inventory-how-count-inventory-with-documents

#Inwentaryzacja zapasów

Strona Zlecenie inwentaryzacji służy do organizacji pełnej inwentaryzacji, np. dla każdej lokalizacji (magazynu) osobno. Strona Ewidencja inwentaryzacji fizycznej umożliwia rejestrowanie rzeczywistych wyników inwentaryzacji. Można utworzyć kilka ewidencji dla jednego zlecenia, aby podzielić towary według obszarów magazynowych lub odpowiedzialnych pracowników. Spis z natury dla każdej Ewidencji inwentaryzacji można wygenerować bezpośrednio z dokumentu za pomocą przycisku Drukuj. Formularz zawiera puste pola, w których należy wpisać rzeczywiste ilości dla poszczególnych zapasów. Po zakończeniu inwentaryzacji i wprowadzeniu ilości na stronie Ewidencja inwentaryzacji fizycznej, należy wybrać opcję Koniec. Ilości zostaną przeniesione do odpowiednich wierszy w Ewidencji inwentaryzacji, co pozwoli uniknąć podwójnego zarejestrowania tych samych danych.

Uwaga Korzystanie z dokumentów inwentaryzacyjnych zapewnia dodatkową kontrolę oraz umożliwia podział zadań pomiędzy różnych pracowników. Alternatywnie inwentaryzację można przeprowadzić za pomocą dzienników, takich jak Dziennik inwentaryzacji lub Dziennik zapasów magazynowych. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Liczenie, korygowanie i reklasyfikacja zapasów za pomocą dzienników. Jeżeli korzystasz ze stref magazynowych, nie możesz używać zleceń inwentaryzacji fizycznej. W takim przypadku użyj strony Dziennik zapasów magazynowych, aby przeprowadzić inwentaryzację przed synchronizacją danych z zapisami księgi zapasów.

Proces inwentaryzacji z wykorzystaniem dokumentów obejmuje następujące kroki:

1. Utwórz Zlecenie inwentaryzacji z oczekiwanymi ilościami zapasów.
2. Na jego podstawie utwórz jeden lub kilka Ewidencji inwentaryzacji.
3. Wprowadź policzone ilości (ręcznie, na podstawie arkuszy lub poprzez funkcję Wypełnij aktualną ilość) i ustaw status Zakończone.
4. Zatwierdź i zaksięguj Zlecenie inwentaryzacji.

##Różne konta księgowe dla nadwyżek i niedoborów Funkcjonalność Zlecenie inwentaryzacji pozwala na użycie różnych kont księgowych dla ewidencji nadwyżki i niedoboru. W tym celu należy wykonać następujące ustawienia:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja zapasówh i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Uzupełnij pola Gł. gosp. grupa księgowa -nadwyżki i Gł. gosp. grupa księgowa -niedobory.
3. Dla wskazanych grup księgowych, na stronie Ogólne ustawienia księgowania, uzupełnij pole Konto korekty magsazynu.

##Tworzenie zlecenia inwentaryzacji Zlecenie inwentaryzacji to gotowy dokument, który składa się z nagłówka zlecenia inwentaryzacji oraz z kilku wierszy zlecenia inwentaryzacji. Informacje w nagłówku określają sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Wiersze zlecenia zawierają dane o towarach i ich lokalizacji.

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Zlecenie inwentaryzacji i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Wybierz opcję Nowy, aby utworzyć nowy wpis.
3. Wypełnij wymagane pola na zakładce Ogólne. Gł. gosp. grupa księgowa -nadwyżki i Gł. gosp. grupa księgowa -niedobory są automatycznie uzupełniane na podstawie ustawień domyślnych, ale można je zmienić bezpośrednio w zleceniu.
4. Aby pobrać aktualne stany magazynowe jako wiersze dokumentu kliknij Przygotować > Oblicz > Oblicz wiersze. Można również użyć funkcji Kopiuj dokument, aby skopiować zawartość innego otwartego lub zaksięgowanego zlecenia inwentaryzacji. Poniższa procedura opisuje wyłącznie użycie standardowej funkcji Oblicz wiersze.
5. Wybierz odpowiednie parametry.

