Сценарій "Накази на відсутність"
Усі види відсутності, що оплачуються згідно із законодавством із середнього заробітку (лікарняні, відпустки, відрядження та ін.), мають бути зареєстровані відповідними видами наказів. У системі різняться 4 види наказів:
• На відпустку.
• На відрядження.
• На лікарняний.
• Інші види відсутності, оплачувані по СЗ.
Крок 1 Заповнення заголовка наказу
Заголовок наказу відсутність будь-якого типу має такі поля з однаковими принципами заповнення:
Сторінка заголовка наказу на відсутність
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Внутрішній номер наказу відсутність. Визначається автоматично відповідно до серії номерів для відповідного типу наказу, визначеної у формі Налаштування модуля Персонал і зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Дата документа | Дата створення документа. |
| Дата обліку | Дата обліку документа. За замовчуванням значення поля збігається зі значенням поля «Дата документа», але в разі потреби може бути змінено вручну. Зазначеною датою буде сформована операція у «Книзі операцій по співробітникам» та у «Книзі операції відсутності співробітника». |
| Код періоду | Код періоду, в якому поточний документ має бути включений до зарплатного документа. За замовчуванням поле автоматично заповнюється кодом періоду, що відповідає даті обліку. У разі потреби, значення поля може бути змінено вручну. Це буває необхідним, наприклад, у разі оплати лікарняного у наступному зарплатному періоді. |
| Номер кадрового наказу | Номер наказу на відсутність, який відображатиметься у відповідній друкованій формі документа. Значення буде визначено під час випуску документа (або при обліку) із Серії номерів кадрових наказів |
| Серія номерів кадрових наказів | Серія номерів, яка використовуватиметься для визначення номера кадрового наказу. Значення буде визначено за замовчуванням із Загального налаштування модуля, але його можна змінити, вибравши одну із зв'язаних серій. |
| Дата кадрового наказу | Дата наказу на відсутність, яка відображатиметься у друкованій формі документа. За промовчанням значення поля збігається зі значенням поля «Дата документа», але при необхідності може бути змінено вручну користувачем. |
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Опис | Опис наказу, який буде відображено в полі «Книги операцій по співробітниках». |
| Підстава | Документальна підстава, що обґрунтовує причину відсутності співробітника, наприклад: "Заява на відпустку №111 від 01.01.2025", "Повістка від Мукачівського ТЦК", "Довідка про донорство" тощо. Значення поля виводиться у друковані форми документів, XML-макет, а також доступне як змінна для використання у текстових шаблонах наказів (%ReasonDoc%). Поле доступне для заповнення як у інтерфейсі створення наказу, так і в Майстрі створення наказів, де його значення буде автоматично перенесено у відповідне поле наказу. |
| Дата початку | Дата початку періоду відсутності. Поле автоматично заповнюється після заповнення рядків документа. |
| Дата закінчення | Дата закінчення періоду відсутності. Поле автоматично заповнюється після заповнення рядків документа. |
| Календарні дні | Кількість календарних днів у період відсутності. Поле автоматично заповнюється після заповнення рядків документа. |
| Статус | Статус документа, поле заповнюється автоматично та відображає поточний статус документа («Випущено» / «Відкрито»). |
| Коригування | Наказ є коригуванням іншого наказу. Детальніше за крок Коригування наказів на відсутність. |
| Номер коригованого документа | Номер наказу, що коригується. Детальніше у кроці Коригування наказів на відсутність. |
| Текстовий шаблон | Текстовий шаблон документа, за яким буде згенеровано значення Тексту наказу. Докладніше у сценарії Текстові шаблони |
| Повна назва | ПІБ співробітника. Визначається автоматично відповідно до коду обраного працівника. |
| Робочі дні | Кількість робочих днів, на які оформляється наказ. Розраховується автоматично відповідно до вибраних «Дата початку» та «Дата закінчення». |
| Код виконавця | Визначає код користувача, який відповідає за документ. |
| Центр відповідальності | Визначається автоматично. |
У рядках документа всі типи наказів мають такі спільні поля:
Сторінка рядка наказу на відсутність
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код часової активності | Код часової активності, що відповідає виду відсутності. |
| Код елементу | Код зарплатного елементу, який використовуватиметься для оплати цього виду відсутності. Код елементу може бути визначений автоматично на основі налаштування для вибраного коду часової активності (сценарій Облік робочого часу). |
| Опис | Опис причини відсутності. За замовчуванням, опис причини збігається з назвою відповідного коду часової активності. Але це може бути змінено користувачем при необхідності. |
| Дата початку | Дата початку хвороби/відпустки/відрядження та іншого виду відсутності залежно від типу наказу. |
| Дата закінчення | Дата закінчення хвороби/відпустки/відрядження та іншого виду відсутності, залежно від типу наказу. |
Зауважте, що Microsoft Dynamics не обмежує кількість рядків у документі на відсутність. Однак, з метою коректного формування друкованих форм документів та розрахунків, не рекомендується формувати накази на відсутність з більш ніж одним рядком.
