Сценарій "Заробітна плата"
Сценарій "Розрахунок заробітної плати"
Розрахунок заробітної плати в Microsoft Dynamics організований через зарплатний документ, в якому відображаються всі нарахування та утримання, що належать співробітнику, а також суми податків, які мають бути нараховані працівникові.
Існує два види розрахунку заробітної плати:
• Розрахунок у міжперіод (всі розрахунки від попереднього фінального розрахунку заробітної плати до наступного);
• Фінальний розрахунок заробітної плати наприкінці місяця або у день звільнення.
Розрахунок у міжперіод виконується для розрахункових груп зарплати з типом «Між» (Міжперіод) . При обліку зарплатного документа з такою розрахунковою групою не формується жодних операцій у книзі операцій із зарплати, книзі операцій по постачальникам, а також проводок у Головній книзі. З розрахунку на міжперіод можуть бути сформовані документи на оплату співробітникам. Виплати, зроблені в міжперіод, враховуються при формуванні фінальної суми до виплати наприкінці місяця або при звільненні. Розрахунків та виплат у міжперіод може бути кілька протягом зарплатного періоду (місяця).
Фінальний розрахунок заробітної плати виконується наприкінці місяця або у день звільнення співробітника. Фінальним вважається розрахунок, зроблений для розрахункової групи, яка має тип, інший ніж «Міжперіод». При вимкненому чеккері "Створити Деталі Статусу Зарплати" на сторінці "Налаштування персоналу і зарплати" - у зарплатному періоді може бути лише один фінальний розрахунок для кожного співробітника. Якщо ж налаштування увімкнене і для співробітника затверджено рядок з Переведенням на іншу розрахункову групу у середині періоду - то для такого співробітника будуть створені декілька фінальних розрахунків для кожної унікальної розрахункової групи зарплати.
Для фінального розрахунку заробітної плати необхідно, щоб табель обліку робочого часу співробітника було випущено.
Зарплатний документ не потрібно створювати вручну, а за допомогою функції Запропонувати документи
Крок 1: Структура зарплатного документа
Заголовок зарплатного документа містить таку інформацію:
Сторінка Зарплатний документ , Заголовок
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер зарплатного документа визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів. Серія номерів для зарплатного документа вказується в «Налаштування модуля Персонал і зарплата» у полі «Серія номерів зарплатних документів» (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Повна назва | ПІБ співробітника. |
| Опис обліку | Оп ис зарплатного документа. При автоматизованому формуванні зарплатного документа поле заповнюється автоматично та містить ПІБ співробітника та зарплатний період, який відповідає цьому документу. |
| Тип обліку | Тип обліку: • Розрахунок – нормальний розрахунок заробітної платы. • Введення даних – введення зарплатного документа вручну з метою введення даних за минулі періоди. Такий тип використовується для формування даних про нараховану заробітну плату в попередні періоди на початку використання модуля Персонал і Зарплата. |
| Код періоду | Код періоду розрахунку визначає зарплатний період, за який здійснюється розрахунок/введення даних заробітної плати. |
| Код групи розрахунку | Код групи розрахунку документа. |
| Дата обліку | Дата обліку визначає дату формування проводок у ГК та книгах операцій при обліку зарплатного документа. |
| Коригування | Поле недоступне для редагування та може встановлюватись автоматично. Детальніше у сценарії Розрахунок заробітної плати. |
| Номер скасованого документа | Поле недоступне для редагування та може встановлюватись автоматично. Детальніше у сценарії Розрахунок заробітної плати. |
| Статус | Поле відображає статус зарплатного документа (Відкрито або Випущено). |
| Код пакета | Пакет документів, до якого було включено цей зарплатний документ. |
| Статус відправки | Поле відображає Статус надсилання зарплатного документа, записується значення: "Успішно + дата + час". |
