Сценарий "Штатное расписание"
«Штатное расписание» – емкий и простой инструмент работы со структурой предприятия, представляющий собой совокупность сведений о подразделениях и должностях компании, а также дающий информацию о вакансиях и занятых местах. Штатное расписание формируется на основании справочника рабочих и бюджетных позиций компании.
Шаг 1 Просмотр штатного расписания
Штатное расписание, действующее на определенный период времени, отображается на странице «Штатное расписание».
На верхней панели формы необходимо установить параметры просмотра штатного расписания:
Вкладка «Параметры»
| Поле | Описание |
|---|---|
| Показать бюджет/фактические | Выбирается тип позиций, которые должны отображаться в штатном расписании: Фактические (по умолчанию) – отображаются только фактические позиции. Бюджет – отображаются только бюджетные позиции. Все – отображаются позиции любого типа. |
| Показать штатных/внештатных | Выбирается тип позиций, которые должны отображаться в штатном расписании: Только штатные (по умолчанию) – отображаются только позиции, занятые сотрудниками копании. Внештатные – отображаются только позиции, занятые внештатными сотрудниками компании. Все – отображаются позиции любого типа. |
| Просмотр по: | Фильтр по дате. |
| Просмотр как: | Отображение по состоянию на дату или как оборот за период. |
| Центр ответственности | Отображается центр ответственности. |
Штатное расписание представляет собой иерархическую структуру, первый уровень которой образует подразделение. Второй – список позиций, открытых в данном подразделении.
Для каждой позиции в штатном расписании отображается следующая информация:
Страница Штатное расписание
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тип | Тип подразделения (заголовок/единица). Подразделения с типом «Заголовок» используются только для формирования иерархической структуры компании и отображаются жирным шрифтом. |
| Код подразделения Название подразделения | Код и наименование подразделения – элемента организационной структуры. |
| Код должности Название должности | Код и наименование должности, соответствующей позициям, открытых в подразделении. |
| Плановые позиции | Количество позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Планируется», на дату, которая формируется по значен ию «Просмотр по». Обратите внимание, что страница отображает количество планируемых позиций на момент формирования формы. Если в более поздний период времени они будут утверждены или закрыты, то поле будет пустым. |
| Утвержденные позиции | Количество позиций, находящихся в статусе Утверждено в текущий момент времени, на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». |
| Плановый базовый оклад | Сумма базовых окладов для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Планируется», на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Базовый оклад» карточки позиции. |
| Плановые надбавки | Сумма плановых надбавок для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Планируется», на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Надбавка» карточки позиции. |
| Плановый месячный оклад | Сумма месячных окладов для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Планируется», на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Месячный оклад» карточки позиции. |
| Утвержденный базовый оклад | Сумма базовых окладов для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Утверждено» на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Базовый оклад» карточки позиции. |
| Утвержденные надбавки | Сумма плановых надбавок для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Утверждено» на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Надбавка» карточки позиции. |
| Утвержденная месячный оклад | Сумма месячных окладов для всех позиций, находящихся в текущий момент времени в статусе «Утверждено», на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». Значение поля выбирается из поля «Месячный оклад» карточки позиции. |
| Центр ответственности | Отображается центр ответственности. |
| Также отображаются следующие значения: Неактивные утвержденные позиции, Неактивный утвержденный базовый оклад, Неактивный утвержденный месячный оклад, Неактивные утвержденные надбавки, Вакантные позиции, Вакантный базовый оклад, Вакантный месячный оклад, Вакантные надбавки, Занятые позиции. |
Шаг 2 Утверждение штатного расписания
Для утверждения штатного расписания необходимо нажать «Архивировать» и ответить «Да» в появившемся сообщении.
Обратите внимание, что при использовании указанной функции штатное расписание сформируется на дату, которая формируется по значению «Просмотр по». В приказ будут включены только утвержденные позиции.