Зверніть увагу, для рядків в наказах на відсутність автоматично призначаються виміри, що зазначені в позиції, діючої на дату початку відсутності. При обліку ці виміри записуються для операцій, що створюються в Подробицях табелю і Книзі операцій по зарплатним елементам. Якщо період відсутності припадає на переведення зі зміною виміру, то таку відсутність необхідно розбити на два рядки по даті такого переведення, щоб кожному рядку присвоїлись виміри з актуальної позиції.
На сторінці наказу доступний факт-бокс та кнопка «Вкладення». При натисканні на кількість документів на факт-боксі або на кнопку буде відкрито сторінку «Вкладений документ», де можна прикріплювати зовнішні файли до цього наказу.
На закладці «Обробити», за кнопкою «Створити рядки», викликається сторінка «Майстер створення рядків наказу».
Де можна автоматично розділяти період відпустки на кілька видів відпустки. Необхідно вказати код відпустки та поставити пріоритети. Натиснути кнопку "далі".
Ввести дати початку та закінчення відпустки. І натиснути кнопку «завершити».
Після цього програма автоматично розділить відпустку на залишок днів у балансі відпустки співробітника за вказаними видами активності.
На закладці «Пов'язані», за кнопкою «Наказ – Текст кадрового наказу», викликається сторінка «Текст кадрового наказу», де можна вибрати «Текстовий шаблон» та редагувати значення в полях «Текст наказу» та «Підстава наказу», які використовуються під час друку наказу у звіт, налаштований за допомогою Word layout.
Закладка «Дії»:
Сформований наказ на відпустку має бути затверджений (Дії - Функції - Випустити), щоб уникнути випадкових змін та «забрати» наступний номер кадрового наказу. Однак, при необхідності, випущений наказ на відпустку можна відкрити (Дії - Функції - Відкрити). Для того, щоб наказ на відсутність було відображено у графіку обліку робочого часу та включено до розрахунку заробітної плати, наказ необхідно облікувати (Дії -Облік – Облікувати). В результаті обліку наказу в системі буде виконано такі дії:
• У табелі обліку робочого часу співробітника автоматично проставляється код відсутності, зазначений у рядку наказу. У полях "Тип документа", "Номер документа", "Дата документа" детального табеля обліку робочого часу буде вказано документ, на підставі якого були внесені зміни до планового графіку.
• Сформовано запис про відсутність співробітника. Для перегляду сформованого запису в картці співробітника необхідно вибрати "Історія" - "Операції відсутності співробітника".
• У книзі операцій по співробітниках буде сформовано один або кілька записів, що відповідають періоду відсутності, необхідних для розрахунку заробітної плати для цього виду відсутності. Для перегляду сформованого запису в картці співробітника необхідно вибрати "Історія" - "Книга операцій по співробітниках".
• Обліковий наказ буде перенесено до розділу облікованих документів.
Зверніть увагу, що наказ на відсутність може бути облікований навіть у випадку, якщо табель обліку робочого часу за відповідний період вже випущений. Система автоматично може замінювати спеціальні коди часової відсутності вже затвердженому табелі обліку робочого часу. Коди часової відсутності, які можуть бути замінені у вже затверджених табелях табелях обліку робочого часу, повинні мати активну опцію «Дозволити перевизначення» (сценарій Облік робочого часу). Такі коди часової відсутності повинні проставлятися безпосередньо в табелі без використання наказів на відсутно сті. Якщо необхідно скоригувати наказ на відсутність, який вже облікований у закритому періоді, необхідно використовувати функціональність коригування наказів (детальніше у кроці Коригування наказів на відсутність.).
Наказ на відсутність можна скопіювати («Копіювати наказ»). Для цього необхідно створити новий наказ та натиснути кнопку Дії – Функції - Копіювати наказ та заповнити наступні поля:
Сторінка Копіювання наказу на відсутність
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип документа | Вибирається зі списку: • Наказ. • Облікований наказ |
| Номер документа | Вибирається зі списку наказів на відсутність, залежно від вибраного типу документа. |
| Код співробітника | Заповнюється автоматично із рядків вибраного наказу на відсутність |
| Повна назва | Заповнюється автоматично із рядків вибраного наказу на відсутність |
| Включати код співробітника | При встановленні чеккера – новий наказ на відсутність буде скопійовано код співробітника з обраного наказу на відсутність |
| Включати заголовок | При установці чеккера – новий наказ на відсутність буде скопійовано заголовок з обраного наказу на відсутність |
| Перерахувати рядки | При установці чеккера – рядки наказу будуть перераховані |
| Максимальний час створення рядка | Визначає максимальний час формування рядків звіту. У разі перевищення цього часу формування звіту буде скасовано. |
| Максимум рядків | Визначає максимальну кількість рядків, які включаються до звіту. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано. |
| Максимум документів | Визначає максимальну кількість документів, які включаються до звіту. Цей параметр стосується лише звітів документів. При перевищенні цієї кількості формування звіту буде скасовано. |
Крок 2 Відпустка
Цей вид наказу на відсутність використовується для реєстрації наказів на відпустку співробітників.