Uwaga Aby przypisać inwentaryzację do różnych pracowników, zaleca się stosowanie odmiennych zestawów filtrów podczas każdego uruchomienia funkcji.

6. Kliknij OK.

##Domyślne Podpisy Funkcjonalność systemu pozwala korzystać ze strony Domyślna konfiguracja podpisu w celu określenia podpisów pracowników w nagłówku zlecenia inwentaryzacji. Aby to zrobić, należy:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Domyślna konfiguracja podpisu i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Wybierz opcję Nowy, aby utworzyć nowy wpis.
3. Wybierz Kod tabeli = Nagłówek zlecenia inwentaryzacji.
4. Wypełnij pola Rodzaj pracownika i Nr. pracownika. Podczas tworzenia nowego zlecenia inwentaryzacji, odpowiednie podpisy zostaną automatycznie dodane na podstawie ustawień domyślnych. Po zaksięgowaniu podpisy te zostaną przeniesione do dokumentu Zaksięgowane zlecenie inwentaryzacji.

##Tworzenie ewidencji inwentaryzacji Dla każdego Zlecenia inwentaryzacji można utworzyć jeden lub kilka dokumentów ewidencji inwentaryzacji fizycznej, w których pracownicy wprowadzają policzone ilości – ręcznie lub przy użyciu zintegrowanych urządzeń skanujących. Domyślnie ewidencja obejmuje wszystkie wiersze powiązanego Zlecenia inwentaryzacji. Aby uniknąć sytuacji, w której kilku pracowników inwentaryzuje te same zapasy w przypadku podziału pracy, zaleca się stopniowe wypełnianie Zlecenia inwentaryzacji za pomocą filtrowania w funkcji Oblicz wiersze, a następnie tworzenie ewidencji inwentaryzacji z zaznaczoną opcją Tylko wiersze których brak w ewidencji (formularz otwierany z przycisku Utwórz nową ewidencję inwentaryzacji). Ustawienia te gwarantują, że każdy nowy dokument będzie zawierał unikalny zestaw zapasów, bez powtórzeń z innych ewidencjach.

W przypadku inwentaryzacji ręcznej można wydrukować formularz – raport Spis z natury, zawierający puste kolumny do ręcznego wpisania policzonych ilości. Po zakończeniu inwentaryzacji należy wprowadzić dane do powiązanych wierszy na stronie Ewidencja inwentaryzacji fizycznej, a następnie przenieść je do zlecenia inwentaryzacji, ustawiając status Zakończono.

1. Na stronie Zlecenie inwentaryzacji, dla której chcesz utworzyć ewidencję, kliknij Utwórz nową ewidencję inwentaryzacji.
2. Ustaw odpowiednie parametry:

Pole	Opis
Tylko wiersze których brak w ewidencji	Tworzy wiersze ewidencji tylko dla zapasów, które nie zostały jeszcze dodane do żadnej innej ewidencji. Pozwala uniknąć dublowania zapasów pomiędzy dokumentami.
Zezwól na ewidencje bez kolejności	Tworzy wiersze ewidencji dla zapasów nieuwzględnionych w zleceniu, pod warunkiem, że żadne z czterech pól (Nr zapasu, Kod wariantu, Kod magazynu, Kod lokacji) nie zostało wypełnione.
Podziel wiersze według śledzenia	Rozdziela wiersze na podstawie numerów seryjnych i/lub partii wynikających z ustawień śledzenia w zleceniu.

3. Kliknij OK – zostanie utworzony dokument Ewidencji inwentaryzacji fizycznej. W przypadku kolejnych grup zapasów powtórz kroki 1–3, każdorazowo zaznaczając opcję Tylko wiersze których brak w ewidencji.

4. Wybierz Powiązane > Zamówienia > Ewidencji inwentaryzacji, aby otworzyć stronę Lista ewidencji inwentaryzacji fizycznej.

5. Otwórz odpowiedni dokument.

6. Na zakłądce Ogólne wprowadź wymagane dane. Dla zapasów objętych śledzeniem, przy zaznaczonej opcji Podziel wiersze według śledzenia, system automatycznie utworzy oddzielne wiersze dla każdej partii i/lub numeru seryjnego.

