Сценарій "Штатний розклад"
"Штатний розклад"– ємний та простий інструмент роботи зі структурою підприємства, що є сукупністю відомостей про підрозділи та посади компанії, а також дає інформацію про вакансії та зайняті місця. Штатний розклад формується на підставі довідника фактичних та бюджетних позицій компанії.
Крок 1 Перегляд штатного розкладу
Штатний розклад, який діє на певний період часу, відображається на сторінці Штатний розклад.
На верхній панелі форми необхідно встановити параметри перегляду штатного розкладу:
Вкладка Параметри
| Поле | Опис |
|---|---|
| Показати бюджет/фактичні | Вибирається тип позицій, які мають відображатись у штатному розкладі: Фактична (за замовчуванням) – відображаються лише фактичні позиції. Бюджетна – відображаються лише бюджетні позиції. Всі – відображаються позиції будь-якого типу. |
| Показати штатних/позаштатних | Вибирається тип позицій, які мають відображатись у штатному розкладі: Тільки штатні (за замовчуванням) – відображаються лише позиції, зайняті співробітниками копання. Позаштатні – відображаються лише позиції, зайняті позаштатними співробітниками компанії. Всі – відображаються позиції будь-якого типу. |
| Перегляд: | Фільтр за періодом. |
| Перегляд як: | Відображення станом на дату або як оборот за період. |
| Центр відповідальності | Відображається центр відповідальності. |
| Код валюти | Відображається код валюти. |
Штатний розклад є ієрархічною структурою, перший рівень якої утворює підрозділ. Другий – список позицій, відкритих у цьому підрозділі.
Для кожної позиції в штатному розкладі відображається така інформація:
Сторінка Штатний розклад
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип | Тип підрозділу (заголовок/одиниця). Підрозділи з типом «Заголовок» використовуються лише для формування ієрархічної структури компанії та відображаються жирним шрифтом. |
| Код підрозділу Назва підрозділу | Код та найменування підрозділу – елемента організаційної структури. |
| Код посади Назва посади | Код та найменування посади, що відповідає позиціям, відкритим у підрозділі. |
| Планові позиції | Кількість позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Планується», на дату, яка формується за значенням «Перегляд по». Зверніть увагу, що сторінка відображає кількість запланованих позицій на момент формування форми. Якщо в пізніший період часу вони будуть затверджені або закриті, то поле буде порожнім. |
| Затверджені позиції | Кількість позицій, що перебувають у статусі Затверджено в даний момент часу, на дату, що формується за значенням «Перегляд по». |
| Плановий базовий оклад | Сума базових окладів для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Планується», на дату, яка формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається із поля «Базовий оклад» картки позиції. |
| Планові надбавки | Сума планових надбавок для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Планується», на дату, яка формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається із поля «Надбавка» картки позиції. |
| Плановий місячний оклад | Сума місячних окладів для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Планується», на дату, що формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається з поля "Місячний оклад" картки позиції. |
| Затверджений базовий оклад | Сума базових окладів для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Затверджено» на дату, що формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається із поля «Базовий оклад» картки позиції. |
| Затверджені надбавки | Сума планових надбавок для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Затверджено» на дату, що формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається із поля «Надбавка» картки позиції. |
| Затверджений місячний оклад | Сума місячних окладів для всіх позицій, що знаходяться в даний час у статусі «Затверджено», на дату, що формується за значенням «Перегляд по». Значення поля вибирається з поля "Місячний оклад" картки позиції. |
| Центр відповідальності | Відображається центр відповідальності. |
| Також відображаються такі значення: Неактивні затверджені позиції, Неактивний затверджений базовий оклад, Неактивний затверджений місячний оклад, Неактивні затверджені надбавки, Вакантні позиції, Вакантний базовий оклад, Вакантний місячний оклад, Вакантні надбавки, Зайняті позиції, АТ Кодифікатор, Назва підрозділу англійською, Назва посади англійською. |
Крок 2 Затвердження штатного розкладу
Для архівування штатного розкладу необхідно натиснути Архів і обрати Так.
