Dokumenty serwisowe
Dokumenty serwisowe służą do przygotowania i obsługi zamówień klientów na wykonanie prac i/lub świadczenie usług.
Konfiguracja
Przed rozpoczęciem pracy z dokumentami serwisowymi należy sprawdzić konfigurację na stronach: Ustawienia zarządzania serwisem, Konfiguracja stanu zlecenia serwisowego oraz uzupełnić słownik Typy zleceń serwisowych. Aby utworzyć Zlecenie serwisowe w systemie, oprócz standardowej Umowy z nabywcą, należy utworzyć Umowę serwisową dla klienta.
W przypadku otrzymania towarów do obsługi serwisowej, które muszą zostać zarejestrowane jako towary serwisowe, można utworzyć je jako towary serwisowe bezpośrednio w wierszach dokumentu Zlecenie serwisowe lub Oferta serwisu, albo poprzez słownik Elementy serwisu.
Tworzenie dokumentu
Aby utworzyć Zlecenie serwisowe:
- Naciśnij przycisk
otwierający funkcję Wyszukaj, a następnie wpisz Zlecenie serwisowe; - Przejdź do odpowiedniego wpisu i za pomocą przycisku Nowy dodaj nowe Zlecenie serwisowe.
Można również utworzyć nowe Zlecenie poprzez przycisk Utwórz Zlecenie w dokumencie Oferta serwisowa. Nowo utworzony dokument zostanie wypełniony zgodnie z zapytaniem klienta dotyczącym naprawy lub obsługi serwisowych towarów. Tworząc Zlecenie serwisowe na podstawie Oferty serwisowej, większość pól w dokumencie zostanie automatycznie uzupełniona. W przypadku tworzenia zamówienia niezależnie od oferty, pola zostaną uzupełnione danymi wybranego klienta, jeśli taki istnieje już w systemie w chwili tworzenia. - W dokumencie należy wskazać wartości pól: Typ zlecenia serwisowego oraz Numer umowy.
Aby utworzyć nową Umowę serwisową, naciśnij przycisk , który uruchomi funkcję Wyszukaj, a następnie wpisz Umowy serwisowe. Przejdź do odpowiedniego wyniku i kliknij Nowy, aby dodać nową umowę serwisową dla klienta.
- W wierszach należy wybrać ze słownika Zapas serwisowy lub dodać go bezpośrednio w wierszach.
Uwaga!
Umowa serwisowa ze swojej istoty może być zarówno jedną z klauzul Umowy z nabywcą, jak i osobną, niezależną umową.
Jednak w obu przypadkach należy utworzyć karty dwóch umów w różnych słownikach: Umowy z nabywcą oraz Umowy serwisowe. Pole Umowa z nabywcą zawsze wymaga uzupełnienia – system będzie tego wymagał.
Faktury serwisu można utworzyć z listy Faktury serwisu, dodając nowy dokument za pomocą przycisku Nowy, z dokumentu Zlecenie serwisowe po jego zaksięgowaniu lub z karty Umowa serwisu, korzystając z przycisku Utwórz fakturę serwisu.
Stornowanie dokumentu
Dokumentem stornującym w operacjach serwisowych jest dokument Faktura korygująca serwisu. Można go utworzyć:
- z listy Faktury korygujące serwisu, dodając nowy dokument za pomocą przycisku Nowy.
- lub z karty dokumentu Umowy serwisowa, korzystając z przycisku Utwórz Fakturę korygującą serwisu.
Uwaga!
Aby utworzyć Fakturę serwisową i/lub Notę kredytową serwisową z karty Kontraktu serwisowego, status takiego kontraktu musi mieć wartość Podpisany.
W dokumentach związanych z operacjami serwisowymi zachowana jest kolejność przenoszenia w procesie księgowania do zaksięgowanych dokumentów danych dotyczących osób podpisujących zlecenia serwisowe. W dokumentach sprzedaży usług — Zlecenie serwisowe, Faktura serwisowa, Faktura korygująca serwisu — można wybrać osoby podpisujące, wykonując następującą sekwencję: Powiązane > Zlecenie > Podpisy pracowników.
Konfiguracja podpisów domyślnych dla dokumentów serwisowych
System umożliwia skonfigurowanie domyślnych podpisów dla dokumentów serwisowych.
Aby to zrobić, naciśnij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, a następnie wpisz Domyślna konfiguracja podpisu i przejdź do odpowiedniego wpisu
Za pomocą przycisku Nowy dodaj nowy wpis.
Następnie w polu Identyfikator tabeli należy wybrać obiekt wymaganego dokumentu. Dla dokumentów serwisowych jest to tabela ID 5900 — Nagłówek serwisu.
Za pomocą interaktywnej wartości w polu Typ dokumentu wybierz dokument, dla którego chcesz ustawić domyślnego podpisującego. Wypełnij pola Rodzaj pracownika oraz Nr pracownika, wybierając odpowiednio stanowisko i pracownika. W razie potrzeby w specjalnie przeznaczonych polach można również wskazać dane Pełnomocnictw.