Scenariusz "Formularze dotyczące nieobecności"
Wszystkie rodzaje nieobecności, które są płatne zgodnie z prawem na podstawie średnich zarobków (zwolnienia chorobowe, urlopy, delegacje itp.), muszą być rejestrowane za pomocą odpowiednich typów formularzy. W systemie dostępne są 4 rodzaje formularzy:
• Na urlop.
• Na delegację.
• Na zwolnienie lekarskie.
• Inne rodzaje nieobecności płatne w ramach PW.
Etap 1 Wypełnianie nagłówka formularza
Nagłówek formularza nieobecności dowolnego typu ma następujące pola z tymi samymi zasadami wypełniania:
Strona nagłówka formularza nieobecności
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr | Wewnętrzny numer formularza nieobecności. Jest on ustalany automatycznie zgodnie z serią numerów dla odpowiedniego typu formularza zdefiniowanego w formularzu Ustawienia modułu Kadry i płace (scenariusz Ustawienie zasobów ludzkich). |
| Data dokumentu | Data utworzenia dokumentu. |
| Data księgowania | Data księgowania dokumentu. Domyślnie wartość pola jest zgodna z wartością pola "Data dokumentu", ale w razie potrzeby można ją zmienić ręcznie. Podana data zostanie wykorzystana do wygenerowania transakcji w "Zapisy księgi pracowników" i "Wpisy nieobecności pracownika". |
| Kod okresu | Kod okresu, w którym bieżący dokument powinien zostać uwzględniony w dokumencie płacowym. Domyślnie pole jest automatycznie wypełniane kodem okresu odpowiadającym dacie księgowania. W razie potrzeby wartość pola można zmienić ręcznie. Może to być konieczne, na przykład, jeśli chcesz wypłacić zwolnienie chorobowe w następnym okresie rozliczeniowym. |
| Numer formularza HR | Numer formularza nieobecności, który będzie wyświetlany na odpowiednim wydruku dokumentu. Wartość zostanie określona podczas wystawiania dokumentu (lub podczas księgowania) na podstawie Serii numerów formularzy HR. |
| Seria numerów formularzy HR | Seria numerów, która zostanie użyta do określenia numeru formularza HR. Wartość zostanie określona domyślnie na podstawie ogólnych ustawień modułu, ale można ją zmienić, wybierając jedną z powiązanych serii. |
| Data formularza HR | Data formularza nieobecności, która będzie wyświetlana w drukowanej formie dokumentu. Domyślnie wartość pola pokrywa się z wartością pola "Data dokumentu", ale w razie potrzeby może zostać zmieniona ręcznie przez użytkownika. |
| Nr pracownika | Numer pracownika. |
| Opis | Opis formularza, który będzie wyświetlany w polu "Zapisy księgi pracowników". |
| Podstawa | Podstawa dokumentacyjna uzasadniająca powód nieobecności pracownika, na przykład: ”Wezwanie do sądu...” itp. Wartość pola jest wyświetlana w drukowanych formularzach, układzie XML, a także jest dostępna jako zmienna do wykorzystania w szablonach formularzy tekstowych (%ReasonDoc%). Pole jest dostępne do wypełnienia zarówno w interfejsie tworzenia formularza, jak i w kreatorze tworzenia formularzy, gdzie jego wartość zostanie automatycznie przeniesiona do odpowiedniego pola formularza. |
| Data początkowa | Data początkowa okresu nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu wierszy dokumentu. |
| Data końcowa | Data końcowa okresu nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu wierszy dokumentu. |
| Dni kalendarzowe | Liczba dni kalendarzowych w okresie nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu wierszy dokumentu. |
| Stan | Stan dokumentu, pole jest wypełniane automatycznie i wyświetla aktualny stan dokumentu ("Wydane" / "Otwarte"). |
| Korekta | Formularz jest korektą innego formularza. Więcej informacji można znaleźć w etapie Korygowanie formularzy dotyczących nieobecności. |
| Nr dokumentu korygowanego | Numer formularza, które ma zostać skorygowane. Więcej informacji można znaleźć w kroku Korygowanie formularzy dotyczących nieobecności. |
| Szablon tekstowy | Szablon tekstowy dokumentu, który zostanie użyty do wygenerowania wartości tekstu formularza. Więcej informacji można znaleźć w scenariuszu Szablony tekstowe. |
| Imię i nazwisko | Określane automatycznie na podstawie kodu wybranego pracownika. |
| Dni robocze | Liczba dni roboczych, na które wystawiany jest formularz. Jest ona obliczana automatycznie na podstawie wybranej daty początkowej i końcowej. |
| Identyfikator przypisanego użytkownika | Określa kod użytkownika odpowiedzialnego za dokument. |
| Centrum kompetencyjne | Określane automatycznie. |
W wierszach dokumentu wszystkie typy formularzy mają następujące wspólne pola:
Strona wiersza formularza nieobecności
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod aktywności czasowej | Kod aktywności czasowej odpowiadający typowi nieobecności. |
| Kod składnika | Kod składnika listy płac, który zostanie użyty do opłacenia tego typu nieobecności. Kod składnika może zostać określony automatycznie na podstawie ustawień wybranego kodu aktywności czasowej (scenariusz Ewidencja czasu pracy). |
| Opis | Opis przyczyny nieobecności. Domyślnie opis przyczyny jest taki sam jak nazwa odpowiedniego kodu aktywności czasowej. W razie potrzeby użytkownik może go jednak zmienić. |
| Data początkowa | Data początkowa zwolnienia chorobowego/ urlopu/delegacji i innego typu nieobecności w zależności od typu formularza. |
| Data końcowa | Data zakończenia zwolnienia chorobowego/ urlopu/delegacji i innego rodzaju nieobecności, w zależności od typu formularza. |
Należy pamiętać, że Microsoft Dynamics nie ogranicza liczby wierszy w dokumencie nieobecności. Jednak w celu prawidłowego generowania drukowanych formularzy dokumentów i obliczeń nie zaleca się tworzenia formularzy nieobecności z więcej niż jednym wierszem.