Зверніть увагу, що при використанні зазначеної функції штатний розклад сформується на дату, яка формується за значенням «Перегляд по». У наказ буде включено лише затверджені позиції.
Фактично, сторінка є зрізом штатного розкладу на дату, зазначену в полі «Дата документа», створений у певний момент часу і може використовуватися для різних цілей. Якщо на підставі сформованого зрізу необхідно сформувати друковану форму наказу на затвердження штатного розкладу, можна додатково заповнити такі поля:
Сторінка Архів Штатного розкладу Шлях: Архів - Архівні штатні розклади
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер наказу | Номер штатного розкладу |
| Номер наказу | Номер кадрового наказу |
| Код начальника в ідділу кадрів | Код працівника – начальника відділу кадрів. За замовчуванням поле заповнюється на основі однойменного поля з налаштування «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію). |
| Код головного бухгалтера | Код працівника – головного бухгалтера підприємства. За замовчуванням поле заповнюється на основі однойменного поля з налаштування «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію). |
| Дата наказу | Дата кадрового наказу. |
| Штатний розклад на дату | Дата штатного розкладу. |
| Штатні позиції | Кількість штатних позицій у штатному розкладі. |
| Позаштатні позиції | Кількість позаштатних позицій у штатному розкладі. |
| Статус | Поточний статус документа, наприклад, Затверджено |
| Код валюти | Код валюти |
Роздрукувати форму штатного розкладу можна за кнопкою Друк з картки архіву штатного розкладу.
На підставі архіву Штатного розкладу формується звіт Інформація про вакансію.
Крок 3 Накази за штатним розкладом
Додати або видалити окремі позиції та підрозділи у штатному розкладі можна за допомогою спеціального документа – Наказу за штатним розкладом. Для реєстрації нового наказу на зміну штатного розкладу заповнюються такі поля у заголовку документа:
Сторінка Наказ за штатним розкладом Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Внутрішній номер документа Поле заповнюється автоматично |
| Код начальника відділу кадрів | Код працівника – начальника відділу кадрів. За замовчуванням поле заповнюється на підставі однойменного поля в «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію). |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу відповідно до серії номерів. |
| Серія номерів кадрових наказів | Серія номерів кадрових наказів, з яких буде створено номер кадрового наказу. |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрово го наказу, який використовуватиметься для формування друкованих форм документів. |
| Опис | Текстове поле, в якому вноситься основа змін штатного розкладу. Зазначений текст виводиться у полі «у зв'язку з» друкованої форми наказу про внесення змін до штатного розкладу. |
| Дата документу | Внутрішня дата документа. |
| Дата обліку | Датою, якою будуть відображені дані зміни до штатного розкладу. |
| Дата початку | Дата початку. |
| Статус | Поточний статус документа: Відкрито та Випущено. |
| Код головного бухгалтера | Код співробітника – головного бухгалтера підприємства. За замовчуванням поле заповнюється на підставі однойменного поля в «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію). |
| Центр відповідальності | Відображається центр відповідальності. |
У рядках документа вкажіть підрозділи/позиції, яких торкнулися зміни:
Сторінка Наказ за штатним розкладом Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип | Елемент організаційної структури, в я кий будуть внесені зміни: • Позиція • Підрозділ • Штатний розклад • Посада |
| Код | Вказується код підрозділу або позиції (залежно від типу, вибраного в полі Тип), до якого будуть внесені зміни. |
| Назва | Найменування позиції/підрозділу. Заповнюється автоматично під час заповнення поля «Код». |
