Rozliczenie Zaliczki z pracownikiem
Rozliczenie zaliczkowe zakupu to dokument potwierdzający rozliczenie środków wypłaconych zaliczkowo pracownikowi na pokrycie określonych wydatków służbowych, np. delegacji, zakupu zasobów lub środków trwałych.
Wymagane konfiguracje
Przed rozpoczęciem pracy z rozliczeniami zaliczkowymi należy dokonać odpowiednich ustawień w Konfiguracji zakupów i zobowiązań oraz utworzyć osobę odpowiedzialną.
- Kliknij przycisk
otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja zakupów i zobowiązań, a następnie podąż za odpowiednim linkiem. - Na zakładce Seria numeracji w polu Seria Nr rozliczenie zaliczki ustaw odpowiednią wartość.
- Na zakładce Rozliczenie zaliczki uzupełnij pola:
- Rozliczenie zaliczki - Grupa księgowania dostawców,
- Ogólna Grupa biznesowa rozliczenia zaliczki,
- Grupa biznesowa VAT rozliczenia zaliczki.
Tworzenie osoby odpowiedzialnej
- Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Pracownicy, a następnie podąż za odpowiednim linkiem.
- Otwórz kartę wybranego pracownika i przejdź do Akcje > Funkcje > Utwórz odpowiedzialnego pracownika.
Uwaga!
Możliwe jest jednoczesne utworzenie wielu pracowników podlegających rozliczeniu dla zaznaczonych pracowników.
- System utworzy kartę osoby odpowiedzialnej, analogiczną do karty pracownika.
Z poziomu karty osoby odpowiedzialnej można przeglądać:
• Niezaksięgowane rozliczenia zaliczki,
• Zaksięgowane rozliczenia zaliczki,
• Księgę operacji oraz inne informacje powiązane z danym pracownikiem.
Tworzenie rozliczenia zaliczkowego zakupu
Aby utworzyć rozliczenie zaliczkowe zakupu, wykonaj następujące kroki:
- Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Rozliczenie zaliczki zakupu, a następnie podąż za odpowiednim linkiem.
- Kliknij Nowy, aby dodać nowy dokument.
- Uzupełnij następujące pola:
Zakładka-Ogólne
| Pole | Opis |
|---|---|
| Numer pracownika | Wybierz kod pracownika, dla którego tworzony jest raport zaliczkowy. Pole zostanie wypełnione automatycznie, jeśli raport jest tworzony z karty osoby odpowiedzialnej. Jeśli konieczna jest zmiana pracownika w rozliczeniu zaliczki, należy wybrać w polu Numer pracownika inną osobę rozliczającą się. Po wybraniu pracownika otworzy się katalog osób rozliczających się z typem Osoba odpowiedzialna, w którym można wybrać odpowiednią osobę. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej system automatycznie aktualizuje informacje o dostawcy i odbiorcy płatności bez dodatkowych zapytań, aby uniknąć rozbieżności w danych. |
| Rodzaj dokumentu Osoby | Wybierz dokument tożsamości osoby odpowiedzialnej. |
| Przeznaczenie Zaliczki | Określ cel wypłacenia zaliczki, np. podróż służbowa. |
| Data księgowania | Określ datę, według której raport zaliczkowy zostanie zaksięgowany. |
| Kod waluty | Określa walutę raportu zaliczkowego dla zakupów. |
| Data dokumentu | Wskaż datę utworzenia dokumentu. |
| Numer umowy | Wybierz umowę, jeśli rozliczenia z pracownikiem podlegającym rozliczeniu odbywają się w jej ramach. |
Zakładka-Wiersze
| Pole | Opis |
|---|---|
| Typ Zaliczki | Pozwala wybrać standardowe wydatki z katalogu Rozliczenie zaliczki typy wiersza. W katalogu znajdują się informacje dotyczące wartości pieniężnej wydatku, jego źródła, a także możliwość definiowania typowych wydatków w zależności od kraju ich powstania i waluty. Jeśli raport zaliczkowy dotyczy operacji w walucie obcej, lista typów wierszy zostanie przefiltrowana według kodu waluty. |
| Typ | Wybierz Typ Zaliczki: - Podraport – rejestruje zakup zasobów od podatnika VAT; - Zapas – rejestruje zakup zasobów na podstawie paragonów fiskalnych lub faktur; - Konto KG – rejestruje wydatki związane z podróżami służbowymi (diety, bilety, noclegi); - Środek trwały – rejestruje zakup środków trwałych; - Koszt dodatkowy (zapas) – rejestruje dodatkowe koszty związane z zakupem zasobów; - Zasób – rejestruje koszty związane z zasobami ludzkimi. |
| Numer | Wybierz odpowiednie konto KG, zasób, środek trwały, podraport, koszt dodatkowy (zapas) – w zależności od wybranego typu wiersza. |
| Numer zapisu zakupu | Wskaż numer operacji dostawcy podany w polu Numer, jeśli typem wiersza jest Podraport. Wybór jest możliwy wyłącznie spośród otwartych zapisów w Zapisach księgi dostawców. |
| Numer dokumentu zakupu | Pole zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu operacji w polu Numer operacji zakupu. Pole jest edytowalne. |
| Data dokumentu zakupu | Pole zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu operacji w polu Numer operacji zakupu. Pole jest edytowalne. |
| Opis | Pole automatycznie wyświetli opis wiersza na podstawie wybranego typu i numeru wiersza raportu zaliczkowego. |
| Kod magazynu | Kod magazynu, na który zostanie przyjęty towar, jeśli typem wiersza jest Zapas. |
| Kod pracownika | Kod pracownika odpowiedzialnego materialnie, jeśli typem wiersza jest Środek trwały. |
| Ilość | Podaj liczbę jednostek wybranego zasobu zgodnie z typem i numerem wiersza raportu zaliczkowego. |
| Kod jednostki miary | Kod jednostki miary towaru dla wiersza typu Zapas. |
| Cena jednostkowa netto | Cena jednostkowa netto (bez VAT) dla wybranego typu i numeru wiersza raportu zaliczkowego. |
Zakładka-Wyciąg
| Pole | Opis |
|---|---|
| Liczba dokumentów | Podaj liczbę dokumentów towarzyszących raportowi zaliczkowemu. Informacja ta jest wykorzystywana wyłącznie w wersji drukowanej raportu. |
| Dotyczy typu dokumentu | Określ typ dokumentu, do którego należy zastosować rozliczenie zaliczki. |
| Nr dok. rozliczjącego | Podaj numer dokumentu, do którego należy zastosować rozliczenie zaliczki. |
- Kliknij Księguj, aby zaksięgować rozliczenie zaliczki.
- Zaksięgowane Rozliczenia zaliczkowe można przeglądać na stronie Zaksięgow. rozliczenie zaliczki zakupu.
- Zarówno z niezaksięgowanego, jak i zaksięgowanego dokumentu można wydrukować standardowy formularz Rozliczenie zaliczki zakupu, klikając Drukuj.
Proces zatwierdzania Rozliczenia zaliczki zakupu
- Skonfiguruj proces zatwierdzania faktur zakupu. Określ wymagane warunki zdarzenia:
Typ dokumentu = Faktura,
Status = Otwarte,
Podlegający rozliczeniu = Tak. - Zatwierdzenie Rozliczenia zaliczki zakupu.
W otwartym Rozliczeniu zaliczki zakupu kliknij Akcje > Wniosek o akceptację > Inne > Wyślij wniosek o akceptacje. - Zatwierdzenie i zmiana statusu:
Po pomyślnym zatwierdzeniu status Rozliczenia zaliczki zakupu zostanie zmieniony na Wydane.