Scenariusz "Migracja danych"
W Business Central można utworzyć pustą firmę i wypełnić ją własnymi danymi. W zależności od rozwiązania finansowego, z którego obecnie korzysta firma, można przeprowadzić migrację niezbędnych informacji.
Firma Microsoft udostępnia dokumentację dotyczącą konfigurowania i używania pakietów konfiguracyjnych, migracji danych, usług RapidStart. Zalecamy zapoznanie się z tymi informacjami przed rozpoczęciem pracy. Przed pobraniem danych należy wprowadzić pewne ustawienia w systemie. Można użyć ustawień domyślnych lub wprowadzić w nich zmiany. Ustawienia domyślne można pobrać za pomocą opcji Importuj predefiniowane pakiety SMART. Do pobrania dostępne są następujące ustawienia: Przykładowe ustawienie (lista płac, księgowanie, kadry itp.) - SMART Payroll; Pełna konfiguracja (lista płac, księgowość, ustawienia kadrowe itp.) - SMART Payroll; Dodatkowa konfiguracja kalendarza (poprzednie okresy) - SMART Payroll; Dane demonstracyjne (lista płac, księgowość, ustawienia kadrowe itp.) - SMART Payroll. Istnieje kilka sposobów na wypełnienie systemu danymi z pliku Excel:
- za pomocą przewodnika Migracji danych (uruchamianego ze strony centrum ról lub z paska wyszukiwania - wpisz Migracja danych)
- za pomocą pakietów konfiguracyjnych (uruchamianych z paska wyszukiwania - wpisz Pakiety konfiguracji).
Aby migracja danych pojawiła się w oknie Rozpocięcie pracy, należy znaleźć stronę Administracja listy kontrolnej, na tej stronie dodać centrum ról do zadania Migruj dane firmowe. Następnie znajdź i aktywuj Pokaż listę kontrolną (wybierz Tak w oknie dialogowym z pytaniem "Czy chcesz zobaczyć listę kontrolną na stronie głównej?").
##Przewodnik migracji danych Ścieżka: Migracja danych
Aby przeprowadzić migrację danych, należy:
- Wejść do przewodnika migracji danych
- Wybrać źródło danych (rekord)
- Pobierz szablon Excel do wypełnienia. Pobrany plik Excel zawiera komentarz z właściwościami każdego pola. Podczas wypełniania danych należy przestrzegać tych wymagań.
- Wypełnij szablon swoimi danymi. Użytkownik decyduje o objętości i kompletności danych (które pola wypełnić w tabeli, a które nie), tylko kluczowe pola muszą być wypełnione, aby wstawić rekord do tabeli. Zalecamy jednak pobranie danych dla wszystkich aktywnych pracowników na dzień rozpoczęcia (data początkowa). Należy wybrać okres wczytywania danych historycznych i przygotować wszystkie dane za ten okres (stanowiska, przeniesienia, Formularze nieobecności, dokumenty płacowe), który wynosi co najmniej 1 poprzedni rok od daty rozpoczęcia (aby móc wykonać obliczenia średnich zarobków).
- Wybierz Następny, aby przesłać plik z danymi
- Wybierz Popraw błędy, aby poprawić błędy importu, dodać filtry, wyłączyć kontrole itp. a następnie zastosuj zmiany. Następnie pakiet ten można znaleźć na stronie standardowej. Aby zdefiniować konfigurację tabel bazy danych, musisz mieć duże doświadczenie w konfiguracji. Zalecamy wykonywanie konfiguracji tylko wtedy, gdy użytkownik jest zaznajomiony z usługami RapidStart.
- Wybierz Migruj, aby zastosować dane Migracja danych odbywa się w następującej kolejności według sekcji: Osoby, Stanowiska, Umowy, Konta bankowe, Dziennik pracownika, Dziennik urlopowy, Nieobecności, Listy płac, Arkusze płac.
Osoby - za pomocą tej sekcji można wypełnić system informacjami o osobach.
Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Osoby (Excel) Przewodnik migracji danych pozwala użytkownikowi wypełnić następujące informacje o osobie za pomocą tabel:
- Podstawowe informacje o osobie fizycznej (Person): informacje ogólne (nazwisko, imię, drugie imię w języku polskim i angielskim, numery telefonów kontaktowych, PESEL itp.), informacje dla administracji (płeć, stan cywilny, narodowość, język itp.), informacje o rejestracji wojskowej (stosunek do służby wojskowej, stopień wojskowy, grupa rejestracji wojskowej itp.), informacje o historii zatrudnienia (całkowity staż pracy, okres ubezpieczenia).
- Alternatywny adres (Alternative Address)
- Dokumenty tożsamości (Person Document)
- Historia zmian imienia osoby (Person Name History)
- Krewni osoby (Employee Relative)
- Kwalifikacje osoby (Employee Qualification)
- Informacje medyczne osoby (Person Medical Info)
- Historia zatrudnienia osoby (Person Job History)
- HR deklinacja nazwy osoby (HR Name Declination) Podczas migracji danych należy wypełnić i przenieść co najmniej następujące pola: Nazwisko, Imię, Drugie imię, Data urodzenia, Płeć. Szczegółowe informacje na temat pól, które można wypełnić w tych sekcjach, można znaleźć w skrypcie [Karta osoby] (person-card.md).
Stanowiska - za pomocą tej sekcji można wypełnić następujące informacje o stanowisku, na którym pracownik zostanie zatrudniony oraz informacje związane ze stanowiskiem za pomocą tabel.
Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Stanowiska (Excel)
Przewodnik migracji danych umożliwia użytkownikowi wypełnienie następujących informacji o stanowiskach i informacji związanych ze stanowiskiem za pośrednictwem następujących tabel:
- Tytuły stanowisk
- Wydziały (Org. units)
- Adres firmy (Company Address)
- Grupy statystyczne pracowników (Employee Statistics Group)
- Kategoria pracownika (Employee Category)
- Normy czasu pracy (Worktime Norm)
- Przyczyny nieobecności (Cause of Absence)
- Kalendarze płac (Payroll Calendar)
- Ustawienie kalendarzy listy płac (Payroll Calendar Setup). Należy znaleźć kalendarze w systemie, utworzyć wiersze dla wybranego okresu, wydać wiersze, utworzyć okresy rozliczeniowe.
- Stanowiska (Position). Należy pamiętać, że aby pracować ze stanowiskami, muszą one zostać zatwierdzone.
- Ustawianie warunków umowy (Labour Contract Terms Setup)
- HR deklinacja nazwy (HR Name Declination) Podczas migracji danych dotyczących zawodów należy wypełnić i przenieść co najmniej następujące pola: kod i nazwa zawodu, kod składnika wynagrodzenia zasadniczego, kwota wynagrodzenia podstawowego.
Podczas migracji danych o stanowiskach należy wypełnić i przenieść co najmniej następujące informacje: informacje ogólne - pola kod i nazwa wydziału, kod i nazwa stanowiska, data rozpoczęcia, data rozpoczęcia obowiązywania, etat; informacje administracyjne - pola kod kategorii, kod grupy statystycznej, kod kalendarza, typ pracy, warunki pracy; informacje o wynagrodzeniach - pola kod grupy obliczeniowej, grupa rozliczeniowa wynagrodzenia, grupa rozliczeniowa wewnętrznego zwolnienia lekarskiego, norma czasu pracy, kod składnika wynagrodzenia podstawowego, kwota wynagrodzenia podstawowego.
Umowy - za pomocą tej sekcji można wypełnić system informacjami o umowach poprzez następujące tabele:
Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Umowy (Excel)
Przewodnik migracji danych pozwala użytkownikowi wypełnić następujące informacje o umowach za pomocą tabel:
- Ogólne informacje o umowie o pracę: typ, data, tryb pracy, daty początkowa i końcowa, okres przedłużenia itp.
