Сценарий "Миграция данных"
В Business Central вы можете создать пустую компанию и наполнить ее собственными данными. В зависимости от финансового решения, которое сегодня использует ваш бизнес, можно переместить необходимую информацию.
Microsoft предоставляется документация по настройкe и применению пакетов конфигураций, миграции данных , RapidStart services . Рекомендуем Вам ознакомиться с этой информацией перед началом работы.
Перед загрузкой данных необходимо выполнить некоторые настройки в системе. Можно использовать типовые настройки или внести изменения. Типовые настройки можно загрузить с помощью Импорт данных и настроек SMART . Доступны для загрузки следующие настройки: Образец настройки (расчеты заработной платы, учет, настройки HR и т.п.) - SMART Payroll; Full setup (зарплата, учет, настройки HR и др.) – SMART Payroll; Дополнительная настройка календаря (прошлые периоды) – SMART Payroll; ДемоДани (зарплата, учет, настройки HR и др.) – SMART Payroll.
Наполнение системы данными можно осуществить несколькими путями из файла Excel:
- с помощью мастера Миграции данных (запуск происходит со страницы ролевого центра или из строки поиска – ввести Миграция данных )
- с помощью пакетов конфигураций (запуск происходит из строки поиска – ввести Пакеты конфигураций )
Чтобы в окне Начало работы появилась миграция данных, нужно найти страницу Администрирование контрольных списков , на этой странице в задании Миграция бизнес-данных добавить свой ролевой центр. Затем найти и активировать Показать контрольный список (Выбрать Да в диалоговом окне с запросом "Показывать контрольный список на домашней странице?")
Мастер миграции данных
Путь: Миграция данных
Для того чтобы произошла миграция данных, необходимо:
- Зайти в мастер Миграции данных
- Выбрать источник данных (раздел)
- Загрузить шаблон Excel для заполнения. Загруженный файл Excel содержит комментарий со свойствами каждого поля. При заполнении данных нужно соблюдать эти требования. Обратите внимание на допустимое максимальное колличество символов.
- Заполнить шаблон вашими данными. Пользователь самостоятельно решает объем и полноту данных (какие поля заполняются в таблице, а какие нет), для вставки записи в таблицу необходимо заполнение только ключевых полей. Однако рекомендуем загружать данные по всем активным сотрудникам на дату начала работы (дату запуска). Нужно выбрать период загрузки исторических данных и готовить все данные для этого периода (позиции, переводы, приказы на отсутствие, зарплатные документы), это не менее 1 предыдущего года с даты начала (для возможности выполнения расчета по среднему заработку).
- Выбрать Дальше для загрузки файла с вашими данными
- Выбрать Дополнительно для исправления ошибок импорта, добавления фильтров, отключения проверок и др., а затем применять изменения. Впоследствии этот пакет можно найти на стандартной странице. Для определения конфигурации таблиц базы данных необходимо иметь значительный опыт настройки. Рекомендуется производить настройки только в том случае, если Вы знакомы с RapidStart Services.
- Выбрать Мигрировать для применения данных
Миграция данных происходит в следующей последовательности по разделам: Физические лица, Позиции, Трудовые договоры, Банковские счета, Журнал сотрудников, Журнал отпусков, Отсутствия, Зарплатные документы, Ведомости на выплату.
Физические лица - С помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о физических лицах.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Физические лица (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о физическом лице:
- Базовая информация о физическом лице (Person): общая информация (фамилия, имя, отчество, контактные номера телефона, РНОКПП и др.), информация для администрирования (пол, семейное положение, национальность, язык и т.д.), информация о военном учете (отношение к воинской обязанности, воинское звание, военная группа учета и др.), информация о трудовом стаже (общий стаж, страховой стаж).