Strona formularza zawiera również pole informacyjne oraz przycisk Załączniki. Kliknięcie liczby dokumentów w polu informacyjnym lub przycisku spowoduje otwarcie strony "Załączone dokumenty", na której można dołączyć pliki zewnętrzne do tego formularza.
W zakładce Przygotuj kliknij przycisk Utwórz wiersze, aby otworzyć stronę Kreator wierszy formularzy.
Gdzie można automatycznie podzielić okres urlopu na kilka rodzajów. Musisz określić kod urlopu i ustawić priorytety. Kliknij przycisk Dalej.
Wprowadź datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Następnie kliknij przycisk Zakończ.
Następnie program automatycznie podzieli urlop przez pozostałe dni w saldzie urlopowym pracownika dla określonych rodzajów aktywności.
Na karcie "Powiązane" kliknij przycisk "Formularz - tekst formularza HR", aby otworzyć stronę "Tekst formularza HR", na której możesz wybrać "Szablon tekstowy" i edytować wartości w polach "Tekst formularza" i "Tekst podstawy", które są używane podczas drukowania formularza do raportu, skonfigurowanego przy użyciu Word layout.
Zakładka "Akcje":
Wygenerowane formularz urlopowy należy zatwierdzić (Akcje - Funkcje - Wydaj), aby uniknąć przypadkowych zmian i "zająć" kolejny numer formularza kadrowego. W razie potrzeby wystawione formularze urlopowe można jednak otworzyć (Akcje - Funkcje - Otwórz ponownie). Aby formularz nieobecności zostało uwzględnione w ewidencji czasu pracy i uwzględnione w obliczeniach listy płac, formularz musi zostać zarejestrowane (Akcje - Księgowość - Księguj). W wyniku zarejestrowania formularza w systemie zostaną wykonane następujące czynności:
• Kod nieobecności podany w wierszu formularza zostanie automatycznie zaznaczony w karcie czasu pracy pracownika. W polach "Rodzaj dokumentu", "Nr dokumentu", "Data dokumentu" szczegółowej karty czasu pracy zostanie wskazany dokument, na podstawie którego dokonano zmian w planowanym harmonogramie.
• Wygenerowany zostanie rekord nieobecności pracownika. Aby wyświetlić wygenerowany rekord w karcie pracownika, wybierz "Historia" - "Wpisy nieobecności pracowników".
• W zapisach księgi pracownika zostanie wygenerowany jeden lub więcej rekordów odpowiadających okresowi nieobecności wymaganemu do obliczenia listy płac dla tego typu nieobecności. Aby wyświetlić wygenerowany rekord w karcie pracownika, wybierz "Historia" - "Zapisy księgi pracowników".
• Formularz księgowany zostanie przeniesione do sekcji zaksięgowanych dokumentów.
Należy pamiętać, że formularz nieobecności może zostać zarejestrowane, nawet jeśli karta czasu pracy za dany okres została już wydana. System może automatycznie zastąpić specjalne kody czasu nieobecności w już zatwierdzonym arkuszu czasu pracy. Kody czasu, które mogą zostać zastąpione w już zatwierdzonych arkuszach czasu pracy, muszą mieć włączoną opcję "Dozwolone zastąpienie" (scenariusz Ewidencja czasy pracy). Takie kody nieobecności powinny być wprowadzane bezpośrednio w karcie czasu pracy bez użycia formularzy na nieobecności. W przypadku konieczności skorygowania formularza nieobecności, które zostało już zarejestrowane w zamkniętym okresie, należy skorzystać z funkcjonalności korygowania formularzy (więcej informacji w kroku Korygowanie formularzy nieobecności).
