inventory-how-count-inventory-with-documents

Підрахунок та коригування запасів з використанням документів

Фізична інвентаризація товарів виконується за допомогою документів замовлення інвентаризації та запису інвентаризації. Сторінка Замовлення інвентаризації використовується для організації проекту повної інвентаризації, наприклад, по кожному складу. Сторінка Запис інвентаризації використовується для повідомлення та фіксації фактичної інвентаризації товарів. Можна створити кілька записів для одного замовлення, наприклад, щоб розподілити групи товарів за різними сегментами складу та/чи співробітниками.

Інвентаризаційний бланк для кожного Запису інвентаризації може бути роздрукований із документу самого запису по кнопці Друк. Бланк містить порожні поля кількостей для введення значень по інвентаризованих запасах.
Коли користувач завершив інвентаризацію та значення кількості введені на сторінці Запис інвентаризації, виберіть пункт Завершити. Це переводить кількість у відповідні рядки на сторінці Замовлення інвентаризації. Функція гарантує, що жодна інвентаризація товарів не буде записана двічі.

Примітка
Використання документів для виконання фізичної інвентаризації забезпечує додатковий контроль та підтримує розподіл інвентаризації на кілька співробітників. Також можна виконати завдання за допомогою журналів, таких як сторінки Журнали інвентаризації та Журнал складських наявних запасів. Щоб отримати додаткові відомості, див. Підрахунок, коригування та повторна класифікація запасів за допомогою журналів. У статті описується, як виконати фізичну інвентаризацію з використанням документів. Якщо Ви використовуєте зони, Ви не зможете використовувати замовлення на фізичну інвентаризацію. Натомість використовуйте сторінку Журнал складських наявних запасів для інвентаризації складських запасів перед їх синхронізацією із записами книги товарів.

Інвентаризація через документи системи складається з наступних етапів:

1. Створіть замовлення інвентаризації із вже заповненими очікуваними кількостями товарів.
2. Створіть один або кілька записів інвентаризації із замовлення.
3. Введіть підраховані значення кількостей товарів у записі (вручну за фактичним підрахунком, зафіксованим у інвентаризаційних бланках, або ж через кнопку Заповнити фактичну кількість) та встановіть статус Завершено.
4. Завершіть та виконайте облік замовлення інвентаризації.

Різні фінансові рахунки для обліку надлишку та недостачі

Функціонал Замовлення інвентаризації дозволяє використовувати для обліку надлишку і недостачі різні фінансові рахунки. Для цього необхідно здійснити наступні налаштування:

1. Відкрити сторінку Налаштування модуля Запаси.
2. Заповнити поля Інвентаризація надлишок загальна бізнес-група та Інвентаризація недостачі загальна бізнес-група.
3. Для вказаних загальних бізнес-груп на сторінці Загального налаштування обліку заповнити поле Рахунок корекції запасів.

Створення замовлення інвентаризації

Замовлення інвентаризації є готовим документом, який складається із заголовка замовлення інвентаризації та деяких рядків замовлення інвентаризації. Інформація в заголовку інвентаризації визначає, як виконувати інвентаризацію. Рядки замовлення інвентаризації містять інформацію про товари та їх місцезнаходження.

Для створення рядків замовлення інвентаризації зазвичай використовується функція Розрахувати рядки для відображення поточних запасів як рядків замовлення. Крім того, можна використовувати функцію Копіювати документ, щоб заповнити рядки вмістом іншого відкритого або врахованого замовлення інвентаризації. У наступній процедурі описується лише використання стандартної функції Розрахувати рядки:

1. Відкрийте сторінку Замовлення інвентаризації.
2. Виберіть дію Створити.
3. Заповніть потрібні поля на експрес-вкладці Загальне. Інвентаризація надлишок загальна бізнес-група та Інвентаризація недостачі загальна бізнес-група - автоматично використовуються бізнес-групи з налаштувань за замовчуванням. Але їх можна змінити безпосередньо в замовленні.
4. Для автоматичного заповнення Відповідальної особи необхідно на картці складу заповнити поле Особа, відповідальна за проведення інвентаризації значенням із довідника Співробітники. Під час створення Замовлення інвентаризації та вибору складу поле ВО автоматично заповнюється даними з картки складу.
5. Виберіть дію Розрахувати рядки.
6. Виберіть потрібні параметри.
7. Встановіть фільтри, наприклад, щоб увімкнути лише підмножину товарів, що підлягають інвентаризації з першим записом.

