Skip to main content

contracts-setup

#Rozliczanie umów

Umowa to porozumienie z nabywcą/dostawcą określające warunki współpracy. Każda umowa, w ramach której odbywa się zakup lub sprzedaż, musi być zarejestrowana w karcie umowy. Karta umowy zawiera informacje dotyczące warunków współpracy z nabywcą lub dostawcą.

W karcie umowy można ustawić domyślne wartości warunków umowy, które będą automatycznie wypełniane w dokumentach zakupu lub sprzedaży, np. dane kontaktowe, kod waluty czy Gospodarcza grupa księgowa VAT nabywcy lub dostawcy.

##Konfiguracja umowy w module Sprzedaż/Zakup:

Przed rejestracją nowych Umów sprzedaży należy dokonać ich konfiguracji:

  1. Kliknij przycisk Search otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja sprzedaży i należności i wybierz odpowiedni link.
  2. Na zakładce Wymiary wypełnij pola wymienione w tabeli poniżej:
PoleOpis
Kod wymiaru umowy z nabywcąWybierz kod wymiaru dla umowy.
Synchronizacja Wymiaru UmowyWłącz tę opcję, aby podczas tworzenia umowy automatycznie tworzono wartość wymiaru dla umowy. Kod wartości wymiaru będzie zgodny z numerem umowy.
  1. Na zakładce szybkiego dostępu Seria numeracji wskaż serię numerów dla automatycznej numeracji umów z nabywcami w polu Seria Nr Umowy z nabywcą.

Aby zarejestrować umowy zakupu, wykonaj następujące kroki:

  1. Kliknij przycisk Search otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja zakupów i zobowiązań i przejdź do odpowiedniego linku.
  2. Na zakładce szybkiego dostępu Seria numeracji uzupełnij serię numerów dla automatycznej numeracji umów z dostawcami w polu Seria Nr Umowy Sprzedawcy.

Konfiguracja umów z nabywcami i dostawcami​

Opisano procedurę konfiguracji umowy dla nabywcy. Dla dostawcy procedura jest analogiczna i odbywa się na stronie Karta dostawcy oraz na stronie Konfiguracja zakupów i zobowiązań.

Konfiguracja umowy na karcie nabywcy:

  1. Kliknij przycisk Search otwierający funkcję Wyszukaj, wpiszNabywcy i wybierz odpowiedni link.
  2. Wybierz odpowiedniego nabywcę z listy.
  3. Na zakładce szybkiego dostępu Umowy uzupełnij pola wymienione w poniższej tabeli:
PoleOpis
Księgowanie UmowyWybierz wartość Obowiązkowe, jeśli konieczne jest prowadzenie ewidencji umów nabywcy. Przy tym ustawieniu pole Numer umowy jest obowiązkowe do wypełnienia w dokumentach sprzedaży/zakupu. Wartość Opcjonalny umożliwia przeprowadzanie operacji z nabywcą bez obowiązkowego wypełnienia numeru umowy w dokumentach. Jest to przydatne, jeśli ogólnie z nabywcą prowadzona jest ewidencja według umów, ale niektóre operacje są realizowane bez umowy. Wartość Bez umowy wskazuje, że ewidencja według umów nie jest prowadzona.
Zastos. z księgowaniem umówZaznacz tę opcję, jeśli konieczne jest uwzględnianie umów podczas realizacji operacji z nabywcą. Oznacza to, że operacje mogą być przypisane tylko wtedy, gdy mają ten sam numer umowy.

###Tworzenie nowej umowy

Opisana poniżej procedura pokazuje, jak utworzyć umowę dla nabywcy. Procedura dla dostawcy jest analogiczna i odbywa się na stronie Karta dostawcy.

  1. Kliknij przycisk Search otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Nabywcy i wybierz odpowiedni link.
  2. Na stronie Nabywcy wybierz nabywcę, dla którego chcesz utworzyć umowę.
  3. Na zakładce szybkiego dostępu Umowy oznaczenie Księgowanie Umowy nabywcy powinna mieć wartość: Opcjonalny lub Obowiązkowe.
  4. Na stronie Karta nabywcy kliknij Nabywca > Umowy.
  5. Na stronie Umowy nabywcy kliknij Nowy, aby stworzyć nową umowę z nabywcą.
  6. Numer umowy zostanie wypełniony automatycznie, jeśli odpowiednia seria numerów została skonfigurowana na stronie Konfiguracja sprzedaży i należności. Niektóre pola zostaną również wypełnione automatycznie informacjami z karty nabywcy.
  7. Uzupełnij lub edytuj wartości pól w karcie umowy nabywcy.
  8. Wybierz opcję Aktywna, aby umowa była dostępna do wyboru w dokumentach sprzedaży.
  9. Jeśli dla umów nabywców ustawiono synchronizację wymiarów transakcji, kliknij Strona główna > Wymiary, aby upewnić się, że odpowiedni kod i wartości wymiaru zostały utworzone dla umowy nabywcy.