Formularz nieobecności można skopiować ("Kopiuj formularz"). W tym celu należy utworzyć nowy formularz i kliknąć przycisk Akcje - Funkcje - Kopiuj formularz, a następnie wypełnić następujące pola:
Strona Kopiowanie formularza na nieobecność
| Pole | Opis |
|---|---|
| Typ dokumentu | Wybierz z listy: • formularz, • Zaksięgowany formularz |
| Nr dokumentu | Wybierany z listy formularzy nieobecności, w zależności od wybranego typu dokumentu. |
| Nr pracownika | Wypełniany automatycznie z wierszy wybranego formularza nieobecności. |
| Imię i nazwisko | Wypełniane automatycznie z wierszy wybranego formularza nieobecności. |
| Uwzględnij nr pracownika | Po zaznaczeniu, kod pracownika z wybranego formularza nieobecności zostanie skopiowany do nowego formularza nieobecności. |
| Uwzgl. nagłówek | Po zaznaczeniu tego pola, nagłówek nowego formularza nieobecności zostanie skopiowany z wybranego formularza nieobecności. |
| Oblicz ponownie wiersze | Po zaznaczeniu, wiersze formularza zostaną ponownie obliczone. |
| Maksymalny czas generowania wierszy | Określa maksymalny czas generowania wierszy raportu. Jeśli czas ten zostanie przekroczony, raport zostanie anulowany. |
| Maksymalna liczba wierszy | Określa maksymalną liczbę wierszy uwzględnianych w raporcie. Jeśli liczba ta zostanie przekroczona, generowanie raportu zostanie anulowane. |
| Maksymalna liczba dokumentów | Określa maksymalną liczbę dokumentów do uwzględnienia w raporcie. To ustawienie dotyczy tylko raportów dokumentów. Jeśli ta liczba zostanie przekroczona, generowanie raportu zostanie anulowane. |
Etap 2 Urlop
Ten typ formularza nieobecności służy do rejestrowania formularzy urlopowych dla pracowników.
Wypełnij nagłówek dokumentu w taki sam sposób, jak w przypadku wszystkich formularzy nieobecności ( Krok 1 tego scenariusza). Dodatkowo w formularzu urlopowym należy wypełnić następujące pola:
Strona "Formularze urlop", Wiersze
| Pole | Opis |
|---|---|
| Rodzaj urlopu | Rodzaj urlopu. Wartość pola jest określana automatycznie w zależności od ustawienia określonego dla kodu aktywności czasowej wybranego w polu i nie ulega zmianie. |
| Numer wniosku urlopowego | Numer wniosku urlopowego. Pole jest opcjonalne i jest używane, jeśli firma korzysta z funkcji planowania urlopów. Należy pamiętać, że po wypełnieniu numeru wniosku urlopowego niektóre pola w wierszu dokumentu są wypełniane automatycznie na podstawie danych już zawartych we wniosku. |
| Dni kalendarzowe | Liczba dni kalendarzowych w okresie urlopu. Należy pamiętać, że przy obliczaniu dni domyślnie pomijane są dni ustawowo wolne od pracy. Jeśli nie chcesz wykluczać dni wolnych od pracy, musisz ustawić opcję "Uwzględnij święta w formularzu" dla kodu aktywności (scenariusz Ewidencja czasu pracy). Dni świąteczne są ustalane zgodnie z oficjalnym kalendarzem określonym w "Ustawieniach modułu Kadry i płace" (scenariusz Ustawienia zasobów ludzkich). |
| Dni płatne przez pracodawcę | Liczba dni urlopu, które zostaną opłacone przez pracodawcę. Zazwyczaj liczba dni pokrywa się z liczbą dni kalendarzowych urlopu, ale wartość pola można zmienić ręcznie. |
| Okres PW od | Pierwszy okres do obliczenia przeciętnego wynagrodzenia. Liczba miesięcy do obliczenia jest określana w Ustawieniach obliczenia PW. Przy określaniu miesięcy do obliczeń brane są pod uwagę tylko pełne miesiące pracy od 1. do 1. dnia miesiąca. Jeśli nie ma pełnych miesięcy, wartości Okresów PW będą puste, a obliczenia zostaną wykonane zgodnie z wynagrodzeniem pracownika za pomocą funkcji określonej w Ustawieniach obliczenia PW. Wartości można zmienić ręcznie. |
| Okres PW do | Ostatni okres obliczania przeciętnego wynagrodzenia. Wartość można zmienić ręcznie. |
| Dni robocze | Obliczane zgodnie z kalendarzem pracownika. W przypadku urlopu służą one wyłącznie do celów informacyjnych. |
| Nr. wpisu naliczania | Można określić numer naliczonej transakcji urlopowej, do której zostanie przypisany wykorzystany urlop. Jeśli wartość nie zostanie określona, wykorzystane dni zostaną przypisane do naliczonych dni przy użyciu metody "zastosuj do starszego". |
