Zastosowanie zaliczek do dokumentów dostawcy

Moduł Zaliczki dla dostawców zawiera funkcje umożliwiające zarządzanie płatnościami zaliczkowymi w procesie zakupowym. Korzystanie z tej funkcjonalności pozwala firmie na efektywne planowanie i kontrolę rozliczeń z dostawcami już na etapie zamówienia zakupu.

Za pomocą funkcji zaliczek można rejestrować, księgować oraz stosować płatności zaliczkowe do dokumentów dostawcy, a także prawidłowo rozliczać faktury końcowe z uwzględnieniem wcześniej wpłaconych przedpłat, różnic kursowych oraz wymagań podatkowych, takich jak mechanizm podzielonej płatności (MPP).

Konfiguracja systemu dla stosowania płatności zaliczkowych

##Konfiguracja Księgi Głównej

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Konfiguracja Księgi Głównej i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. W oknie Konfiguracja Księgi Głównej upewnij się, że pola są skonfigurowane zgodnie z poniższą tabelą.

Pole	Opis
Grupa pól: Zastosuj dokumenty	Ustawienia Zastosuj faktury zakupu, Zastosuj zamówienia zakupu, Zastosuj zaksięgowane faktury zakupu określają widoczność odpowiednich typów dokumentów na karcie Otwórz dokumenty w Dzienniku płatności bankowych.
Grupa pól: Automatyczne zastosowanie, Automatyczne zastosowanie zaliczek	Umożliwia automatyczne zastosowanie płatności utworzonych na karcie Otwórz dokumenty w Dzienniku płatności bankowych na podstawie dokumentów dostawcy.
Podziel płatności dla dostawców	Umożliwia podział zaliczki podczas ustawiania identyfikatora stosowania jednocześnie do kilku zaksięgowanych dokumentów.
Przenieś atrybut zaliczki	Umożliwia automatyczne ustawienie znacznika Zaliczka w Dzienniku płatności bankowych, jeśli zapis został utworzony na podstawie dokumentów ze statusem Zaksięgowane oraz Oczekuje na przedpłatę.
Limit podzielonej płatności	Wartość brutto limitu transakcji sprzedaży lub zakupu dla zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Jest jednym z kryteriów obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (MPP), który stosuje się, gdy faktury spełniają łącznie następujące warunki: - wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł, - co najmniej jedna pozycja dotyczy towarów lub usług wrażliwych (załącznik nr 15 do ustawy o VAT), - sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT. Dla dokumentów spełniających te kryteria system automatycznie przypisze atrybut VAT – Metoda Podzielonej Płatności (MPP).
Dostosuj kurs wymiany walut w przedpłatach	Określa, czy należy przeliczać towar lub usługę według kursu przedpłaty. W przeciwnym razie podczas stosowania operacji dostawcy naliczana będzie zrealizowana różnica kursowa.

##Konfiguracja sekcji Dziennik Płatności

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Dziennik płatności i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. W górnej części okna przejdź do kartoteki partii Dziennika przez przycisk Więcej opcji (trzy kropki).

Dla partii dziennika używanego do ewidencji płatności upewnij się, że pola Seria numeracji lub Seria numeracji księgowania są uzupełnione. Pola te służą do generowania numerów dokumentów (płatności).

##Grupy księgowe dostawców

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Grupy księgowe dostawców i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Upewnij się, że pole Konto do płatności zaliczkowych jest wypełnione.

##Konfiguracja zakupów i zobowiązań

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Konfiguracja zakupów i zobowiązań i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Upewnij się, że pola są wypełnione: Księgowanie faktur bez faktur zaliczkowych: wyłączone. Sprawdź zaliczkę podczas księgowania: włączone.

Ustawienia te wpływają na zmianę statusu zamówienia zakupu oraz na możliwość jego wyświetlania w Dzienniku płatności bankowych w celu dalszego stosowania do płatności.