- Альтернативный адрес (Alternative Address)
- Документы, удостоверяющие личность (Person Document)
- История изменения имени физ . лица (Person Name History)
- Родственники физического лица (Employee Relative)
- Квалификации физического лица (Employee Qualification)
- Медицинские сведения о физическом лице (Person Medical Info)
- История работы физического лица (Person Job History)
- Склонение имени физического лица (HR Name Declination)
При миграции данных необходимо по меньшей мере заполнить и переносить следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Пол. С подробной информацией о полях, которые можно заполнить в рамках данных разделов, можно ознакомиться в сценарии Карточка физического лица
Позиции - с помощью этого раздела можно заполнить через таблицы следующую информацию о позиции, на которую будет принят сотрудник и связанная с позицией информация.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Позиции (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о позициях и информации, связанной с позицией через следующие таблицы:
- Должности (Job Titles)
- Подразделения ( Org. units )
- Адрес компании (Company Address)
- Статистические группы сотрудника (Employee Statistics Group)
- Категории сотрудников (Employee Category)
- Нормы рабочего времени (Worktime Norm)
- Причины отсутствия (Cause of Absence)
- Зарплатные календари ( Payroll Calendar )
- Настройка зарплатных календарей (Payroll Calendar Setup). Нужно найти календари в системе, создать строчки для выбранного периода, выпустить строчки, сделать зарплатные периоды.
- Позиции ( Position ). Обратите внимание, что для дальнейшей работы с позициями они должны быть утверждены.
- Настройка условий трудового договора ( Labor Contract Terms Setup )
- Склонение имени (HR Name Declination)
При миграции данных о должностях необходимо по меньшей мере заполнить и переносить следующие поля: код и название должности, код элемента базового оклада, размер базового оклада.
При миграции данных о позициях необходимо по меньшей мере заполнить и переносить следующую информацию: общая информация - поля код и название подразделения, код и название должности, дата начала, дата начала для индексации, ставка; информация по администрированию - поля Код категории, Код статистической группы, Код календаря, Вид работы, Условия труда, Код категории 30; информацию о зарплате – поля Код группы расчета, Учетная группа зарплаты, Учетная группа внутр. фонда больничных, норма рабочего времени, код элемента базового оклада, базовый оклад.
Трудовые договоры - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о трудовых договорах через следующие таблицы:
Путь: Миграция данных/Источник данных - Трудовые договоры (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о трудовых договорах:
- Общая информация о трудовом договоре (Labor Contract): тип, дата, характер работы, даты начала и окончания, период продления и т.д.
- Тип сделки, ее статус, ставка и номер позиции и прочая информация (Labor Contract Line).
- Условия трудового контракта (Labor Contract Terms). Условия договора можно создать автоматически с помощью отчета 70950655 Создать условия договора , запускаемый со страницы Операции очереди работ . Принимать сотрудника можно без начисления отпуска по условиям договора (для этого необходимо в Настройка модуля "Персонал и зарплата" включить настройки Не проверять условия отпуска ), чтобы затем скачать весь баланс отпусков через Журнал отпусков.
При миграции данных об условиях трудового договора необходимо по меньшей мере заполнить и переносить информацию о начислении отпуска, в случае необходимости - об индексации. При заполнении условий трудового договора обязательно заполнение поля Учетная группа зарплаты.
С подробной информацией о полях, которые можно заполнить в рамках данных разделов, можно ознакомиться в сценарии Трудовые договоры
Приемом на работу сотрудника в системе считается утверждение строки трудового договора с типом Найм. Массово утвердить строки трудовых договоров с типом Найма можно одним из способов по выбору: Групповой приказ через функцию Получить договоры , операция очереди работ Утвердить строки трудовых договоров (70950654).
Обратите внимание, что при миграции данных нельзя импортировать в систему Трудовые договоры со статусом "Утверждено", так как в таком случае не будут созданы записи в связанных таблицах. Трудовые договора необходимо импортировать в статусе "Открыто", с последующим их утверждением в системе либо через соответствующий отчет, либо с помощью Группового приказа.
В то же время, в файле импорта трудового договора можно указать существующую запись в таблице Сотрудник (предварительно создав ее в системе). Это необходимо для того, чтобы сохранить существующий номер сотрудника, а не создавать новый.
