Rozliczanie umów

Umowa to porozumienie z nabywcą/dostawcą określające warunki współpracy. Każda umowa, w ramach której odbywa się zakup lub sprzedaż, musi być zarejestrowana w karcie umowy. Karta umowy zawiera informacje dotyczące warunków współpracy z nabywcą lub dostawcą.

W karcie umowy można ustawić domyślne wartości warunków umowy, które będą automatycznie wypełniane w dokumentach zakupu lub sprzedaży, np. dane kontaktowe, kod waluty czy Gospodarcza grupa księgowa VAT nabywcy lub dostawcy.

Konfiguracja umowy w module Sprzedaż/Zakup:

Przed rejestracją nowych Umów sprzedaży należy dokonać ich konfiguracji:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja sprzedaży i należności i wybierz odpowiedni link.
2. Na zakładce Wymiary wypełnij pola wymienione w tabeli poniżej:

Pole	Opis
Kod wymiaru umowy z nabywcą	Wybierz kod wymiaru dla umowy.
Synchronizacja Wymiaru Umowy	Włącz tę opcję, aby podczas tworzenia umowy automatycznie tworzono wartość wymiaru dla umowy. Kod wartości wymiaru będzie zgodny z numerem umowy.

3. Na zakładce szybkiego dostępu Seria numeracji wskaż serię numerów dla automatycznej numeracji umów z nabywcami w polu Seria Nr Umowy z nabywcą.

W systemie istnieje również możliwość przypisania do umów Wymiarów domyślnych. W tym celu:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Wymiary i przejdź do odpowiedniego linku.
2. Wybierz wymagany wymiar i przejdź do zakładki Wymiar > Typ konta Wymiar Domyślny.
3. Wybierz tabelę ID (70859611 - Umowa z nabywcą, 70859612 - Umowa sprzedawcy) i wybierz Księgowanie wartościowe, pozostawiając pole Kod wartości wymiaru puste.

Uwaga Dodanie domyślnego wymiaru dla umów jest możliwe tylko z pustym Kodem wartości wymiaru.
Pole Kod wartości wymiaru można wypełnić bezpośrednio na karcie umowy.

Aby zarejestrować umowy zakupu, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Konfiguracja zakupów i zobowiązań i przejdź do odpowiedniego linku.
2. Na zakładce szybkiego dostępu Seria numeracji uzupełnij serię numerów dla automatycznej numeracji umów z dostawcami w polu Seria Nr Umowy Sprzedawcy.

Konfiguracja umów z nabywcami i dostawcami

Opisano procedurę konfiguracji umowy dla nabywcy. Dla dostawcy procedura jest analogiczna i odbywa się na stronie Karta dostawcy oraz na stronie Konfiguracja zakupów i zobowiązań.

Konfiguracja umowy na karcie nabywcy:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpiszNabywcy i wybierz odpowiedni link.
2. Wybierz odpowiedniego nabywcę z listy.
3. Na zakładce szybkiego dostępu Umowy uzupełnij pola wymienione w poniższej tabeli:

Pole	Opis
Księgowanie Umowy	Wybierz wartość Obowiązkowe, jeśli konieczne jest prowadzenie ewidencji umów nabywcy. Przy tym ustawieniu pole Numer umowy jest obowiązkowe do wypełnienia w dokumentach sprzedaży/zakupu. Wartość Opcjonalny umożliwia przeprowadzanie operacji z nabywcą bez obowiązkowego wypełnienia numeru umowy w dokumentach. Jest to przydatne, jeśli ogólnie z nabywcą prowadzona jest ewidencja według umów, ale niektóre operacje są realizowane bez umowy. Wartość Bez umowy wskazuje, że ewidencja według umów nie jest prowadzona.
Zastos. z księgowaniem umów	Zaznacz tę opcję, jeśli konieczne jest uwzględnianie umów podczas realizacji operacji z nabywcą. Oznacza to, że operacje mogą być przypisane tylko wtedy, gdy mają ten sam numer umowy.

Tworzenie nowej umowy

Opisana poniżej procedura pokazuje, jak utworzyć umowę dla nabywcy. Procedura dla dostawcy jest analogiczna i odbywa się na stronie Karta dostawcy.