Заповнення заголовка документа здійснюється звичайним ч ином, як і всіх наказів на відсутність, (Крок 1 даного сценарію). Додатково у наказі на відпустку необхідно заповнити такі поля:
Сторінка «Наказ на відпустку», Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип відпустки | Тип відпустки. Значення поля визначається автоматично залежно від налаштування, вказаного для вибраного в полі коду часової активності, і не змінюється. |
| Номер заяви на відпустку | Номер заяви на відпустку. Поле не є обов'язковим для заповнення та використовується, якщо у компанії використовується функціональність планування відпусток. Зверніть увагу, що при заповненні номера заяви на відпустку, ряд полів рядка документа заповнюються автоматично на підставі даних, що вже є в заяві. |
| Календарні дні | Кількість календарних днів у періоді відпустки. Зверніть увагу, що під час розрахунку днів за замовчуванням виключаються святкові дні, встановлені відповідно до законодавства. Якщо святкові дні не потрібно виключати, то для коду активності має бути встановлене налаштування "Включати святкові дні до наказу" (сценарій Облік робочого часу). Святкові дні визначаються згідно з офіційним календарем, зазначеним у «Налаштування модуля Персонал і зарплата» (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Дні оплачувані роботодавцем | Кількість днів відпустки, які будуть сплачені роботодавцем. Зазвичай кількість днів збігається з числом календарних днів відпустки, однак значення поля може бути змінено вручну. |
| Період СЗ з | Перший період до розрахунку середнього заробітку. Кількість місяців для розрахунку визначається в Налаштування розрахунку середнього заробітку. При визначенні місяців для розрахунку враховуються лише повні місяці роботи з 1 по 1 число. Якщо повних місяців немає, то значення Періодів СЗ будуть порожні, і розрахунок відбуватиметься за окладом співробітника за функцією, яка вказана в Налаштуванні розрахунку середнього заробітку. Значення можна змінити вручну. |
| Період СЗ по | Останній період для розрахунку середнього заробітку. Значення може бути змінено вручну. |
| Робочі дні | Розраховуються за календарем працівника. Для відпустки мають інформаційний характер. |
| Номер операції нарахування | Можна вказати номер операції нарахування відпустки, до якої буде віднесено використану відпустку. Якщо не вказати значення, то використані дні будуть визначені до нарахованих методом «застосувати до старшого». |
| Коригування | Використовується для коригування наказу. Значення визначається автоматично та не редагується. Детальна інформація за кроком Коригування наказів на відсутність. |
| Коригування номер рядка | Використовується для коригування наказу. Значення визначається автоматично та не редагується. Детальна інформація за кроком Коригування наказів на відсутність. |
| Категорія особи | Значення переноситься з налаштування коду часової активності та може бути змінена вручну. Якщо значення задано, то ця відсутність відображатиметься в звітності. |
| Тип події | Значення переноситься з налаштування коду часової активності та може бути змінено вручну. Якщо значення задано, то ця відсутність відображатиметься у Е-трудовій діяльності співробітника (докладніше сценарій Облік Наказу на відпустку для Е-діяльності). |
Додатково для рядків наказу на відпустку необхідно заповнити такі поля:
Сторінка «Наказ на відпустку», Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Робочі дні | Кількість робочих днів, що припадають на період відпустки. Робочі дні визначаються згідно з календарем, за яким працює співробітник. |
| Дні оплачувані роботодавцем | Кількість днів відпустки, які будуть сплачені роботодавцем. Зазвичай кількість днів збігається з числом робочих днів, однак значення поля може бути змінено вручну. |
| Період СЗ з | Перший період до розрахунку середнього заробітку. Кількість місяців для розрахунку визначається в Налаштування розрахунку середнього заробітку. При визначенні місяців для розрахунку враховуються лише повні місяці роботи з 1 по 1 число. Якщо повних місяців немає, то значення Періодів СЗ будуть порожні і розрахунок відбуватиметься за окладом працівника за функцією, яка вказана в Налаштуванні розрахунку середнього заробітку. Якщо відрядження починається в місяці прийому співробітника (але не дорівнює даті прийому) або в наступному і для коду активності встановлено налаштування «Враховувати місяць дати початку», цей місяць потрапить в Період СЗ. Значення можна змінити вручну. При розрахунку середнього заробітку може виявитися, що база за Періоди СЗ = 0. Тоді аналізується налаштування «Виключити поточний період», якщо вона встановлена, Періоди СЗ змінюються на попередні від попереднього значення «Період СЗ з» на кількість місяців з налаштування. Якщо і в тих періодах не буде бази, то розрахунок відбуватиметься за окладом співробітника за функцією, яка вказана в Налаштуванні розрахунку середнього заробітку. |
| Період СЗ по | Останній період до розрахунку середнього заробітку. Значення можна змінити вручну. |
| Використання календарних днів | За наявності налаштування будуть рахуватися календарні дні за стовпцями Дата початку та Дата закінчення. Якщо її не встановлено – то вважаються робочі дні за графіком співробітника. Можна використовувати для відрядження, які потрапляють на вихідні дні. У такому разі потрібно створювати кілька рядків у наказі – окремо для робочих днів та окремо для вихідних. |
| На підставі сформованого наказу на відпустку може бути роздрукований наказ про надання відпустки згідно з налаштуванням вибору звітів: типова форма П-3 або довільна форма, налаштована за допомогою Word layout. Необхідно вибрати «Звіти», вибрати у вікні «Друк». |
Перевірити правильність даних у вікні «Наказ на відпустку» та підтвердити друк натиснувши «ОК».
