Dziennik płatności bankowych

Dziennik płatności bankowych to wszechstronne narzędzie przeznaczone do obsługi płatności. W tym artykule opisano funkcje ułatwiające pracę z wierszami dziennika oraz proces tworzenia i stosowania zaliczek do niezaksięgowanych dokumentów (np. zamówień).

Przydatne funkcje w Dzienniku płatności bankowych

1. Zmiana stanu zlecenia płatniczego
   Funkcja Zmień stan zlecenia płatniczego umożliwia szybkie ustawienie wybranego stanu dla wielu wierszy dziennika jednocześnie. Wybierz wiersze dziennika, dla których chcesz zmienić status, kliknij Akcje > Funkcje > Inne > Zmień stan zlecenia płatniczego, a następnie wybrierz żądany stan. Status zlecenia płatniczego zostanie zmieniony dla zaznaczonych wierszy dziennika.
2. Wypelnienie aktywnej umowy
   Funkcja Wypelnienie aktywnej umowy pozwala automatycznie uzupełnić pole numer umowy we wszystkich wierszach dziennika. Aby zastosować numer umowy, należy kliknąć Akcje > Funkcje > Inne > Wypelnij aktywną umowę. Jeśli system znajdzie kilka aktywnych umów dla dostawcy lub nabywcy, wyświetli odpowiedni komunikat, a pole numer umowy pozostanie puste. Jeśli dla danego nabywcy lub dostawcy określono domyślną umowę, numer tej umowy zostanie automatycznie przypisany do pola Nr umowy.
3. Zmiana numerów dokumentów
   Funkcja Zmień numery dokumentów pozwala uporządkować numery zgodnie z ustaloną serią, nawet jeśli wiersze znajdują się w różnych sekcjach szablonu. Aby ponownie ponumerować dokumenty, należy kliknąć Akcje > Funkcje > Inne > Zmień numery dokumentów. Po wykonaniu tej operacji numery dokumentów zostaną uporządkowane zgodnie z obowiązującymi zasadami numeracji.
4. Lokalne funkcjonalności
   Dziennik płatności bankowych umożliwia zastosowanie Metody Podzielonej Płatności. W tym celu do wierszy dziennika płatności bankowych dodano oznaczenie Split Payment oraz umożliwiono automatyczny podział kwoty VAT według stawek VAT dla każdej pozycji w dokumencie.

Uwaga
W partii dziennika finansowego, dla której włączono opcję Nie podlega edycji podczas procesu płatności, niedostępne stają się funkcje Zmień numery dokumentów, Wypelnienie aktywnej umowy, Zmiana opisu i Edytuj w programie Excel.
Ta opcja pozwala ustawić ograniczenia dotyczące edycji wierszy dziennika płatności bankowych o stanach zlecenia płatniczego „Na eksport”, „Wyeksportowano”, „Importowany” i „Zapłacone”. Gdy opcja jest aktywna, można edytować tylko wartości pomiarów w wierszach. Dla innych stanów zleceń płatniczych przy włączonej opcji edycji jest ona dostępna, a wskazane funkcje nie są dezaktywowane.