| Korekta | Służy do korekty formularza. Wartość jest określana automatycznie i nie można jej edytować. Więcej informacji można znaleźć w kroku Korygowanie formularzy nieobecności. |
| Nr wiersza korekty | Służy do dostosowywania formularza. Wartość jest określana automatycznie i nie można jej edytować. Więcej informacji można znaleźć w kroku Korygowanie formularzy nieobecności. |
Dodatkowo należy wypełnić następujące pola dla wierszy formularza urlopowego:
Strona "Formularze urlop", Wiersze
| Pole | Opis |
|---|---|
| Dni robocze | Liczba dni roboczych przypadających na okres urlopu. Dni robocze są określane zgodnie z kalendarzem używanym przez pracownika. |
| Dni płatne przez pracodawcę | Liczba dni urlopu, za które pracodawca wypłaci wynagrodzenie. Zazwyczaj liczba dni jest taka sama jak liczba dni roboczych, ale można zmienić wartość pola ręcznie. |
| Okres PW od | Pierwszy okres przed obliczeniem przeciętnego wynagrodzenia. Liczba miesięcy do obliczeń jest określana w Ustawieniach obliczenia PW. Przy określaniu miesięcy do obliczeń brane są pod uwagę tylko pełne miesiące pracy od 1. do 1. dnia miesiąca. Jeśli nie ma pełnych miesięcy, wartości Okresów PW będą puste, a obliczenia będą oparte na wynagrodzeniu pracownika według funkcji określonej w Ustawieniach obliczania PW. Jeśli delegacja rozpoczyna się w miesiącu zatrudnienia pracownika (ale nie jest równa dacie zatrudnienia) lub w następnym miesiącu, a kod aktywności jest ustawiony na "Weź pod uwagę miesiąc daty rozpoczęcia", miesiąc ten zostanie uwzględniony w okresie zwolnienia chorobowego. Wartość można zmienić ręcznie. Podczas obliczania średnich zarobków może się okazać, że podstawa dla okresów PW = 0. Wówczas analizowane jest ustawienie "Wyklucz bieżący okres", jeśli jest ono ustawione, okresy NW są zmieniane na poprzednią wartość "Okres PW od" o liczbę miesięcy z ustawienia. Jeśli w tych okresach nie ma podstawy, obliczenia będą oparte na wynagrodzeniu pracownika zgodnie z funkcją określoną w Ustawieniu obliczania PW. |
| Okres PW do | Ostatni okres przed obliczeniem przeciętnego wynagrodzenia. Wartość można zmienić ręcznie. |
Na podstawie wygenerowanego formularza urlopowego można wydrukować polecenie urlopowe zgodnie z ustawieniami wyboru raportów: standardowy formularz P-3 lub dowolny formularz skonfigurowany przy użyciu Word layout. Wybierz "Raporty", a następnie w otwartym oknie wybierz "Drukuj".
Sprawdź poprawność danych w oknie "Formularz urlop" i potwierdź wydruk klikając "OK".
Tworzenie wydrukowanego formularza jest również dostępne dla rozliczonych formularzy urlopowych.
W zakładce "Powiązane" w formularzach można wprowadzić naliczenia dla czasu wolnego oraz naliczenia dla zastępstwa.
Podczas wprowadzania czasu wolnego należy wypełnić następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod aktywności czasowej | Wybrany z listy kodów aktywności czasowej. |
| Data początkowa | Data początkowa salda dni bez płatności. |
| Data końcowa | Data końcowa salda dni bez płatności. |
| Liczba dni | Wypełniana automatycznie na podstawie wprowadzonej daty początkowej i końcowej. |
Podczas księgowania dokumentu dla pracownika, naliczony czas wolny jest dodawany do salda urlopu. Anulowanie księgowania powoduje jego usunięcie.
Podczas wprowadzania warunków zastępstwa otwiera się formularz wypełniania, podobnie jak w dzienniku pracowników (scenariusz Dziennik pracownika). Zasada wypełniania jest taka sama. Po zarejestrowaniu formularza nieobecności warunki zastępstwa są dodawane do pracownika, a po anulowaniu są usuwane.
Należy pamiętać, że jeśli okres urlopu w formularzu przypada na Datę przeniesienia w Umowie o pracę na stanowisko z innym wynagrodzeniem lub innym składnikiem wynagrodzenia, wówczas przy zapisie w Księdze Składników Płac, urlop zostanie podzielony na kilka wierszy według Daty takiego przeniesienia.
Etap 3 Delegacje
Ten typ polecenia nieobecności służy do wyświetlania informacji o delegacjach (podróżach służbowych) pracowników.