7. Wybierz akcję Drukuj, aby przygotować dokument papierowy do ręcznego spisu z natury.

Uwaga Jeśli zmienia się metoda ewidencji zapasów (np. aktywacja śledzenia partii/serii), a zapasy mają już zaksięgowane stany magazynowe, zaleca się utworzenie nowej karty zapasu. W przeciwnym razie może wystąpić błąd podczas próby zaksięgowania wyników inwentaryzacji z użyciem numerów seryjnych lub partii.

##Zakończenie ewidencji inwentaryzacji Gdy pracownicy policzą ilości zapasów:

1. Na stronie Lista ewidencji inwentaryzacji fizycznej wybierz dokument, który chcesz zakończyć, a następnie wybierz opcję Zarządzaj > Edytuj.
2. Na zakładce Wiersze w polu Ilość wprowadź rzeczywistą, policzoną ilość dla każdego wiersza. Za pomocą funkcji Wypełnij ilość rzeczywistą można uzupełnić wszystkie wiersze rzeczywistymi, zaksięgowanymi ilościami, a następnie ręcznie skorygować tylko te pozycje, w których stwierdzono rozbieżności. Edycja danych w dokumencie jest również możliwa przez dodatek Excel, korzystając z odpowiedniego standardowego przycisku znajdującego się po prawej stronie nad wierszami.
3. Dla zapasów z numerami seryjnymi lub numerami partii (zaznaczone pole Użyj śledzenia zapasu i wypełnione pola Nr seryjny lub Nr partii) wprowadź policzone ilości w dedykowanych wierszach dla tych numerów.
4. Zaznacz pole Rejestrowano w każdym wierszu. Przy automatycznym wypełnianiu ilości zaznaczenie to jest ustawiane jednocześnie dla wszystkich wierszy.
5. Po wprowadzeniu wszystkich danych wybierz akcję Koniec. Pamiętaj, że we wszystkich wierszach musi być zaznaczone pole Rejestrowano.

Uwaga Po zakończeniu ewidencji inwentaryzacji fizycznej każdy wiersz jest przenoszony do odpowiadającego mu wiersza w powiązanym zleceniu inwentaryzacji. Aby wiersze mogły zostać dopasowane, wartości w polach Kod zapasu, Kod wariantu, Kod lokalizacji, Kod pojemnika muszą być identyczne w ewidencji i w zleceniu.

Jeżeli odpowiedni wiersz w zleceniu inwentaryzacji istnieje i zaznaczone jest pole Zezwól na ewidencje bez kolejności, nowy wiersz jest tworzony automatycznie, a w zleceniu ustawiany jest znacznik Rejestrowano bez zlecenia. W przeciwnym razie pojawia się komunikat o błędzie i proces jest przerywany. Jeśli kilka wierszy ewidencji inwentaryzacji odpowiada jednemu wierszowi w zleceniu, system wyświetla komunikat i proces zostaje przerwany. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu dwa identyczne wiersze ewidencji trafią do zlecenia inwentaryzacji, można użyć funkcji Wyszukiwanie zduplikowanych wierszy w zleceniu inwentaryzacji do rozwiązania tej sytuacji.

##Zakończenie zlecenia inwentaryzacji Po ewidencji inwentaryzacji pole **Iłość zarejestrowana (podstawa) w odpowiednim zleceniu inwentaryzacji zostaje zaktualizowane o policzone (zarejestrowane) wartości, a w wierszach rejestru ustawiany jest znacznik W wierszach ewidencji. Jeżeli policzona ilość różni się od ilości oczekiwanej, różnica ta jest prezentowana odpowiednio w polach **Poz. ilość (podstawa) oraz Neg. ilość (podstawa). Aby zobaczyć ilości oczekiwane oraz wszelkie zarejestrowane różnice dla towarów z włączonym śledzeniem zapasów, na zakładce Wiersz, wybierz Wiersze śledzenia zapasu, aby uzyskać różne widoki dla numerów seryjnych oraz numerów partii uwzględnionych w obliczeniu zapasów.