Банковские счета сотрудников - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о банковских счетах сотрудников через следующие таблицы:
Путь: Миграция данных/Источник данных - Банковские счета (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о банковских счетах сотрудников:
- Банковский счёт сотрудника. Для загрузки банковских счетов сотрудников договоры уже должны быть утверждены и сотрудники созданы.
- Сотрудник
Журнал сотрудников - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о начислении сотрудника и удержании, вычете из сотрудника с помощью информации в строках и необходимых зарплатных элементов, соответствующих временным активностям.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Журнал сотрудников (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о журнале сотрудников:
-Информация о строках журнала сотрудников
С подробной информацией о полях для заполнения можно ознакомиться в сценарии Журнал сотрудников
Журнал отпусков - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией об операциях начисления отпуска, компенсации отпуска, коррекции отпуска по сотруднику.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Журнал отпусков (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о журнале отпусков:
- Информация о строках журнала отпусков
С подробной информацией о полях для заполнения можно ознакомиться в сценарии Журнал отпусков
Приказы на отсутствие - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией об отпусках, командировках, больничных, других отсутствиях.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Отсутствия (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о приказах в отсутствии:
- Информация о заголовках приказов в отсутствии
- Информация о строках приказов на отсутствие
С подробной информацией о полях для заполнения можно ознакомиться в сценарии Приказы на отсутствие
Зарплатные документы - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о зарплатных документах компании
Путь: Миграция данных/Источник данных - Зарплатные документы (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию о зарплатных документах:
- Информация о зарплатном документе. Тип учета должен быть "Ввод данных" (без создания финансовых транзакций).
- Информация о строках зарплатного документа
С подробной информацией о полях для заполнения можно ознакомиться в сценарии Расчет заработной платы
Учитывать большое количество зарплатных документов можно одновременно с помощью учета пакета зарплатных документов.
Ведомости на выплату зарплаты - с помощью этого раздела можно заполнить систему информацией о выплате зарплаты.
Путь: Миграция данных/Источник данных - Ведомости на выплату (Excel)
Мастер Миграции данных позволяет пользователю заполнить через таблицы следующую информацию об ведомостях на выплату з арплаты:
- Информация о заголовке ведомости на выплату. Обычно исторические выплаты не загружаются, поскольку учет ведомости создает финансовые транзакции.
- Информация о строках ведомости на выплату
С подробной информацией о полях для заполнения можно ознакомиться в сценарии Ведомости на выплату
Отображение данных можно проверить на соответствующей странице.
Пакеты конфигураций
Путь: Пакеты конфигураций
Наполнение системы данными через пакеты конфигурации происходит в такой же последовательности:
- Пакет Persons (Физические лица)
- Пакет Positions (Позиции)
- Пакет Labor Contract (Трудовые договоры)
- Пакет Bank Account (Банковские счета)
- Пакет Employee Journal (Журнал сотрудников)
- Пакет Vacation Journal (Журнал отпусков)
- Пакет Absence (Отсутствия)
- Пакет Payroll Document (Зарплатные документы)
- Пакет Payroll Sheet (Ведомо сти на выплату)
На странице пакета конфигурации есть поле Порядок обработки таблицы начинать заполнять, а затем импортировать данные нужно в таком порядке. Обратите внимание, что несоблюдение последовательности загрузки данных как в порядке пакетов, так и в порядке таблиц в пакете может привести к ошибкам системы и не загрузке данных.
Для того чтобы произошел перенос данных с помощью пакетов конфигураций, необходимо:
- Создать необходимый пакет конфигураций, значение переключателя Исключить конфигурационные таблицы = TRUE
- В строки пакета конфигураций добавить необходимые таблицы
- Выделить таблицы пакета и Экспортировать в Excel
- Заполнить шаблон Вашими данными
- Выбрать Импорт из Excel , Выбрать , выбрать заполненный файл для загрузки файла с вашими данными
- Выбрать Функции - Применить данные для применения данных
Отображение данных можно проверить на соответствующей странице.
