Журнал банківських платежів

Журнал банківських платежів - це загальний журнал, який оптимізовано для здійснення платежів.
В даній статті наведений опис деяких функцій, які покращують роботу зі створеними рядками журналу, а також створення авансових платежів та застосування таких платежів до необлікованих документів (наприклад, замовлень).

Корисні функціональні можливості в Журналі банківських платежів

1. Функція Зміна статусу платіжного доручення дозволяє швидко встановити необхідний статус для великої кількості рядків журналу. Оберіть рядки журналу, для яких потрібно змінити статус, натисніть Дії > Функції > Зміна статусу платіжного доручення, виберіть бажаний статус платіжного доручення. Статус платіжного доручення буде змінено для вибраних рядків журналу.
2. Функція Ввести активний номер договору дозволяє швидко заповнити активним номером договору поле Номер договору для усіх рядків журналу. Натисніть Дії > Функції > Ввести активний номер договору. Якщо для постачальника чи клієнта система знайде декілька активних договорів, то відповідне повідомлення буде відображене і поле Номер договору залишиться незаповненим. Якщо на договорі клієнта чи постачальника буде встановлена ознака Договір за замовчуванням, то поле Номер договору буде заповнено номером цього договору.
3. Функція Перенумерувати документи впорядковує номери документів згідно налаштованої серії номерів для створених рядків журналу з урахуванням того, що рядки можуть бути створені в різних розділах шаблону. Натисніть Дії > Функції > Перенумерувати документи.
4. Функція Встановити локальну суму обліку, на сторінці Фінансові журнали, розміщена з метою надання можливості облікувати розраховану вручну курсову різницю на дату проведення операції в межах здійсненої суми господарської операції по банківським рахункам. Внаслідок її застосування можливо підготувати до обліку рядок з типом Банківський рахунок, заповненим Кодом валюти, порожньою Сумою і Сумою в додатковій валюті звітності, але заповненою Сумою в локальній валюті обліку.
5. Функція Редагувати в Excel, на сторінці Журнал банківських платежів, дозволяє швидко редагувати дані в рядках створеного журналу та додавати рядки нових платежів через Excel надбудову.

Примітка
Для розділу фінансового журналу, для якого включена опція Не редагується під час процесу оплати стають недоступними функції Перенумерувати документи, Ввести номер активного договору, Змінити опис та Редагувати в Excel. Ця опція дозволяє встановити обмеження на редагування рядків журналу банківських платежів зі статусами платіжного доручення "Для експорту", "Експортовано", "Імпортовано" та "Сплачено". При її активному значенні можливе редагування лише значень вимірів в рядках. Для інших статусів платіжних доручень при включеній опції редагування доступне, а зазначені функції не деактивуються.

Розподіл платежів клієнтів, постачальників

Система підтримує три варіанти розподілу платежів при застосуванні до операцій та/або документів: Перед обліком, При обліку та Пусто. Для налаштування необхідного варіанту розподілу відкрийте сторінку Налаштування ГК перейдіть до розділу Застосування та встановіть необхідний варіант розподілу платежів у полях Розподіл оплат для клієнтів та, або Розподіл оплат для постачальників.

Перед обліком Під час застосування платежу система одразу розділяє його в Журналі банківських платежів (ЖБП):

• створюється окремий рядок на кожне застосування;
• окремо формується рядок на незастосований залишок;
• для застосувань до необлікованих документів і для незастосованого залишку автоматично встановлюється ознака Авансовий платіж. Ознаку Авансовий платіж можна зняти вручну. Якщо вона активна — сума обліковується на рахунок авансів, якщо вимкнена — на рахунок розрахунків із дебіторами/кредиторами. В результаті обліку таких рядків буде створена відповідна кількість записів в Книзі операцій клієнтів чи постачальників та Книзі операцій по банку/касі.

При обліку Під час застосування рядок у ЖБП не розділяється. Розподіл відбувається під час обліку:

• у ЖБП кількість рядків не змінюється;
• під час обліку створюються окремі операції за кожним застосуванням та операція на незастосовану суму;
• для необлікованих документів і незастосованих оплат ознака Авансовий платіж активна, і такі суми завжди обліковуються на рахунки авансів незалежно від змін у Журналі. В результаті обліку таких рядків буде створена така кількість записів книги операцій клієнтів чи постачальників, скільки застосувань було зроблено. В Книзі операцій по банку/касі буде створено один запис на повну суму платежу.

Пусто Розподіл платежів не виконується ні під час застосування, ні під час обліку. Кількість створених записів у Книзі операцій клієнтів/постачальників та у Книзі операцій банку/каси відповідатиме кількості рядків у ЖБП.

