Авансові звіти
Авансовий звіт - це документ, який підтверджує витрачання коштів підзвітною особою, виданих їй наперед, тобто авансом, для виконання певного службового доручення, наприклад, відрядження чи закупівля товарів або ОЗ.
Необхідні налаштування
Перед початком роботи з авансовими звітами необхідно виконати налаштування на сторінці Налаштування модуля Купівель та створити підзвітну особу.
- Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування модуля Купівель, перейдіть за відповідним посиланням. - На вкладці Серія номерів встановіть значення в полі Серія номерів авансових звітів.
- На вкладці Авансовий звіт встановіть значення для полів Аванс. звіт - облікова група постачальника, Загальна бізнес-група авансового звіту, ПДВ бізнес-група авансового звіту.
Створення підзвітної особи
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Співробітники, перейдіть за відповідним посиланням.
- Відкрийте картку потрібного співробітника та натисніть Дії > Функції > Створити підзвітну особу.
Примітка Можна створити декілька підзвітних осіб одночасно по виділеним співробітникам.
- Буде створена картка підзвітної особи аналогічно картці співробітника.
Примітка З картки підзвітної особи можна переглянути Необліковані авансові звіти, Обліковані авансові звіти, Книгу операцій постачальників та іншу інформацію цієї підзвітної особи.
Створення авансового звіту
Для створення авансового звіту виконайте наступні дії:
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Авансові звіти купівлі, перейдіть за відповідним посиланням.
- Натисніть Створити для створення нового документа.
- Заповніть наступні поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Вкладка Загальне | |
| Код співробітника | Визначає код співробітника, для якого створюється авансовий звіт. Поле буде заповнено автоматично, якщо авансовий звіт створюється з картки підзвітної особи. При необхідності змінити співробітника в авансовому звіті, виберіть в полі Код співробітника іншу підзвітну особу. Після вибору співробітника відкриється довідник підзвітних осіб з типом - Підзвітна особа, де можна обрати потрібну особу. При зміні підзвітної особи система автоматично оновлює інформацію про постачальника та одержувача оплати без додаткових запитів, щоб уникнути розбіжностей у даних. |
| Тип документа особи | Визначає документ, що посвідчує особу підзвітної особи. |
| Призначення авансу | Визначає ціль видачі авансу підзвітній особі. Наприклад, відрядження. |
| Дата обліку | Визначає дату, якою буде обліковано даний авансовий звіт. |
| Дата документу | Визначає дату створення документу. |
| Номер договору | Визначає договір, якщо з підзвітною особою розрахунки ведуться в рамках договору. |
| Номер наказу на відрядження | Визначає номер наказу на відрядження, що пов'язаний з заголовком купівлі. |
| Дата наказу на відрядження | Визначає дату наказу на відрядження, пов'язану з заголовком купівлі. |
| Вкладка Рядки | |
| Тип | Визначає тип авансового рядка: Підзвіт - призначається для відображення купівлі ТМЦ у суб‘єкта господарювання, платника ПДВ; Товар - призначається для відображення купівлі ТМЦ за фіскальними/товарними чеками; Рахунок ГК - призначається для відображення витрат, які понесені на відрядження (використання коштів на добові витрати, квитки на проїзд, витрати на проживання); Основні засоби - відображає купівлю ОЗ; Товарна витрата - понесення додаткових витрат; Ресурс - понесення витрат людських ресурсів. |
| Номер | Визначає відповідний рахунок ГК, товар, ОЗ, підзвіт, товарну витрату чи ресурс, в залежності від вибраного типу в полі Тип. |
| Номер операції купівлі | Визначає номер операції постачальника вказаного в полі Номер для типу рядка Підзвіт. Вибір здійснюється з Книги операцій постачальників та обмежується для обраного постачальника лише записами з ознакою "Відкрито". |
| Номер документа купівлі | Поле буде заповнене автоматично після вибору операції в полі Номер операції купівлі. Поле доступне для редагування. |
| Дата документа купівлі | Поле буде заповнене автоматично після вибору операції в полі Номер операції купівлі. Поле доступне для редагування. |
| Опис | Визначає опис рядка в залежності від вибраного типу та номеру авансового рядка. |
| Код складу | Визначає код складу, на який буде оприбутковано товар, якщо тип рядка Товар. |
| Код співробітника | Визначає код співробітника, який є матеріально-відповідальною особою, якщо тип рядка ОЗ. |
| Кількість | Визначає кількість одиниць відповідної номенклатури, відповідно до вибраного типу та номеру рядка авансового звіту. |
| Код одиниці вимірювання | Визначає код одиниці вимірювання товару для типу рядка Товар. |
| Пряма собівартість одиниці без ПДВ | Визначає пряму собівартість одиниці без ПДВ вибраного типу та номера рядка авансового звіту. |
| Код ВМП | Призначене для вибору шаблону ВМП, який визначає, як витрати, понесені у зв'язку з цим документом покупки, будуть відноситись до різних облікових періодів. Поле використовується в поєднанні з функцією План ВМП з вкладки Рядок авансового звіту, що дозволяє розподілити витрати за періодами відповідно до обраного плану. |
| Вкладка Виписка | |
| Кільк.Документів | Визначає кількість документів, які супроводжують авансовий звіт. Інформація даного поля використовується лише в друкованій формі авансового звіту. |
| Застос. до док. - тип | Визначає тип документа, до якого необхідно застосувати цей авансовий звіт. |
| Застос. до док. - номер | Визначає номер документа, до якого необхідно застосувати цей авансовий звіт. |
Натисніть Облік для обліку авансового звіту.
Переглянути обліковані авансові звіти можна на сторінці Обліковані авансові звіти купівлі. Відкрити облікований авансовий звіт також можливо зі сторінки Книга операцій постачальників по кнопці "Показати документ".
Із необлікованого та облікованого документів авансового звіту можна роздрукувати типову форму Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або підзвіт, натиснувши Друк. Базовий шаблон друкованої форми авансового звіту містить три рядки для виведення платіжних документів в графу "Одержано (від кого, № та дата)". За необхідності можна змінити шаблон та додати до восьми рядків для відображення в друковану форму звіту.
Для рядків авансового звіту з типом Підзвіт можливе застосування під час обліку у валюті, відмінній від валюти, в якій створений Рахунок купівлі. Для застосування цього функціоналу необхідно в Налаштуванні модуля купівель обрати Застосування між валютами = Всі, а в заголовку авансового звіту в полі Код валюти обрати код необхідної валюти.
Процес затвердження авансового звіту
- Налаштуйте робочий процес затвердження рахунку купівлі. Встановіть необхідні умови події: Тип документу = Рахунок, Статус = Відкрито, Підзвіт = Так.
- У відкритому Авансовому звіті купівлі натисніть на Запит Затвердження > Відправити запит на затвердження.
- Після успішного затвердження, статус авансового звіту буде змінений на Випущено.