Формування друкованої форми є й у облікованих наказів на відпустку.
На закладці «Пов'язані» у наказах є можливість внести нарахування за відгулом та операцію за умовами заміщення.
При внесенні відгулу необхідно заповнити такі поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код часової активності | Вибирається зі списку кодів часових активностей. |
| Дата початку | Дата початку балансу днів без сплати. |
| Дата закінчення | Дата закінчення балансу днів без сплати. |
| Кількість днів | Заповнюється автоматично за введеними датами початку та закінчення. |
При обліку документа співробітнику до балансу відпустки додається нарахування відгулу. При скасуванні обліку видаляється.
При внесенні Умов заміщення відкривається форма заповнення, як у журналі співробітника (сценарій Журнал співробітників). Принцип заповнення той самий. При обліку наказу на відсутність співробітнику додаються Умови заміщення, а при скасуванні – видаляються.
Крок 3 Відрядження
Даний вид наказу на відсутність використовується для відображення інформац ії про службові відрядження співробітників.
Заповнення заголовка документа здійснюється типово, як і для всіх наказів на відсутність. Додатково у наказі на відрядження необхідно відобразити такі поля, які необхідні для коректного формування друкованих форм документа:
Сторінка «Наказ на відрядження», Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Пункт призначення | Назва населеного пункту, адреса. Поле обов'язкове для заповнення. |
| Мета відрядження | Опис цілей відрядження. Поле обов'язкове для заповнення. |
| Підстава для відрядження | Підстава для відрядження. Поле обов'язкове для заповнення. |
| Оплачується тип | Компанія, яка оплачує відрядження:• Організація. - Вказується за замовчуванням і означає, що відрядження оплачує компанія. • Клієнт. - означає, що відрядження оплачуватиме організація, зареєстрована у списку клієнтів. • Постачальник. - означає, що відрядження оплачуватиме організація, зареєстрована у списку постачальників. Поле обов'язкове для заповнення. |
| Оплачується Номер | У полі вказується код організації, яка оплачує відрядження. Заповнюється, якщо в полі «Оплачується тип» вибрано тип Постачальник або Клієнт. |
| Добові Код | Можна вибрати код із загального довідника, за яким буде визначено суму добових для цього відрядження. |
| Сума добових | Сума добових за цим відрядженням. Використовується лише при наказі на відрядження. |
При оплаті відрядження потрібно дотримуватися правил найкращих умов оплати: оплатити потрібно не нижче за середній заробіток, але якщо оплата за денним заробітком за дні відрядження виходить вищою, то потрібно використовувати її.
У поточній версії системи Microsoft Dynamics реалізовано два підходи для визначення найкращих умов праці:
- Ручне визначення найкращих умов оплати. У такому випадку вже при створені наказу потрібно вибрати елемент, який використовуватиметься для розрахунку в зарплатному документі та код активності, який потрапить до рядків табеля. Відповідно, знати, яка оплата вийде більше (за середнім або за окладом) потрібно вже при додаванні наказу, хоча фізично розрахунок відбуватиметься пізніше, при створенні зарплатного документа. Для реалізації такого сценарію передбачено можливість перевіряти попередні суми оплати відрядження у самому наказі. У меню «Рядки» необхідно запустити функцію Перевірити, за якою запуститься сторінка Перевірка умов оплати.
У полі «Код елементу розрахунку за середнім» необхідно вказати код зарплатного елементу, який налаштований для розрахунку середнього. У полі «Код функції для розрахунку денного заробітку» необхідно вказати код функції, яка розрахує денний заробіток або денний оклад (опис функцій розрахунку знаходиться у сценарії Функції розрахунку зарплати). Після цього натиснути кнопку "Розрахувати", яка додасть рядки з результатом для кожного варіанта.