| Дія | Тип зміни: • Затвердити – затвердити позицію/підрозділ та включити її/його у штатний розпис. • Відкрити – відкрити затверджені позиції/підрозділи для внесення змін. • Закрити – закрити позицію/підрозділ у штатному розкладі. • Перейменувати – використовується для друкованої версії наказів за штатним розкладом. При переіменуванні Підрозділу шляхом обліку Наказу за штатним розкладом, для активних позицій підрозділу зі старою назвою можуть автоматично створюватись та затверджуватись позиції для підрозділу з новою назвою (позиції для підрозділу зі старою назвою автоматично закриваються), створюватись (за допомогою автоматичного створення Групового наказу на переведення) рядки Переведення на нові позиції в трудових договорах (зі створенням умов рядка трудового договору). Переіменування та усі аналогічні пов'язані дії доступні також для посади. • Змінити - використовується для зміни кількості ставок для бюджетної позиції (зверніть увагу на Налаштування модуля "Персонал і зарплата": Використання наказів за штатним розкладом = ON, Використовувати бюджетні позиції = ON) |
| Код нового підрозділу | У друкованій формі наказу ШР використовується поле "Код нового підрозділу" за типом "перейменувати підрозділ". Процес, як і раніше, такий - створюємо новий підрозділ з новою назвою і переводимо туди всі позиції зі співробітниками. |
| Код нової посади | Процес, як і раніше, такий - створюємо нову посаду з новою назвою і переводимо туди всі позиції зі співробітниками. |
| Нова назва | Неактивно для редагування, підтягується найменування підтягується з поля "Код нового підрозділу" |
| Центр відповідальності | Відображається центр відповідальності. |
| Ставка | Ставка. У випадку зміни ставки для бюджетної позиції, необхідно вказати нове значення. |
| Щоб зберегти документ від випадкових змін, його можна перевести у стан Випущено (Закладка Дії, блок Функції, кнопка Випустити). Відкрити вже випущений документ можна, вибравши кнопку Відкрити. Для того, щоб затвердити наказ та внести зміни до штатного розкладу, натисніть кнопку Облік – Облікувати. Для формування друкованої форми наказу про внесення змін до штатного розкладу натисніть Друк. |
Обліковані накази за штатним розкладом доступні для перегляду списку облікованих документів.
Друковану форму наказу про внесення змін до штатного розкладу можна також сформувати з форми облікованого документа.
На закладці Пов'язані можна налаштувати текст наказу.
Для цього необхідно використовувати Text Template у Staff List Order Header:
%JobTitleName%
%NewJobTitleName%
%JobTitleCodeKP%
%NewJobTitleCodeKP%
%StartDate%
Крок 4 Створення масового підвищення зарплати
За допомогою періодичного завдання «Створення підвищення зарплати» можна автоматично створювати фактичні позиції з потрібними параметрами та оформляти переказ груповим наказом.
Звіт Створення підвищення зарплати
| Поле | Опис |
|---|---|
| Коефіцієнт | Коефіцієнт, який застосовується у разі підвищення окладів. |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу. |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу. |
| Дата початку | Дата початку дії нову позицію. |
| Код календаря | Якщо потрібно змінити календар, необхідно вказати нове значення. |
| Код групи розрахунку | Якщо необхідно змінити код групи розрахунку, потрібно вказати нове значення. |
| Облікова група | Якщо потрібно змінити облікову групу, необхідно вказати нове значення. |
| Збільшити на суму | Сума, що застосовується у разі підвищення окладів. |
| Область фільтрів Підрозділ | При необхідності можна вказати фільтри за підрозділами, за якими запускатиметься періодичне завдання. |
| Область фільтрів Співробітник | При необхідності можна вказати фільтри по співробітникам, за якими запускатиметься періодичне завдання. |
| Область Додаткові параметри/Максимальний час створення рядка | Визначає максимальний час формування рядків звіту. У разі перевищення цього часу формування звіту буде скасовано. Значення має бути у форматі[d.]hh:mm .ffffff . Можна увімкнути мілісекунди, однак вони не враховуватимуться. |
| Область Додаткові параметри /Максимальна кількість рядків | Визначає максимальну кількість рядків, які включаються до звіту. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано. |
| Область Додаткові параметри /Максимальна кількість документів | Визначає максимальну кількість документів, які включаються до звіту. Цей параметр стосується лише звітів документів. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано. |
| Після натискання «ОК», буде створено груповий наказ, у якому будуть перебувати рядки з переведенням на но ву фактичну позицію, яка створена за заданими параметрами. |
Необхідно перевірити наказ та затвердити. Якщо в Налаштуванні модуля Персонал і зарплата встановлено чеккер Викор. Накази за штатним розкладом, то наказ створюється.