Журнал банківських платежів

Журнал банківських платежів - це загальний журнал, який оптимізовано для здійснення платежів.
В даній статті наведений опис деяких функцій, які покращують роботу зі створеними рядками журналу, а також створення авансових платежів та застосування таких платежів до необлікованих документів (наприклад, замовлень).

Корисні функціональні можливості в Журналі банківських платежів

1. Функція Зміна статусу платіжного доручення дозволяє швидко встановити необхідний статус для великої кількості рядків журналу. Натисніть Дії > Функції > Зміна статусу платіжного доручення, виберіть бажаний статус платіжного доручення. Статус платіжного доручення буде змінено для усіх рядків журналу.
2. Функція Ввести активний номер договору дозволяє швидко заповнити активним номером договору поле Номер договору для усіх рядків журналу. Натисніть Дії > Функції > Ввести активний номер договору. Якщо для постачальника чи клієнта система знайде декілька активних договорів, то відповідне повідомлення буде відображене і поле Номер договору залишиться незаповненим. Якщо на договорі клієнта чи постачальника буде встановлена ознака Договір за замовчуванням, то поле Номер договору буде заповнено номером цього договору.
3. Функція Перенумерувати документи впорядковує номери документів згідно налаштованої серії номерів для створених рядків журналу з урахуванням того, що рядки можуть бути створені в різних розділах шаблону. Натисніть Дії > Функції > Перенумерувати документи.
4. Функція Встановити локальну суму обліку, на сторінці Фінансові журнали, розміщена з метою надання можливості облікувати розраховану вручну курсову різницю на дату проведення операції в межах здійсненої суми господарської операції по банківським рахункам. Внаслідок її застосування можливо підготувати до обліку рядок з типом Банківський рахунок, заповненим Кодом валюти, порожньою Сумою і Сумою в додатковій валюті звітності, але заповненою Сумою в локальній валюті обліку.
5. Функція Редагувати в Excel, на сторінці Журнал банківських платежів, дозволяє швидко редагувати дані в рядках створеного журналу та додавати рядки нових платежів через Excel надбудову.

Примітка
Для розділу фінансового журналу, для якого включена опція Не редагується під час процесу оплати стають недоступними функції Перенумерувати документи, Ввести номер активного договору, Змінити опис та Редагувати в Excel. Ця опція дозволяє встановити обмеження на редагування рядків журналу банківських платежів зі статусами платіжного доручення "Для експорту", "Експортовано" та "Сплачено". При її активному значенні можливе редагування лише значень вимірів в рядках. Для інших статусів платіжних доручень при включеній опції редагування доступне, а зазначені функції не деактивуються.

Створення авансового платежу

Авансовий платіж - це будь-який платіж проведений покупцем-замовником до моменту відвантаження товару чи надання послуг. Відповідно, виникає необхідність обліку таких платежів на окремих рахунках.

Перед початком роботи з авансовими платежами необхідно виконати певні налаштування. Для цього:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Облікові групи постачальника або Облікові групи клієнта, перейдіть за відповідним посиланням.
2. Виберіть необхідну облікову групу та встановіть значення рахунку в полі Авансовий платіж Фін. Рахунок. Саме на цих рахунках будуть відображатися суми авансових платежів до виконання процесу застосування до облікованих рахунків, тобто до закриття таких авансів.
3. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування ГК, перейдіть за відповідним посиланням.
4. На вкладці Застосування виберіть опцію для полів Розбивати аванси для клієнтів та Розбивати аванси для постачальників:
   • перед обліком - дана опція розбиває платіж безпосередньо в Журналі банківських платежів до моменту облікування. Тобто, при застосуванні платежу до декількох необлікованих документів, система розбиває рядки платежу відповідно до кількості та сум застосовуваних документів. Якщо виникає незастосований залишок, також буде створено рядок платежу на суму залишку. В результаті обліку таких рядків буде створена відповідна кількість записів в книзі операцій клієнтів чи постачальників та книзі операцій по банку/касі;
   • при обліку - дана опція розбиває під час обліку один платіж на декілька платежів відповідно до застосування. Тобто, якщо платіж був застосований до двох необлікованих документів, то після обліку система розділить платіж згідно сум застосованих документів. Якщо при застосуванні виникне незастосований залишок, додатково буде створено платіж на суму залишку. В результаті обліку таких рядків буде створена така кількість записів книги операцій клієнтів чи постачальників, скільки застосувань було зроблено. В книзі операцій по банку/касі буде створено один запис на повну суму авансового платежу.