##Wyszukiwanie zduplikowanych wierszy w zleceniu inwentaryzacji

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Zlecenie inwentaryzacji i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Otwórz zlecenie inwentaryzacji, dla którego chcesz wyświetlić wiersze zduplikowane.
3. Wybierz Powiązane > Zamówienia > Pokaż zduplikowane wiersze. Wszystkie wiersze zlecenia inwentaryzacji, które się powtarzają, zostaną wyświetlone, aby można je było usunąć i pozostawić tylko jeden wiersz z unikalnym zestawem wartości w polach: Kod zapasu, Kod wariantu, Kod magazynu i Kod lokacji.

##Księgowanie zlecenia inwentaryzacji Po zakończeniu zlecenia inwentaryzacji i zmianie jego statusu na Zakończone można je zaksięgować. Status Zakończone można ustawić tylko wtedy, gdy:

• Wszystkie powiązane ewidencje inwentaryzacji fizycznej mają status Zakończone.
• Każdy wiersz zlecenia inwentaryzacji został policzony co najmniej w jednym wierszu ewidencji inwentaryzacji fizycznej.
• Pola W wierszach ewidencji oraz Obliczona oczekiwana iłość są zaznaczone dla wszystkich wierszy zlecenia inwentaryzacji.

1. Otwórz stronę Zlecenie inwentaryzacji.
2. Wybierz zlecenie inwentaryzacji, które chcesz zakończyć, a następnie wybierz opcję Edytuj. Na stronie Zlecenie inwentaryzacji możesz sprawdzić ilość zapisaną w polu Zarejestrowana ilość (podstawa).
3. Wybierz akcję Koniec. Wartość w polu Status zmieni się na Zakończone. Od tego momentu, aby móc wprowadzać zmiany w zleceniu, należy najpierw wybrać akcję Otwórz ponownie.
4. Aby zaksięgować zlecenie, wybierz opcję Księguj, a następnie Tak. Odpowiednie zapisy w kartotece zapasów zostaną zaktualizowane wraz ze wszystkimi powiązanymi zapisami śledzenia zapasów.

##Przegląd zaksięgowanych zleceń inwentaryzacji Po zaksięgowaniu zlecenie inwentaryzacji zostanie usunięte, a dokument będzie można wyświetlić jako zaksięgowane zlecenie inwentaryzacji, wraz z jego ewidencją inwentaryzacji fizycznej i wszystkimi wprowadzonymi komentarzami.

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Zaksięgowane zlecenie inwentaryzacji i podążaj za odpowiednim linkiem.
2. Na stronie Zaksięgowane zlecenia inwentaryzacji wybierz zaksięgowane zlecenie, które chcesz przejrzeć, a następnie wybierz akcję Zarządzaj > Widok. Aby zobaczyć listę powiązanych ewidencji inwentaryzacji fizycznej, wybierz akcję Powiązane > Zamówienie > Ewidencji inwentaryzacji.

##Drukowanie dokumentów ze zlecenia inwentaryzacji Z zaksięgowanego oraz niezaksięgowanego zlecenia inwentaryzacji, po wybraniu opcji Drukuj, można wydrukować następujące dokumenty:

• Spis z natury
• Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych
• Protokół likwidacji zapasów
• Protokół przyjęcia zapasów

##Obsługa śledzenia zapasów podczas inwentaryzacji Śledzenie zapasów odnosi się do numerów seryjnych lub numerów partii przypisanych do zapasów. Podczas inwentaryzacji zapasu znajdującego się w magazynie, np. 10 różnych numerów partii, pracownik powinien mieć możliwość zapisania, które i ile jednostek każdego numeru partii znajduje się w magazynie. Więcej informacji o funkcji śledzenia zapasów znajdziesz w sekcji Śledzenie towarów za pomocą numerów seryjnych, partii i paczek.

Pole wyboru Użyj śledzenia zapasów w wierszach zlecenia inwentaryzacji jest automatycznie zaznaczane, jeśli dla zapasu skonfigurowano kod śledzenia zapasu, jednak można je także ustawić lub usunąć ręcznie.

##Przykład. Przygotowanie ewidencji inwentaryzacji fizycznej dla zapasu ze śledzeniem Rozważmy inwentaryzację zapasu A, który jest przechowywany w magazynie jako dziesięć różnych numerów seryjnych.