Uwaga! Po utworzeniu zamówienia zakupu możliwa jest zmiana statusu wyłącznie na Oczekiwanie na przedpłatę. W tym celu należy utworzyć Fakturę zaliczkową (brak możliwości korekty kwoty zaliczki). Kolejnym krokiem jest zastosowanie płatności zaliczkowej, co umożliwia zmianę statusu zamówienia zakupu na Zaksięgowane. Bez zaksięgowania i zastosowania zaliczki system nie pozwala zaksięgować zamówienia zakupu i wyświetla komunikat o błędzie. Przed zaksięgowaniem zamówienia zakupu należy zmienić wartość pola Nr zamówienia dostawcy.

##Scenariusz: Zastosowanie płatności zaliczkowej do dokumentów ze statusem „Zaksięgowane” oraz „Oczekiwanie na przedpłatę”

Tworzenie zamówienia zakupu

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Zamówienia zakupu i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Utwórz nowy dokument i uzupełnij go. Należy wskazać % przedpłaty oraz pola związane z zaliczką.
3. Zatwierdź Zamówienie zakupu – spowoduje to zmianę statusu zamówienia zakupu na Oczekiwanie na przedpłatę.
4. Utwórz Fakturę zaliczkową, co umożliwi zastosowanie zaliczki do zamówienia. Faktura zaliczkowa zostanie utworzona automatycznie podczas jej księgowania. Aby zaksięgować: karta Akcje → Księgowanie > Zaliczka > Księguj fakturę zaliczkową.

Księgowanie i stosowanie płatności zaliczkowej dostawcy

1. Kliknij przycisk Wyszukaj , wpisz Dziennik płatności bankowych i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. W sekcji Otwórz dokumenty ustaw Typ jednostki = Dostawca i wybierz dostawcę w polu Numer konta. Ustaw kursor na zamówieniu zakupu ze statusem Oczekiwanie na przedpłatę i kliknij Utwórz płatność.
3. Upewnij się, że w wierszu dziennika zaznaczona jest opcja Zaliczka.
4. Sprawdź, czy w kolumnie Identyfikator rozliczenia ustawiony został kod rozliczenia (działa opcja Automatyczne zastosowanie z Konfiguracji Księgi Głównej).
5. Jeśli płatność została wprowadzona ręcznie lub zaimportowana z systemu bankowego, użyj menu Zastosuj płatności > Zastosuj przedpłaty. System automatycznie ustawia Identyfikator rozliczenia. Po kliknięciu Ustaw zastosowanie (Ustaw aplikację) system ustawia lub usuwa powiązanie. Po powrocie do dziennika w wierszu płatności będzie widoczny Identyfikator rozliczenia.
6. Kliknij Księguj.
7. Upewnij się, że po stronie debetowej konta GK zaliczka została zaksięgowana na konto zaliczek.
8. Sprawdzenie zastosowania zaliczki do zamówienia zakupu możliwe jest w kartotece zamówienia zakupu: Zamówienie zakupu → Zastosowane płatności.

Księgowanie zatwierdzonego zamówienia

1. Otwórz Zamówienie zakupu, dla którego zapłacono i zastosowano zaliczkę.
2. Zmień wartość pola Nr zamówienia dostawcy.
3. Kliknij Księguj.

##Przedpłata w walucie obcej

Jeżeli w Konfiguracji Księgi Głównej ustawiono opcję Dostosuj kurs wymiany walut w przedpłatach, kwota zaliczki w walucie obcej przekazanej na zakup aktywów niemonetarnych (zapasy, środki trwałe, WNiP) oraz usług jest przeliczana według kursu z dnia zapłaty zaliczki. W przypadku częściowych zaliczek w walucie obcej oraz częściowych dostaw, wartość otrzymanych aktywów/usług ujmowana jest według kolejności dokonanych płatności zaliczkowych z zastosowaniem odpowiednich kursów walutowych. System umożliwia zastosowanie tych zasad do Faktur zakupu w statusie Oczekiwanie na przedpłatę (Scenariusz). Po zastosowaniu upewnij się, że na fakturze zakupu koszt nabytych aktywów (usług, towarów) został skorygowany o różnicę kursową pomiędzy zaliczką a zaksięgowaną fakturą.