Якщо в період відрядження потрапляє зміна окладу, то у варіанті оплати по окладу буде створено стільки рядків, скільки було змін окладу. Якщо період відрядження потрібно сплатити по-різному, то наказ слід додати кілька рядків з різними кодами часової активності. У друковану форму наказу потраплять перше та останнє число по рядках.
Примітка: попередній розрахунок не завжди співпадатиме з фактичним у зарплатному документі, тому що для остаточного не вистачає всіх даних розрахунку або вони можуть змінитися до фактичного розрахунку. Наприклад, коли один із Періодів СЗ є місяцем, у якому відбуватиметься оплата відрядження, відповідно, при розрахунку середнього заробітку має враховуватися база з поточного зарплатного документа до дати початку відрядження, а за попереднього розрахунку такого зарплатного документа ще не існує. У таких випадках, суму оплати за відрядженням потрібно контролювати у зарплатному документі та за необхідності коригувати рішення щодо способу оплати відрядження.
Проаналізувавши суми за попереднім розрахунком, потрібно вибрати спосіб оплати, сума за яким виходить більше і додати рядок наказу з кодом активності та зарплатним елементом, який налаштований для того чи іншого способу. На налаштованій базі локалізації для України Microsoft Dynamics, для оплати відрядження по середньому використовується код часової активності «ВД» та зарплатний елемент 1039, для оплати відрядження за окладом використовується код тимчасової активності «ВДО» та зарплатний елемент 1038.
Якщо перехідне відрядження було оплачено за середнім, а наступного місяця, у зв'язку зі зміною окладу, оплата за окладом стала вищою (за цим потрібно простежити вручну), то необхідно скасувати частину відрядження, яка потрапляє на місяць зміни окладу і додати новий наказ на цей період.
- Автоматичне визначення найкращих умов оплати. Для автоматичного визначення найкращих умов оплати перебування у відрядженні і перевизначення кодів часової активності у табелі безпосередньо вже при розрахунку рядка зарплатного документа (тобто в кінці місяця по результатам фактичних нарахувань) - в рядках наказу на відрядження необхідно вказати код часової активності ВДР. До цього коду часової активності прив'язаний елемент 1037, який у своєму розрахунку порівнює суми середнього і денного заробітку, і в фінальному зарплатному документі вказує найбільше значення. Крім цього, в розрахунку елемента використовуються функції розрахунку 280 (UpdatePayrollElementCode), за допомогою якої у поточному рядку зарплатного документа оновлюєт ься "Код зарплатного елемента" на відповідний (1038 або 1039), а також, оновлюється "Код часової активності" у деталях табеля (ВД чи ВДО). Тобто, за таким підходом - визначення найкращих умов оплати відбувається повністю автоматинчо системою.
Зверніть увагу, у випадку використання даного підходу, для елементів 1038 і 1039 потрібно скопіювати алгоритм розрахунку з елементу 1037. Тобто, в двох зарплатних елементах будуть однакові алгоритми, такі самі як і в елементі 1037. Також, налаштування базової суми для збирання надбавок і доплат, що входять в денний заробіток - необхідно адаптувати під конкретного клієнта. Для кодів відсутності ВД і ВДО можна проставити тип Присутність, щоб в наказі на відрядження був доступний до вибору лише код ВДР.
На закладці «Пов'язані» у наказах є можливість внести нарахування по відгулу та операцію за умовами заміщення.
При внесенні відгулу необхідно заповнити такі поля:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код часової активності | Вибирається зі списку кодів часових активностей. |
| Дата початку | Дата по чатку балансу днів без сплати. |
| Дата закінчення | Дата закінчення балансу днів без сплати. |
| Кількість днів | Заповнюється автоматично за введеними датами початку та закінчення. |
При обліку документа співробітнику до балансу відпустки додається нарахування відгулу. При скасуванні обліку видаляється.
При внесенні Умов заміщення відкривається форма заповнення як у журналі співробітника (сценарій Журнал співробітників). Принцип заповнення той самий. При обліку наказу на відсутність співробітнику додаються Умови заміщення, а при скасуванні – видаляються.
На підставі сформованого наказу на відрядження може бути роздрукований наказ згідно з налаштуванням вибору звітів: типова форма або довільна форма, налаштована за допомогою Word layout. На вкладці «Звіти» необхідно вибрати «Друк», вибрати звіт у вікні «Наказ на відрядження»:
Формування друкованої форми є й у облікованих наказів на відрядження. Обліковані накази на відпустку можна знайти за шляхом: Обліковані документи / Накази на відрядження.
