Реєстр кадрових наказів
Реєстр кадрових наказів — це єдиний зведений журнал усіх кадрових наказів у системі: трудових договорів, наказів на відпустку, відрядження, лікарняних по вагітності і пологах та інших відсутностей, інших кадрових наказів і наказів зі штатного розпису. Реєстр ведеться автоматично: запис з’являється одразу після обліку або затвердження відповідного документа і видаляється, якщо цей документ скасовують.
Реєстр має на меті:
- контролювати нумерацію та послідовність наказів для журналу реєстрації наказів;
- бачити статус кожного наказу та відкривати оригінальний обліковий документ одним кліком;
- класифікувати кожен наказ за строком зберігання (тривалого — 75 років, або тимчасового — 5 років) згідно з архівним законодавством;
- друкувати реєстр в форматі Excel або Word і відмічати, які записи вже надруковані.
Як працює функціонал
- Користувач обліковує або затверджує кадровий документ (наприклад, обліковує наказ на відпустку або затверджує рядок прийняття трудового договору).
- Система автоматично створює відповідний запис Реєстру кадрових наказів, копіюючи номери, дати, співробітника, опис, підставу тощо.
- Тип справи (строк зберігання) запису визначається автоматично згідно з Налаштуванням типів справ кадрових наказів.
- Користувач фільтрує реєстр (щонайменше за типом справи), присвоює порядкові номери та друкує журнал. Надруковані записи не відмічаються автоматично. Для маркування роздрукованих записів необхідно виділити їх і скористатися відповідною Дією - **Змінити статус на "Надруковано".
- Якщо оригінальний документ згодом скасовується, відповідний запис у реєстрі автоматично видаляється. Однак якщо для запису встановлено статус «Надруковано», система відобразить повідомлення із запитом, чи потрібно видалити цей запис із реєстру, чи залишити його для збереження історії реєстрації.
Щоб система автоматично створювала записи в Реєстрі кадрових наказів, у Налаштуванні модуля Персонал і Зарплата необхідно ввімкнути параметр Увімкнути реєстр кадрових наказів. Записи за вже наявними документами певного року (історичні записи) можна сформувати за допомогою звіту «Заповнити реєстр кадрових наказів».
Налаштування
Крок 1: Увімкнення реєстру
Відкрийте Налаштування модуля «Персонал і Зарплата» та встановіть прапорець «Увімкнути реєстр кадрових наказів». Якщо параметр вимкнено, під час обліку або затвердження кадрових документів записи до реєстру не створюються.
Зверніть увагу! Після зміни налаштування необхідно повторно увійти до системи, оскільки дані, що використовуються для формування реєстру, кешуються, а зміни набувають чинності лише після оновлення сеансу користувача.
Крок 2: Налаштування строків зберігання для реєстру кадрових наказів
Сторінка Налаштування строків зберігання для реєстру кадрових наказів: визначає, який строк зберігання (тип справи) застосовується до кожного виду наказу. Налаштування залежить від дати, тож правила можуть змінюватися з часом.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата початку | Дата, з якої діє правило. Система бере найновіше правило, дата початку якого не пізніша за дату кадрового наказу. |
| Тип справи | Класифікація зберігання для відповідних наказів: тривалого зберігання (75 років) або тимчасового зберігання (5 років). |
| Тип наказу | Тип наказу, до якого застосовується правило (відпустка, відрядження, інша відсутність/присутність, штатний розпис, інший кадровий наказ, журнал співробітників, лікарняний по вагітності та пологам). Для трудових договорів тип наказу необхідно залишити порожнім. |
| Код часової активності | Необов’язково. Обмежує правило конкретною часовою активністю (наприклад, певним видом відпустки). Залишіть порожнім, щоб правило діяло для будь-якої активності цього типу наказу. |
| Максимальна тривалість | Необов’язкове обмеження тривалості наказу в календарних днях. Використовується переважно для відряджень (див. нижче). Порожнє значення означає «без обмеження». |
Правило тривалості для відряджень
За правилами короткострокові відрядження зберігаються 5 років, а довгострокові — 75 років. Щоб це змоделювати, створіть два рядки налаштування для типу наказу Відрядження:
- рядок з Максимальна тривалість = 30 та Тип справи = тимчасового зберігання (5 років);
- рядок з порожнім Максимальна тривалість та Тип справи = тривалого зберігання (75 років).
