Облік договорів
Договір - це угода з клієнтом/постачальником про умови співпраці. Необхідно зареєструвати кожен договір, в рамках як ого здійснюється купівля/продаж, в картці договору. Картка договору містить відомості щодо умов співпраці з клієнтом або постачальником.
На картці договору є можливість встановити значення умов договору за замовчуванням, які будуть заповнюватись автоматично в документах купівлі або продажу. Наприклад контактні дані, код валюти чи ПДВ бізнес-група клієнта чи постачальника.
У розрізі договорів є можливість сформувати Детальну оборотну відомість, Аналіз кореспонденції рахунку ГК, Акт звірки з клієнтом чи постачальником.
Налаштування договору в Налаштуванні модуля Продажів/Купівель
Перед початком реєстрації нових договорів продажу необхідно здійснити деякі їх налаштування, для цього виконайте кроки описані нижче:
- Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування модуля Продажів, перейдіть за відповідним посиланням. - На експрес-вкладці Виміри заповніть поля, які перераховані нижче у таблиці.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Договір з клієнтом код виміру | Виберіть код виміру для договору. |
| Синхр. вимірів договорів | Встановіть цю опцію для того, щоб при створенні договору атоматично створювалось значення виміру для договору. Код значення виміру буде аналогічний номеру договору. |
- На експрес-вкладці Серія номерів вкажіть серію номерів для автоматичної нумерації договорів клієнтів в полі Договір з клієнтом серія номерів.
Для рестрації договорів купівлі, виконайте наступне:
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування модуля Купівель, перейдіть за відповідним посиланням.
- На експрес-вкладці Серія номерів заповніть серію номерів для автоматичної нумерації договорів постачальників в полі Договір з постачальником серія номерів.
Створення нового договору
Описана процедура демонструє, як створити договір для клієнта. Процедура для постачальника аналогічна і здійснюється на сторінці Картка постачальника.
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Клієнти, перейдіть за відповідним посиланням.
- На сторінці Клієнти виберіть необхідного клієнта.
- На сторінці Картка клієнта натисніть Навігатор > Договори.
- На сторінці Договори клієнта натисніть Створити для створення нового договору клієнта.
- Номер договору буде заповнено автоматично, якщо є відповідне налаштування серії номерів на сторінці Налаштування модуля Продажів. Також будуть заповнені деякі інші поля інформацією з картки клієнта.
- Заповніть або відредагуйте значення полів на картці договору клієнта.
- Виберіть опцію Активний для того, щоб договір був доступний для вибору в документах продажу.
- Якщо для договорів клієнта встановлено налаштування із синхронізації вимірів угод, натисніть Пов'язані > Договір > Виміри, щоб перевірити, що відповідний код та значення виміру були створені для договору клієнта.
Створення договору на основі Вхідного документа
За допомогою Вхідного документа можна додавати у систему необхідні файли, які потім можна перетворити на записи. Більш детальну інформацію про вхідні документи можна знайти в статті Вхідні документи
Для створення Договору постачальника чи клієнта на основі Вхідного документа, виконайте наступні кроки:
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Вхідні документи, перейдіть за відповідним посиланням.
- На сторінці списку вхідних документів натисніть Створити.
- На сторінці Вхідний документ прикріпіть відповідний файл, натиснувши Підготовка > Прикріпити файл. У вікні, що з'явиться, перетягніть або завантажте файл із комп'ютера.
- Назва завантаженого файлу автоматично заповниться у полі Опис на вкладці Загальне, за необхідності його можна змінити.
- На вкладці Фінансова інформація оберіть:
- Тип рахунку - постачальник або клієнт;
- Номер рахунку - системний номер постачальника або клієнта.
- Для створення договору натисніть Основне > Створити вручну. У вікні, що зявиться, оберіть тип документу який бажаєте створити, Договір постачальника або Договір клієнта і натисніть OK. Після чого відкриється Картка договору.
- У Картці договору, у розділі Вхідні документи, буде додано запис із посиланням на Вхі дний документ.
- У Вхідному документі, на основі якого було створено договір, на вкладці Загальне у полі Запис буде вказано посилання на картку відповідного договору.
- За необхідності запис вхідного документу можна видалити, для цього натисніть Вхідний документ > Видалити посилання на запис та підтвердіть видалення.
Налаштування договорів з Клієнтами та Постачальниками
Описана процедура демонструє, як налаштувати договір для клієнта.
Для постачальника процедура аналогічна і здійснюється на сторінці Картка постачальника та на сторінці Налаштування модуля Купівель.
Налаштування договору на картці Клієнта:
- Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Клієнти, перейдіть за відповідним посиланням.
- Виберіть необхідного клієнта зі списку.
- На експрес-вкладці Договори заповніть поля, які перераховані нижче у таблиці:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Облік договорів | Виберіть значення Обов'язково для здійснення обліку договорів клієнта. З цим налаштуванням поле Номер договору є обов'язковим для заповнення для обліку документів купівлі/продажу. Значення Опціонально дає можливість проводити операції з клієнтом без обов'язкового заповнення номера договору в документах. Це корисно, якщо в цілому з клієнтом ведеться облік в розрізі договорів, але деякі окремі операції проводяться без договору. Значення Без договору вказується, якщо облік в розрізі договорів не ведеться. |
| Застосування з урахуванням договорів | Встановіть цю опцію, якщо необхідно здійснювати застосування операцій по клієнту з урахуванням договорів. Тобто, застосування буде можливим, лише, якщо операції матимуть однаковий номер договору. |
Робочий процес затвердження договорів
Автоматизувати затвердження договорів з клієнтами або постачальниками перед їх активацією можливо за допомогою Робочих процесів затвердження.
Цей процес є важливим, через інформацію, яку містять в собі договори: код валюти договору, сума договору, код умов платежу, загальна бізнес група, ПДВ бізнес група, тощо.
Налаштування робочих договорів затвердження
Перед початком використання робочого процесу затвердження договорів необхідно:
- Налаштувати користувачів робочого процесу;
- Налаштувати користувачів для затверджень;
- Визначити як користувачі будут ь отримувати повідомлення по кроках робочого процесу.
Налаштування аналогічні іншим робочим процесам затвердження.
- Відкрити через Пошук Робочі процеси.
- Обрати функцію Створити робочий процес з шаблону.
- Обрати відповідний шаблон - Робочий процес договорів з клієнтами або Робочий процес договорів з постачальниками відповідно.
- Обрати користувачів, які мають затверджувати договори.
- Встановити реакцію на подію Запит на затвердження затверджено як Активувати договір клієнта(постачальника) відповідно.
- Налаштувати необхідні фільтри (по коду валюти, сумі договору, вимірам).
- Виставити позначку Включено на робочому процесі.
Бізнес процес затвердження договорів
Для активації договору з клієнтом або постачальником необхідно Відправити запит на затвердження з картки договору. Після того, як договір буде з атверджено, він одразу перейде в статус Активний=ТАК.