Примітка Щоб запланувати для кількох співробітників інвентаризацію запасів, рекомендується налаштувати різні фільтри при кожному використанні дії.

7. Натисніть кнопку ОК.

Рядок для кожного товару, який зберігається на вибраному складі, відповідно до заданих фільтрів та параметрів вставляється на замовлення. Для товарів, які налаштовуються для трасування товарів, встановлено прапорець Використовувати трасування товару, та відомості про очікувану кількість для серійних номерів та номерів партій доступні при виборі дії Рядок та потім Рядки трасування товарів. Додаткові відомості див. у розділі Обробка трасування товарів під час інвентаризації запасів. Тепер можна приступати до створення одного або кількох записів, які є інструкціями для співробітників, які виконують фактичну інвентаризацію.

Використання підписів за замовчуванням

Функціонал дозволяє використовувати сторінку Налаштування підписів за замовчуванням для налаштування підписів співробітників в заголовку замовлення інвентаризації. Для цього потрібно:

1. Створити відповідний запис на сторінці.
2. Обрати потрібний Код Таблиці= Заголовок замовлення інвентаризації.
3. Вказати Тип співробітника та Код співробітника.

При створенні нового замовлення інвентаризації для нього будуть створені відповідні підписи з налаштувань за замовчуванням. Після обліку ці підписи буде перенесено до Облікованого замовлення інвентаризації.

Створення запису інвентаризації

Для кожного Замовлення інвентаризації можна створити один або кілька документів записів інвентаризації, за якими співробітники вводять підраховані кількості, вручну або за допомогою інтегрованого пристрою сканування. За замовчуванням створюється запис для всіх рядків відповідного Замовлення інвентаризації. Щоб виключити ситуацію, коли два співробітники інвентаризують один і той же товар у разі розподіленої інвентаризації, рекомендується поступово заповнювати Замовлення інвентаризації шляхом встановлення фільтрів пакетного завдання Розрахувати рядки, а потім створити запис інвентаризації з встановленим прапорцем Тільки рядки, відсутні в запису на формі запиту, що відкривається з кнопки Створити новий запис інвентаризації. Ці налаштування потрібні для того, щоб кожен новий запис містив тільки товари, відмінні від товарів в інших записах. У разі інвентаризації вручну можна надрукувати список, звіт Запис інвентаризації, який містить порожній стовпець для запису підрахованих кількостей. Після інвентаризації ви вводите записані кількості у зв'язані рядки на сторінці Запис інвентаризації. Нарешті, ви переносите зареєстровані кількості у відповідні замовлення інвентаризації, встановивши статус Завершено.

1. На сторінці Замовлення інвентаризації, на якій містяться рядки для товарів, які необхідно порахувати в одному записі, виберіть дію Створити новий запис інвентаризації.
2. Оберіть потрібні параметри:

Параметр	Опис
Тільки рядки, відсутні в запису	Вказує, що нові рядки запису інвентаризації створюються тільки за умови, що відповідні дані не присутні в жодному іншому рядку запису інвентаризації. Це дозволяє забезпечити, що різні записи не міститимуть одні і ті самі товари.
Дозволити запис без замовлення	Вказує, що для товарів, які не присутні в замовленні інвентаризації, рядки запису створюються автоматично. Це відбувається тільки якщо для товару в замовленні не вказано значення в жодному з таких чотирьох полів: Номер товару, Код варіанту, Код складу і Код комірки.
Розділити рядки на основі трасування	Вказує, що необхідно розділити рядки інвентаризації та заповнити серійний номер і номер партії на основі інформації про відстеження з замовлення на інвентаризацію.

3. Натисніть кнопку ОК. Створюється документ запису інвентаризації.
4. Для кожного набору товарів для підрахунку завантажте їх у відповідне замовлення інвентаризації та повторіть кроки з 1 по 3 зі встановленим прапорцем Тільки рядки, які відсутні у запису.
5. Виберіть Пов'язані> Замовлення> Записи, щоб відкрити сторінку Список записів інвентаризації.
6. Відкрийте відповідний запис.
7. На експрес-вкладці Загальне заповніть поля.
8. Для товарів, що використовують обліковий підхід з трасуванням, при ввімкненій опції Розділити рядки на основі трасування автоматично створяться додаткові рядки для кожного номера партії та/або серійого номера. Додаткові відомості див. у розділі Обробка трасування товарів під час інвентаризації запасів.
9. Виберіть дію Друк, щоб підготувати фізичний документ, який співробітники будуть використовувати для запису підрахованих кількостей.