Nagłówek dokumentu wypełniany jest w taki sam sposób jak dla wszystkich formularzy nieobecności. Dodatkowo w formularzu delegacji powinny znaleźć się następujące pola, które są niezbędne do poprawnego wygenerowania wydruków dokumentu:
Strona "Formularze delegacja", Nagłówek
| Pole | Opis |
|---|---|
| Cel podróży | Nazwa miejscowości, adres. To pole jest wymagane. |
| Cel podróży | Opis celu podróży służbowej. To pole jest wymagane. |
| Powód podróży służbowej | Powód podróży służbowej. To pole jest wymagane. |
| Podróż płatna według typu | Firma, która płaci za podróż służbową: • Firma - domyślnie i oznacza, że firma płaci za podróż służbową. • Nabywca - oznacza, że organizacja zarejestrowana na liście klientów zapłaci za podróż służbową. • Dostawca - oznacza, że organizacja zarejestrowana na liście dostawców zapłaci za podróż służbową. Pole jest wymagane. |
| Podróż płatna według Nr. | Pole zawiera kod organizacji, która płaci za podróż służbową. Jest ono wypełniane w przypadku wybrania typu Dostawca lub Nabywca w polu "Podróż płatna według typu". |
| Kod dziennego zasiłku | Możesz wybrać kod z katalogu ogólnego, który zostanie użyty do określenia kwoty dziennego zasiłku dla tej podróży służbowej. |
| Kwota dziennego zasiłku | Kwota dziennego zasiłku dla tej podróży służbowej. Jest ona używana tylko podczas tworzenia formularza delegacji. |
| Opis | Można określić środki lokomocji dla wyświetlenia na poleceniu wyjazdu służbowego. |
W aktualnej wersji Microsoft Dynamics należy wybrać element, który zostanie użyty do obliczeń w dokumencie arkuszu płac oraz kod aktywności, który zostanie uwzględniony w wierszach karty czasu pracy w kolejności.
Na karcie "Inne Naliczania" w formularzach można wprowadzić rozliczenia dni wolnych i dokonać operacji na warunkach zastępstwa.
Podczas wprowadzania czasu wolnego należy wypełnić następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod aktywności czasowej | Wybrany z listy kodów aktywności czasowej. |
| Data początkowa | Data początkowa salda dni bez płatności. |
| Data końcowa | Data końcowa salda dni bez płatności. |
| Liczba dni | Wypełniana automatycznie na podstawie wprowadzonej daty początkowej i końcowej. |
Podczas księgowania dokumentu dla pracownika, naliczony czas wolny jest dodawany do salda urlopu. Podczas anulowania księgowania jest ono usuwane.
Po wprowadzeniu warunków zastępstwa otwiera się formularz wypełniania, podobnie jak w dzienniku pracownika (scenariusz Dziennik pracownika). Zasada wypełniania jest taka sama. Podczas rejestracji formularza nieobecności warunki zastępstwa są dodawane do pracownika, a po anulowaniu są usuwane.
Na podstawie wygenerowanego formularza delegacji można wydrukować formularz zgodnie z ustawieniami wyboru raportów: standardowy formularz lub dowolny formularz skonfigurowany przy użyciu układu Word. W zakładce "Raporty" wybierz "Drukuj" - jest drukowane Polecenie wyjazdu służbowego.
Zaksięgowane formularze urlopowe można znaleźć na stronie: Zaksięgowane dokumenty/Formularze delegacja.
Należy pamiętać, że jeśli okres podróży służbowej wformularzu przypada na Datę przeniesienia w Umowie o pracę na stanowisko z innym wynagrodzeniem lub innym składnikiem wynagrodzenia, wówczas podczas rejestrowania w Księdze składników płac podróż służbowa zostanie podzielona na kilka wierszy według Daty takiego przeniesienia.
Etap 4 Zwolnienie lekarskie
Formularza zwolnienia lekarskiego dołącza się do rejestracji wszystkich rodzajów nieobecności, które są rejestrowane na podstawie zaświadczenia o zwolnieniu lekarskim.
Podczas rejestracji zwolnień lekarskich pracowników należy pamiętać, że jeden faktyczny dokument powinien być zarejestrowany w systemie jako jeden dokument. Niedopuszczalne jest łączenie kilku faktycznie przedłożonych przez pracownika zwolnień lekarskich w jeden dokument w systemie.
Jeśli zwolnienie lekarskie przypada na kilka okresów rozliczeniowych (np. jeśli pracownik był chory od 20.07.21 do 05.08.21), takie zwolnienie również jest rejestrowane w jednej linii dokumentu. System automatycznie rozdziela linie dokumentu w księdze wpisów pracownika.
