Scenariusz "Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w procesach administracyjnych HR"

Ścieżka: Data protection list

Po upływie ustawowego okresu przechowywania danych takie dane mogą zostać usunięte, w razie potrzeby inne dane nieosobowe mogą być przechowywane przez konfigurowalny okres czasu. Na przykład do celów statystycznych dane osobowe mogą być anonimizowane.

1. Na stronie Data protection należy utworzyć ustawienie, zgodnie z którym informacje będą zarządzane. Wypełnij odpowiednie pola w zakładkach General i Tables.

Pole	Opis
Code	Kod ustawienia
Description	Opis ustawienia.
Active	Aktywność ustawienia. Jeśli Active = TRUE, wybrane ustawienie zostanie automatycznie wykonane przez uruchomienie zapisów kolejki zleceń, jeśli takie uruchomienie jest dodatkowo skonfigurowane.
Main Table ID	Główny identyfikator tabeli do wyboru Date Field ID. Tabele można wybrać z listy tabel wybranych w zakładce Tables w wierszach.
Main Table Name	Nazwa tabeli głównej. Jest ona wypełniana automatycznie w zależności od wybranego kodu tabeli głównej.
Date field ID	Kod pola daty w formacie Date lub DateTime z tabeli głównej, który będzie używany do wybierania danych.
Date Field Name	Nazwa pola daty, która jest wypełniana automatycznie w zależności od wybranego kodu pola daty.
Processing Date Formula	Formuła przetwarzania danych. Należy określić okres, po którym dane będą przetwarzane zgodnie z ustawieniami. Format formuły jest dopuszczalny, na przykład 1M (1 miesiąc), 1Y (1 rok).
No. of Tables	Liczba tabel. Pole jest wypełniane automatycznie w zależności od liczby tabel utworzonych w wierszach zakładki Tables.

W wierszach zakładki Tables system pozwala na:

• tworzenie wierszy;
• usuwanie wierszy;
• administrowanie informacjami poprzez wprowadzanie zmian w polach - strona GDPR Fields;
• filtrowanie informacji dostępnych do administrowania - strona GDPR Table Filters.

Aby utworzyć wiersz dla tabeli, w zakładce Tables należy wypełnić następujące pola w wierszach:

Pole	Opis
Table ID	Kod tabeli.
Table Name	Nazwa tabeli, która jest wypełniana automatycznie w zależności od zdefiniowanego kodu.
Delete Records	Ustawienie tej wartości określa, czy wszystkie rekordy w wybranej tabeli są usuwane po wybranym okresie czasu. Należy pamiętać, że raz usuniętych danych nie można odzyskać.
Page ID	Kod strony. Wypełniane automatycznie kodem strony, na której wyświetlana jest wybrana tabela.
Parent Table ID	Kod tabeli nadrzędnej. Jeśli kod tabeli nadrzędnej jest ustawiony, system najpierw wybiera dane zgodnie ze skonfigurowanymi parametrami tabeli nadrzędnej i zarządza nimi zgodnie z konfiguracją w tabeli zależnej.
Processing Order	Numer w kolejności przetwarzania.
No. of Fields	Liczba pól. Pole jest wypełniane automatycznie liczbą pól skonfigurowanych na stronie Data prorection fields. Kliknięcie wartości przenosi użytkownika na stronę Data protection fields, która jest dostępna do edycji.
Comments	Komentarze.

Po wybraniu tabel, w których informacje będą administrowane, możliwe jest wybranie konkretnych pól, w których takie administrowanie będzie realizowane. W tym celu w wierszu odpowiedniej tabeli należy użyć funkcji Керувати - Fields, aby przejść do strony GDPR Fields.

Na stronie GDPR Fields wypełnij pola:

Pole	Opis
Field ID	Kod pola, które ma być zarządzane.
Field Caption	Nazwa pola, która jest wypełniana automatycznie w zależności od wybranego kodu pola.
Field Type	Typ pola. Wypełniane automatycznie.
Anonymize	Zaznacz pole wyboru, jeśli jest ustawione na TRUE i chcesz zanonimizować wartość pola. Jeśli to pole jest zaznaczone, wartość pola Anonymized value jest automatycznie wypełniana wartością "anonymized", którą można zmienić na inną wartość.
Anonimize Value	Wartość, która zostanie ustawiona w wybranym polu zamiast oryginalnej wartości po rozpoczęciu administrowania informacjami przy użyciu wybranych ustawień.
Clear	Zaznacz pole wyboru, jeśli wartość = TRUE i wartość pola musi zostać wyczyszczona.

Możliwe jest wybranie (utworzenie) kilku pól w tabeli, które mają być zarządzane, edytowanie i usuwanie ich.

Na stronie GDPR Table Filters należy wypełnić pola:

Pole	Opis
Field ID	Field code. Field ID i Related Field ID muszą mieć taką samą wartość dla każdej tabeli.
Field Caption	Nazwa pola
Type	Typ
Filter Value	Wartość filtra
Linked Field ID	Kod połączonego pola
Linked Field Name	Nazwa połączonego pola

2. Po wprowadzeniu ustawień niezbędnych do zarządzania danymi można wyświetlić podgląd wyniku za pomocą Akcje - Overview. W obszarze Options wybierz datę, od której będzie wyświetlany podgląd wyniku. System wyświetli wynik w wierszach z następującymi polami

Pole	Opis
Record Caption	Nazwa rekordu, który ma zostać przetworzony.
Processing Date	Wybrana data + wybrany okres według formuły. Data przeglądu musi następować po dacie przetwarzania.
Anonymised Fields	Liczba rekordów, dla których pola są zanonimizowane.
Cleared Fields	Liczba rekordów, dla których pola zostały wyczyszczone.
Deleted Records	Liczba rekordów, które zostały usunięte.

3. Aby przeprowadzić administrowanie informacjami, należy uruchomić ten proces Akcje - Run

• Proces zarządzania informacjami można uruchomić ręcznie poprzez Akcje - Run z każdej strony GDPR.
• Proces zarządzania informacjami można uruchomić automatycznie, tworząc Zapisy kolejki zleceń o kodzie 70860390 SMA GDPR Management.

4. Wyniki zarządzania informacjami są rejestrowane na stronie GDPR Log

Related - Log w następującej formie

Pole	Opis
Entry No.	Wypełniane automatycznie przez system.
GDPR Code	Kod ustawienia, zgodnie z którym informacje były zarządzane.
Anonymized Fields	Liczba rekordów, dla których pola zostały zanonimizowane.
Cleared Fields	Liczba rekordów, dla których pola zostały wyczyszczone.
Deleted Records	Liczba rekordów, które zostały usunięte.
Processed Record ID	Kod przetworzonego rekordu.

Usunięcie rekordów dziennika nie anuluje anonimizacji ani usunięcia informacji.