Створення авансових звітів з Наказів на відрядження
У системі є можливість автоматичного створення Авансового звіту з Наказу на відрядження. Для створення авансового звіту з наказу на відрядження необхідно після створення наказу і заповнення рядка в наказі, в області Рядків обрати Керувати - Рядки авансового звіту. Відкриється сторінка Рядки авансового звіту на відрядження. На сторінці необхідно заповнити усі витрати, що пов'язані з відрядженням. Для створення авансового звіту на заголовку облікованого або необлікованого наказу на відрядження необхідно запустити дію Створити авансовий звіт, яка знаходиться в категорії Авансові звіти. Переглянути створені або обліковані авансові звіти можна через дію Переглянути авансові звіти. Зверніть увагу, щоб авансовий звіт створився, для Співробітника має бути створена підзвітна особа.
Крок 4 Лікарняний
Наказ на лікарняний супроводжує реєстрацію всіх видів відсутності, що оформлюються на підставі листка непрацездатності.
При реєстрації лікарняних листів працівників необхідно звернути увагу, що один фактичний документ має реєструватися одним документом у системі. Не допускається об'єднання кількох фактично пред'явлених працівником лікарняних листів до одного документа системи.
Якщо лікарняний припадає на кілька зарплатних періодів (наприклад, якщо працівник хворів з 20.07.21 до 05.08.21), то такий лікарняний лист також реєструється одним рядком документа. Розбиття рядків документа у книзі операцій по співробітниках здійснюється системою автоматично.
Додатково у наказі на лікарняний необхідно заповнити такі поля:
Сторінка «Наказ на лікарняний», Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Серія лікарняного листа | Серія лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Номер лікарняного листа | Номер лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Дата лікарняного листа | Дата лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Підстава лікарняного листа | Підстава лікарняного листа із лікарняного листа. |
| Е-лікарняний | Значення Boolean поля = true означає використання е-лікарняного. Якщо значення Boolean поля Е-лікарняний true, то поле Номер лікарняного листа обов'язково має мати значення на обліку наказу. |
Усі поля, наведені вище, є інформаційними, використовуються для коректного формування друкованих форм і не впливають на процедуру обліку документа.
Додатково у рядках наказу на лікарняний необхідно заповнити такі поля:
Сторінка «Наказ на лікарняний», Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип лікування | Тип лікування:• Амбулаторно. • Госпіталізація. Для деяких видів лікарняних листів (Догляд за членом сім'ї, Карантин, Поствакц. захворювання) заповнення даного поля є обов'язковим. |
| Тип лікарняного | Вид лікарняного листа. Значення поля визначається автоматично залежно від налаштування, вказаного для вибраного в полі коду часової активності, і не змінюється. |
| Номер попереднього документа | Номер попереднього лікарняного листа. Поле заповнюється у разі, якщо поточний лікарняний лист є продовженням попереднього. Попередній лікарняний має бути облікований. Заповнення зазначеного поля обов'язково для коректного розрахунку кількості днів лікарняного листа, що оплачується за рахунок роботодавця та періодів СЗ. У разі реєстрації первинного листка непрацездатності залиште це поле порожнім. |
| Код родича фіз. особи | Поле заповнюється для лікарняного з типом «Догляд за членом сім'ї». |
| Календарні дні | Кількість календарних днів лікарняного листа. Поле заповнюється автоматично в момент заповнення поля "Дата закінчення". Значення поля можна змінити вручну. |
| Дні, що оплачуються роботодавцем | Кількість днів, що сплачуються за рахунок роботодавця. Визначається в Налаштування лікарняного. |
| Неоплачувані дні через причину відмови за рахунок роботодавця | Якщо в табелі співробітника на перші п'ять днів лікарняного, що оплачуються за рахунок роботодавця, припадають дні, що входять до групи часових активностей, зазначенної на Налаштуваннях лікарняного в полі Код групи зменшення днів оплати - то такі дні зменшать кількість днів оплати за рахунок Роботодавця. |
| Оплачувані дні | Кількість днів, що оплачуються за рахунок ПФУ. Визначається в Налаштування лікарняного. |
| Неоплачувані дні через причину відмови за рахунок фонду | Якщо в табелі співробітника на період лікарняного, починаючи з 6-го дня, що платяться за рахунок ПФУ, припадають дні, що входять до групи часових активностей, зазначенної на Налаштуваннях лікарняного в полі Код групи зменшення днів оплати - то такі дні зменшать кількість днів оплати за рахунок ПФУ. |
| Відсоток оплати | Відсоток оплати лікарняного листа. Визначається в Налаштування лікарняного. |
| Причина непрацездатності | Можливість вказати причину непрацездатності зі Спільного довідника (сценарій Налаштування модуля Персонал). Причина використовуватиметься у звітності. |
| Причини відмови в призначенні допомоги | Заповнюється вручну та обов'язково має мати значення, якщо є дні, в оплаті яких відмовлено. |
| Без табеля | Використовується для оплати наказу лікарняним листом без облікуванн я табеля. Наприклад, після звільнення співробітника. |
| Календарні дні оплачувані роботодавцем | Кількість календарних днів, які оплачуються за рахунок роботодавця. |
При внесенні наказу на лікарняний після звільнення працівника (сценарій налаштування лікарняного) необхідно контролювати оплату за рахунок підприємства. Якщо підприємство не оплачує перші 5 днів лікарняного, то в рядку наказу в колонці «Дні оплачувані роботодавцем», необхідно обнулити кількість днів розрахунку. Тоді оплату буде здійснено лише за рахунок ПФУ.