Tworzenie zaliczki

Zaliczka to każda płatność dokonana przez nabywcę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. W związku z tym zachodzi konieczność ewidencji takich płatności na odrębnych kontach. Przed rozpoczęciem pracy z zaliczkami należy skonfigurować odpowiednie ustawienia. W tym celu:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Grupy księgowe dostawców lub Grupy księgowe nabywców, a następnie wybierz odpowiedni link.
2. Wybierz odpowiednią grupę księgową i określ konto w polu Konto do płatności zaliczkowych. Kwoty zaliczek będą ewidencjonowane na tych kontach do momentu ich zastosowania w zaksięgowanych fakturach, czyli do ich rozliczenia.
3. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja księgi głównej, a następnie podąż za odpowiednim linkiem.
4. Na zakładce Rozliczenie wybierz opcję dla pól Podziel zaliczki dla nabywców oraz Podziel zaliczki dla dostawców:
   o przed księgowaniem – opcja ta dzieli płatność bezpośrednio w dzienniku płatności bankowych przed jej zaksięgowaniem. Oznacza to, że w przypadku zastosowania płatności do kilku niezaksięgowanych dokumentów system rozdzieli wiersze płatności zgodnie z liczbą oraz kwotami stosowanych dokumentów. Jeśli po zastosowaniu płatności pozostanie nierozliczona kwota, system utworzy dodatkowy wiersz płatności na tę kwotę. W efekcie zaksięgowania takich wierszy w księdze operacji nabywców, dostawców oraz księdze operacji bankowych/kasowych powstanie odpowiednia liczba zapisów.
   o przy księgowaniu – opcja ta dzieli jedną płatność na kilka transakcji w momencie księgowania, zgodnie z zastosowaniem. Jeśli płatność została przypisana do dwóch niezaksięgowanych dokumentów, system po jej zaksięgowaniu rozdzieli ją na transakcje odpowiadające wartościom zastosowanych dokumentów. Jeśli wystąpi nierozliczona kwota, dodatkowo zostanie utworzona płatność na jej wartość. W księdze operacji nabywców lub dostawców zostanie utworzona liczba zapisów odpowiadająca liczbie zastosowań, natomiast w księdze operacji bankowych/kasowych zostanie utworzony jeden zapis na pełną kwotę zaliczki.
   Aby utworzyć zaliczkę, wykonaj następujące kroki:
5. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Dziennik płatności bankowych, a następnie podąż za odpowiednim linkiem.
6. Wypełnij wszystkie wymagane pola wiersza dziennika i zaznacz pole Zaliczka.
7. Po zaksięgowaniu płatności jej kwota zostanie zaksięgowana na odpowiednich kontach zaliczek dostawcy lub nabywcy, zgodnie z ustawieniami systemu.

Rozliczanie zaliczek w niezaksięgowanych dokumentach

Zaliczkę można rozliczyć zarówno przed jej zaksięgowaniem – w dzienniku płatności bankowych, jak i po zaksięgowaniu – w księdze operacji dostawcy lub nabywcy.

1. Rozliczenie w dzienniku płatności bankowych
   • Wybierz wiersz płatności i kliknij Akcje > Funkcje > Inne > Zastosuj przedpłaty.
   • W oknie zastosowania wyświetlone zostaną dokumenty ze statusami Zatwierdzono i Oczekuje na zaliczkę. Wybierz jeden lub kilka wierszy dokumentów i kliknij Ustaw aplikację.
   • Kliknij Księguj, aby zaksięgować płatność.
2. Rozliczenie w księdze operacji dostawcy lub nabywcy
   • Zaznacz wiersz płatności i wybierz Akcje > Funkcje > Inne > Rozlicz zapisy.
   • W oknie zastosowania wyświetlone zostaną dokumenty ze statusami Zatwierdzono i Oczekiwanie na przedpłatę. Wybierz jeden lub kilka wierszy dokumentów i kliknij Ustawianie identyfikatora Dotyczy
   Po zastosowaniu zaliczek do dokumentów, oznaczenie Split Payment zostanie automatycznie przypisane do faktur lub zamówień, do których pierwotnie odnosiła się płatność. System automatycznie obliczy VAT na podstawie ustawień VAT Posting Setup dla każdego zasobu w dokumencie. Po zaksięgowaniu dokumentów ze statusem Zatwierdzono i Oczekiwanie na przedpłatę, do których przypisano zaliczki, system automatycznie rozliczy zastosowanie i wykona odpowiednie zapisy w księdze głównej. Wartości zostaną rozliczone na kontach rozrachunkowych dla zaliczek oraz kontach należności/zobowiązań, jeśli takie ustawienia zostały skonfigurowane w systemie.