Фактически, страница представляет собой срез штатного расписания на дату, указанную в поле «Дата документа», созданный в определенный момент времени и может использоваться для различных целей. Если на основании сформированного среза необходимо сформировать печатную форму приказа на утверждение штатного расписания, то можно дополнительно заполнить следующие поля:
Страница Штатное расписание
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер приказа | Номер кадрового приказа |
| Код начальника | отдела кадров Код сотрудника – начальника отдела кадров. По умолчанию поле заполняется на основании одноименного поля из настройки «Информация об организации» (сценарий Информация об организации). |
| Код главного бухгалтера | Код сотрудника – главного бухгалтера компании. По умолчанию поле заполняется на основании одноименного поля из настройки «Информация об организации» (сценарий Информация об организации). |
| Дата приказа | Дата кадрового приказа. |
| Штатное расписание на дату | Дата штатного расписания. |
| Штатные позиции | Количество штатных позиций в штатном расписании. |
| Внештатные позиции | Количество внештатных позиций в штатном расписании. |
| Статус | Текущий статус документа:• Открыт.• Выпущен. |
Распечатать форму штатное расписание можно по кнопке «Печать» из карточки архива штатного расписания.
На основании архива Штатного расписания формируется отчет Информация про вакансии.
Шаг 3 Приказы по штатному расписанию
Добавить или удалить отдельные позиции и подразделения в штатном расписании можно с помощью специального документа – «Приказа по штатному расписанию». Для регистрации нового приказа на изменение штатного расписания заполняются следующие поля в заголовке документа:
Страница Приказ по штатному расписанию Заголовок
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Внутренний номер документа. Поле заполняется автоматически на основании серии номеров, указанной в поле «Серия номеров приказов по штат. расп.» в Настройки модуля Персонал и Зарплата (сценарий Общие настройки модуля). |
| Код начальника отдела кадров | Код сотрудника – начальника отдела кадров. По умолчанию поле заполняется на основании одноименного поля в «Информация об организации» (сценарий Информация об организации). |
| Номер кадрового приказа | Номер кадрового приказа согласно серии номеров. |
| Серия номеров кадровых приказов | Серия номеров кадровых приказов, из которой будет создан номер кадрового приказа. |
| Дата кадрового приказа | Дата кадрового приказа, который будет использоваться при формировании печатных форм документов. |
| Описание | Текстовое поле, в котором вносится основание для изменений штатного расписания. Указанный текст выводится в поле «у зв’язку з» печатной формы приказа о внесении изменений в штатное расписание. |
| Дата документа | Внутренняя дата документа. |
| Дата учета | Датой, которой будут отражены данные изменения в штатное расписание. |
| Дата начала | Дата начала. |
| Статус | Текущий статус документа: Открыт и Выпущен. |
| Код главного бухгалтера | Код сотрудника – главного бухгалтера компании. По умолчанию поле заполняется на основании одноименного поля в «Информация об организации» (сценарий Информация об организации). |
| Центр ответственности | Отображается центр ответстве нности. |
В строках документа укажите подразделения/позиции, которых коснулись изменения:
Страница Приказ по штатному расписанию Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Тип | Элемент организационной структуры, в который будут внесены изменение:• Позиция. • Подразделение. Штатное расписание. ** Должность**. |
| Код | Указывается код подразделения или позиции (в зависимости от типа, выбранного в поле «Тип»), в которое будут внесены изменения. |
| Название | Наименование позиции/подразделения. Заполняется автоматически при заполнении поля «Код». |
| Действие | Тип изменения:• Утвердить – утвердить позицию/подразделение и включить ее/его в штатное расписание. • Открыть – открыть утвержденные позиции/подразделения для внесения изменений.• Закрыть – закрыть позицию/подразделение в штатном расписании. • Переименовать – Используется для печатной версии Приказов по Штатному расписанию. При переименовании Подразделения путем учета Приказа по штатному расписанию, для активных позиций подразделения со старым названием могут автоматически создаваться и утверждаться позиции для подразделения с новым названием (позиции для подразделения со старым названием автоматически закрываются), создаваться (при помощи автоматического создания Групового приказа на перевод) строки Перевода на новые позиции в трудовых договорах (с созданием условий сроки трудового договора). Переименование и аналогичные действия доступны также для должности. Изменить – используется для изменения количества ставок для бюджетной позиции (обратите внимание на Настройки модуля "Персонал и зарплата": Использование приказов по штатному расписанию = ON, Использовать бюджетные позиции = ON) |