Примітка При зміні підходу до обліку запасів через зміну параметрів трасування, для товарів, по яких наявні обліковані залишки на складах рекомендовано створювати нову картку товару. В іншому випадку система видасть помилку і облікувати результати такої інвентаризації в розрізі серійних номерів та/або партій не буде можливим.

Завершення запису інвентаризації

Коли співробітники порахували кількості запасів:

1. Зі сторінки Список записів інвентаризації виберіть Запис інвентаризації, який потрібно завершити, а потім виберіть Змінити.
2. На експрес-вкладці Рядки заповніть фактичну підраховану кількість у полі Кількість для кожного рядка. Через функціональну кнопку Заповнити фактичну кількість можна заповнити фактичними облікованими кількостями усі рядки у Записі інвентаризації та вручну відкоригувати лише ті кількості, по яких виявлені розбіжності. Редагування даних у списку документа можливий також через надбудову Excel, використовуючи відповідну стандартну кнопку справа над рядками.
3. Для товарів із серійними номерами або номерами партій (встановлений прапорець Використовувати трасування товару та заповнені поля Серійний номер чи Номер партії) введіть підраховані кількості спеціальних рядків для серійних номерів та номерів партій відповідних товарів. Додаткові відомості див. у розділі Обробка трасування товарів під час інвентаризації запасів.
4. Встановіть прапорець Записано у кожному рядку. При автоматичному заповненні кількостей ця відмітка проставиться одночасно із заповненням значень по усіх рядках.
5. Після введення всіх даних для запису інвентаризації виберіть Завершити. Зверніть увагу, що у всіх рядках має бути встановлений прапорець Записано.

Примітка Після завершення запису інвентаризації кожен рядок переміщується до рядка відповідного замовлення інвентаризації, який йому точно відповідає. Для відповідності значення в полях Код товару, Код варіанта, Код складу та Код комірки мають бути однаковими у рядках запису та замовленні. Якщо відповідний рядок замовлення інвентаризації існує і якщо прапорець Дозволити запис без замовлення встановлено, новий рядок вставляється автоматично і встановлюється прапорець Записано без замовлення у відповідному рядку замовлення інвентаризації. В іншому випадку виводиться повідомлення про помилку і процес скасовується. Якщо кілька рядків запису інвентаризації відповідають рядку замовлення інвентаризації, відображається повідомлення і процес скасовується. Якщо з будь-якої причини два однакових рядки інвентаризації потрапляють до замовлення інвентаризації, можна використовувати функцію для вирішення ситуації. Щоб отримати додаткові відомості, див. Пошук рядків замовлення інвентаризації, що дублюються.

Завершення замовлення інвентаризації

Після завершення запису інвентаризації поле Записана кількість (баз.) у відповідному замовленні інвентаризації оновлюється з підрахованими (записаними) значеннями і встановлюється прапорець В рядках записів. Якщо підраховане значення відрізняється від очікуваного, ця відмінність відображається в полях Дод. кільк.(баз.) і Від'єм. кільк. (баз.) відповідно.

Для перегляду очікуваних кількостей та будь-яких записаних відмінностей для товарів з відстеженням товару виберіть дію Рядок, а потім виберіть дію Рядки трасування товару для вибору різних поданнях для серійних номерів та номерів партій, що беруть участь у підрахунку запасів.

Пошук рядків замовлення інвентаризації, що дублюються

1. Відкрийте сторінку Замовлення інвентаризації.
2. Відкрийте замовлення інвентаризації, для якого потрібно переглянути рядки, що дублюються.
3. Виберіть Пов'язані> Замовлення> Показати дублікати рядків.

Всі рядки замовлення інвентаризації, що повторюються, відображаються, щоб можна було видалити їх і зберегти тільки один рядок з унікальним набором значень в полях Код товару, Код варіанту, Код складу і Код комірки.

