Scenariusz "Karta osoby"
Etap 1 Tworzenie karty osoby fizycznej
Każda osoba, która zostanie zatrudniona, musi być zarejestrowana w systemie na liście osób fizycznych.
Zakładka Ogólne zawiera ogólne informacje o danej osobie:
Strona "Karta osoby fizycznej". Zakładka Ogólne
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod | Kod osoby nadawany automatycznie, zgodnie z wybraną serią numerów (scenariusz Ogólne ustawienia modułu). |
| Nazwisko | Nazwisko osoby. |
| Imię | Imię osoby. |
| Drugie imię | Drugie imię osoby. |
| Inicjały | Inicjały danej osoby. |
| Imię i nazwisko | Imię i nazwisko osoby. |
| Data zmiany nazwiska | Data zmiany nazwiska danej osoby. Pole jest wypełniane automatycznie. |
| Nazwisko (English) | Nazwisko osoby w języku angielskim. |
| Imię (English) | Imię osoby fizycznej w języku angielskim. |
| Drugie imię (English) | Drugie imię danej osoby w języku angielskim. |
| Nazwa szukana | Wartość generowana automatycznie na podstawie pełnej nazwy osoby. |
| Data urodzenia | Data urodzenia osoby fizycznej. |
| PESEL | Numer rejestracyjny karty podatnika osoby fizycznej. |
| Nierezydent | Wybierz "Tak", jeśli dana osoba jest nierezydentem. |
Strona "Karta osoby fizycznej". Zakładka Komunikacja
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr telefonu | Numer telefonu danej osoby. |
| Nr telefonu komórkowego | Numer telefonu komórkowego danej osoby. |
| Adres e-mail | Adres e-mail danej osoby. |
| E-mail służbowy | E-mail służbowy |
| Numer telefonu służbowego | Numer telefonu łużbowego |
Zakładka Administrowanie przechowuje dodatkowe informacje o danej osobie. Niezbędne informacje są wybierane z odpowiednich katalogów systemowych:
Strona Karta osoby. Zakładka Administrowanie
| Pole | Opis |
|---|---|
| Płeć | Płeć osoby. |
| Stan cywilny | Stan cywilny danej osoby. |
| Samotny rodzic | Określa, czy dana osoba jest samotnym rodzicem. |
| Narodowość | Narodowość danej osoby. |
| Język ojczysty | Język ojczysty danej osoby. |
| Obywatelstwo | Kod kraju obywatelstwa danej osoby. |
| Świadczenie z Tytułu Zwolnienia Lekarskiego | Wybierz "Tak", jeśli pracownik ma świadczenia chorobowe. Jeśli to pole jest aktywne, pracownik zostanie uwzględniony w kategorii Niepełnosprawny podczas obliczania procentu wynagrodzenia za zwolnienie chorobowe. |
W zakładce Służba wojskowa przechowywane są dodatkowe informacje wymagane do prowadzenia rejestracji wojskowej danej osoby. Niezbędne informacje są wybierane z odpowiednich katalogów systemowych:
Strona Karta Osoby. Zakładka Służba wojskowa
| Pole | Opis |
|---|---|
| Stan Wojskowy | Dostępne wartości:- Z zastrzeżeniem.- Nie odpowiada.- Zwolniony. |
| Stosunek służby wojskowej | Wartość z podręcznika "Kody danych osobowych". |
| Military rank | Wartość z podręcznika "Kody danych osobowych". |
| Nr specjalności wojskowej | Numer specjalności wojskowej |
| Rodzaj wojska | Wartość z katalogu "Rodzaj wojska". |
| Kategoria emerytury wojskowej | Dostępne wartości: • 1. • 2. |
| Stopień rezerwy | Stopień rezerwy |
| Struktura wojskowa | Wartość z katalogu "Katalog ogólny" typu "Skład wojskowy". |
| Profil szkoleniowy | Wartość z "Katalogu ogólnego" typu "Skład wojskowy". |
