Сценарій "Загальний регламент захисту даних (GDPR) в процесах кадрового адміністрування"
Шлях: GDPR
Система дозволяє видаляти та анонімізувати персональні дані у випадку необхідності, наприклад для забезпечення відповідності вимогам Статті 15. Закону України «Про захист персональних даних» та принципам GDPR. При закінченні строку зберігання даних, визначеного законом, такі дані можуть видалятись, за необхідності зберігання інших даних, що не є персональними даними протягом певного часу, який можна налаштувати. Для статистичних цілей, наприклад, можна застосовувати анонімізацію персональних даних.
- На сторінці GDPR необхідно створити налаштування, відповідно до якого буде відбуватись адміністрування інформації. Необхідно заповнити відповідні поля на вкладках Загальне та Таблиці.
На вкладці Загальне доступні для заповнення наступні поля
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код (Code) | Код налаштування |
| Опис (Description) | Опис налаштування. |
| Активне (Active) | Активність налаштування. Якщо Активне = TRUE, обране налаштування буде виконуватись запуском операції черги робіт автоматично, якщо такий запуск буде додатково налаштований. |
| Код головної таблиці (Main Table ID) | Код головної таблиці для вибору Коду поля дати. Вибір таблиць доступний з-поміж переліку таблиць, обраних у вкладці Таблиці у рядках. |
| Назва головної таблиці (Main Table Name) | Назва головної таблиці. Заповнюється автоматично залежно від обраного Коду головної таблиці. |
| Код поля дати (Date field ID) | Код поля дати у форматі Date або DateTime з головної таблиці, за значенням якого буде проводитись відбір даних. |
| Назва поля дати (Date Field Name) | Назва поля дати, заповнюється автоматично залежно від обраного коду поля дати. |
| Формула обробки даних (Processing Date Formula) | Формула обробки даних. Необхідно вказати строк, по закінченню якого, буде відбуватися обробка даних, відповідно до налаштувань. Допустимий формат формули, наприклад, 1М (1 місяць), 1Р (1 рік). |
| Число таблиць (No. of Tables) | Число таблиць. Поле заповнюється автоматично залежно від кількості таблиць, створених у рядках вкладки Таблиці. |
У рядках вкладки Таблиці система дозволяє:
- створювати рядки;
- видаляти рядки;
- адмініструвати інформацію шляхом внесення змін у поля - сторінка GDPR Fields;
- фільтрувати інформацію, яка доступна для адміністрування - сторінка GDPR Table Filters.
Для створення рядку для таблиці, на вкладці Таблиці у рядках необхідно заповнити наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код таблиці (Table ID) | Код таблиці. |
| Назва таблиці (Table Name) | Назва таблиці, заповнюється автоматично залежно від визначеного коду. |
| Видалити записи (Delete Records) | Встановлення значення визначає видалення всіх записів обраної таблиці після настання обраного терміну. Зверніть увагу, що після видалення, відновлення даних неможливе. |
| Код сторінки (Page ID) | Код сторінки. Заповнюється автоматично кодом сторінки, яка відображає обрану таблицю. |
| Код батьківської таблиці (Parent Table ID) | Код батьківської таблиці. Якщо встановлено код батьківської таблиці, система спочатку відбере дані за налаштованими параметрами батьківської таблиці, і адмініструє таким чином, як налаштовано у залежній таблиці. |
| Порядок обробки (Processing Order) | Номер в порядку обробки. |
| Кількість полів (No. of Fields) | Кількість полів. Поле заповнюється автоматично значенням кількості полів, щодо яких здійснено налаштування на сторінці GDPR поля. Натиснувши на значення, користувач переходить на сторінку GDPR поля, доступну для редагування. |
| Коментарі (Comments) | Коментарі. |
Обравши таблиці, у яких відбуватиметься адміністрування інформації, модна обрати конкретні поля, у яких відбуватиметься таке адміністрування. Для цього у рядку відповідної таблиці необхідно через функцію Керувати - Поля перейти на сторінку GDPR Fields.
На сторінці GDPR Fields необхідно заповнити поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код поля (Field ID) | Код поля, що підлягатиме адмініструванню. |
| Назва поля (Field Caption) | Назва поля, заповнюється автоматично залежно від обраного коду поля. |
| Тип поля (Field Type) | Тип поля. Заповнюється автоматично. |
| Анонімізувати (Anonymize) | Встановити галочку, якщо значення = TRUE і значення поля необхідно анонімізувати. Якщо встановлено галочку то значення поля Анонімізоване значення автоматично заповниться значенням "anonymized", яке можна редагувати на інше значення. |
| Анонімізоване значення (Anonymize Value) | Значення, яке встановиться у обраному полі замість первинного після запуску адміністрування інформації за обраними налаштуваннями. |
| Очистити (Clear) | Встановити галочку, якщо значення = TRUE і значення поля необхідно очистити. |
Допускається вибір (створення) декількох полів у таблиці, які необхідно адмініструвати, їх редагування та видалення.
На сторінці GDPR Table Filters необхідно заповнити поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код поля (Field ID) | Код поля. Код поля і Код пов'язаного поля повинні мати однакові значення для кожної з таблиць. |
| Назва поля (Field Caption) | Назва поля |
| Тип (Type) | Тип |
| Значення фільтру (Filter Value) | Значення фільтру |
| Код пов'язаного поля (Linked Field ID) | Код пов'язаного поля |
| Назва пов'язаного поля (Linked Field Name) | Назва пов'язаного поля |
- Здійснивши налаштування, необхідні для адміністрування даних, можна здійснити попередній перегляд результату за допомогою Дії - Попередній перегляд. В області Параметри необхідно обрати Дату, на яку буде здійснюватися попередній перегляд результатую. Результат виводиться системою у рядки з наступними полями
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва запису (Record Caption) | Назва запису, що буде оброблятися. |
| Дата обробки (Processing Date) | Обрана дата + Обраний строк за формулою. Дата перегляду повинна слідувати за датою обробки. |
| Анонімізовані поля (Anonimized Fields) | Кількість записів, для яких Анонімізовані поля |
| Очищені поля (Cleared Fields) | Кількість записів, для яких Очищені поля |
| Видалені записи (Deleted Records) | Кількість видалених записів |
- Для здійснення адміністрування інформації, цей процес необхідно запустити Дії - Запуск
- Запуск процесу адміністрування інформації можна здійснювати вручну шляхом Дії - Запуск з кожної сторінки GDPR.
- Запуск процесу адміністрування інформації можна здійснювати автоматично, створивши Операцію черги робіт Codeunit 70860390 SMA GDPR Management.
- Результати проведеного адміністрування інформації логуються на сторінці GDPR Журнал
Пов"язані - Журнал у наступному вигляді
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер запису (Entry No.) | Заповнюється системою автоматично |
| Код GDPR (GDPR Code) | Код налаштування, відповідно до якого будо здійснено адміністрування інформації. |
| Анонімізовані поля (Anonimized Fields) | Кількість записів, для яких Анонімізовані поля |
| Очищені поля (Cleared Fields) | Кількість записів, для яких Очищені поля |
| Видалені записи (Deleted Records) | Кількість видалених записів |
| Код обробленого запису (Processed Record ID) | Код обробленого запису. |
Видалення записів журналу не анулює анонімізацію чи видалення інформації.