Касові документи та звіти
Відповідно до законодавства України усі розрахунки готівкою на підприємстві повинні оформлятися за допомогою наступних документів:
- Прибутковий касовий ордер (ПКО);
- Видатковий касовий ордер (ВКО);
- Касова книга;
- Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів.
В даній статті описані детальні кроки для створення цих документів.
Перевірка необхідних налаштувань
Перед створенням Прибуткових та Видаткових касових ордерів необхідно перевірити деякі налаштування. А саме:
- на сторінці Шаблони фінансового журналу перевірити налаштування відповідних шаблонів та розділів шаблонів для Прибуткових касових ордерів та Видаткових касових ордерів. Для шаблону в полі Тип необхідно встановити значення Вхідні касові ордери для ПКО та Вихідні касові ордери для ВКО. Для розділу шаблону в полі Тип баланс. рах. встановити значення Банківський рахунок та відповідний номер рахунку в полі Номер баланс. рахунку;
- на сторінці Каси має бути створена картка Каси та її налаштування, а саме, призначені Облікова група, Серія номерів прибуткових ордерів, Серія номерів видаткових ордерів та визначено налаштування в полі Контроль нумерації касових ордерів.
Прибутковий касовий ордер
Прибутковий касовий ордер (ПКО) — це первинний документ типової форми, що застосовується для оформлення надходжень готівки до каси підприємства.
Для створення Прибутков ого касового ордера необхідно виконати наступні дії:
-
Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Список прибуткових касових ордерів, перейдіть за відповідним посиланням. -
На сторінці списку прибуткових касових ордерів переконайтесь, що в полі Код розділу журналу вказано відповідний розділ журналу.
-
Натисніть кнопку Створити для створення нового касового ордера.
Примітка
Якщо необхідно відкрити вже створений необлікований касовий ордер натисніть Створити > Прибутковий касовий ордер -
Заповніть необхідні поля Прибуткового касового ордера.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата обліку | Вкажіть дату, якою має обліковуватись ПКО. |
| Тип рахунку | Виберіть тип рахунку, від якого оприбутковуються кошти. |
| Код рахунку | Виберіть конкретний номер рахунку, відповідно до обраного типу в полі Тип рахунку. |
| Сума | Вкажіть суму готівки, яка оприбутковується. |
| Касовий тип документу | Виберіть тип документу, від повідно до цільового призначення коштів. |
| Авансовий платіж | Активуйте перемикач, якщо оприбуткування коштів необхідно відобразити як передоплату. |
| Підстава | В даному полі вказується підстава для оприбуткування коштів. Значення поля виводиться в друкованій формі в рядку Підстава. |
| Номер договору | Вкажіть номер договору, за яким здійснюється операція. Поле буде заповнено автоматично номером активного договору або договору за замовчуванням. |
| Додаток | В даному полі вказується додаткова інформація щодо ПКО. Значення поля буде виводитись в друкованій формі в рядку Додаток. |
| У тому числі | В даному полі вказується додаткова інформація щодо ПКО. Значення поля буде виводитись в друкованій формі в рядку Додаток. |
| Застос. до док. - тип | Виберіть тип документу, до якого необхідно застосувати документ. |
| Застос. до док. - номер | Виберіть номер документу, до якого необхідно застосувати документ. |
- Для застосування ПКО до операц ій чи документів клієнта або постачальника можна натиснути Застосувати платежі > Застосувати операції або Застосувати передплати. У вікні застосування встановити Код застосування до однієї або декількох операцій (документів). На обліку ПКО система автоматично облікує встановлене застосування.
- Для друку документу і відповідно присвоєння йому номера в полі Номер документу необхідно натиснути Друк. Є можливість перегляду друкованої форми ПКО без присвоєння йому номера. Для цього у вікні друку касового ордера необхідно активувати перемикач Тест друку.
- Для можливості редагування надрукованого необлікованого Прибуткового касового ордера необхідно натиснути кнопку Скасувати друк ордера. Поле Номер документу буде очищено і буде встановлена ознака Платіж. документ надруковано = Ні.
- Після того, як Прибутковий касовий ордер був надрукований, його можна облікувати. Для цього необхідно натиснути кнопку Облік. Облікований ПКО буде переміщено на сторінку Список облікованих прибуткових касових ордерів.
Видатковий касовий ордер
Видатковий касовий ордер (ВКО) — це первинний документ, що застосовується для оформлення видачі готівки з каси підприємства.
