Сценарій "Правила виплати"
Функціонал «Правила виплати» пов'язаний з налаштуваннями "Матриці банк. рахунків співробітників" і "Деталей статусу виплати". Він призначений для визначення умов виплати коштів по співробітникам у розрізі періодів, банківських рахунків, а також можливістю задати планову суму та облікові групи співробітника. При цьому система відображає суму фактичних платежів та автоматично визначає залишок до випл ати по кожному співробітнику за певний період, за період, у якому діє відповідне правило виплати.
Використання функціоналу дозволяє:
- планувати суми виплат у будь-якій валюті на конкретний період;
- контролювати факт здійснення платежів;
- визначати залишок до виплати;
- обмежувати зміну правил виплат, за якими вже були здійснені платежі.
Цей функціонал працює тільки якщо в налаштуваннях модуля Персонал і Зарплата увімкнено відповідний параметр "Створити деталі статусу виплати".
Крок 1 Налаштування створення деталей статусу виплат
Якщо поле "Створити деталі статусу виплати" увімкнено в налаштуваннях модуля Персонал і Зарплата, система:
- активує кнопку "Деталі статусу виплат" на сторінці "Матриці банк. рахунків співробітників";
- дозволяє внести на сторінці " Матриці банк. рахунків співробітників" інформацію в поля Суми і Валюти;
- автоматично створює записи статусу виплат при внесенні записів в матрицю банк. рахунків співробітника;
- автоматично створює записи статусу виплат на наступний період при обліку фінального зарплатного документа, якщо співробітник не звільняється;
- оновлює інформацію в деталях статусу виплати про фактично здійснені платежі за відповідним правилом з матриці під час обліку платіжних документів;
- обмежує можливість зміни правил виплат, якщо платежі за відповідний період по ньому вже існують.
Крок 2 Матриця банківських рахунків співробітника
Сторінка «Матриця банк. рахунків співробітника» використовується для визначення правил виплати коштів працівнику. Кількість правил виплати не обмежена. Наприклад, можна задати правило, за яким для виплати по певній обліковій групі співробітника використовується конкретний банк виплати і відповідний рахунок одержувача. Або визначити обмеження по сумі виплати, коли одна частина виплачується на рахунок з одного банківського рахунку Компанії на рахунок одержувача, а інша частина - з іншого банківського рахунку Компанії. Слід звернути увагу, що рахунки виплати повинні бути різними, налаштувати правило з обмеженням по сумі для виплати з одного й того ж рахунку компанії не можна.
Для кожного співробітника при створенні матриці можна визначити:
- період з якого діє правило;
- банківський рахунок Компанії;
- банківський рахунок співробітника;
- планову суму виплати (це поле активне, лише якщо відповідне налаштування увімкнене);
- валюту виплати (це поле активне, лише якщо відповідне налаштування увімкнене).
Система використовує ці правила при формуванні відомості на виплату. Також при формуванні відомості на виплату можна використовувати фільтрацію за додатковою обліковою групою співробітника, у такому випадку система підбиратиме суми відповідн о до облікових груп співробітника, що були зазначені на матриці.
Для ведення інформації на сторінці "Матриця банківських рахунків співробітника" необхідно заповнити наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код періоду | Період, з якого починає діяти правило виплати. Поле є обов’язковим для заповнення. |
| Код співробітника | Вказати коди співробітників, які можуть отримувати виплати на різні банківські рахунки одержувача та/або з різних банківських рахунків відправника. Зверніть увагу, що якщо на картці Співробітника вже зазначений код банку компанії, то перед вставленням запису в Матрицю банківських рахунків співробітника система видасть повідомлення, що поле "Код банку компанії" на картці Співробітника буде очищено. Також, діє зворотня перевірка, а саме, якщо в Матриці банківських рахунків співробітника є запис по працівнику, то заповнити поле "Код банку компанії" на його картці буде неможливо. |
| Код банку компанії | Значення банківського рахунку, з якого можуть проводитися виплати працівнику. Так як при формуванні виплат є можливість встановити фільтр по цьому полю, то співробітник, для якого створено декілька записів в матриці з різними банківськими рахунками компанії - буде підтягуватись в кожну таку відомість. |
| Код банку співробітника | Вибір з переліку банківських рахунків співробітника, на який він буде отримувати кошти при виплаті з певного банку компанії. |
| Сума | Планова сума виплати для працівника. Необов’язкове поле. Дозволено вводити тільки додатні значення. Якщо обмеження по сумі відсутні, значення в полі повинно дорівнювати 0,00. |
| Валюта | Валюта планової суми виплати. Необов’язкове поле. |
| Облікова група співробітника | Необов’язкове поле. Якщо його заповнити, система під час формування відомості на виплату перевіряє налаштування матриці банківських рахунків. Вона шукає рахунок одержувача, на якому вказана та сама облікова група, що і для рядку з виплатою, і автоматично підставляє цей рахунок у відомість. Тобто відбувається автоматичне зіставлення облікової групи зарплати з обліковою групою співробітника, що вказана на матриці. |
| Пріори тет | Якщо у співробітника можливе отримання виплат з одного банку компанії на різні рахунки співробітника, то необхідно вказати пріоритетний рахунок одержувача, який буде підібраний при формуванні відомості на виплату. Якщо в якийсь момент виплата з того самого банку компанії буде проводитись на інший рахунок отримувача - то перед формуванням відомості на виплату потрібно змінити пріоритетність рахунків. |
| Заблоковано | Необов’язкове поле. Якщо встановлено цю опцію, відповідне правило виплати не буде використовуватися при формуванні виплат. |
Кнопка «Деталі статусу виплат» Натискання відкриває сторінку зі списком записів статусу виплат по усіх правилах за усі можливі періоди для вибраного співробітника.