В случае возникновения ошибок система будет сигнализировать о них в поле Число ошибок. Нажав на это количество, система переместит Вас на страницу Ошибки пакета конфигураций. В поле Сообщение об ошибке отображается суть ошибки, в поле Метка поля - название поля, к которому относится лка, в поле Таблица ID – номер таблицы, к которой относится ошибка. Если ошибки не влияют на перенос данных, то они допускаются. В других случаях – необходимо исправить ошибки путем корректировки данных или настроек. Если валидация данных не является обязательной, можно отключить проверку поля путем снятия галочки напротив соответствующих полей на странице Поля пакета конфигураций (Пакет конфигураций – Таблица – Поля – Поля пакета конфигураций). Система позволяет применить отдельно каждую таблицу пакета, а не все таблицы пакета сразу. Рекомендуем этот путь, чтобы избежать лишних ошибок. С помощью пакетов конфигураций возможно добавление, корректировка данных и их удаление (если установлена настройка «Удалить данные перед импортом»).
Наполнение пакетов соответствует наполнению разделов в мастере Миграции данных, описанных ранее.
Пакет Persons содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950582 | SMA Person |
| 2 | 70950577 | SMA Person Alternative Address |
| 3 | 70859618 | SMA Person Document |
| 4 | 70950583 | SMA Person Name History |
| 5 | 70950576 | SMA Person Relative |
| 6 | 70950575 | SMA Person Qualification |
| 7 | 70950585 | SMA Person Medical Info |
| 8 | 70950586 | SMA Person Job History |
| 9 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Связь всех таблиц происходит по ключевому полю, например, Код физ личности, Код позиции, Код сотрудника и т.д.
Пакет Positions содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950579 | SMA Job Title |
| 2 | 70950578 | SMA Organizational Unit |
| 3 | 70950580 | SMA Company Address |
| 4 | 5212 | Employee Statistics Group |
| 5 | 70950587 | SMA Employee Категория |
| 6 | 70950618 | SMA Worktime Norm |
| 7 | 5206 | Cause of Absence |
| 8 | 70950650 | SMA Payroll Calendar |
| 9 | 70950651 | SMA Payroll Calendar Setup |
| 10 | 70950599 | SMA Политика |
| 11 | 70950595 | SMA Labor Contract Terms Setup |
| 12 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Пакет Labor Contract содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950590 | SMA Labor Contract |
| 2 | 70950591 | SMA Labor Contract Line |
| 3 | 70950592 | SMA Labor Contract Terms |
Пакет Bank Account содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950712 | SMA Employee Bank Account |
| 2 | 5200 | Employee |
Обратите внимание, что в таблице 5200 происходит заполнение данными лишь 3 полей – номер, код банка компании, код банка сотрудника. Поэтому галочки напротив остальных полей нужно снять (Таблица – Поля – столбцы Включить поле, Проверить поле – снять галочки во всех строках, кроме указанных трех)
Пакет Employee Journal содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Пакет Vacation Journal содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Пакет Absence содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950611 | SMA Absence Header |
| 2 | 70950612 | SMA Absence Line |
Пакет Payroll Document содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетно сти):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950637 | SMA Payroll Document |
| 2 | 70950638 | SMA Payroll Document Line |
Пакет Payroll Sheet содержит следующие таблицы (список приведен в последовательности приоритетности):
| Приоритетность таблицы | Номер таблицы | Название таблицы |
|---|---|---|
| 1 | 70950690 | SMA Payroll Sheet Header |
| 2 | 70950691 | SMA Payroll Sheet Line |
Система предусматривает также использование отчетов, которые могут помочь с загрузкой данных, их нужно запускать через Операции очереди работ :
- отчет, создающий условия договора для строк 70950655 Создать условия договора
- отчет, утверждающий строки договора 70950654 Утвердить строки трудовых договоров
- отчет, добавляющий префикс к номеру физ. человека 70950653 Переименовать Физ Лицо
- отчет, обновляющий стаж по импортированным данным 70950652 Обновить Личную историю работ
- отчет, учитывающий многие приказы на отсутствие одновременно 70950657 Учет документов отсутствия
- отчет, отменяющий строки трудового договора 70950610 Отменить трудовые договоры .
Для удаления большого количества записей может использоваться приложение SA Record Deletion