Для створення Видаткового касового ордера необхідно виконати наступні дії:
-
Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Список видаткових касових ордерів, перейдіть за відповідним посиланням. -
На сторінці списку видаткових касових ордерів переконайтесь, що в полі Код розділу журналу вказано відповідний розділ журналу.
-
Натисніть кнопку Створити для створення нового касового ордера.
Примітка
Якщо необхідно відкрити вже створений необлікований касовий ордер натисніть Створити > Видатковий касовий ордер -
Заповніть необхідні поля Видаткового касового ордера.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата обліку | Вкажіть дату, якою має обліковуватись ВКО. |
| Тип рахунку | Виберіть тип рахунку, якому видається готівка. |
| Код рахунку | Вкажіть конкретний номер рахунку, відповідно до обраного типу в полі Тип рахунку. |
| Сума | Вкажіть суму готівки, яка видається. |
| Касовий тип документу | Визначає тип документу, відповідно до цільового п ризначення коштів. |
| Авансовий платіж | Активуйте перемикач, якщо видачу готівки необхідно відобразити як передоплату. |
| Номер договору | Вкажіть номер договору, за яким здійснюється операція. Поле буде заповнено автоматично номером активного договору або договору за замовчуванням. |
| Застос. до док. - тип | Вкажіть тип документу, до якого необхідно застосувати ВКО. |
| Застос. до док. - номер | Вкажіть номер документу, до якого необхідно застосувати ВКО. |
| Підстава | В даному полі вказується підстава для видачі коштів з каси. Значення поля виводиться в друкованій формі в рядку Підстава. |
| Додаток | В даному полі вказується додаткова інформація щодо ВКО. Значення поля буде виводитись в друкованій формі в рядку Додаток. |
| За | В даному полі вказується додаткова інформація щодо ВКО, наприклад документ, що посвідчує особу, за яким цій особі видаються кошти. Значення поля буде виводитись в друкованій формі в рядку За. |
- Для застосування ВКО до операцій чи документів клієнта або постачальника можна натиснути Застосувати платежі > Застосувати операції або Застосувати передплати. У вікні застосування встановити Код застосування до однієї або декількох операцій (документів). На обліку ВКО система автоматично облікує встановлене застосування.
- Для друку документу і відповідно присвоєння йому номера в полі Номер документу необхідно натиснути Друк. Є можливість перегляду друкованої форми ВКО без присвоєння йому номера. Для цього у вікні друку касового ордера необхідно активувати перемикач Тест друку.
- Для можливості редагування надрукованого необлікованого Видаткового касового ордера необхідно натиснути кнопку Скасувати друк ордера. Поле Номер документу буде очищено і буде встановлена ознака Платіж. документ надруковано = Ні.
- Після того, як Видатковий касовий ордер був надрукований, його можна облікувати. Для цього необхідно натиснути кнопку Облік. Облікований ВКО буде переміщено на сторінку Список облікованих видаткових касових ордерів.
Затвердження видаткових та прибуткових касових ордерів
На видаткових та прибуткових касових ордерах присутній функціонал затвердження таких документів - є можливість налаштувати робочі процеси затвердження розділу та рядків журналу.
Для активації даного функціоналу спершу необхідно створити робочий процес затвердження розділу фінансового журналу. Детальніше див. Робочі процеси в Business Central
Наступним кроком потрібно активувати на списку розділів фінансового журналу опцію, яка визначає, що редагування рядків під час процесу затвердження не буде можливим: Не редагуються під час процесу затвердження = ТАК.
На Списку видаткових/прибуткових касових ордерів через Запит на затвердження > Відправити запит на затвердження обираємо чи хочемо відправити на погодження увесь Розділ журналу, чи лише Вибрані рядки журналу.
Поля ВКО/ПКО після відправки на затвердження будуть закриті для редагування. Щоб мати змогу відредагувати ВКО/ПКО спершу потрібно скасувати запит на затвердження, або ж користувач із правом затвердження має відхилити запит.
Після затвердження рядків та/або цілого розділу журналу, касові документи по яких були надруковані, їх редагування залишається недоступним. Для таких касових документів є можливість скасувати друк, надрукувати їх заново та чи облікувати до їхнього затвердження, проте поля залишаються закритими для редагування. У тих касових документах, що не були надруковані до їхнього затвердження, поля залишаються відкритими для редагування, проте, якщо внести зміни, то система перед обліком таких ордерів вимагатиме повторного їх затвердження. Без внесення змін, такі рядки можна безперешкодно роздрукувати та облікувати.
