Чек-лист при звільненні

Коли працівник залишає компанію, кадрові документи — це ще не вся історія: за ним можуть числитися основні засоби чи ТМЦ, він може бути вказаний підписантом у налаштуваннях, на ньому можуть висіти відкриті задачі та погодження, або непогашений підзвіт. Чек-лист при звільненні збирає ці «хвости» в один список, показує, скільки записів стоїть за кожним із них, і дозволяє одразу перейти до цих записів, щоб їх закрити.

Крім перевірок, які рахує система, ви можете додати власні кроки — здати перепустку, відключити VPN, підписати NDA — і користувач відмічає їх виконаними вручну.

За потреби чек-лист може попереджати про «хвости» або блокувати затвердження звільнення, поки вони не закриті.

Крок 1. Налаштування перевірок при звільненні

Перелік перевірок — це налаштування, а не фіксований список у коді: перевірку можна вимкнути, змінити порядок відображення або додати власний ручний крок.

Шлях: Перевірки при звільненні

Поле	Опис
Код	Унікальний ідентифікатор перевірки. Використовується параметром перевірки трудового законодавства, щоб послатися на конкретну перевірку.
Опис	Текст, який користувач бачить у чек-листі.
Тип перевірки	Визначає, що саме перевіряється. Ручна означає, що система нічого не рахує, а користувач підтверджує крок вручну; усі інші типи система рахує самостійно. Див. таблицю нижче.
Активовано	Позначає, чи входить перевірка до чек-листа. Замість видалення перевірку краще вимкнути — так збережеться історія відміток, які на неї посилаються.
Послідовність	Порядок перевірки у чек-листі.

Під час ініціалізації компанії налаштування заповнюється переліченими нижче автоматичними перевірками. Якщо список уже змінювали, ініціалізація залишає його без змін.

Тип перевірки	Що шукає	Куди веде деталізація
Основні засоби	Основні засоби, де працівник є Відповідальним працівником, статус — Наявність, Робота, Модернізація або Для реалізації, і чиста облікована кількість (надходження мінус вибуття) більша за нуль.	Список основних засобів
ТМЦ	Вміст комірки, код якої дорівнює номеру працівника, із ненульовим залишком.	Список вмісту комірок
Підзвітні суми	Постачальники, пов'язані з працівником, у яких сальдо не дорівнює нулю, тобто непогашений підзвіт.	Записи книги постачальника, відкриті
Підписант у налаштуваннях підписів HRP	Рядки налаштування підписів HRP, де посада та організаційна одиниця працівника вказані як підписант.	Налаштування підписів HRP
Підписант у налаштуваннях підписів за замовчуванням	Рядки налаштування підписів за замовчуванням, де підписантом вказано працівника.	Налаштування підписів за замовчуванням
Погоджувач\заступник для інших користувачів	Налаштування користувача, де користувач працівника вказаний як Ід. затверджувача або Заступник.	Налаштування користувача
Відкриті задачі користувача	Задачі користувача, виконані менш ніж на 100%, призначені користувачу працівника напряму або через групу задач.	Список задач користувача
Відкриті записи погодження	Записи погодження зі статусом Відкрито, які очікують на працівника як на затверджувача.	Записи погодження
Ролі в інформації про організацію	Працівник вказаний Директором, Бухгалтером або Начальником відділу кадрів в інформації про організацію. В українській локалізації враховується також роль відповідального за ведення військового обліку.	Інформація про організацію
Учасник групи робочого процесу	Користувач працівника є учасником групи користувачів робочого процесу.	Учасники групи користувачів робочого процесу
Погоджувач у налаштуваннях погодження HRP	Рядки налаштування погодження HRP, де користувач працівника є погоджувачем — напряму або через робочу групу, до якої він належить. Потребує додатку Employee Self-Service.	Налаштування погодження HRP
Ручна	Нічого. Крок підтверджує користувач.	—

Перевірка, яка знаходить працівника через обліковий запис користувача (Погоджувач\заступник для інших користувачів, Відкриті задачі користувача, Відкриті записи погодження, Учасник групи робочого процесу, Погоджувач у налаштуваннях погодження HRP), нічого не знайде, якщо у працівника немає користувача: зв'язок задається полем Номер працівника в налаштуваннях користувача.