- Typ zapisu, jego status, etat i numer stanowiska oraz inne informacje (Labor Contract Line).
- Warunki umowy. Warunki umowy można utworzyć automatycznie za pomocą raportu 70950655 Utwórz warunki umowy, który jest uruchamiany ze strony Zapisy kolejki zleceń. Można zatrudnić pracownika bez naliczania urlopu na warunkach umowy (w tym celu należy włączyć ustawienie Nie sprawdzaj warunków urlopu w "Ustawieniach zasobów ludzkich"), a następnie pobrać całe saldo urlopowe za pośrednictwem Dziennika urlopów. Podczas migracji danych dotyczących warunków umowy należy przynajmniej wypełnić i przenieść informacje dotyczące naliczania urlopu i, w razie potrzeby, indeksacji. Podczas wypełniania warunków umowy o pracę pole Grupa księgowania listy płac jest obowiązkowe.
Szczegółowe informacje na temat pól, które można wypełnić w tych sekcjach, można znaleźć w scenariuszu [Umowy] (labour-contracts.md).
Zatrudnienie pracownika w systemie jest traktowane jako zatwierdzenie wiersza umowy o pracę z typem Zatrudnienie. Możesz masowo zatwierdzać wiersze umów o pracę o typie Zatrudnienie w jeden z następujących sposobów: Formularze grupowe poprzez funkcję Uzyskaj umowy, Zapisy kolejki zleceń Zatwierdź wiersze umowy o pracę (70950654).
Konta bankowe - za pomocą tej sekcji można wypełnić system informacjami o kontach bankowych pracowników poprzez następujące tabele:
Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Konta bankowe (Excel).
Przewodnik migracji danych pozwala użytkownikowi wypełnić następujące informacje o kontach bankowych pracowników za pomocą tabel:
- Konto bankowe pracownika. Aby przesłać konta bankowe pracowników, umowy muszą być już zatwierdzone, a pracownicy utworzeni.
- Pracownik Dziennik pracownika - ta sekcja umożliwia wypełnienie systemu informacjami o naliczeniach i potrąceniach dla pracownika, potrąceniach od pracownika z wykorzystaniem informacji w wierszach i wymaganych elementów wynagrodzenia, odpowiednich działaniach czasowych.
Ścieżka: Data Migration/Data Source - Dziennik pracownika (Excel)
Przewodnik migracji danych umożliwia użytkownikowi wypełnienie następujących informacji o dzienniku pracowników za pomocą tabel:
-Informacje o wierszach dziennika pracowników
Szczegółowe informacje na temat pól do wypełnienia można znaleźć w scenariuszu [Dziennik pracownika] (employee-journal.md)
Dziennik urlopowy - w tej sekcji można wypełnić system informacjami o zapisach naliczenia urlopu, kompensacji urlopu, korekty urlopu dla pracownika. Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Dziennik urlopowy (Excel)
Przewodnik migracji danych umożliwia użytkownikowi wypełnienie następujących informacji o dzienniku urlopów za pomocą tabel:
- Informacje o wierszach dziennika urlopów
Szczegółowe informacje na temat pól do wypełnienia można znaleźć w scenariuszu [Dziennik urlopowy] (vacation-journal.md)
Formularze na nieobecności - za pomocą tej sekcji można wypełnić system informacjami o urlopach, delegacjach, zwolnieniach lekarskich i innych nieobecnościach.
Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Nieobecności (Excel) Przewodnik migracji danych pozwala użytkownikowi wypełnić następujące informacje o Formularzach nieobecności za pomocą tabel:
- Informacje o nagłówkach Formularzy nieobecności
- Informacje o wierszach Formularzy nieobecności
Szczegółowe informacje na temat pól do wypełnienia można znaleźć w scenariuszu [Formularze na nieobecności] (absence-orders.md).
Listy płac - za pomocą tej sekcji można wypełnić system informacjami o listach płac w firmie.