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Nabywcy i wybierz odpowiedni link.
2. Na stronie Nabywcy wybierz nabywcę, dla którego chcesz utworzyć umowę.
3. Na zakładce szybkiego dostępu Umowy oznaczenie Księgowanie Umowy nabywcy powinna mieć wartość: Opcjonalny lub Obowiązkowe.
4. Na stronie Karta nabywcy kliknij Nabywca > Umowy.
5. Na stronie Umowy nabywcy kliknij Nowy, aby stworzyć nową umowę z nabywcą.
6. Numer umowy zostanie wypełniony automatycznie, jeśli odpowiednia seria numerów została skonfigurowana na stronie Konfiguracja sprzedaży i należności. Niektóre pola zostaną również wypełnione automatycznie informacjami z karty nabywcy.
7. Uzupełnij lub edytuj wartości pól w karcie umowy nabywcy.
8. Wybierz opcję Aktywna, aby umowa była dostępna do wyboru w dokumentach sprzedaży.
9. Jeśli dla umów nabywców ustawiono synchronizację wymiarów transakcji, kliknij Strona główna > Wymiary, aby upewnić się, że odpowiedni kod i wartości wymiaru zostały utworzone dla umowy nabywcy.

Tworzenie umowy na podstawie Dokumentu przychodzącego

Za pomocą Dokumentu przychodzącego można dodać do systemu niezbędne pliki, które następnie można przekształcić w rekordy. Szczegółowe informacje o dokumentach przychodzących można znaleźć w artykule Dokumenty przychodzące.

Aby utworzyć Umowę z dostawcą lub nabywcą na podstawie Dokumentu przychodzącego, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij przycisk otwierający funkcję Wyszukaj, wpisz Dokumenty przychodzące i wybierz odpowiedni link.

2. Na stronie listy dokumentów przychodzących kliknij Nowe.

3. Na stronie Dokument przychodzący dołącz odpowiedni plik, klikając Przygotowanie > Załącz plik. W oknie, które się pojawi, przeciągnij plik lub załaduj go z komputera.

4. Nazwa załadowanego pliku zostanie automatycznie wypełniona w polu Opis na zakładce Ogólne. W razie potrzeby można ją zmienić.

5. Na zakładce Informacje finansowe wybierz:

   • Typ konta – dostawca lub nabywca,
   • Numer konta – numer systemowy dostawcy lub nabywcy. Oznaczenie Księgowanie Umowy nabywcy lub dostawcy powinna mieć wartość: Opcjonalny lub Obowiązkowe.

6. Aby utworzyć umowę, kliknij Strona główna > Utwórz ręcznie. W oknie, które się pojawi, wybierz typ dokumentu, który chcesz utworzyć (Umowa dostawcy lub Umowa nabywcy) i kliknij OK. Otworzy się Karta umowy.

7. Na Karcie umowy, w sekcji Dokumenty przychodzące, zostanie dodany rekord z linkiem do Dokumentu przychodzącego.

8. W Dokumencie przychodzącym, na podstawie którego utworzono umowę, na zakładce Ogólne w polu Rekord zostanie wskazany link do karty odpowiedniej umowy.

9. W razie potrzeby możesz usunąć wpis Dokumentu przychodzącego, klikając Dokument przychodzący > Usuń odniesienie do rekordu i potwierdzając usunięcie.

Proces zatwierdzania umów

Automatyzacja zatwierdzania umów z nabywcami lub dostawcami przed ich aktywacją jest możliwa za pomocą Przepływy pracy. Jest to istotne ze względu na informacje zawarte w umowach: kod waluty umowy, kwota umowy, kod warunków płatności, ogólna grupa biznesowa, grupa biznesowa VAT itp.

Konfiguracja procesów zatwierdzania umów

Przed rozpoczęciem korzystania z procesu zatwierdzania umów należy:

• Skonfigurować użytkowników procesu,
• Skonfigurować użytkowników zatwierdzających,
• Określić, w jaki sposób użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia o krokach procesu.

Konfiguracja jest analogiczna do innych procesów zatwierdzania.

1. Otwórz Przepływy pracy za pomocą funkcji Wyszukaj.
2. Wybierz opcję Nowy przepływ pracy z szablonu.
3. Wybierz odpowiedni szablon – Proces umów z nabywcami lub Proces umów z dostawcami.
4. Wybierz użytkowników, którzy mają zatwierdzać umowy.
5. Ustaw reakcję na zdarzenie Żądanie zatwierdzenia zatwierdzone jako Aktywuj umowę z nabywcą/dostawcą.
6. Skonfiguruj wymagane filtry (według kodu waluty, kwoty umowy, wymiarów).
7. Ustaw znacznik Włączony na procesie.

Proces biznesowy zatwierdzania umów

Aby aktywować umowę z nabywcą lub dostawcą, należy wysłać żądanie zatwierdzenia z karty umowy. W tym celu należy kliknąć na Wniosek o akceptację > Wyślij wniosek o akceptację. Po zatwierdzeniu umowa natychmiast przejdzie w status Aktywny = TAK.

Przydatne linki

Dokumenty przychodzące
Konfiguracja użytkowników procesu
Konfiguracja procesów zatwierdzania
Konfiguracja użytkowników zatwierdzających
Tworzenie procesów zatwierdzania
Konfiguracja powiadomień procesów