| Центр відповідальності | Центр відповідальності |
| Код ярлика виміру 1 (Costcentre Code) | Код Визначає код ярлика виміру 1, який є одним із двох кодів глобального виміру, що настроюються у вікні «Налаштування ГК» |
| Код ярлика виміру 2 (Pyelm Code) | Визначає код ярлика вимірювання 2, який є одним із двох кодів глобального вимірювання, що настроюються у вікні «Налаштування ГК» |
Рядки зарплатного документа мають таку структуру:
Сторінка Зарплатний документ , Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Тип елементу | Тип елементу для коду елементу. |
| Код елементу | Код зарплатного елементу. |
| Опис | Опис із Коду елементу |
| Опис (English) | Опис із Коду елементу англійською мовою. |
| Код довідника | Код довідника доходів визначається автоматично після вказівки "Коду елементу". |
| Планові дні | Кількість планових днів у розрахунковому періоді. Визначається автоматично під час розрахунку зарплатних елементів виходячи з планових днів, зазначених у табелі обліку робочого дня. Заповнення поля здійснюється функціями розрахунку зарплати (сценарій функції розрахунку зарплати). |
| Планові години | Кількість планових годин у розрахунковому періоді. Визначається автоматично при розрахунку зарплатних елементів на підставі планових годин, зазначених в табелі обліку робочого часу. Заповнення поля здійснюється функціями розрахунку зарплати (сценарій функції розрахунку зарплати). |
| Відпрацьовані дні | Кількість відпрацьованих днів у розрахунковому періоді визначається автоматично під час розрахунку зарплатних елементів на підставі фактично відпрацьованих днів, зазначених у табелі обліку робочого часу. Заповнення поля здійснюється функціями розрахунку зарплати (сценарій функції розрахунк у зарплати). |
| Відпрацьовані години | Кількість відпрацьованих годин у розрахунковому періоді визначається автоматично при розрахунку зарплатних елементів на підставі фактично відпрацьованих годин, зазначених у табелі обліку робочого часу. Заповнення поля здійснюється функціями розрахунку зарплати (сценарій функції розрахунку зарплати). |
| Оплачувані дні | Кількість оплачуваних днів для рядка. За замовчуванням це значення переноситься з Книги операцій по співробітниках. Може заповнюватись функціями розрахунку зарплати (сценарій Функції розрахунку зарплати). |
| Оплачувані години | Кількість оплачуваних годин для рядка. За замовчуванням це значення переноситься з Книги операцій по співробітниках. Може заповнюватись функціями розрахунку зарплати (сценарій Функції розрахунку зарплати). |
| Сума | Сума нарахування/утримання встановлена співробітнику. Поле заповнюється функціями розрахунку зарплати виходячи з (залежно від виду нарахувань) Книги операцій по співробітниках чи графіка обліку робочого дня. |
| Кількість | Кількість днів/годин/відрахув ань або інших даних, які можуть використовуватися для розрахунку елементу. За замовчуванням це значення переноситься з Книги операцій по співробітниках. Може заповнюватись функціями розрахунку зарплати (сценарій Функції розрахунку зарплати). |
| Сума зарплати | Нарахована/утримана сума заробітної плати. Сума розраховується та присвоюється полю у рамках налаштованого алгоритму розрахунку заробітної плати. Користувач може змінити значення розрахованої суми вручну. При зміні суми вручну необхідно перерахувати інші рядки в документі, які використовують у своїх розрахунках поточний рядок. Якщо для розрахунку елементу, рядок з яким змінюється, використовується функція, яка заповнює таблицю «Деталі бази розрахунку» (у попередньо налаштованій базі, це елементи, які використовуються для податків та утримань), то при зміні суми вручну, необхідно змінити суму і в таблиці «Деталі бази розрахунку», дані з якої використовуються при формуванні звітів. |