Під час обліку наказу на відрядження система порівнює календарні дні відрядження з рядками: якщо тривалість ≤ найменшого достатнього Максимальна тривалість — береться тип справи з того рядка; якщо вона більша за всі обмежені рядки — береться рядок з порожнім Max. Duration. Для продовження відрядження тривалість рахується разом із первинним відрядженням.
Сторінка «Реєстр кадрових наказів»
Сторінка відображає обліковані/затверджені накази та доступна лише для перегляду. Лише поля № (порядковий номер) та Примітки доступні для редагування.
| Поле | Опис |
|---|---|
| № | Порядковий номер у реєстрі (№ з/п). Встановлюється дією Присвоїти №. |
| Тип документу | Визначає чи походить запис із договору, чи з наказу. |
| Тип наказу | Тип наказу (відпустка, відрядження, штатний розпис тощо). |
| Тип справи | Класифікація зберігання (75 / 5 років), визначається з налаштування. |
| Статус | Затверджено для рядків договору, Обліковано для інших документів. |
| Статус друку | Відображає чи запис уже надруковано для архіву. Цей статус визначається окремо користувачем і доступний для зміни за діями Змінити статус друку на "Надруковано" / Змінити статус друку на "Не надруковано". |
| Номер наказу | Внутрішній номер документа-джерела. |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу. |
| Серія номерів кадрових наказів | Серія номерів кадрового наказу. |
| Дата наказу / Дата документа / Дата обліку | Дати наказу, документа та обліку. |
| Код періоду | Зарплатний період наказу. |
| Дата початку / Дата закінчення | Період, який охоплює наказ (наприклад, дати відпустки). |
| Код співробітника / ПІБ | Співробітник, якого стосується наказ. |
| Номер договору / Характер роботи / Тип операції / Тип переведення / Номер додатку | Реквізити договору (для записів договорів). |
| Опис | Опис наказу. |
| Підстава | Підстава наказу. Відкривається дією Підстава. |
| Коригування | Ознака коригувального запису. |
| Код виконавця | Користувач, який створив/о блікував наказ (виконавець). |
| Примітки | Довільна примітка, яку можна додати до запису реєстру і яка буде відображатися в друкованій формі. |
Дії
| Дія | Опис |
|---|---|
| Відкрити документ | Відкриває оригінальний обліковий документ-джерело для вибраного запису. |
| Друк документа | Друкує оригінальний документ-джерело (сам наказ) тим самим механізмом, що й кнопка друку на сторінці документа — наприклад, друковану форму наказу. Це відрізняється від Друк (Excel)/(Звіт), які друкують журнал реєстру. |
| Підстава | Показує повний текст підстави вибраного наказу. |
| Присвоїти № | Нумерує відфільтровані записи по порядку. Запускайте присвоєння нумерації після фільтрування, перед друком. |
| Друк (Excel) | Друкує відфільтрований реєстр в форматі Excel. |
| Друк (Звіт) | Друкує відфільтрований реєстр в форматі Word. |
| Позначити як надруковано / не надрукован о | Встановлює Статус друку = Надруковано / Не надруковано для відфільтрованих записів. Запускайте зміну статусу на Надруковано після того, як журнал було дійсно надруковано і збережено. (Сам друк не змінює статус, тож попередній перегляд ніколи не змінює статус записів.) |
| Заповнити реєстр (рік) | Формує записи реєстру для наявних документів вибраного року (одноразово, для заповнення історії). Якщо реєстр увімкнули після того, як документи вже існують, запустіть Заповнити реєстр (рік) (або звіт Заповнити реєстр кадрових наказів) за потрібний рік. Дія проаналізує обліковані/затверджені документи року та створить відсутні записи реєстру. Повторний запуск не створює дублікатів. |
Рекомендований процес
- Відфільтруйте реєстр — щонайменше за Типом справи, зазвичай також за Датою кадрового наказу за звітний рік.
- Запустіть Присвоїти №, щоб пронумерувати відфільтровані записи по порядку.
- Запустіть Друк (Excel) або Друк (Звіт). Надрукованим записам встановлюється Статус друку = Надруковано.
Якщо після друку запису відповідний документ необхідно скасувати — система видасть попередження, що запис реєстру вже має статус надруковано і запропонує залишити, або видалити його з реєстру.
Друк
Доступні два формати друку для того самого відфільтрованого списку:
- Excel — будується з налаштовуваного шаблону Excel, має 2 макети для різних типів зберігання.
- Звіт — друкована форма документа в форматі Word, має 2 макети для різних типів зберігання.