Касова книга
Касова книга - це документ типової форми КО-4, в якому відображаються усі готівкові операції в касі підприємства. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі облікованих Прибуткових та Видаткових касових ордерів. В системі Касова книга представлена, як форма запиту звіту, результатом якої є вивід для друку типової форми КО-4.
Для запуску звіту КО-4 необхідно виконати наступні дії:
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть КО-4, перейдіть за відповідним посиланням.
- У вікні запиту звіту необхідно встановити наступні параметри:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата початку | Вкажіть початкову дату, з якої формуватиметься касова книга. |
| Дата закінчення | Вкажіть кінцеву дату, по яку формуватиметься касова книга. |
| Тип звіту | Виберіть тип аркуша касової книги, який буде виводитись для друку. |
| Бухгалтер | Вкажіть код співробітника, прізвище та ініціали якого, будуть виводитись в рядку Бухгалтер друкованої форми звіту. |
| Відображати гривневий еквівалент | Активуйте даний перемикач, якщо в звіті необхідно відображати гривневий еквівалент для операцій в валюті. |
| Друкувати титульну сторінку | Активуйте даний перемикач, якщо для друку звіту необхідно виводити титульну сторінку. |
| Показувати кількість листків за місяць | Активуйте даний перемикач, якщо необхідно відобразити загальну кіл ькість листків за місяць. Відповідне значення буде показано на останньому аркуші кожного окремого місяця. |
| Показувати кількість листків за рік | Активуйте даний перемикач, якщо необхідно відобразити загальну кількість листків за рік. Відповідне значення буде показано на останньому аркуші року. |
| Фільтр: Банківський рахунок | Виберіть банківський рахунок, відповідно до якого будуть відображені дані звіту. |
- Натисніть Попередній перегляд або Друк, щоб переглянути чи надрукувати сформовані аркуші касової книги.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Згідно законодавства України підприємства зобов'язані вести журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. На розсуд керівника підприємства, журнал реєс трації прибуткових і видаткових касових документів мають право вести за формами КО-3 або КО-3а. У журналі за формою КО-3а використовуються єдина наскрізна нумерація записів у графі 1 (№ з/п) як для ПКО, так і для ВКО, тобто цей журнал можна використовувати один для реєстрації в ньому як ПКО, так і ВКО. У журналі за формою КО-3 використовується окрема нумерація записів у графі 1 (№ з.п) для прибуткових касових ордерів і видаткових касових ордерів.
Форма КО-3
Щоб створити журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за формою КО-3:
- Натисніть кнопку , яка відкриває функцію Пошук, введіть Журнал реєстрації касових документів КО-3, виберіть відповідне посилання.
- На сторінці *Журнал реєстрації касових документів КО-3 заповніть поля, перераховані нижче у таблиці:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата з | Виберіть дату, починаючи з якої інформація буде оброблятися звітом. |
| Дата завершення | Виберіть дату, закінчуючи якою інформація буде оброблятися звітом. |
| Відображати гривневий еквівалент | Вкажіть, чи будуть суми у звіті надруковані в локальній валюті. |
| Тип касової операції | Виберіть фільтр по типу операції ПКО або ВКО, якщо фільтр порожній, то будуть відображатися всі операції. |
Примітка
За необхідності можна встановити додаткові фільтри для касових операцій на вкладці Фільтр: банківський рахунок
- Натисніть кнопку ОК. Буде завантажений файл сформованого звіту.
Форма КО-3а
Щоб створити журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за формою КО-3а:
- Натисніть кнопку , яка відкриває функцію Пошук, введіть Журнал реєстрації касових документів КО-3, виберіть відповідне посилання.
- На сторінці *Журнал реєстрації касових документів КО-3 заповніть поля, перераховані нижче у таблиці:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Дата з | Виберіть дату, починаючи з якої інформація буде оброблятися звітом. |
| Дата завершення | Виберіть дату, закінчуючи якою інформація буде оброблятися звітом. |
Примітка
За необхідності можна встановити додаткові фільтри для касових операцій на вкладці Фільтр: банківський рахунок
- Натисніть кнопку ОК. Буде завантажений файл сформованого звіту.