Створення авансового платежу

Авансовий платіж - це будь-який платіж проведений покупцем-замовником до моменту відвантаження товару чи надання послуг. Відповідно, виникає необхідність обліку таких платежів на окремих рахунках.

Перед початком роботи з авансовими платежами необхідно виконати певні налаштування. Для цього:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Облікові групи постачальника або Облікові групи клієнта, перейдіть за відповідним посиланням.

2. Виберіть необхідну облікову групу та встановіть значення рахунку в полі Авансовий платіж Фін. Рахунок. Саме на цих рахунках будуть відображатися суми авансових платежів до виконання процесу застосування до облікованих рахунків, тобто до закриття таких авансів.

3. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування ГК, перейдіть за відповідним посиланням.

4. На вкладці Застосування виберіть опцію для полів Розбивати аванси для клієнтів та Розбивати аванси для постачальників. Для створення авансового платежу виконайте наступне:

5. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Журнал банківських платежів, перейдіть за відповідним посиланням.

6. Заповніть всі необхідні поля рядка журналу та встановіть прапорець в полі Авансовий платіж.

7. Після обліку такого платежу, його сума буде відображена на налаштованих авансових рахунках постачальника або клієнта.

Застосування авансових платежів до необлікованих документів

Авансовий платіж можна застосовувати до обліку, через Журнал банківських платежів, та після обліку, через Книгу операцій постачальника чи клієнта.

Примітка У разі одночасного застосування платежу до необлікованого та облікованого документа (до операції) система насамперед застосовує суму платежу до операції. Після цього, під час застосування платежу до необлікованого документа, система розраховує доступну до застосування суму з урахуванням уже застосованої частини платежу до операції. Тому для коректної роботи функціоналу рекомендується спочатку застосовувати платіж до облікованої операції, а вже потім — до необлікованого документа.

1. Застосування в Журналі банківських платежів:

   • необхідно виділити рядок платежу та натиснути Дії > Функції > Застосувати передплати.
   • у вікні застосування будуть відображені документи зі статусами Випущено та Очікує передоплати. Необхідно виділити рядок, або декілька рядків, з документом та натиснути Встановити застосування.
   • після того як застосування передоплати здійснено, суму оплати в рядку журналу можна змінити, після чого система автоматично оновить суму застосування до документа.
   • натиснути Облік для обліку платежу.

2. Застосування в Книзі операцій постачальника чи клієнта:

   • необхідно виділити рядок платежу та натиснути Дії > Функції > Застосувати документи.
   • у вікні застосування будуть відображені документи зі статусами Випущено та Очікує передоплати. Необхідно виділити рядок, або декілька рядків, з документом та натиснути Встановити застосування.

Після обліку документів зі статусами Випущено та Очікує передоплати, до яких були застосовані авансові платежі, система автоматично облікує застосування та виконає необхідні записи в Головній книзі по зарахуванню сум на рахунках дебіторської/кредиторської заборгованості з рахунків для розрахунків за авансами, якщо рахунок розрахунків за авансами ведеться згідно налаштувань.

Примітка Якщо, скориставшись функцією Журналу банківських платежів Виконати автоматичне застосування, деякі рядки журналу все ще залишаються незастосованими, то для таких операцій оплат буде проставлена ознака Авансовий платіж, що забезпечить використання бухгалтерського рахунку для авансових платежів на обліку. Для застосування такої оплати слід скористатися п.2 та встановити застосування в Книзі операцій Постачальника чи Клієнта після обліку платежу.

Застосування валютних авансових платежів до необлікованих документів

Перед початком роботи з мультивалютним застосуванням платежів необхідно увімкнути відповідну функцію в системі. Для цього відкрийте сторінку Налаштування модуля Купівель або Налаштування модуля Продажів та встановіть необхідне значення у полі Застосування між валютами.

Примітка
Сума залишку заборгованості необлікованого документа, до якого здійснено мультивалютне застосування, розраховується за формулою: Сума залишку заборгованості = Загальна сума за документом − Сума застосованих оплат, конвертованих у валюту документа за курсом на дату обліку відповідного платежу. При здійсненні наступного застосування платежу до даного документа, система конвертує суму залишку заборгованості у валюту платежу за курсом на дату обліку цього платежу.

При здійсненні мультивалютного застосування платежу до необлікованого документа в Журналі банківських платежів поведінка системи залежить від способу створення платежу.