Облік замовлення інвентаризації

Після завершення замовлення інвентаризації та зміни його статусу на Завершено можна його облікувати. Для замовлення інвентаризації можна задати статус Завершено тільки у випадку, якщо:

• Усі пов'язані записи інвентаризації мають статус Завершено.
• Кожен рядок замовлення інвентаризації був порахований принаймні в одному рядку запису інвентаризації.
• Прапорці У рядках записів та Розрахункова очікувана кількість були встановлені для всіх рядків замовлення інвентаризації.

1. Відкрийте сторінку Замовлення інвентаризації.
2. Виберіть замовлення інвентаризації, яке потрібно завершити, а потім виберіть пункт Змінити. На сторінці Замовлення інвентаризації можна переглянути кількість, зареєстровану в полі Записана кількість (баз.).
3. Виберіть дію Завершити. Значення в полі Статус змінюється на Завершено, і тепер можна змінити замовлення, тільки спочатку вибравши дію Відкрити.
4. Щоб облікувати замовлення, виберіть пункт Облік, а потім виберіть OK.

Відповідні записи книги товарів оновлюються разом із усіма пов'язаними записами трасування товарів.

Перегляд облікованих замовлень інвентаризації

Після обліку, замовлення інвентаризації буде видалено і можна буде переглянути та оцінити документ як обліковане замовлення інвентаризації, включаючи його запис інвентаризації та всі внесені коментарі.

1. Відкрийте сторінку Обліковані замовлення інвентаризації.
2. На сторінці Обліковані замовлення інвентаризації виберіть обліковане замовлення інвентаризації, яке потрібно переглянути, а потім виберіть дію Переглянути.
3. Щоб переглянути список відповідних записів інвентаризації, виберіть дію Записи.

Податкова накладна

Створити податкову накладну з Облікованого замовлення інвентаризації можна за допомогою кнопки Створити податкову накладну. Для цього необхідно:

1. На сторінці Налаштуваннях обліку ПДВ створити відповідний запис для ПДВ бізнес-групи.
2. Вказати для запису необхідні рахунки, ставку, тип розрахунку, тощо. Більш детальна інформація з налаштувань обліку ПДВ за посиланням Set Up Calculations and Posting Methods for Value-Added Tax.
3. Вказати ПДВ Бізнес-Групу в заголовку облікованого замовлення інвентаризації.

Примітка Формування податкової накладної може відрізнятися залежно від значення Коду причини невидачі ПН, визначеного на перетині ПДВ бізнес-групи та ПДВ товарної групи, що використовується в облікованому замовленні інвентаризації. Зокрема, якщо встановлено Код причини невидачі ПН — 13 і для цього коду активовано опцію Заповняти поля з податкової накладної постачальника, то дані у рядках податкової накладної формуються на основі інформації з ПН купівлі, пов’язаної з відповідною товарною операцією. У описі рядка додатково зазначається: номер і дата виписки ПН купівлі; або, для імпортованих товарів, номер і дата ВМД. Функціональність застосовується лише до товарів, для яких не ведеться трасування.

4. Обрати дію Створити податкову накладну.

Друк документів із замовлення інвентаризації

З Облікованого та не облікованого замовлення інвентаризації, натиснувши на кнопку Друк, можна роздрукувати наступні документи:

• Інвентаризаційний опис
• Звіряльна відомість
• Акт списання товарів
• Акт оприбуткування товарів.

Обробка трасування товарів під час інвентаризації запасів

Трасування товарів відноситься до серійних номерів або номерів партій, призначених товарів. При інвентаризації товару, що зберігається в запасах, як, наприклад, 10 різних номерів партій, співробітник повинен мати можливість записати, які і скільки одиниць кожного номера партії перебувають на складі. Додаткові відомості про функцію трасування товарів див. у розділі Робота з серійними номерами та номерами партій.

Прапорець Використовувати трасування товарів у рядках замовлення інвентаризації автоматично встановлюється, якщо код трасування товару налаштований для товару, але також можна встановити або зняти його вручну.

Приклад. Підготовка запису інвентаризації для товару з трасуванням

Розглянемо інвентаризацію товару А, який зберігається в запасах як десять різних серійних номерів.