Dodatkowo w formularzu zwolnienia lekarskiego należy wypełnić następujące pola:
Strona "Formularze zwolnienie lekarskie", Nagłówek
| Pole | Opis |
|---|---|
| Seria zaświadczenia o chorobie | Seria zaświadczenia o chorobie ze zwolnienia lekarskiego. |
| Nr zaświadczenia o chorobie | Numer zaświadczenia o chorobie ze zwolnienia lekarskiego. |
| Data zaświadczenia o chorobie | Data zaświadczenia o chorobie ze zwolnienia lekarskiego. |
| Powód zaświadczenia o chorobie | Powód zaświadczenia o chorobie ze zwolnienia lekarskiego. |
| e-zwolnienie lekarskie | Wartość Boolean pola = true oznacza, że używane jest e-zwolnienie lekarskie. Jeśli wartość Boolean pola e-zwolnienie lekarskie wynosi true, pole Nr zaświadczenia o chorobie musi mieć wartość w zapisie formularza. |
Wszystkie powyższe pola mają charakter informacyjny, służą do prawidłowego generowania drukowanych formularzy i nie mają wpływu na procedurę księgowania dokumentów.
Dodatkowo należy wypełnić następujące pola w wierszach formularza zwolnienia lekarskiego:
Strona "Zamówienie na zwolnienie chorobowe", Wiersze
| Pole | Opis |
|---|---|
| Rodzaj leczenia | Rodzaj leczenia • Pacjent ambulatoryjny. • Hospitalizacja. |
| Rodzaj zwolnienia lekarskiego | Rodzaj zwolnienia lekarskiego. Jest ona określana automatycznie, ale można zastąpić tę wartość, jeśli dla kodu aktywności czasowej ustawiono kilka rodzajów zwolnień lekarskich. Typy dostępne do wyboru są określone przez wartości w polu Dozwolone podtypy na stronie Powody nieobecności. |
| Nr osoby spokrewnionej | Wartość w polu może być wypełniona kodem osoby fizycznej spokrewnionej tylko dla niektórych rodzajów zwolnień lekarskich (dla których limit dni zwolnienia lekarskiego dla osoby fizycznej spokrewnionej jest obliczany bezpośrednio): 1) Opieka sprawowana nad noworodkiem do 8 tygodnia życia; 2) Urlop ojcowski (art. 182.3 kp); 3) Urlop rodzicielski dla rodzica 2d. Jeśli to pole pozostanie puste podczas rejestracji, limit dostępnych dni dla osoby fizycznej - krewnego nie jest sprawdzany. |
| Dni kalendarzowe | Liczba dni kalendarzowych zwolnienia lekarskiego. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu pola "Data końcowa". Wartość pola można zmienić ręcznie. |
| Dni płatne przez pracodawcę | Liczba dni płatnych przez pracodawcę. Jest ona określana w Ustawieniach zwolnienia lekarskiego. |
| Dni niepłatne z powodu odmowy na koszt pracodawcy | Zasadniczo pola te są wypełniane w przypadku zwolnienia lekarskiego z powodu niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu. Ponieważ pierwsze pięć dni tego typu zwolnienia lekarskiego są bezpłatne, użytkownik samodzielnie musi zmniejszyć liczbę płatnych dni w formularzu zwolnienia lekarskiego. W tym celu należy wypełnić to pole liczbą dni bezpłatnych na koszt Pracodawcy. |
| Dni płatne | Liczba dni płatnych przez ZUS. Określona w Ustawieniach zwolnienia lekarskiego. |
| Dni niepłatne z powodu odmowy na koszt funduszu | Zasadniczo pola te są wypełniane w przypadku zwolnienia lekarskiego z powodu niezdolności do pracy spowodowanej nadużyciem alkoholu. Ponieważ pierwsze pięć dni tego typu zwolnienia lekarskiego są bezpłatne, użytkownik samodzielnie musi zmniejszyć liczbę płatnych dni w formularzu zwolnienia lekarskiego. W tym celu należy wypełnić to pole liczbą dni bezpłatnych na koszt ZUS. |
| Procent płatności | Procent płatności za zwolnienie chorobowe. Jest on określany w Ustawieniach zwolnienia lekarskiego. |
| Przyczyna niepełnosprawności | Możliwość określenia przyczyny niezdolności do pracy z Katalogu ogólnego (scenariusz Ustawienia zasobów ludzkich). Powód będzie wykorzystywany w raportach. |
| Reasons for Refusal to Appoint Aid | Wypełniane ręcznie i muszą mieć wartość, jeśli istnieją dni, za które istnieje odmowa zapłaty. |
| Bez karty czasu pracy | Służy do płacenia za zwolnienie chorobowe bez rejestrowania karty czasu pracy, na przykład po zwolnieniu pracownika. |
| Kal. dni opłacone przez pracodawcę | Liczba dni kalendarzowych opłaconych przez pracodawcę. |
*Uwaga: możliwe jest opłacenie zwolnienia lekarskiego, gdy pracownik pracował na porannej zmianie i otworzył zwolnienie lekarskie tego samego dnia. W tym celu należy zarejestrować aktywność w szczegółach karty czasu pracy (patrz scenariusz Etap 1 Ewidencja karty czasu pracy) w dniu rozpoczęcia choroby, a następnie wprowadzić formularz na zwolnienie lekarskie.