| Specjalny rejestr wojskowy | Wartość z "Katalogu ogólnego" z typem "Specjalny rejestr wojskowy". |
| Biuro rejestracji wojskowej | Wartość z "Katalogu ogólnego" typu "Biuro wojskowe". |
| Aktualne biuro rejestracji wojskowej | Wartość z "Katalogu ogólnego" z typem "Biuro wojskowe". |
| Wojskowy nr rejestracyjny | Wojskowy nr rejestracyjny |
| Rekrut | Wybierz opcję, jeśli dana osoba jest rekrutem. |
| Rezerwista | Wybierz opcję, jeśli dana osoba jest w rezerwie. |
| Rozkaz mobilizacyjny | Wybierz opcję, je śli dana osoba ma rozkaz mobilizacyjny. |
| Przyczyna zwolnienia z wojska | Dostępne wartości: • Puste.• Wiek.• Stan zdrowia. |
| Data zwolnienia wojskowego | Data zwolnienia wojskowego. |
| Dokument wojskowy | Wybierz wartość, jeśli dana osoba posiada dokument wojskowy. |
| Stan rezerwacji | Dostępne wartości to:• Puste.•Wysłane do rezerwacji.• Zarezerwowany.• Unieważnij. |
| Data rozpoczęcia odroczenia | Data rozpoczęcia odroczenia zarezerwowanego rezerwisty. |
| Data zakończenia odroczenia | Data zakończenia odroczenia zarezerwowanego rezerwisty. |
| Powód unieważnienia | Powód unieważnienia odroczenia rezerwisty. |
Zakładka Staż pracy rejestruje informacje o historii zatrudnienia danej osoby, zanim została ona zatrudniona przez firmę. Wartości mogą być wprowadzane ręcznie, ale jeśli katalog Staż pracy jest wypełniony, dane zostaną obliczone przy użyciu danych z katalogu ( przy zamknięciu strony katalogu). Przy obliczaniu stażu pracy z Historii pracy pobierane są tylko wiersze, dla których charakter pracy jest pracą główną.
Przyciski funkcjonalne na stronie Karta osoby:
Zakładka "Główna", Blok "Powiązane"
| Przycisk | Opis |
|---|---|
| Pracownicy | Lista kart pracowników, które istnieją dla tej osoby. |
| Umowy | Lista umów istniejących dla tej osoby. |
Zakładka "Akcje", Blok "Funkcje"
| Przycisk | Opis |
|---|---|
| Zmień imienie | Inicjuje procedurę zmiany imienia danej osoby. |
Blok "Osoba"
| Przycisk | Opis |
|---|---|
| Komentarze | Komentarze na temat danej osoby. |
| Adresy | Wyświetlanie i rejestrowanie adresów różnych typów powiązanych z daną osobą. |
| Dokumenty | Rejestracja dokumentów powiązanych z daną osobą. |
| Zdjęcie | Prześlij i wyświetl zdjęcie osoby. |
| Pracownicy | Wyświetlanie listy pracowników utworzonych w systemie dla tej osoby. |
| Krewni | Wyświetlanie i rejestrowanie informacji o krewnych danej osoby. |
| Języki | Wyświetlanie i rejestrowanie informacji o językach używanych przez daną osobę. |
| Informacja medyczna | Wyświetlanie i rejestrowanie informacji medycznych o danej osobie (ubezpieczenie, niepełnosprawność, świadczenia). |
| Kwalifikacje | Wyświetlanie i rejestrowanie informacji o kwalifikacjach danej osoby. |
| Umowy | Wyświetlanie listy umów o pracę (zamkniętych i aktywnych) zawartych z daną osobą. |
| Historia poprzedniej pracy | Wyświetlanie i edytowanie informacji o poprzednich miejscach pracy danej osoby. |
| Historia zmian imienia | Wyświetlanie historii zmian imienia i nazwiska danej osoby. |
| Warunki umowy | Wyświetlanie i edycja listy warunków umowy, które można ustalić z pracownikiem podczas zawierania umowy o pracę. Warunki określone na liście zostaną wykorzystane do utworzenia listy warunków umowy podczas zawierania nowej umowy (odnowienie/przeniesienie/połączenie) bieżącej umowy. |