###Tworzenie umowy na podstawie Dokumentu przychodzącego

Za pomocą Dokumentu przychodzącego można dodać do systemu niezbędne pliki, które następnie można przekształcić w rekordy. Szczegółowe informacje o dokumentach przychodzących można znaleźć w artykule Dokumenty przychodzące.

Aby utworzyć Umowę z dostawcą lub nabywcą na podstawie Dokumentu przychodzącego, wykonaj następujące kroki:

  1. Kliknij przycisk Search otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Dokumenty przychodzące i wybierz odpowiedni link.

  2. Na stronie listy dokumentów przychodzących kliknij Nowe.

  3. Na stronie Dokument przychodzący dołącz odpowiedni plik, klikając Przygotowanie > Załącz plik. W oknie, które się pojawi, przeciągnij plik lub załaduj go z komputera.

  4. Nazwa załadowanego pliku zostanie automatycznie wypełniona w polu Opis na zakładce Ogólne. W razie potrzeby można ją zmienić.

  5. Na zakładce Informacje finansowe wybierz:

    • Typ konta – dostawca lub nabywca,
    • Numer konta – numer systemowy dostawcy lub nabywcy. Oznaczenie Księgowanie Umowy nabywcy lub dostawcy powinna mieć wartość: Opcjonalny lub Obowiązkowe.

  6. Aby utworzyć umowę, kliknij Strona główna > Utwórz ręcznie. W oknie, które się pojawi, wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć (Umowa dostawcy lub Umowa nabywcy) i kliknij OK. Otworzy się Karta umowy.

  7. Na Karcie umowy, w sekcji Dokumenty przychodzące, zostanie dodany rekord z linkiem do Dokumentu przychodzącego.

  8. W Dokumencie przychodzącym, na podstawie którego utworzono umowę, na zakładce Ogólne w polu Rekord zostanie wskazany link do karty odpowiedniej umowy.

  9. W razie potrzeby możesz usunąć wpis Dokumentu przychodzącego, klikając Dokument przychodzący > Usuń odniesienie do rekordu i potwierdzając usunięcie.

Proces zatwierdzania umów​

Automatyzacja zatwierdzania umów z nabywcami lub dostawcami przed ich aktywacją jest możliwa za pomocą Przepływy pracy. Jest to istotne ze względu na informacje zawarte w umowach: kod waluty umowy, kwota umowy, kod warunków płatności, ogólna grupa biznesowa, grupa biznesowa VAT itp.

Konfiguracja procesów zatwierdzania umów​

Przed rozpoczęciem korzystania z procesu zatwierdzania umów należy:

  • Skonfigurować użytkowników procesu,
  • Skonfigurować użytkowników zatwierdzających,
  • Określić, w jaki sposób użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia o krokach procesu.

Konfiguracja jest analogiczna do innych procesów zatwierdzania.

  1. Otwórz Przepływy pracy za pomocą funkcji Wyszukaj.
  2. Wybierz opcję Nowy przepływ pracy z szablonu.
  3. Wybierz odpowiedni szablon – Proces umów z nabywcami lub Proces umów z dostawcami.
  4. Wybierz użytkowników, którzy mają zatwierdzać umowy.
  5. Ustaw reakcję na zdarzenie Żądanie zatwierdzenia zatwierdzone jako Aktywuj umowę z nabywcą/dostawcą.
  6. Skonfiguruj wymagane filtry (według kodu waluty, kwoty umowy, wymiarów).
  7. Ustaw znacznik Włączony na procesie.

Proces biznesowy zatwierdzania umów​

Aby aktywować umowę z nabywcą lub dostawcą, należy wysłać żądanie zatwierdzenia z karty umowy. W tym celu należy kliknąć na Wniosek o akceptację > Wyślij wniosek o akceptację. Po zatwierdzeniu umowa natychmiast przejdzie w status Aktywny = TAK.

Przydatne linki​

Dokumenty przychodzące
Konfiguracja użytkowników procesu
Konfiguracja procesów zatwierdzania
Konfiguracja użytkowników zatwierdzających
Tworzenie procesów zatwierdzania
Konfiguracja powiadomień procesów

In this article
https://bc.smart-it.com/
© 2008 - 2023 SMART business