*Примітка: є можливість оплачувати лікарняний листок, коли співробітник відпрацював ранкову зміну і в той же день відкрив лікарняний листок. Для цього необхідно в подробицях табеля зафіксувати активність (див. сценарій Крок 1 Ведення табеля обліку робочого часу) на дату початку хвороби, потім внести наказ на лікарняний лист.
**Примітка: якщо є перехідний лікарняний (що охоплює декілька періодів), і в табелі на цей період є коди часових активностей, що зменшують кількість оплачуваних днів лікарняного, - такий лікарняний треба розбити в документі на декілька рядків таким чином, щоб один рядок припадав на один місяць. Якщо цього не зробити, то кількість оплачуваних днів в кожному періоді порахується некоректно.
Обліковані накази на лікарняний можна знайти в Обліковані накази на лікарняний.
Крок 5 Інші відсутності
Цей тип наказів використовується для введення даних про інші відсутності співробітника на роботі (за винятком відпустки, лікарняного, відрядження), які мають бути оплачені за СЗ. Наприклад, за допомогою цього наказу можна зробити відсутність, пов'язану з невиходом при виконанні державних обов'язків або мобілізації. Зазначений вид наказу можна використовувати і для реєстрації видів відсутності, які не повинні бути сплачені. І тут необхідно використовувати код зарплатного елемента, у якому не налаштований розрахунок оплати.
Для наказів на інші відсутності діють правила розрахунку Періодів СЗ та робочих днів аналогічні як для наказів на відрядження.
Аналогічно наказам на відрядження та відсутність відбуватися формування та друк наказів на іншу відсутність.
Обліковані накази на іншу відсутність можна знайти шляхом: Обліковані документи / Накази на іншу відсутність
Також є можливість обліку рядка наказу на іншу відсутність без витіснення, а окремим рядком, який використовується для додавання понаднормових в робочий день. Тобто, наказ на іншу відсутність (якщо код часової активності має налаштування "Дозволити переробку") після обліку не витісняє код робочого часу за замовчуванням з деталей табеля, а створюється додатковий рядок. Зверніть увагу, що при створенні в наказі на іншу відсутність рядка з кодом часової активності з налаштуванням «Дозволити переробку», у рядку Дата початку та Дата закінчення повинні бути рівними. Можна використовувати зарплатний елемент 1007. Обмеження: на одну дату можна врахувати лише один наказ із понаднормовими.
Крок 6 Скасування наказів на відсутність
Будь-який облікований наказ на відсутність можна скасувати, якщо табель за період ще не випущено. Для скасування наказу на відсутність в облікованому документі слід натиснути **Дії – Функції - Скасування наказу». Всі необхідні дії будуть виконані автоматично, а в системі буде сформовано новий необлікований наказ – точну копію скасованого. У поточній версії системи скасування наказу на відсутність можливе лише до початку розрахунку заробітної плати.
Після скасування наказу в табелі обліку робочого часу працівника автоматично проставляється код виду відсутності, вказаний до обліку наказу.
Крок 7 Коригування наказів на відсутність
У системі Microsoft Dynamics є можливість скоригувати облікований та розрахований наказ. Це може знадобитися, коли співробітник надав лікарняний за час оплаченої відпустки або відрядження, у разі дострокового виходу з відпустки.
Для того, щоб зробити корекцію наказу, потрібно створити новий наказ, встановити для нього налаштування «Коригування» та вказати «Номер коригованого документа»:
При цьому рядки наказу будуть скопійовані з документа, що коригується. У цих рядках потрібно вручну вказати період, який буде скасовано.
Зверніть увагу, при коригуванні наказу на лікарняний немає можливість у коригуючому наказі змінювати Дату закінчення. Тобто, в разі неповного сторно лікарняного, а лише його частини, в системі можна коригувати тільки закінчення лікарняного. Така логіка була реалізована для коректного розрахунку кількості днів, оплачуваних за рахунок Роботодавця і ПФУ.