Для створення авансового платежу виконайте наступне:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Журнал банківських платежів, перейдіть за відповідним посиланням.
2. Заповніть всі необхідні поля рядка журналу та встановіть прапорець в полі Авансовий платіж.
3. Після обліку такого платежу, його сума буде відображена на налаштованих авансових рахунках постачальника або клієнта.

Застосування авансових платежів до необлікованих документів

Авансовий платіж можна застосовувати до обліку, через Журнал банківських платежів, та після обліку, через Книгу операцій постачальника чи клієнта.

1. Застосування в Журналі банківських платежів:

   • необхідно виділити рядок платежу та натиснути Дії > Функції > Застосувати передплати.
   • у вікні застосування будуть відображені документи зі статусами Випущено та Очікує передоплати. Необхідно виділити рядок, або декілька рядків, з документом та натиснути Встановити застосування.
   • натиснути Облік для обліку платежу.

2. Застосування в Книзі операцій постачальника чи клієнта:

   • необхідно виділити рядок платежу та натиснути Дії > Функції > Застосувати документи.
   • у вікні застосування будуть відображені документи зі статусами Випущено та Очікує передоплати. Необхідно виділити рядок, або декілька рядків, з документом та натиснути Встановити застосування.

Після обліку документів зі статусами Випущено та Очікує передоплати, до яких були застосовані авансові платежі, система автоматично облікує застосування та виконає необхідні записи в Головній книзі по зарахуванню сум на рахунках дебіторської/кредиторської заборгованості з рахунків для розрахунків за авансами, якщо рахунок розрахунків за авансами ведеться згідно налаштувань.

Перевірка або відміна застосування

Для того, щоб перевірити застосування документів зі статусами Випущено та Очікує передоплати до платежу необхідно в Книзі операцій постачальника чи клієнта для виділеного рядка платежу натиснути Пов'язані > Операція > Застосовані документи.

Для відміни застосування документів необхідно в Книзі операцій постачальника чи клієнта для виділеного рядка платежу натиснути Дії > Функції > Скасувати застосування документів.

Переміщення платежів між розділами журналу

Для того, щоб перенести платежі в інший розділ Журналу банківських платежів, виконайте наступне:

1. За допомогою стандартного механізму виділення, оберіть рядки Журналу банківських платежів для переміщення в інший розділ журналу.
2. Натисніть Дії > Функції > Перемістити в інший журнал.
3. В відображуваному вікні з вибором розділу журналу, оберіть необхідний розділ та натисніть ОК.

Примітка
Переміщення платежів між розділами Журналу банківських платежів можливе за умови, що валюта однакова, а в полі "Статус платіжного доручення" пусте значення.

Процес затвердження фінансового рядка

Для випадків, коли перед обліком рядків Журналу банківських платежів необхідно виконати процедуру затвердження цих рядків відповідальними особами, використовується робочий процес затвердження рядків фінансового журналу.

Створення та налаштування робочого процесу затвердження

Для того, щоб створити та налаштувати робочий процес затвердження виконайте наступне:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Робочі процеси, перейдіть за відповідним посиланням.
2. Скористайтесь функцією Створити робочий процес з шаблону для того, щоб створити Робочий процес затвердження рядка фінансового журналу.
3. На сторінці робочого процесу на вкладці Кроки робочого процесу, за необхідності, відредагуйте умови та відгуки робочого процесу. Детальніше можна ознайомитись за посиланням Настройка рабочих процессов утверждения.
4. Натисніть Включено для активації робочого процесу.

Примітка
Для розділу фінансового журналу, для якого включено робочий процес затвердження, необхідно встановити налаштування в полі Не редагуються під час процесу затвердження. Якщо налаштування встановлено, то під час процесу затвердження рядки, які мають статус Очікує затвердження та Затверджено заблоковані для редагування.

Відправка рядка на затвердження

Для того, щоб відправити один або декілька рядків на затвердження необхідно:

1. В Журналі банківських платежів виділити один або декілька рядків та натиснути Запити затвердження > Відправити запит на затвердження > Вибрані рядки журналу.
2. Для відправлених рядків буде проставлено статус Очікує затвердження в полі Статус затвердження.
3. Також будуть створені відповідні операції затвердження, переглянути які можна, натиснувши кнопку Затвердження.
4. За необхідності запит на затвердження можна скасувати. Для цього необхідно натиснути Скасувати запит на затвердження > Вибрані рядки журналу. Статус рядка журналу зміниться на Відкрито.
5. Після того, як рядок буде затверджено усіма відповідальними особами, його статус буде змінено на Затверджено.