| HR deklinacja nazwy | Do użytku w szablonach tekstowych i drukowanych formularzach zamówień personelu należy wprowadzić deklinację imienia. W polu Case wybierz:• Dopełniacz • Celownik • Biernik i zmień imię, nazwisko, drugie imię w każdym z wierszy. W przypadku identycznych rekordów imienia, nazwiska lub drugiego imienia można utworzyć przypadek dla tych wartości za pomocą funkcji " Zaproponuj z podobnych". Po uruchomieniu funkcji system znajdzie dopasowanie dla jednego, kilku lub wszystkich trzech parametrów i wstawi odpowiednie deklinacje imienia, nazwiska lub drugiego imienia z deklinacji innych osób. |
| Dochód zewnętrzny | Podano informacje o liczbie dni zwolnienia lekarskiego wykorzystanych przed zatrudnieniem w obecnym miejscu pracy, które należy uwzględnić przy obliczaniu różnych limitów zwolnienia lekarskiego. |
Etap 2 Adresy osoby
Dla każdej osoby można zarejestrować w systemie następujące typy adresów: • Zamieszkania • Zameldowania • Do korespondencji • Inna
Każdy typ adresu ma swój własny okres ważności. Okres ważności adresu rozpoczyna się od daty określonej w polu Ważny od daty na karcie adresowej i jest ważny do momentu zarejestrowania nowej karty adresowej tego samego typu z nową datą początkową.
Uwaga: w celu poprawnego wygenerowania deklaracji ZUS, ze względu na różnice w wyświetlaniu adresów polskich i zagranicznych w plikach raportów xml, podczas tworzenia adresu pracownika należy obowiązkowo wypełnić pole **Kod kraju/regionu ** dla wszystkich adresów: zarówno zagranicznych, jak i polskich. W przeciwnym razie system nie będzie w stanie rozpoznać typu adresu (zagraniczny lub polski) i dane nie zostaną poprawnie wczytane.
Etap 3 Lista dokumentów związanych z daną osobą
System umożliwia przechowywanie różnego rodzaju dokumentów związanych z daną osobą. Obsługiwana jest historia dokumentów. Dla każdego typu dokumentu możliwe jest przechowywanie okresu ważności dokumentu (pola Ważny od daty i Ważny do daty). Jeśli jeden dokument wygaśnie, można zapisać wszystkie informacje o starym dokumencie, wprowadzając informacje o nowym dokumencie w nowym wierszu. Można wybrać Rodzaj dokumentu osoby. Pole Stała w katalogu dokumentów służy do wyświetlania numeru dokumentu z prefiksem w niektórych raportach. Na przykład, jeśli pracownik nie posiada numeru PESEL, numer dokumentu (paszportu) powinien być wyświetlany ze stałą BK (bez kodu) na początku serii i numeru paszportu. Podczas korzystania z dokumentu tego typu zawsze wybierany jest dokument, który jest ważny w dniu żądania. Aby przechowywać dokumenty innego typu (inne niż dokumenty tożsamości), należy rozwinąć katalog Rodzaj dokumentów osoby. Na stronie dostępne jest pole informacyjne i przycisk Załączniki. Kliknięcie liczby dokumentów w polu informacyjnym lub przycisku spowoduje otwarcie strony Załączniki, na której można dołączyć pliki zewnętrzne do określonego rekordu tabeli. System umożliwia wprowadzenie Nr rekordu dla dokumentu.
Etap 4 Informacje o krewnych
System umożliwia przechowywanie informacji o krewnych pracownika.