При обліку наказу в табель, книгу операцій по співробітниках та операції відсутності будуть додані коригуючі записи, дні матимуть знак «-». Після обліку коригувального наказу наказ, який коригували, матиме ознаку «Скориговано». У поточній версії системи можна скоригувати 1 наказ лише 1 раз. Для скоригованого періоду необхідно додати інший наказ, дати якого включатимуть раніше скасований період відсутності. Для дострокового виходу з відпустки новий наказ додавати не потрібно, оскільки скасовані дні потрібно сплатити за окладом. Зарплатні елементи, які розрахують частину окладу для доплати, слід додати вручну через Журнал співробітників (сценарій Журнал співробітників) або вони створюються системою автоматично по налаштуванню поля «Код елемента перерахунку» на картці зарплатного елемента для розрахунку окладу. У базі для цього використовуються елементи 1011, 1012. Зверніть увагу, що відповідно до законодавства, якщо коригування заробітної плати за минулий місяць здійснюється у зв'язку зі скасуванням/нарахуванням відпустки або лікарняного, то у звіті Податковий розрахунок сум доходу в Додатку 1 інформація із сумою даного коригування має відображатися окремим рядком. З цією метою, у налаштованій базі на картках елементів 1011 та 1012 у полі «База ЄСВ з» зазначено «Період нарахування». Якщо ж коригування зарплати за минулий місяць виконується у зв'язку з іншою причиною (наприклад, через облік наказу на іншу відсутність тощо), то такий дохід у Додатку 1 відображається у рядку з доходом за поточний місяць і не виділяється окремо. У таких випадках, перед обліком наказу (якщо рядок з корекцією додається системою автоматично) на картці зарплатного елемента окладу необхідно змінити елемент у полі «Код елемента перерахунку», або якщо елемент коригування додається вручну через Журнал співробітників, необхідно використовувати елементи 1011_КП, 1012_КП. У цих елементів на картці в полі «База ЄСВ» зазначено «Код періоду». Це означає, що при розрахунку суми ЄСВ з такого коригування сума буде додана до суми ЄСВ за поточний місяць, і у звіті відобразиться одним рядком із загальною сумою доходу та нарахованого ЄСВ за поточний місяць.
Крок 8 Внесення наказів на відсутність за минулий період.
Іноді виникає ситуація, коли необхідно внести зміни до закритого періоду. Для цього необхідно набрати у пошуку Коди часових активностей, напроти кожного коду часових відсутностей, що є в табелі на дати внесення наказу поставити чеккер «Дозволити перевизначення». Після цього вносити наказ на відсутність. При обліку наказу буде видано повідомлення:
*Статус табеля для коду періоду .. має статус "Випущений" , статус Зарплати для коду періоду .. має статус "Врахована", Ви хочете створити Архів статусу табеля?
Створено архів статусу табеля Табель обліку робочого часу. Після внесення наказу слід зняти перевизначення.
Додатково, необхідно звернути особливу увагу на наступну ситуацію: користувач створив наказ на відсутність (припустимо, з кодом НЗ), при цьому випустивши табель та закривши зарплату за поточний місяць – а наступного місяця враховує наказ на інший вид відсутності (лікарняний з кодом ТН) на ці ж дати, перезаписавши в табелі код НЗ на ТН. Якщо виникне необхідність скасувати другий наказ на відсутність (тобто лікарняний), то слід звернути увагу, що скоригувати перший наказ на відсутність - можливості вже не буде. Тому що в полі Previous Time Activity Code можна записати лише одне значення: коли облікували перший наказ на НЗ, то в це поле потрапили робочі дні (Р), а коли облікували лікарняний ТН - то в це поле потрапив НЗ. Коли ж скасували ТН, то це поле очистилося, тому при скасуванні НЗ системі нічого не буде повертати, тому в табелі для цих днів очиститься повністю код часової активності.
Крок 9 Масове створення наказів на відсутність.
Якщо необхідно створити накази на відсутність масового характеру, наприклад, відправити на простій або відпустку велику кількість співробітників, то можна скористатися "Майстром створення наказів". Натискаємо кнопку "Створити кілька наказів", далі прописуємо параметри:
- "Вибрати співробітника" - можна вибрати за заданими параметрами або набрати вручну зі списку співробітників.
- Натискаємо кнопку "Далі".
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код періоду | Код періоду, в якому буде оплачено дану відсутність |
| Дата документу | Дата створення документа. |
| Код тимчасової активності | Вибирається зі списку кодів тимчасових активностей. |
| Дата початку | Дата початку відсутності |
| Дата закінчення | Дата закінчення відсутності |
| Підстава | Документальна підстава, що обґрунтовує причину відсутності співробітника, наприклад: "Заява на відпустку №111 від 01.01.2025", "Повістка від Мукачівського ТЦК", "Довідка про донорство" тощо. Поле доступне для заповнення як у інтерфейсі створення наказу, так і в Майстрі створення наказів, де його значення буде автоматично перенесено у відповідне поле наказу. |
- Наймаємо кнопку "Далі", якщо є необхідність щось виправити, то кнопка "Назад".
- Далі кнопка "Створити накази".
- Програма автоматично створить накази.
- Натискаємо кнопку "Готово".
- Створено накази. Їх можна враховувати по одному, через загальні накази чи груповий облік наказів.