| Оподатковувана сума | Оподатковувана сума податку зарплатного елементу поточного рядка документа. Сума розраховується та присвоюється у полі документа в рамках налаштованого алгоритму розрахунку зарплатного елементу. Користувач може змінити значення розрахованої суми вручну. Зверніть увагу, що сума податку розраховується з бази, яка вказана у полі Кор. сума». |
| Дата початку дії | Дата початку дії нарахування/утримання. Поле заповнюється автоматично на основі даних із книги операцій по співробітниках. |
| Дата закінчення дії | Дата закінчення дії нарахування/утримання. Поле заповнюється автоматично на основі даних із книги операцій по співробітниках. |
| Період нарахування від | Початок дії періоду нарахування/утримання. Поле заповнюється автоматично на основі даних із книги операцій по співробітниках. Зауважте, що значення поля використовується для визначення Періоду нарахування в алгоритмах розрахунку. |
| Період нарахування до | Закінчення дії періоду нарахування/утримання. Поле заповнюється автоматично на основі даних із книги операцій по співробітниках. |
| Період СЗ з | Перший період до розрахунку СЗ. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Періоду СЗ по | Останній період до розрахунку СЗ. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Загальний індексований заробіток СЗ | Заробіток співробітника у період розрахунку СЗ. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Загальний заробіток ФСС для СЗ | Заробіток співробітника з урахуванням обмеження у період розрахунку СЗ. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Всього днів для СЗ | Кількість днів, що враховуються у періоді розрахунку СЗ. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Середньоденний заробіток | Середньоденний заробіток. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА в алгоритмі розрахунку. |
| Відсоток оплати | Відсоток оплати за середнім заробітком. Поле заповнюється автоматично при виклику функції розрахунку СЗ РАСЧЕТ СРЕДНЕГО ЗАРАБОТКА (або інший) в алгоритмі розрахунку. |
| Облікова група зарплати | Облікова група для поточного рядка зарплатного елементу визначається автоматично на підставі облікової групи, яка вказана у картці співробітника/зарплатного елементу або розрахунковій групі. |
| Код розрахункового типу | Код типу розрахунку визначається автоматично в момент формування документа на підставі групи та типів, за якими було здійснено розрахунок поточного документа. |
| Джерело виплати | Доступні значення: • Роботодавець. • ФСС. Визначається автоматично для лікарняного або може бути визначено алгоритмом розрахунку зарплатного документа. |
| Утримання для постачальника | Обов'язково має значення коду фіз. особи для утримання по виконавчому листу (на користь якого робиться утримання). Значення переноситься з Книги операцій по співробітниках (детальніше сценарії Виконавчі листи). |
| Код податкового утримання | Код податкової соціальної пільги. Заповнюється функціями розрахунку зарплати (сценарій ПДФО). |
| Код типу нарахувань | Значення переноситься з картки зарплатного елементу та використовується до звітності. |
| Код Категорії ЗО | Значення переноситься з операції Книги операцій за співробітниках або з картки співробітника або з картки зарплатного елементу, що використовується у звітності. |
| Ставка | Значення податкової ставки заповнюється алгоритмами розрахунку зарплатного документа. |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу. |
| Тип документа | Тип пов'язаного документа. |
| Код періоду | Код періоду. |
| Особа з інвалідністю | Доступний вибір. |
| Код ярлика виміру 1 | (Costcentre Code) Код Визначає код ярлика вимірювання 1, який є одним із двох кодів глобального вимірювання, що настроюються у вікні «Налаштування ГК» |
| Код ярлика виміру 2 | (Pyelm Code) Визначає код ярлика вимірювання 2, який є одним із двох кодів глобального вимірювання, що настроюються у вікні «Налаштування ГК» |
Також відображаються поля Код набору вимірів, Розрахункова група, Оригін. сума, Номер оригін. операції зарплати, Облік з платежем, Сплачена сума та ін.