Тип «Погоджувач у налаштуваннях погодження HRP» додається додатком Employee Self-Service і з'являється лише коли цей додаток встановлено.

Як додати власний крок

Щоб додати крок, який система порахувати не може, створіть рядок із типом перевірки Ручна й опишіть крок у полі Опис. Він з'явиться у чек-листі кожного працівника й попереджатиме, доки хтось його не підтвердить. Доробка не потрібна.

Крок 2. Робота з чек-листом

Чек-лист відкривається з рядка трудового договору, яким працівника звільняють, або з картки Співробітника:

• перегляд з рядка Трудового договору з типом Звільнення використовується для фінальної перевірки наявності записів по працівнику перед звільненням.
• перегляд з картки Співробітника використовується для звичайного перегляду наявних записів по працівнику без звільнення.

Перегляд з рядка Трудового договору з типом Звільнення

Шлях: Трудовий договір → рядок договору з типом операції Звільнення → Чек-лист при звільненні

Дія доступна лише на рядку з типом операції Звільнення.

Поле	Опис
Опис	Перевірка так, як її описано в налаштуваннях.
Кількість записів	Скільки записів ще пов'язують працівника з цією перевіркою. Деталізація по цьому числу відкриває ці записи на їхній власній сторінці, де їх можна закрити. Ручна перевірка нічого не рахує.
Виконано	Підтверджує ручний крок. Редагується лише для ручних перевірок: автоматична перевірка згасає сама, щойно зникнуть знайдені нею записи — тож передайте основні засоби, закрийте задачі або вимкніть перевірку в налаштуваннях.
Коментар	Довільна нотатка до перевірки, наприклад номер акта, за яким передано майно.
Виконав	Користувач, який підтвердив ручний крок. Заповнюється автоматично.
Дата-час виконання	Коли ручний крок було підтверджено. Заповнюється автоматично.

Рядок підсвічується червоним, доки він попереджає. Автоматична перевірка попереджає, доки кількість знайдених записів більша за нуль; ручна — доки її не підтверджено.

Автоматичні перевірки перераховуються щоразу при відкритті сторінки, а також дією Оновити. Зберігаються лише ручні підтвердження та коментарі, тому чек-лист ніколи не показує застарілий результат. Дія Налаштування відкриває перелік перевірок із Кроку 1.

Перегляд з картки Співробітника

Шлях: Співробітник → категорія Співробітник → Застосування → Залученість співробітника

Відкривається сторінка Залученість співробітника, на які відображаються так само, як і в Чек-листі при звільненні - наявні перевірки і кількість записів, що пов'язують працівника з цією перевіркою. Ручні перевірки не відображаються на цій сторінці. Перевірки перераховуються щоразу при відкритті сторінки, а також дією Оновити.

Крок 3. Блокування звільнення

Чек-лист під'єднано до звільнення через наявний механізм перевірок умов праці, описаний у сценарії Трудові договори, Крок 5. Окремих налаштувань не потрібно: створіть перевірку для події Звільнення й додайте їй параметр із типом Попередження чек-листа при звільненні.

Поле	Опис
Тип параметру	Попередження чек-листа при звільненні. Умова виконується, коли у працівника, якого звільняють, є попередження в чек-листі.
Код перевірки	Перевірка, на яку реагує параметр. Залиште порожнім, щоб реагувати на попередження будь-якої перевірки чек-листа.

Чи буде звільнення заблоковане, чи система лише повідомить про «хвости», визначає — як і для будь-якої іншої перевірки умов праці — поле Створити помилку самої перевірки:

• Створити помилку увімкнено — затвердження звільнення зупиняється, а текст Шаблону повідомлення виводиться як помилка.
• Створити помилку вимкнено — затвердження проходить, а текст Шаблону повідомлення виводиться як повідомлення.

Якщо одна перевірка має блокувати, а інша лише попереджати — наприклад, наявність за працівником основних засобів мають зупинити звільнення, а перепустка є нагадуванням — створіть дві перевірки для події Звільнення: одну з увімкненим Створити помилку та параметром, що вказує на Код перевірки блокуючої перевірки, і другу з вимкненим Створити помилку.