| Код нового подразделения | В печатной форме приказа по ШР используется поле "Код нового подразделения" по типу "переименовать подразделение". Процесс по прежнему такой - создаем новое подразделение с новым названием и переводим туда все позиции с сотрудниками. |
| Код новой должности | Процесс по прежнему такой - создаем новую должность с новым назва нием и переводим туда все позиции с сотрудниками. |
| Новое название | Неактивно для редактирования, подтягивается наименование подтягивается из поля "Код нового подразделения" |
| Центр ответственности | Отображается центр ответственности. |
| Ставка | Ставка. В случае изменения ставки для бюджетной позиции, необходимо указать новое значение. |
| Для того, чтобы сохранить документ от случайных изменений, его можно перевести в состояние «Выпущено» (Закладка «Действия», блок «Функции», кнопка «Выпустить»). Открыть уже выпущенный документ можно выбрав кнопку «Открыть». Для того, чтобы утвердить приказ и внести изменения в штатное расписание нажмите кнопку «Учет». Для формирования печатной формы приказа о внесении изменении в штатное расписание нажмите «Печать». |
Учтенные приказы по штатному расписанию доступны для просмотра в списке учтенных документов
Печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание можно также сформировать из формы учтенного документа.
На закладке Связанные можно настро ить текст приказа.
Для этого необходимо использовать Text Template в Staff List Order Header:
%JobTitleName%
%NewJobTitleName%
%JobTitleCodeKP%
%NewJobTitleCodeKP%
%StartDate%
Шаг 4 Создание массового повышения зарплаты
С помощью периодического задания «Создание повышения зарплаты» возможно автоматически создавать фактические позиции с нужными параметрами и оформлять перевод групповым приказом.
Отчет Создание повышения зарплаты
| Поле | Описание |
|---|---|
| Коэффициент | Коэффициент, который применяется при повышении окладов. |
| Номер кадрового приказа | Номер кадрового приказа. |
| Дата кадрового приказа | Дата кадрового приказа. |
| Дата начала | Дата начала действия новой позиции. |
| Код календаря | Если необходимо изменить календарь, то нужно указать новое значение. |
| Код группы расчета | Если необхо димо изменить код группы расчета, то нужно указать новое значение. |
| Учетная группа | Если необходимо изменить учетную группу, то нужно указать новое значение. |
| Увеличить на сумму | Сумма, которая применяется при повышении окладов. |
| Область фильтров по Подразделению | При необходимости можно указать фильтры по подразделениям, по которым будет запускаться периодическое задание. |
| Область фильтров по сотруднику | При необходимости можно указать фильтры по сотрудникам, по которым будет запускаться периодическое задание. |
| Область Дополнительно/Максимальное время формирования строк | Определяет максимальное время формирования строк для отчета. При превышении этого времени формирование отчета будет отменено. Значение должно быть в формате [d.]hh:mm .ffffff . Можно включить миллисекунды, однако они не будут учитываться. |
| Область Дополнительно/Максимальное количество строк | Определяет максимальное количество строк, включаемых в отчет. При превышении этого количества формирование отчета будут отменено. |
| Область Дополнительно/Максимальное количество документов | Определяет максимальное количество документов, включаемых в отчет. Этот параметр относится только к отчетам по документам. При превышении этого количества формирование отчета будут отменено. |
| После нажатия «ОК», будет создан групповой приказ, в котором будут находиться строки с переводом на новую фактическую позицию, которая создана по заданным параметрам. |
Необходимо проверить приказ и утвердить. Если в "Настройке персонала и зарплаты" установлен чеккер "Исп. приказы по штатному расписанию", то при создании массового повышения заработной платы автоматически создастся приказ по Штатному расписанию на закрытие старых позиций, тогда для закрытия можно использовать его, если чеккер не установлен- то приказ не создается.