У картці зарплатного документа є ряд корисних функцій, що дозволяють змінити зарплатний документ або отримати додаткову інформацію про співробітника. Функціональні кнопки заголовка:
Рядки зарплатного документа мають таку структуру:
Сторінка «Зарплатний документ» , функціональні кнопки «Заголовка»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Дії – Облік - Облікувати | Облік документів. |
| Дії – Облік – Пакетний облік | Облік кількох документів. |
| Дії – Облік – Попередній перегляд обліку | Дозволяє робити попередній перегляд фінансових операцій за документом або пакетом зарплатних документів. |
| Процес - Запропонувати документи | Запускає функцію формування зарплатних документів (детальнішу інформацію про порядок формування зарплатних документів можна знайти у кроці Формування зарплатних документів). |
| Про цес - Випустити | Затвердження зарплатного документа. Документу надається статус «Випущено», що дозволяє захистити документ від випадкових змін. |
| Дії – Функції - Відкрити | Відкриває зарплатний документ для редагування. |
| Дії – Функції - Копіювати документ | Запускає функцію копіювання зарплатного документа (детальнішу інформацію про порядок роботи функції можна знайти у кроці Копіювання зарплатних документів). |
| Процес -Статистика | Сторінка статистики за документом, що містить загальну суму заробітної плати, суму для виплати, а також загальну суму податків. |
| Процес - Картка співробітника | Відображає картку співробітника. |
| Пов’язані – Документ - Виміри | Список вимірів за документом. |
| Пов’язані – Документ - Щоденний табель | Відображає табель обліку робочого часу за розрахунковий період. |
| Процес - Надіслати розрахунок | За зарплатним документом (облікованим чи ні) на сервері, створюється електронний лист на електронну адресу (адреса береться з картки співробітника з поля «Ел. Пошта організації») співробітника з цього документа, прикріплюється до нього сформований файл розрахунку. Тема листа та назва файлу: опис обліку із заголовка документа. Якщо відправка відбулася успішно, то в полі Статус відправки зарплатного документа записується значення: "Успішно + дата + час". |
| Запит затвердження - Затвердження | Перегляд списку записів, які очікують на затвердження. Сценарій Робочий процес затвердження документів. Наприклад, ви можете бачити ім'я користувача, який запросив затвердження запису, час надсилання запиту та час, коли він має бути затверджений. |
| Запит затвердження - Відправити запит на затвердження | Відправляє зарплатний документ на затвердження. |
| Запит затвердження - Скасувати запит на затвердження | Скасує запит на затвердження щодо відправлених зарплатних документів. |
Сторінка «Зарплатний документ» , функціональні кнопки сторінки «Рядки», меню «Функції», «Рядок»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Перерахувати рядок | Функція запускає перерахунок поточного рядка документа. Функцію необхідно запускати для всіх рядків, на розрахунок яких може впливати інший рядок, для якого змінили значення в полі Суми зарплати. |
| Перерахувати рядки | Функція запускає перерахунок поточного рядка документа та всіх наступних рядків. Функцію необхідно запускати для наступного рядка, після того рядка, в якому змінили значення у полі «Сума зарплати». |
| Розрахунок | Відображає результати кожного етапу розрахунку елемента. Перелік полів форми схожий із переліком полів налаштування алгоритму розрахунку. Додатково у формі відображені поля: • Значення результату – значення, отримане в результаті обчислення рядка. • Кількість запусків – кількість розрахунків, виконаних для цього рядка. Якщо значення поля 0, це означає, що рядок не розраховувався. |
| Виміри | Виміри окремого рядка документа. |
| Коментарі | Коментарі до окремого рядка документа |
| Операції СЗ | Відображає зарплатні операції, що були включені до розрахунку СЗ за рядком документа. |
| Періоди СЗ | Відображає загальну суму нарахувань та кількість відпрацьованих днів за кожним періодом, що входить у період розрахунку СЗ. |
| Деталі бази розрахунку | Для нарахувань відображає рядки з податками/утриманнями/нарахуваннями ЄСВ, основою яких увійшло дане нарахування. Для податків/утримань/нарахування ЄСВ відображає рядки з нарахуваннями, що увійшли до бази утримання. Дані заповнюються спеціальною функцією, що викликається алгоритмі розрахунку рядки зарплатного документа (сценарій Функції розрахунку зарплати). Дані суми враховуються при формуванні звітів та при формуванні суми до виплати (сценарій Виплата заробітної плати). |
| Розподілення | При налаштуванні розподілу зарплати відображає розподілення в процентному відношенні сум розрахунку до вимірів. |
Крок 2: Формування зарплатних документів
Для формування зарплатних документів використовується спеціальна функція «Запропонувати документи» (запускається зі списку або «Картки зарплатного документа»). Зарплатні документи можуть бути сформовані за всіма або окремими співробітниками, а також за обраними підрозділами. Параметри відбору необхідно встановити на вкладці «Фільтр: Співробітник» сторінки запуску звіту.