Ścieżka: Migracja danych / Źródło danych - Listy płac (Excel)
Przewodnik migracji danych pozwala użytkownikowi wypełnić następujące informacje o listach płac za pomocą tabel:
- Informacje o liście płac. Typem księgowania musi być "Wprowadzanie danych" (bez tworzenia zapisów finansowych).
- Informacje o wierszach listy płac
Szczegółowe informacje na temat pól do wypełnienia znajdują się w scenariuszu [Rozliczanie płac] (wagecalc.md) Istnieje możliwość zaksięgowania dużej liczby list płac jednocześnie poprzez zaksięgowanie pakietu list płac.
Arkuszy płac - w tej sekcji można wypełnić system informacjami o arkuszach list płac. Ścieżka: Migracja danych/Źródło danych - Arkusz płac (Excel)
Przewodnik migracji danych umożliwia użytkownikowi wypełnienie następujących informacji o wyciągach płacowych przy użyciu tabel:
- Informacje nagłówka arkusza płac. Zazwyczaj historyczne płatności nie są wczytywane, ponieważ księgowanie arkuszów płac tworzy zapisy finansowe.
- Informacje o wierszach arkusza płac
Szczegółowe informacje na temat pól do wypełnienia można znaleźć w scenariuszu [Arkusz płac] (wagepaysheet.md)
Sposób wyświetlania danych można sprawdzić na odpowiedniej stronie.
##Pakiety konfiguracji Ścieżka: Pakiety konfiguracji
Wypełnianie systemu danymi poprzez pakiety konfiguracji odbywa się w tej samej kolejności:
- Pakiet Persons (Osoby)
- Pakiet Positions (Stanowiska)
- Pakiet Labor Contract (Umowy)
- Pakiet Bank Account (Konto bankowe)
- Pakiet Employee Journal (Dziennik pracownika)
- Pakiet Vacation Journal (Dziennik urlopowy)
- Pakiet Absence (Nieobecności)
- Pakiet Payroll Document (Listy płac)
- Pakiet Payroll Sheet (Arkusz płac)
Na stronie konfiguracji pakietu znajduje się pole Kolejność przetwarzania dla tabeli i należy rozpocząć wypełnianie, a następnie importowanie danych w tej kolejności. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie kolejności ładowania danych zarówno w kolejności pakietów, jak i w kolejności tabel w pakiecie może skutkować błędami systemu i brakiem możliwości załadowania danych. Aby dane mogły być przesyłane przy użyciu pakietów konfiguracyjnych, należy:
- Utworzyć wymagany pakiet konfiguracji, wartość przełącznika Wyklucz tabele konfiguracji = TRUE
- Dodać wymagane tabele do wierszy pakietu konfiguracji
- Wybierz tabele z pakietu i Eksportuj do programu Excel
- Wypełnij szablon swoimi danymi
- Wybierz Importuj z programu Excel, Wybierz, wybierz wypełniony plik, aby przesłać plik z danymi
- Wybierz Funkcje - Zastosuj dane, aby zastosować dane
Wyświetlanie danych można sprawdzić na odpowiedniej stronie.
W przypadku wystąpienia błędów, system wskaże je w polu Liczba błędów pakietu. Kliknięcie tej liczby spowoduje przejście do strony Błędy pakietu konfiguracji. Pole Tekst błędu wyświetla istotę błędu, pole Etykieta pola wyświetla nazwę pola, którego dotyczy błąd, a pole Identyfikator tabeli wyświetla numer tabeli, której dotyczy błąd. Jeśli błędy nie wpływają na przenoszenie danych, są one dozwolone. W innych przypadkach należy poprawić błędy, dostosowując dane lub ustawienia. Jeśli walidacja danych nie jest wymagana, można wyłączyć walidację pól, usuwając zaznaczenie odpowiednich pól na stronie Pola pakietu konfiguracji (Pakiet konfiguracji - Tabela - Pola - Pola pakietu konfiguracji). System umożliwia zastosowanie każdej tabeli w pakiecie osobno, a nie wszystkich tabel w pakiecie jednocześnie. Zalecamy ten sposób, aby uniknąć niepotrzebnych błędów. Za pomocą pakietów konfiguracyjnych można dodawać, poprawiać i usuwać dane (jeśli skonfigurowano ustawienie "Usuń dane przed importem"). Treść pakietów odpowiada treści sekcji w przewodniku migracji danych opisanym wcześniej.