Створення платежу через субформу Документи до оплати

• Система автоматично конвертує суму заборгованості за документом у валюту, визначену в Балансуючому рахунку розділу журналу, у якому здійснюється платіж.
• Дата обліку платежу за замовчуванням - робоча дата системи, відповідно конвертована сума розраховується по курсу на вказану дату обліку платежу.
• У разі зміни дати обліку сума платежу не перераховується.
• Якщо поле Код валюти для Балансуючого рахунка не заповнене, платіж буде створено у валюті документа. Щоб платежі створювалися в локальній валюті, активуйте параметр Перевіряти код валюти у Картці банківського рахунка.

Створення платежу через завдання Запропонувати оплати постачальнику

Платежі формуються у валюті документа.

Ручне створення та застосування платежу та розрахунок сум

При створенні платежу й застосуванні його до документа вручну або за допомогою описаних вище функцій — на сторінках Застосувати документи постачальника або Застосувати документи клієнта — система автоматично розраховує:

• Суму застосування — у перерахунку до валюти документа;
• Суму застосування (Валюта платежу) — у валюті самого платежу.

Перевірка або скасування застосування

Перевірка застосування документів

Для перевірки застосування документів зі статусами Випущено та Очікує передоплати до платежу виконайте такі дії:

1. Відкрийте Книгу операцій постачальника або Книгу операцій клієнта.
2. Виділіть рядок відповідного платежу.
3. Оберіть Операція > Застосовані документи.

Додатково загальну суму застосованої передоплати за документом можна переглянути безпосередньо в документі в полях Застосована сума та Застосована сума (ЛОК), які розташовані в розділі Рахунок – деталі.

Скасування застосування документів Для скасування застосування документів до платежу:

1. У Книзі операцій постачальника або Книзі операцій клієнта виділіть рядок платежу.
2. Оберіть Дії > Функції > Скасувати застосування документів.
3. На сторінці, що відкриється, натисніть Скасувати застосування.

Також скасування застосованих передоплат можна виконати безпосередньо зі сторінки документа:

1. Відкрийте документ.
2. Перейдіть у вкладку Рахунок > Застосовані оплати > Скасувати застосований платіж.
3. На сторінці, що відкриється, натисніть Скасувати застосування.

Переміщення платежів між розділами журналу

Для того, щоб перенести платежі в інший розділ Журналу банківських платежів, виконайте наступне:

1. За допомогою стандартного механізму виділення, оберіть рядки Журналу банківських платежів для переміщення в інший розділ журналу.
2. Натисніть Дії > Функції > Перемістити в інший журнал.
3. В відображуваному вікні з вибором розділу журналу, оберіть необхідний розділ та натисніть ОК.

Примітка
Переміщення платежів між розділами Журналу банківських платежів можливе за умови, що валюта однакова, а в полі "Статус платіжного доручення" пусте значення.

Процес затвердження фінансового рядка

Для випадків, коли перед обліком рядків Журналу банківських платежів необхідно виконати процедуру затвердження цих рядків відповідальними особами, використовується робочий процес затвердження рядків фінансового журналу.

Створення та налаштування робочого процесу затвердження

Для того, щоб створити та налаштувати робочий процес затвердження виконайте наступне:

1. Натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Робочі процеси, перейдіть за відповідним посиланням.
2. Скористайтесь функцією Створити робочий процес з шаблону для того, щоб створити Робочий процес затвердження рядка фінансового журналу.
3. На сторінці робочого процесу на вкладці Кроки робочого процесу, за необхідності, відредагуйте умови та відгуки робочого процесу. Детальніше можна ознайомитись за посиланням Налаштування робочих процесів затвердження.
4. Натисніть Включено для активації робочого процесу.

Примітка
Для розділу фінансового журналу, для якого включено робочий процес затвердження, необхідно встановити налаштування в полі Не редагуються під час процесу затвердження. Якщо налаштування встановлено, то під час процесу затвердження рядки, які мають статус Очікує затвердження та Затверджено заблоковані для редагування.

Відправка рядка на затвердження

Для того, щоб відправити один або декілька рядків на затвердження необхідно:

1. В Журналі банківських платежів виділити один або декілька рядків та натиснути Запити затвердження > Відправити запит на затвердження > Вибрані рядки журналу.
2. Для відправлених рядків буде проставлено статус Очікує затвердження в полі Статус затвердження.
3. Також будуть створені відповідні операції затвердження, переглянути які можна, натиснувши кнопку Затвердження.
4. За необхідності запит на затвердження можна скасувати. Для цього необхідно натиснути Скасувати запит на затвердження > Вибрані рядки журналу. Статус рядка журналу зміниться на Відкрито.
5. Після того, як рядок буде затверджено усіма відповідальними особами, його статус буде змінено на Затверджено.