Uwaga!
Jeśli po skorzystaniu z funkcji Dziennika płatności bankowych Wykonaj automatyczne zastosowanie niektóre wiersze dziennika nadal pozostają niezastosowane, wówczas dla takich operacji płatniczych zostanie nadany atrybut Płatność zaliczkowa, co zapewni wykorzystanie konta księgowego dla płatności zaliczkowych w księgowości.
Aby zaksięgować taką płatność, należy skorzystać z pkt 2 i ustawić zaksięgowanie w Zapisy księgi dostawców lub nabywcy po zaksięgowaniu płatności.

Weryfikacja lub anulowanie zastosowania

Aby sprawdzić, czy dokumenty ze statusami Zatwierdzono i Oczekiwanie na przedpłatę zostały zastosowane do płatności, należy:

1. W Zapisach księgi dostawców lub nabywców dla wybranego wiersza płatności kliknąć Zapis > Zastosowane dokumenty.
   Aby anulować zastosowanie dokumentów, należy:
2. W Zapisach księgi dostawców lub nabywców dla wybranego wiersza płatności kliknąć Akcje > Funkcje > Inne > Odwołaj zastosowanie dokumentów.

Przenoszenie płatności między sekcjami dziennika

Aby przenieść płatności do innej sekcji Dziennika płatności bankowych, wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz wiersze w Dzienniku płatności bankowych i przenieś je do innej sekcji.
2. Kliknij Akcje > Funkcje > Inne > Przenieś do innej partii.
3. W oknie wyboru sekcji dziennika wybierz docelową sekcję i kliknij OK.

Uwaga
Przeniesienie płatności między sekcjami Dziennika płatności bankowych jest możliwe tylko wtedy, gdy waluta jest taka sama, a pole Status polecenia przelewu pozostaje puste.

Proces zatwierdzania wiersza finansowego

W przypadku, gdy przed zaksięgowaniem wierszy w Dzienniku płatności bankowych wymagana jest ich akceptacja przez osoby odpowiedzialne, stosuje się proces zatwierdzania wierszy dziennika finansowego.

Tworzenie i konfiguracja procesu zatwierdzania

Aby utworzyć i skonfigurować proces zatwierdzania, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Przepływy pracy, a następnie podąż za odpowiednim linkiem.
2. Użyj funkcji Nowy przepływ pracy z szablonu, aby dodać proces zatwierdzania wierszy dziennika finansowego.
3. Na stronie przepływu pracy, w zakładce Kroki przepływu pracy, w razie potrzeby edytuj warunki i reakcje procesu. Szczegółowe informacje znajdziesz pod linkiem Konfiguracja powiadomień przepływu pracy.
4. Kliknij Włączone, aby aktywować proces zatwierdzania.

Uwaga
Dla sekcji dziennika finansowego, w którym włączono proces zatwierdzania, należy aktywować opcję Blokada edycji podczas zatwierdzania. Jeśli ta opcja jest aktywna, wiersze o statusach Oczekuje na zatwierdzenie oraz Zatwierdzono są zablokowane do edycji.

Wysyłanie wiersza do zatwierdzenia

Aby wysłać jeden lub kilka wierszy do zatwierdzenia, wykonaj następujące kroki:

1. W Dzienniku płatności bankowych zaznacz jeden lub więcej wierszy i kliknij Wniosek o akceptacji > Wyślij do akceptacji.
2. Wiersze wysłane do zatwierdzenia otrzymają status Oczekuje na zatwierdzenie w polu Status zatwierdzenia.
3. Utworzone zostaną również odpowiednie operacje zatwierdzania, które można przejrzeć, klikając Zatwierdzenia.
4. W razie potrzeby można anulować wniosek o zatwierdzenie. W tym celu należy kliknąć Anuluj wniosek o zatwierdzenie > Wybrane wiersze dziennika. Status wiersza dziennika zmieni się na Otwarte.
5. Gdy wszystkie osoby odpowiedzialne zatwierdzą wiersz, jego status zmieni się na Zatwierdzono.