Pakiet Persons zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950582 | SMA Person |
| 2 | 70950577 | SMA Person Alternative Address |
| 3 | 70859618 | SMA Person Document |
| 4 | 70950583 | SMA Person Name History |
| 5 | 70950576 | SMA Person Relative |
| 6 | 70950575 | SMA Person Qualification |
| 7 | 70950585 | SMA Person Medical Info |
| 8 | 70950586 | SMA Person Job History |
| 9 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Wszystkie tabele są połączone kluczowym polem, na przykład Kodem osoby, Kodem stanowiska, Nr pracownika itp.
Pakiet Positions zawiera następujące tabele (lista jest podana w kolejności priorytetów):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950579 | SMA Job Title |
| 2 | 70950578 | SMA Organizational Unit |
| 3 | 70950580 | SMA Company Address |
| 4 | 5212 | Employee Statistics Group |
| 5 | 70950587 | SMA Employee Category |
| 6 | 70950618 | SMA Worktime Norm |
| 7 | 5206 | Cause of Absence |
| 8 | 70950650 | SMA Payroll Calendar |
| 9 | 70950651 | SMA Payroll Calendar Setup |
| 10 | 70950599 | SMA Position |
| 11 | 70950595 | SMA Labor Contract Terms Setup |
| 12 | 70950699 | SMA HR Name Declination |
Pakiet Labour Contract zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950590 | SMA Labor Contract |
| 2 | 70950591 | SMA Labor Contract Line |
| 3 | 70950592 | SMA Labor Contract Terms |
Pakiet Bank Account zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950712 | SMA Employee Bank Account |
| 2 | 5200 | Employee |
Należy pamiętać, że w tabeli 5200 tylko 3 pola są wypełnione danymi - Nr, Kod banku firmy, Kod banku pracownika. W związku z tym należy odznaczyć pozostałe pola (Tabela - Pola - kolumny Włącz pole, Zaznacz pole - odznacz wszystkie wiersze z wyjątkiem określonych trzech).
Pakiet Employee Journal zawiera następujące tabele (lista jest podana w kolejności priorytetów):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Pakiet Vacation Journal zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950610 | SMA Employee Journal Line |
Pakiet Absence zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950611 | SMA Absence Header |
| 2 | 70950612 | SMA Absence Line |
Pakiet Payroll Document zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950637 | SMA Payroll Document |
| 2 | 70950638 | SMA Payroll Document Line |
Pakiet Payroll Sheet zawiera następujące tabele (wymienione w kolejności według priorytetu):
| Priorytet tabeli | Numer tabeli | Nazwa tabeli |
|---|---|---|
| 1 | 70950690 | SMA Payroll Sheet Header |
| 2 | 70950691 | SMA Payroll Sheet Line |
System zapewnia również korzystanie z raportów, które mogą pomóc w ładowaniu danych, które powinny być uruchamiane za pośrednictwem Zapisy kolejki zleceń:
- raport tworzący warunki umowy dla wierszy 70950655 Utwórz warunki umowy.
- raport zatwierdzający linie kontraktów 70950654 Zatwierdź wiersze umowy.
- raport dodający prefiks do numeru pracownika 70950653 Zmień nazwy osób
- raport aktualizujący staż pracy na podstawie zaimportowanych danych 70950652 Aktualizuj historię pracy osoby.
- raport rozliczający wiele Formularzy nieobecności jednocześnie 70950657 Księgowanie Formularzy nieobecności
- raport anulujący linie umowy o pracę 70950610 Anuluj umowy.
Aby usunąć dużą liczbę rekordów, można skorzystać z aplikacji SA Record Deletion