Факт-бокс «Деталі статусу виплат» Відображає скорочену інформацію про записи деталей статусу виплат для вибраного співробітника.
Крок 3 Деталі статусу виплат
Сторінка «Деталі статусу виплат» використовується для перегляду інформації про планові виплати, фактично здійснені платежі та залишок до виплати по кожному окремому співробітнику.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код періоду | Період, з якого починає діяти правило виплати. Поле є обов’язковим для заповнення. |
| Код співробітника | Вказати коди співробітників, які можуть отримувати виплати на різні банківські рахунки одержувача та/або з різних банківських рахунків відправника. Зверніть увагу, що якщо на картці Співробітника вже зазначений код банку компанії, то перед вставленням запису в Матрицю банківських рахунків співробітника система видасть повідомлення, що поле "Код банку компнанії" на картці Співробітника буде очищено. Також, діє зворотня перевірка, а саме, якщо в Матриці банківських рахунків співробітника є запис по працівнику, то заповнити поле "Код банку компанії" на його картці буде неможливо. |
| Номер запису в матриці | Технічне поле. Визначає номер пов'язаного рядку в матриці банківських рахунків співробітника. |
| Статус | Визначається автоматично. Статус набуває значення Paid, якщо залишок до виплати дорівнює 0 по даному правилу виплати за відповідний період. |
| Код банку компанії | Значення банківського рахунку, з якого проводяться виплати працівнику за даним правилом. |
| Код банку співробітника | Рахунок співробітника, на який він буде отримувати кошти при виплаті з певного банку компанії. |
| Планова сума | Планова сума виплати для працівника. Якщо обмеження по сумі відсутні, у полі слід залишити значення 0,00. |
| Планова валюта | Валюта планової суми виплати. Необов’язкове поле. |
| Загальна сума облік. операцій, ЛОК | Сума усіх платежів, що здійнені по заданому правилу в локальній валюті. |
| Загальна сума облік. операцій в плановій валюті | Сума усіх платежів, що здійснені по заданому правилу і відображаються в валюті планової виплати. |
| Заблоковано | Необов’язкове поле. Якщо встановлено цю опцію, відповідне правило виплати не буде використовуватися при формуванні виплат. |
Крок 4 Звіт "Створити деталі статусу виплат"
На сторінці запуску даного звіту необхідно обов'язково вказати код періоду, за який необхідно створити Деталі статусу виплат. Якщо записи за даний період вже існують (незалежно від даних) - система пропустить створення чи оновлення даних.
Даний звіт слід використовувати в ситуаціях, коли деталей статусу за певний період по співробітнику ще не існує, але йому вже потрібно створити виплату з врахуванням правила виплат. Це може відбуватися, наприклад, коли:
- вчасно не внесли інформацію в матрицю банк.рахунків для новоприйнятого працівника. Наприклад, працівника прийняли, облікували йому фінальний зарплатний документ і тільки після цього створили записи в матриці. На поточний період записи в деталях створяться, а на наступний - ні, бо зарплатний документ вже був облікований до цього.
- працівника звільнено і в наступному місяці після звільнення проводять донарахування, яке слід сплатити за певним правилом. В цьому випадку слід облікувати це донарахування через фінальний зарплатний документ, а далі створити звітом деталі статусу виплати за період донарахування і тільки тоді виплачувати цю суму донарахування.