Należy również pamiętać, że jeśli w ewidencji czasu pracy pracownika występują przyczyny nieobecności, które pomniejszają dni zasiłku chorobowego, a zwolnienie lekarskie przypada na kilka okresów kalendarzowych, wówczas w formularzu należy podzielić takie zwolnienie lekarskie na osobne wiersze dla odpowiednich okresów kalendarzowych, aby system prawidłowo określił liczbę dni obniżonego zasiłku chorobowego za dany okres kalendarzowy.
Zarejestrowane formularza zwolnienia lekarskiego można znaleźć w Zaksięgowane formularze zwolnienie lekarskie.
Etap 5 Inne nieobecności
Ten typ formularza służy do wprowadzania danych dotyczących innych nieobecności w pracy (z wyjątkiem urlopu, zwolnienia lekarskiego, delegacji), które mają być opłacane w ramach PW. Na przykład ten typ formularza może być używany do rejestrowania nieobecności związanych z wykonywaniem obowiązków publicznych lub mobilizacją. Ten typ formularza może być również używany do rejestrowania typów nieobecności, które nie mają być płatne. W takim przypadku należy użyć kodu elementu listy płac, który nie uwzględnia naliczenia wynagrodzenia.
W przypadku formularzy dotyczących innych rodzajów nieobecności zasady obliczania Okresów PW i dni roboczych są takie same, jak w przypadku formularzy dotyczących delegacji.
Formularze na inne nieobecności są generowane i drukowane podobnie jak formularze delegacji i nieobecności.
Zarejestrowane formularz dotyczące innych nieobecności można znaleźć, klikając tutaj: Zaksięgowane dokumenty / Formularze na inną nieobecność
Możliwe jest również rozliczenie wiersza formularza na inną nieobecność bez przenoszenia go, ale jako osobny wiersz służący do dodawania nadgodzin do dnia roboczego. Oznacza to, że formularz na inną nieobecność (jeśli kod aktywności czasowej ma ustawienie "Dozwolone nadgodziny") po rozliczeniu nie przesuwa domyślnego kodu czasu pracy ze szczegółów karty czasu pracy, ale tworzony jest dodatkowy wiersz. Należy pamiętać, że podczas tworzenia wiersza z kodem aktywności czasowej z ustawieniem "Dozwolone nadgodziny" w formularzu na inną nieobecność, w wierszu Data początkowa i Data końcowa muszą być równe. Można użyć elementu listy płac 1007. Ograniczenie: tylko jeden formularz nadgodzin może być rozliczone dla jednej daty.
Uwaga, że jeśli okres innej nieobecności w formularzu przypada na Datę przeniesienia w Umowie o pracę na stanowisko z innym wynagrodzeniem lub innym składnikiem wynagrodzenia, wówczas przy zapisie w Księdze składników płac nieobecność zostanie podzielona na kilka wierszy według Daty takiego przeniesienia.
Etap 6 Anulowanie formularzy nieobecności
Każde zaksięgowane formularza nieobecności może zostać anulowane, jeśli karta czasu pracy za dany okres nie została jeszcze wystawiona. Aby anulować formularz nieobecności w rozliczanym dokumencie, kliknij **Akcje – Funkcje – Anuluj formularz". Wszystkie niezbędne czynności zostaną wykonane automatycznie, a w systemie zostanie wygenerowane nowy formularz niezaksięgowane - dokładna kopia anulowanego. W obecnej wersji systemu anulowanie formularza nieobecności jest możliwe tylko przed naliczeniem listy płac.
Po anulowaniu formularza karta czasu pracy pracownika jest automatycznie aktualizowana o kod typu nieobecności, który został określony przed zarejestrowaniem formularza.
Etap 7 Dostosowywanie formularzy nieobecności
W Microsoft Dynamics można dostosować zaksięgowany i rozliczony formularz nieobecności. Może to być konieczne, gdy pracownik wziął zwolnienie lekarskie podczas płatnego urlopu lub delegacji, w przypadku wcześniejszego opuszczenia urlopu.