Możliwe jest zachowanie historii zmian w relacjach pokrewieństwa (pola "Data rozpoczęcia spokrewnienia" i "Data zakończenia spokrewnienia"). Istnieje możliwość powiązania krewnego z listą osób już zarejestrowanych w systemie. Aby to zrobić, należy określić kod osoby w polu "Nr osoby spokrewnionej". W takim przypadku wszystkie pozostałe pola (Imię, Nazwisko, Data urodzenia) zostaną wypełnione automatycznie. Jest to wygodne, gdy krewni pracują w tej samej organizacji. Na stronie dostępne jest pole informacyjne i przycisk "Załączniki". Kliknięcie liczby dokumentów w polu informacyjnym lub przycisku spowoduje otwarcie strony "Załączniki", na której można dołączyć pliki zewnętrzne do określonego rekordu tabeli.
Należy pamiętać, że informacje podane na tej stronie służą również do wygenerowania raportu ZUS ZCNA Członkowie rodziny. W celu poprawnego wygenerowania raportu o krewnych pracownika, wszystkie niezbędne informacje muszą zostać wypełnione na tej stronie. Dodatkowo, jeśli użytkownik wprowadza takie informacje w celu tylko przechowywania danych w systemie (tj. bez celu rejestracji krewnych pracownika do ubezpieczenia), konieczne jest utworzenie rekordów bez określania kodu krewnego osoby fizycznej, tj. nie należy tworzyć osobnej karty osoby fizycznej dla krewnego. Jeśli krewny musi zostać zarejestrowany lub wyrejestrowany poprzez wygenerowanie raportu w systemie, należy utworzyć dla niego Kartę osoby i powiązać kod krewnego osoby na stronie Krewni pracownika dla odpowiedniego rekordu.
Ponadto poniższe pola są ważne do wypełnienia w celu prawidłowego wygenerowania raportu:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Status rejestracji w ZUS | Wartości w tym polu zmieniane są automatycznie podczas generowania Deklaracji ZUS i uruchamiania czynności Rejestracja na stronie Deklaracji ZUS. Jednocześnie wartość pola można zmienić ręcznie. |
| Data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego | Data zarejestrowania członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego |
| Data utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego | Data wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego |
| Wspólne gospodarstwo domowe | Ustaw na "Tak", jeśli krewny, który ma zostać zarejestrowany/wyrejestrowany, mieszka we wspólnym gospodarstwie domowym z osobą ubezpieczoną (pracownikiem). |
Podczas określania kod pokrewieństwa należy również zwrócić uwagę na cyfrowy kod pokrewieństwa w polu ZUS kod pokrewieństwa, który jest określony dla takiego kod pokrewieństwa.
Etap 5 Informacje medyczne o osobie fizycznej
System umożliwia przechowywanie informacji medycznych związanych z daną osobą. Można przechowywać trzy rodzaje informacji:
- Ubezpieczenie.
- Niepełnosprawność.
- Ulgi.
- Badanie lekarskie.
- Ciąża.
- Opieka.
Dane w katalogu są wykorzystywane do generowania raportów i do celów informacyjnych. Pole "Grupa niepełnosprawnych" jest również używane do określania oznak niepełnosprawności podczas obliczania niektórych składników wynagrodzenia. W Zakresach elementu wynagrodzenia można ustawić specjalne ustawienie dla niepełnosprawności. Ponadto, aby móc rozdzielić rozliczenia międzyokresowe w środku okresu i zastosować do nich różne stawki podatkowe, należy utworzyć oddzielne stanowiska z atrybutem "Stanowisko dla osoby niepełnosprawnej" dla osób niepełnosprawnych (więcej informacji można znaleźć w scenariuszu Stanowiska) i przenieść je "z" lub "na" takie stanowisko. Jeśli dana osoba ma dodatkowe gwarancje zatrudnienia zgodnie z prawem, należy dodać dla niej wiersz typu "Ulgi". Na stronie znajduje się pole informacyjne i przycisk "Załączniki". Kliknięcie liczby dokumentów w polu informacyjnym lub przycisku spowoduje otwarcie strony Załączniki, na której można dołączyć pliki zewnętrzne do określonej pozycji tabeli.
Etap 6 Rejestracja znajomości języka obcego
System umożliwia przechowywanie informacji o poziomie znajomości języka obcego danej osoby. Pola mogą zawierać informacje o języku, poziomie biegłości oraz dokument potwierdzający poziom znajomości języka obcego.