1. У рядку запису для товару встановіть прапорець Використовувати трасування товарів.
2. Виберіть поле Серійний номер, виберіть перший серійний номер, який існує в запасах товару, потім натисніть кнопку ОК. Скопіюйте рядок для першого відстежуваного товару, щоб вставити додаткові рядки, які відповідають кількості серійних номерів, що зберігаються на складі.
3. Виберіть дію Функції, а потім дію Копіювати рядок.
4. На сторінці Копіювати рядок запису інвентаризації введіть 9 у полі Кількість копій, а потім натисніть кнопку ОК.
5. У першому із скопійованих рядків виберіть поле Серійний номер та виберіть наступний серійний номер для товару.
6. Повторіть крок 5 для решти восьми серійних номерів, щоб не вибрати один рядок двічі.
7. Виберіть дію Друк, щоб підготувати роздрук, який співробітники будуть використовувати для запису підрахованих товарів та серійних номерів чи номерів партій.

Зауважте, що звіт Запис інвентаризації містить десять рядків для товару А, по одному для кожного серійного номера.

Приклад. Запис та облік різниці інвентаризованих номерів партій

Товар з відстеженням партії зберігається на складі із серією номерів "LOT".

Очікувані запаси:

Номер партії	Кількість
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Разом	120

Зареєстровані кількості:

Номер партії	Кількість
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Разом	112

Кількості до обліку:

Номер партії	Очікувана кількість	Зареєстрована кількість	Кількість для обліку
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Разом	120	112	–8

На сторінці Замовлення інвентаризації поле Від'єм. кільк. (баз.) міститиме 8. Для рядка замовлення, що розглядається, сторінка Список трасування товару для інвентаризації міститиме додатні або від'ємні кількості окремих номерів партій.

Інвентарні документи

Наступні типи документів корисні при керуванні складом:

• Використовуйте Акти оприбуткування товарів для реєстрації позитивних коригувань товарів залежно від якості, кількості та вартості.
• Використовуйте Акти списання товарів для списання відсутніх або пошкоджених товарів.

Ви можете роздрукувати ці документи на будь-якому етапі, випустити та знову відкрити їх, а також призначити загальні значення, включаючи виміри, у заголовку. Якщо ви хочете передрукувати документи після їх обліку, ви можете зробити це на сторінках Обліковані акти оприбуткування товарів та Обліковані акти списання.

Перш ніж ви зможете використовувати ці документи, ви повинні вказати номерну серію для створення їх ідентифікаторів. Для отримання додаткових відомостей див. наступний розділ

Нумерація інвентарних документів

Нижче наведено процедуру налаштування нумерації для інвентаризаційних документів.

1. Відкрийте сторінку Налаштування модуля запаси.
2. На експрес-вкладці Нумерація вкажіть наступні поля серії номерів документів.

• Серія номерів актів оприбуткування товарів
• Серія номерів обл. актів оприбуткування товарів
• Серія номерів актів списання товарів
• Серія номерів обл. актів списання товарів.

Створення та облік інвентарного документа

У наступній процедурі показано порядок створення, друку та обліку акту оприбуткування товарів. Дії для акту списання є аналогічними.

1. Відкрийте сторінку Акти оприбуткування товарів.
2. У заголовку сторінки Акт оприбуткування товарів виберіть розташування в полі Код складу, потім заповніть поля, що залишилися, за необхідності.
3. На експрес-вкладці Рядки у полі Товар виберіть товар у запасах. У полі Кількість вкажіть кількість товарів для додавання.
4. Щоб надрукувати звіт Акт оприбуткування товарів зі сторінки Акт оприбуткування товарів виберіть дію Друк.

Наступні функції доступні на сторінці Акт оприбуткування товарів:

• Виберіть дію Випустити або Відкрити повторно для завдання стану наступного етапу обробки.
• Виберіть дію Облік, щоб облікувати акт оприбуткування товарів, або виберіть Облік та друк, щоб врахувати прихід та роздрукувати тестовий звіт.

Друк інвентарних документів

Ви можете вказати звіти, які потрібно роздрукувати на різних етапах, вибравши один із наведених нижче варіантів у полі Спожито сторінки Вибір звітів — запаси:

• Акт оприбуткування товарів
• Обл. акт оприбуткування товарів
• Акт списання товарів
• Обл. акт списання товарів.

Корисні посилання

Count and Adjust Inventory Using Documents

Set Up Calculations and Posting Methods for Value-Added Tax

Підписи співробітників