Aby skorygować formularz, należy utworzyć nowy formularz, ustawić dla niego "Korektę" i określić "Nr. dokumentu korygowanego":
W takim przypadku wiersze formularza zostaną skopiowane z dokumentu, który ma zostać skorygowany. W tych wierszach należy ręcznie określić okres, który ma zostać anulowany. Podczas księgowania formularza, wpisy korygujące zostaną dodane do ewidencji czasu pracy, księgi wpisów pracowników i wpisów nieobecności, a dni zostaną oznaczone znakiem "-". Po zaksięgowaniu formularza korygującego, formularz, które zostało skorygowane zostanie oznaczone jako "Korygowane". W obecnej wersji systemu można korygować 1 formularz tylko 1 raz.Dla skorygowanego okresu należy dodać kolejne formularzae, którego daty będą obejmowały anulowany wcześniej okres nieobecności. W przypadku wcześniejszego opuszczenia urlopu nie trzeba dodawać nowego formularza, ponieważ anulowane dni muszą zostać opłacone według wynagrodzenia. Składniki wynagrodzenia, które obliczą część wynagrodzenia do wypłaty, należy dodać ręcznie za pośrednictwem Dziennika pracowników (scenariusz Dziennik pracownika). Baza danych wykorzystuje w tym celu składniki 1011, 1012.
Etap 8 Wprowadzanie formularzy nieobecności za poprzedni okres.
Czasami pojawia się sytuacja, w której trzeba wprowadzić zmiany w zamkniętym okresie. Aby to zrobić, należy wyszukać kody aktywności czasu i zaznaczyć pole "Dozwolone zastąpienie" obok każdego kodu czasu dla nieobecności, który jest dostępny w karcie czasu pracy w dniu formularza. Następnie należy wprowadzić formularz nieobecności. Po zaksięgowaniu formularza pojawi się powiadomienie:
*Stan karty timesheet dla kodu okresu .. ma stan "Wydane", stan Wynagrodzenia dla kodu okresu .. ma stan "Zaksięgowane", Czy chcesz utworzyć archiwum stanu karty czasu pracy?
Archiwum stanu karty czasu pracy zostało utworzone. Po wprowadzeniu formularza należy odznaczyć nadpisanie.
Dodatkowo należy zwrócić szczególną uwagę na następującą sytuację: użytkownik utworzył formularz na nieobecność (np. z kodem NN), jednocześnie wystawiając timesheet i zamykając wynagrodzenie za bieżący miesiąc - a w kolejnym miesiącu uwzględnia formularz na inny rodzaj nieobecności (zwolnienie lekarskie z kodem NUP) na te same daty, nadpisując kod NN w timesheecie kodem NUP. Jeśli zajdzie konieczność anulowania drugiego formularza nieobecności (tj. zwolnienia lekarskiego), należy pamiętać, że nie będzie już możliwe skorygowanie pierwszego formularza nieobecności. Ponieważ w polu Previous Time Activity Code można wprowadzić tylko jedną wartość: gdy zarejestrowano pierwszy formularz NN, pole to zawierało dni robocze (P), a gdy zarejestrowano formularz NUP, pole to zawierało P. Kiedy NUP zostało anulowane, pole to zostało wyczyszczone, więc po anulowaniu NUP nie zwróci niczego, więc kod aktywności czasowej dla tych dni zostanie całkowicie wyczyszczony w karcie czasu pracy.
Krok 9 Tworzenie masowych formularzy na nieobecność.
Ścieżka: Formularze na Inną Nieobecność (lista)/Strona główna/ Utwórz kilku formularzy
Formularze Urlop (lista)/Strona główna / Utwórz kilku formularzy
Formularze Zwolnienie Lekarskie (lista)/Strona główna / Utwórz kilku formularzy
Delegacja (lista)/Strona główna/Utwórz kilku formularzy
Jeśli chcesz utworzyć zbiorcze formularzy nieobecności, na przykład w celu wysłania dużej liczby pracowników na przestój lub urlop, możesz skorzystać z "Kreatora do tworzenia formularzy". Kliknij przycisk "Utwórz kilku formularzy", a następnie wprowadź parametry:
- "Wybierz pracownika" - możesz wybrać pracownika zgodnie z określonymi parametrami lub ręcznie wybrać jednego z listy pracowników.
- Kliknij przycisk "Dalej".
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod okresu | Kod okresu, w którym ta nieobecność będzie płatna. |
| Data dokumentu | Data utworzenia dokumentu. |
| Kod aktywności czasowej | Wybierz z listy kodów aktywności czasowej. |
| Data początkowa | Data rozpoczęcia nieobecności |
| Data końcowa | Data zakończenia nieobecności. |
| Podstawa | Podstawa dokumentacyjna uzasadniająca powód nieobecności pracownika, na przykład: ”Wezwanie do sądu...” itp. Pole jest dostępne do wypełnienia zarówno w interfejsie tworzenia formularza, jak i w kreatorze tworzenia formularzy, gdzie jego wartość zostanie automatycznie przeniesiona do odpowiedniego pola formularza. |
- Kliknij przycisk "Dalej", jeśli istnieje potrzeba poprawienia czegoś, kliknij przycisk "Wstecz".
- Następnie kliknij przycisk "Utwórz formularzy".
- Program automatycznie utworzy zamówienia.
- Kliknij przycisk "Gotowe".
- Formularze zostały utworzone. Można je księgować pojedynczo, poprzez formularzy ogólne lub grupowe księgowanie formularzy.