Сценарий "Общий регламент защиты данных (GDPR) в процессах кадрового администрирования"

Путь: GDPR

Система позволяет удалять и анонимизировать персональные данные в случае необходимости, например, для обеспечения соответствия требованиям статьи 15. Закона Украины «О защите персональных данных» и принципам GDPR. При истечении срока хранения данных, определенного законом, такие данные могут удаляться при необходимости хранения других данных, не являющихся персональными данными в течение определенного времени, которое можно настроить. Для статистических целей, например, можно использовать анонимизацию персональных данных.

На странице GDPR необходимо создать настройки, в соответствии с которыми будет происходить администрирование информации. Необходимо заполнить соответствующие поля на вкладках Общее и Таблицы .

На вкладке Общее доступны для заполнения следующие поля

Поле	Описание
Код (Code)	Код настройки
Описание (Description)	Описание настройки.
Активно (Active)	Активность настройки. Если Активно = TRUE, выбранная настройка будет выполняться запуском операции очереди работ автоматически, если такой запуск будет дополнительно настроен.
Код главной таблицы (Main Table ID)	Код главной таблицы для выбора Кода поля даты. Выбор таблиц доступен из списка таблиц, выбранных во вкладке Таблицы в строчках.
Название главной таблицы (Main Table Name)	Название главной таблицы. Заполняется автоматически в зависимости от выбранного Кода главной таблицы.
Код поля даты (Date field ID)	Код поля даты в формате Date или DateTime из главной таблицы, по значению которого будет производиться отбор данных.
Название поля даты (Date Field Name)	Название поля даты заполняется автоматически в зависимости от выбранного кода поля даты.
Формула обработки данных (Processing Date Formula)	Формула обработки данных. Необходимо указать срок, по истечении которого будет производиться обработка данных в соответствии с настройками. Допустимый формат формулы, например, 1М (1 месяц), 1Г (1 год).
Количество таблиц (No. of Tables)	Количество таблиц. Поле заполняется автоматически в зависимости от количества таблиц, созданных в строках вкладки Таблицы .

В строках вкладки Таблицы система позволяет:

создавать строки;
удалять строки;
администрировать информацию путем внесения изменений в поля- GDPR Fields ;
фильтровать информацию, которая доступна для администрирования - страница GDPR Table Filters .

Для создания строки для таблицы, на вкладке Таблицы в строках необходимо заполнить следующие поля:

Поле	Описание
Код таблицы (Table ID)	Код таблицы.
Название таблицы (Table Name)	Название таблицы заполняется автоматически в зависимости от определенного кода.
Удалить записи (Delete Records)	Установка значения определяет удаление всех записей выбранной таблицы после наступления выбранного срока. Обратите внимание, что после удаления восстановление данных невозможно!!!
Код страницы (Page ID)	Код страницы. Заполняется автоматически кодом страницы, отображающей выбранную таблицу.
Код родительской таблицы (Parent Table ID)	Код родительской таблицы. Если установлен код родительской таблицы, система сначала отберет данные по настроенным параметрам родительской таблицы и администрирует таким образом, как настроена в зависимой таблице.
Порядок обработки (Processing Order)	Номер в порядке обработки.
Количество полей (No. of Fields)	Количество полей. Поле заполняется автоматически значением количества полей, по которым выполнена настройка на странице GDPR поля. Нажав на значение, пользователь переходит на страницу GDPR поля, доступную для редактирования.
Комментарии (Comments)	Комментарии.

Выбрав таблицы, в которых будет происходить администрирование информации, можно выбрать конкретные поля, в которых будет происходить такое администрирование. Для этого в строке соответствующей таблицы необходимо через функцию Управление - Поля перейти на страницу GDPR Fields .

На странице GDPR Fields необходимо заполнить поля:

Поле	Описание
Код поля (Field ID)	Код поля, подлежащего администрированию.
Название поля (Field Caption)	Название поля заполняется автоматически в зависимости от выбранного кода поля.
Тип поля (Field Type)	Тип поля. Заполняется автоматически.
Анонимизировать(Anonymize)	Установить галочку, если значение = TRUE и значение поля необходимо анонимизировать. Если установлена галочка, то значение поля Анонимизированное значение автоматически заполнится значением "anonymized", которое можно редактировать на другое значение.
Анонимизированное значение (Anonymize Value)	Значение, которое установится в выбранном поле вместо первичного после запуска администрирования информации по выбранным настройкам.
Очистить (Clear)	Установить галочку, если значение = TRUE и значение поля необходимо очистить.

Допускается выбор (создание) нескольких полей в таблице, которые необходимо администрировать, их редактирование и удаление.

На странице GDPR Table Filters необходимо заполнить поля:

Поле	Описание
Код поля (Field ID)	Код поля. Код поля и Код связанного поля должны иметь одинаковое значение для каждой из таблиц.
Название поля (Field Caption)	Название поля
Тип (Type)	Тип
Значение фильтра (Filter Value)	Значение фильтра
Код связанного поля (Linked Field ID)	Код связанного поля
Название связанного поля (Linked Field Name)	Название связанного поля

Выполнив настройки, необходимые для администрирования данных, можно выполнить предварительный просмотр результата с помощью Действия - Предварительный просмотр . В области Параметры необходимо выбрать Дату, на которую будет осуществляться предварительный просмотр результатов. Результат выводится системой в строки со следующими полями

Поле	Описание
Имя записи (Record Caption)	Название обрабатываемой записи.
Дата обработки (Processing Date)	Выбранная дата + Выбранный срок по формуле.
Анонимизированные поля (Anonimized Fields)	Количество записей, для которых Анонимизированы поля
Очищенные поля (Cleared Fields)	Количество записей, для которых Очищены поля
Удаленные записи (Deleted Records)	Количество удаленных записей

Для осуществления администрирования информации этот процесс необходимо запустить Действия - Запуск

Запуск процесса администрирования информации можно производить вручную путем Действия - Запуск с каждой страницы GDPR .
Запуск процесса администрирования информации можно производить автоматически, создав Операцию очереди работ Codeunit 70860390 SMA GDPR Management.

Результаты администрирования информации логируются на странице GDPR Журнал

Связанные - Журнал в следующем виде

Поле	Описание
Номер записи (Entry No.)	Заполняется системой автоматически
Код GDPR (GDPR Code)	Код настройки, согласно которому было осуществлено администрирование информации.
Анонимизированные поля (Anonimized Fields)	Количество записей, для которых Анонимизированы поля
Очищенные поля (Cleared Fields)	Количество записей, для которых Очищены поля
Удаленные записи (Deleted Records)	Количество удаленных записей
Код обработанной записи (Processed Record ID)	Код обработанной записи.

Удаление записей журнала не аннулирует анонимизацию или удаление информации.