1. W wierszu ewidencji dla zapasu zaznacz pole Użyj śledzenia zapasów.
2. Wybierz pole Numer seryjny, wskaż pierwszy numer seryjny istniejący w magazynie dla tego zapasu, a następnie kliknij OK.
3. Skopiuj wiersz dla pierwszego śledzonego zapasu, aby wstawić dodatkowe wiersze odpowiadające liczbie numerów seryjnych przechowywanych w magazynie.
4. Wybierz akcję Funkcje > Kopiuj wiersz.
5. Na stronie Kopiuj wiersz ewidencji inwentaryzacji w polu Liczba kopii wprowadź wartość 9, a następnie kliknij OK.
6. W pierwszym ze skopiowanych wierszy wybierz pole Numer seryjny i wskaż kolejny numer seryjny dla zapasu.
7. Powtórz krok 6 dla pozostałych ośmiu numerów seryjnych, upewniając się, że żaden numer nie zostanie wybrany dwa razy.
8. Wybierz akcję Drukuj, aby przygotować wydruk, który pracownicy będą wykorzystywać do zapisu policzonych zapasów oraz numerów seryjnych lub partii.

Uwaga Raport Ewidencja inwentaryzacji fizycznej będzie zawierał dziesięć wierszy dla zapasu A – po jednym dla każdego numeru seryjnego.

##Przykład. Rejestracja i księgowanie różnicy dla zinwentaryzowanych numerów partii Zapas ze śledzeniem partii jest przechowywany w magazynie z serią numerów „LOT”.

Oczekiwane zapasy:

Numer partii	Ilość
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Razem	120

Zarejestrowane ilości:

Numer partii	Ilość
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Razem	112

Ilości do zaksięgowania:

Numer partii	Ilość oczekiwana	Ilość zarejestrowana	Ilość do zaksięgowania
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Razem	120	112	–8

Na stronie Zlecenie inwentaryzacji pole Neg. ilość (podstawa) będzie zawierało wartość 8. Dla rozpatrywanego wiersza zlecenia strona Lista śledzenia zapasu dla inwentaryzacji będzie zawierała dodatnie lub ujemne ilości poszczególnych numerów partii.

##Dokumenty zapasów Następujące typy dokumentów są przydatne przy zarządzaniu zapasami:

• Używaj dokument Przyjęcia zapasów do rejestrowania dodatnich korekt zapasów w zależności od jakości, ilości i wartości.
• Używaj dokument Wydania zapasów do odpisywania brakujących lub uszkodzonych zapasów.

Dokumenty te można drukować na każdym etapie, zatwierdzać i ponownie otwierać, a także przypisywać wartości ogólne, w tym wymiary, w nagłówku. Jeśli chcesz ponownie wydrukować dokumenty po ich zaksięgowaniu, możesz to zrobić na stronach Zaksięgowane przyjęcia zapasów orez Zaksięgowane wydania zapasów. Zanim będzie można korzystać z tych dokumentów, należy określić serię numeracji do tworzenia ich identyfikatorów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następny rozdział. Więcej szczeółów znajdziesz pod linkiem Przyjęcie zapasów, Wydanie zapasów.

##Numeracja dokumentów zapasów Na stronie Konfiguracja zapasów na zakładce Numeracja skonfigurго serie numerów:

• przyjęcia zapasów
• zaks. przyjęcia zapasów
• wydania zapasów
• zaks. wydania zapasów

##Tworzenie i księgowanie dokumentu zapasów Szczegółowy opis procesu Tworzenia i księgowania dokumentów zapasów znajdziesz w artykulach: Przyjęcie zapasów oraz Wydanie zapasów

##Drukowanie dokumentów zapasów Możesz określić raporty, które mają zostać wydrukowane na różnych etapach, wybierając jedną z poniższych opcji w polu Użycie na stronie Wybór raportów — zapasy:

• przyjęcia zapasów
• zaks. przyjęcia zapasów
• wydania zapasów
• zaks. wydania zapasów i inne

Przydatne linki

Liczenie, korygowanie i reklasyfikacja zapasów za pomocą dzienników Śledzenie towarów za pomocą numerów seryjnych, partii i paczek
Podpisy dokumentów
Przyjęcie zapasów
Wydanie zapasów