Користувач може додати додаткові поля до форми для уточнення умов відбору. На вкладці «Параметри» необхідно вказати параметри формування
Звіт «Запропонувати зарплатні документи»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Період розрахунку | Вкажіть розрахунковий період, протягом якого необхідно виконати розрахунок. Зверніть увагу, що нарахування/утримання, встановлені для співробітника, відбираються з урахуванням зазначеного розрахункового періоду та опції «Включати до розрахунку» налаштування кожного зарплатного елемента. |
| Дата розрахунку | Автоматично в полі встановлюється дата, що дорівнює останньому дню у вибраному розрахунковому періоді. Користувач може змінити значення поля. Значення поля буде використано як значення поля "Дата обліку" зарплатного документа. |
| До дати | Тільки для міжперіоду. Необхідно вказати дату, за якою система буде фільтрувати та додавати в розрахунок тільки ті документи, для яких ця дата більша або дорівнює «Даті початку» документа. |
| Код групи розрахунку | Необхідно вказати код групи розрахунку, за якою буде виконано розрахунок співробітника. Для фінального розрахунку заробітної плати поле має бути порожнім. У такому разі використовуватиметься група розрахунку, встановлена для картки співробітника (при активному налаштуванні "Створити Деталі Статусу Зарплати" на сторінці "Налаштування персоналу і зарплати" при створені зарплатних документів будуть використані усі розрахункові групи з таблиці "Деталі Статусу Зарплати"). Зверніть увагу, що нарахування/утримання, встановлені для співробітника, відбираються з урахуванням типів розрахунку (сценарій Типи розрахунку), призначених для певної групи розрахунку (сценарій Групи розрахунку). |
| Створити нові документи | Встановити значення «Так», якщо необхідно створювати новий зарплатний документ для розрахунку. Якщо опція не активована, а для співробітника створено зарплатний документ, який розраховує заробітну плату за той же період (поле Код періоду заголовка документа має співпадати з полем Код періоду, зазначеним у завданні), то існуючі рядки зарплатного документа будуть видалені, та весь розрахунок заробітної плати буде виконано заново у тому ж документі. При виборі значення в полі «Код групи розрахунку» значення «Створити нові документи» автоматично встановлюється «Так». |
| Показати повідомлення | Встановити значення "Так", якщо потрібно показати повідомлення про результати роботи функції. Якщо є помилки, користувач також отримає повідомлення про них, якщо поле промарковане. Незалежно від значення опції, у разі помилок помилкові зарплатні документи не буде створено. Рекомендується завжди запускати значення «Так». |
| Для запуску завдання створення зарплатних документів, необхідно натиснути «ОК». |
Крок 3: Видалення зарплатних документів
Для видалення зарплатного документа необхідно на сторінці списку зарплатних документів або на картці зарплатного документа натиснути кнопку «Видалити».
Для видалення кількох документів (які знаходяться під курсором) на сторінці списку зарплатних документів необхідно натиснути кнопку «Видалити вибрані» .
Видалити можна лише відкритий документ.
