для заповнення наступні поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код (Code) | Код налаштування |
| Опис (Description) | Опис налаштування. |
| Активне (Active) | Активність налаштування. Якщо Активне = TRUE, обране налаштування буде виконуватись запуском операції черги робіт автоматично, якщо такий запуск буде додатково налаштований. |
| Код головної таблиці (Main Table ID) | Код головної таблиці для вибору Коду поля дати. Вибір таблиць доступний з-поміж переліку таблиць, обраних у вкладці Таблиці у рядках. |
| Назва головної таблиці (Main Table Name) | Назва головної таблиці. Заповнюється автоматично залежно від обраного Коду головної таблиці. |
| Код поля дати (Date field ID) | Код поля дати у форматі Date або DateTime з головної таблиці, за значенням якого буде проводитись відбір даних. |
| Назва поля дати (Date Field Name) | Назва поля дати, заповнюється автоматично залежно від обраного коду поля дати. |
| Формула обробки даних (Processing Date Formula) | Формула обробки даних. Необхідно вказати строк, по закінченню якого, буде відбуватися обробка даних, відповідно до налаштувань. Допустимий формат формули, наприклад, 1М (1 місяць), 1Р (1 рік). |
| Число таблиць (No. of Tables) | Число таблиць. Поле заповнюється автоматично залежно від кількості таблиць, створених у рядках вкладки Таблиці. |
У рядках вкладки Таблиці система дозволяє:
- створювати рядки;
- видаляти рядки;
- адмініструвати інформацію шляхом внесення змін у поля - сторінка GDPR Fields;
- фільтрувати інформацію, яка доступна для адміністрування - сторінка GDPR Table Filters.
Для створення рядку для таблиці, на вкладці Таблиці у рядках необхідно заповнити наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код таблиці (Table ID) | Код таблиці. |
| Назва таблиці (Table Name) | Назва таблиці, заповнюється автоматично залежно від визначеного коду. |
| Видалити записи (Delete Records) | Встановлення значення визначає видалення всіх записів обраної таблиці після настання обраного терміну. Зверніть увагу, що після видалення, відновлення даних неможливе. |
| Код сторінки (Page ID) | Код сторінки. Заповнюється автоматично кодом сторінки, яка відображає обрану таблицю. |
| Код батьківської таблиці (Parent Table ID) | Код батьківської таблиці. Якщо встановлено код батьківської таблиці, система спочатку відбере дані за налаштованими параметрами батьківської таблиці, і адмініструє таким чином, як налаштовано у залежній таблиці. |
| Порядок обробки (Processing Order) | Номер в порядку обробки. |
| Кількість полів (No. of Fields) | Кількість полів. Поле заповнюється авто матично значенням кількості полів, щодо яких здійснено налаштування на сторінці GDPR поля. Натиснувши на значення, користувач переходить на сторінку GDPR поля, доступну для редагування. |
| Коментарі (Comments) | Коментарі. |
Обравши таблиці, у яких відбуватиметься адміністрування інформації, модна обрати конкретні поля, у яких відбуватиметься таке адміністрування. Для цього у рядку відповідної таблиці необхідно через функцію Керувати - Поля перейти на сторінку GDPR Fields.
На сторінці GDPR Fields необхідно заповнити поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код поля (Field ID) | Код поля, що підлягатиме адмініструванню. |
| Назва поля (Field Caption) | Назва поля, заповнюється автоматично залежно від обраного коду поля. |
| Тип поля (Field Type) | Тип поля. Заповнюється автоматично. |
| Анонімізувати (Anonymize) | Встановити галочку, якщо значення = TRUE і значення поля необхідно анонімізувати. Якщо встановлено галочку то значення поля Анонімізоване значення автоматично заповниться значенням "anonymized", яке можна редагувати на інше значення. |
| Анонімізоване значення (Anonymize Value) | Значення, яке встановиться у обраному полі замість первинного після запуску адміністрування інформації за обраними налаштуваннями. |
| Очистити (Clear) | Встановити галочку, якщо значення = TRUE і значення поля необхідно очистити. |
Допускається вибір (створення) декількох полів у таблиці, які необхідно адмініструвати, їх редагування та видалення.
На сторінці GDPR Table Filters необхідно заповнити поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код поля (Field ID) | Код поля. Код поля і Код пов'язаного поля повинні мати однакові значення для кожної з таблиць. |
| Назва поля (Field Caption) | Назва поля |
| Тип (Type) | Тип |
| Значення фільтру (Filter Value) | Значення фільтру |
| Код пов'язаного поля (Linked Field ID) | Код пов'язаного поля |
| Назва пов'язаного поля (Linked Field Name) | Назва пов'язаного поля |
- Здійснивши налаштування, необхідні для адміністрування даних, можна здійснити попередній перегляд результату за допомогою Дії - Попередній перегляд. В області Параметри необхідно обрати Дату, на яку буде здійснюватися попередній перегляд результатую. Результат виводиться системою у рядки з наступними полями
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва запису (Record Caption) | Назва запису, що буде оброблятися. |
| Дата обробки (Processing Date) | Обрана дата + Обраний строк за формулою. Дата перегляду повинна слідувати за датою обробки. |
| Анонімізовані поля (Anonimized Fields) | Кількість записів, для яких Анонімізовані поля |
| Очищені поля (Cleared Fields) | Кількість записів, для яких Очищені поля |
| Видалені записи (Deleted Records) | Кількість видалених записів |
- Для здійснення адміністрування інформації, цей процес необхідно запустити Дії - Запуск
- Запуск процесу адміністрування інформації можна здійснювати вручну шляхом Дії - Запуск з кожної сторінки GDPR.
- Запуск процесу адміністрування інформації можна здійснювати автоматично, створивши Операцію черги робіт Codeunit 70860390 SMA GDPR Management.
- Результати проведеного адміністрування інформації логуються на сторінці GDPR Журнал
Пов"язані - Журнал у наступному вигляді
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер запису (Entry No.) | Заповнюється системою автоматично |
| Код GDPR (GDPR Code) | Код налаштування, відповідно до якого будо здійснено адміністрування інформації. |
| Анонімізовані поля (Anonimized Fields) | Кількість записів, для яких Анонімізовані поля |
| Очищені поля (Cleared Fields) | Кількість записів, для яких Очищені поля |
| Видалені записи (Deleted Records) | Кількість видалених записів |
| Код обробленого запису (Processed Record ID) | Код обробленого запису. |
Видалення записів журналу не анулює анонімізацію чи видалення інформації.