Etap 7 Kwalifikacje
System umożliwia przechowywanie informacji o kwalifikacjach (wykształcenie/dodatkowe wykształcenie/kursy doszkalające itp.)
Aby podsumować informacje o kwalifikacjach wszystkich pracowników, można skorzystać z funkcji Wyświetl kwalifikacje, która pozwala zobaczyć, którzy pracownicy mają określone kwalifikacje.
Etap 8 Zdjęcia
System umożliwia przechowywanie zdjęć poszczególnych osób. Zdjęcia można robić, importować, eksportować i usuwać
Etap 9 Informacje o poprzednim zatrudnieniu
System oferuje dwa sposoby przechowywania informacji o stażu pracy w poprzednich miejscach zatrudnienia:
- Przechowywanie informacji zbiorczych. Podsumowanie informacji o stażu pracy w poprzednim miejscu zatrudnienia można wprowadzić ręcznie w zakładce "Staż pracy" na karcie danej osoby. Uznaje się, że informacje te zostały wprowadzone w momencie zatrudnienia danej osoby w organizacji. Informacje podsumowujące można wprowadzić ręcznie tylko wtedy, gdy nie ma szczegółowych informacji.
- Zapisywanie szczegółowych informacji. Aby zapisać szczegółowe informacje, otwórz stronę "Historia pracy osoby" i wypełnij wiersze formularza na podstawie danych z rejestru zatrudnienia.
Dane dotyczące okresów poprzedniego zatrudnienia, które są wykorzystywane do wyliczania limitu urlopowego oraz do raportowania, należy wprowadzać wyłącznie w zakładce "Historia poprzedniej pracy".
Podczas dodawania historii zatrudnienia należy określić Typ umowy: umowa o pracę, umowa cywilnoprawna lub inna umowa. Domyślnie system ustawia typ umowa o pracę. Wariant Inna umowa stosujemy dla wszystkich pozostałych rodzajów umów.
Warto pamiętać, że w zakładce "Historia poprzedniej pracy" wprowadzamy jedynie te typy umów, które zgodnie z przepisami prawa pracy są wliczane do ogólnego stażu pracy pracownika.
Etap 10 Dochód zewnętrzny
Podano informacje o liczbie dni zwolnienia lekarskiego wykorzystanych przed zatrudnieniem w obecnym miejscu pracy, które należy uwzględnić przy obliczaniu różnych limitów zwolnienia lekarskiego.:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod Okresu | Należy wskazać okres (rok), w którym wykorzystano dni zwolnienia lekarskiego. |
| Dni obliczania zwolnienia lekarskiego Pracodawca | Należy podać liczbę dni zwolnienia lekarskiego na koszt Pracodawcy, które zostały wykorzystane przed dołączeniem do obecnej organizacji. Informacje te zostaną uwzględnione przy określaniu liczby dni płatności na koszt Pracodawcy. |
| Rodzaj Zwolnienia Lekarskiego | Określa rodzaj zwolnienia lekarskiego, w przypadku którego wykorzystane dni powinny być brane pod uwagę przy obliczaniu dostępnej liczby dni zwolnienia lekarskiego w danym okresie. |
| Limit dni zwolnienia lekarskiego | Wskazuje liczbę dni, które zostały wykorzystane na określony typ zwolnienia chorobowego (określony w polu Rodzaj zwolnienia lekarskiego) i powinny być brane pod uwagę przy określaniu liczby dostępnych dni zwolnienia lekarskiego. |
Etap 11 Zmiana imienia i nazwiska osoby fizycznej
Rejestracja faktu zmiany imienia, nazwiska lub drugiego imienia przez osobę odbywa się za pomocą specjalnej funkcji "Zmień imienie...".
Jeśli system posiada jakiekolwiek rekordy deklinacji dla nazwy, to po zakończeniu funkcji "Zmień imienie..." system wygeneruje komunikat o obecności rekordów deklinacji i propozycję ich zmiany przez użytkownika.