Крок 4: Облік зарплатних документів
Для обліку зарплатного документа необхідно на сторінці списку зарплатних документів або на сторінці зарплатного документа, натиснути кнопку Дії – Облік - Облікувати або «Пакетний облік» для обліку кіль кох документів:
При обліку зарплатного документа, у якого розрахункова група має тип «Міжперіод», створюється лише облікований зарплатний документ – точна копія документа до обліку, жодні операції не створюються. Цей документ призначений для формування виплати у міжперіоді (сценарій виплати заробітної плати). Зверніть увагу, що немає обмеження щодо кількості облікованих документів у міжперіоді.
При обліку зарплатного документа з типом обліку «Розрахунок», у якого розрахункова група не має тип «Міжперіод», формуються операції: • У книзі операцій та докладній книзі операцій із зарплати. • Заборгованість перед співробітником та податками у книзі операцій по постачальникам та докладній книзі операцій по постачальникам. • Фінансові проводки в головній книзі та кореспонденції (при включеному налаштуванні автоматичного формування) згідно з налаштуваннями облікових груп (сценарій Облікові групи). • У таблиці операцій особистого доходу
При обліку зарплатного документа, з типом обліку «Введення даних» у якого розрахункова група має тип «Міжперіод», формуються операції лише у книзі операцій із зарплати та докладній книзі операцій. Обліковані зарплатні документи можна переглянути в Архіві. Для зарплатних документів, які враховані з типом обліку «Розрахунок» та розрахунковою групою, яка не має тип «Міжперіод», можна переглянути обліковані операції, натиснувши кнопку «Пошук операцій» на картці облікованого документа.
Після обліку такого документа може бути сформована остаточна виплата протягом місяця (сценарій Виплата заробітної плати).
Крок 5: Скасування зарплатних документів
У деяких випадках, таких як: механічна помилка при внесенні даних, зміна інформації за даними після обліку документа та ін., потрібно скасувати вже облікований зарплатний документ. При скасуванні та обліку документа виконується ряд перевірок: Зарплатний період повинен бути відкритий, не повинно бути пізніших зарплатних документів та наказів та ін., перевіряється наявність регламентованих звітів за період скасування та користувач отримує повідомлення про необхідність їх виправлення або переформування.
Функція скасування документа знаходиться на картці облікованого зарплатного документа, закладка «Головна», кнопка «Скасування документа» :
Після скасування буде автоматично створено коригуючий зарплатний документ (не облікований) – точна копія скасованого документа, але зі зворотними знаками. Документ має ознаку «Коригування» та «Номер скасованого документа».
Цей документ недоступний для редагування, для коригування операцій його необхідно облікувати.
Для документів не міжперіоду (остаточний розрахунок). Документ додає операції при облікуванні коригування, всі операції будуть виконані «червоним сторно». При спробі обліку документа можливе виникнення перевірки, яка не дозволить облікувати документ.
Якщо для документа, вказаного в полі «Номер скасованого документа» є застосовані операції у Книзі операцій по постачальникам,
Необхідно скасувати застосування для таких операцій:
Після облікування коригуючого документа, операції корекції будуть застосовані до оригінальних операцій.
Після скасування документа можна сформувати новий зарплатний документ за цей період. Якщо на основі скасованого документа було проведено платіж, то він буде застосований до нового зарплатного документа після його обліку (сценарій Застосування зарплатних операцій).
Для документів міжперіоду. Документи не додають операції при обліку, а служать лише для формування суми виплати на підставі документа. Коригуючий документ та документ, який скасовано, не беруть участь при доборі документів для формування виплати (сценарій Виплата заробітної плати). При спробі обліку документа можливе виникнення перевірки, яка не дозволить облікувати документ.
Це означає, що за документом міжперіоду вже було обліковано платіж. Щоб скасувати документ, спочатку потрібно сторнувати такий платіж у Книзі операцій по постачальникам.
Після скасування документа міжперіоду можна сформувати новий зарплатний документ і новий платіж на його основі (сценарій Виплата заробітної плати).