Сценарій "Е-трудова діяльність"
Шлях: Фіз. особа / Пов'язані / Фіз. особа / Е-трудова діяльність
Шлях: Співробітник / Пов'язані / Історія / Е-трудова діяльність
Згідно з Постановою Пенсійного фонду України №8-3 від 02.06.2022 р. роботодавці зобов'язані подавати інформацію про трудову діяльність працівників в електронному вигляді. У системі є можливість створювати та вести інформацію про трудову діяльність співробітників, а також вивантажувати її в електронному форматі для подальшого завантаження до порталу Пенсійного фонду України.
Також, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 05.06.2024 № 650 “Деякі питання бронювання призовників під час воєнного стану”, яка набрала чинності 8 червня 2024 року, не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу роботодавці мають подати відповідні відомості через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпис у, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
Інформація про трудову діяльність фіз. особи, у необхідному для експорту форматі, створюється на сторінці Е-трудова діяльність.
Записи в таблиці створюються при обліку в системі різних документів, що стосуються трудової діяльності: • під час затвердження рядків Трудового договору • при обліку Наказів на відпустку • при обліку Наказів на інші відсутності • при обліку Інших кадрових наказів
Для перегляду джерела створеного запису використовується функціональна кнопка «Показати джерело» на вкладці «Дії».
Крок 1 Затвердження рядків Трудового договору для Е-діяльності
При затвердженні рядків трудового договору інформація в Е-трудовій діяльності заповнюється таким чином:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника |
| Місце трудових відносин | Значення вставляється з поля "Номер місця трудових відносин" з Трудового договору співробітника. |
| Тип операції | Заповнюється із типу операції рядка договору: • Найм; • Переведення; • Звільнення. Для типу «Суміщення», згідно із законодавством, не призначено створення записів у Е-трудовій діяльності. |
| Тип події | Заповнюється з поля Тип події у рядку Трудового договору. |
| Код події | Заповнюється з поля Код події у рядку Трудового договору. |
| Дата початку | Заповнюється з поля Дата початку у рядку Трудового договору. |
| Текст запису | Заповнюється з поля Опис у рядку Трудового договору |
| Причина звільнення | Заповнюється лише при затвердженні рядка з типом «Звільнення». Значення заповнюється з поля Причина звільнення у рядку Трудового договору. |
| Тип документа | Заповнюється з поля Тип документа у рядку Трудового договору. |
| Назва документа | Назва документу. Визначається автоматично відповідно до обраного типу документа. |
| Дата документа | Заповнюється з поля Дата початку у рядку Трудового договору. |
| Номер документа | Заповнюється із поля Номер у заголовку Трудового договору. |
| Номер кадрового наказу | Заповнюється з поля Номер наказу у рядку Трудового договору. |
| Дата кадрового наказу | Заповнюється з поля Дата наказу у рядку Трудового договору. |
| Тип події для Оперативних відомостей | Заповнюється по одноіменному полю в таблиці "Поєднання Атрибут-Тип" по співставленню значень в полях Тип події і Код події. Використовується для формування архіву для подання оперативних відомостей про зміни в трудових відносинах на порталі ПФУ. |
| Атрибут події для Оперативних відомостей | Заповнюється по одноіменному полю в таблиці "Поєднання Атрибут-Тип" по співставленню значень в полях Тип події і Код події. Використовується для формування архіву для подання оперативних відомостей про зміни в трудових відносинах на порталі ПФУ. |
При скасуванні затвердження рядка трудового договору – запис із Е-трудової діяльності видаляється.
Крок 2 Облік Наказу на відпустку для Е-діяльності
Відповідно до законодавства України, інформація про деякі види відсутності працівника також подається роботодавцем до Пенсійного фонду України. До таких відсутностей відносяться відпустка для догляду за дитиною до 3-х років та до 6-ти років. У системі для даних кодів активності (ВП. і ДД) на сторінці Причини відсутності додані регламентовані атрибути у полі «Тип події».
При обліку Наказу про відпустку система перевіряє наявність значення у полі «Тип події» у рядках наказу. Якщо поле «Тип події» - порожнє, запис у Е-трудової діяльності не створюється.
Якщо поле заповнене, то в Е-трудовій діяльності створюється два записи для рядка у Наказі на відпустку: • 1-й запис: запис на дату початку відпустки з догляду • 2-й запис: запис на дату закінчення відпустки з догляду
Обидва записи в Е-трудовій діяльності заповнюються наступним чином:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника |
| Місце трудових відносин | Значення вставляється з поля "Номер місця трудових відносин" з Трудового договору співробітника. |
| Тип операції | Відпустка |
| Тип події | Заповнюється з поля Тип події у рядку Наказу на відпустку. |
| Код події | 1) Для першого рядка з датою початку відпустки – код події «4»; 2) Для другого рядка з датою закінчення відпустки – код події «5». |
| Дата початку | 1) Для першого рядка з датою початку відпустки – Дата початку з Наказу на відпустку; 2) Для другого рядка з датою закінчення відпустки – Дата закінчення з Наказу на відпустку |
| Текст запису | Заповнюється з поля Опис у рядку Наказу на відпустку. |
| Причина звільнення | Не заповнюється. |
| Тип документа | Для обох рядків за замовчуванням – «1» |
| Назва документа | Назва документу. Визначається автоматично відповідно до обраного типу документа. |
| Дата документа | Заповнюється з поля Дата документа у заголовку Наказа на відпустку. |
| Номер документа | Заповню ється з поля Номер у заголовку Наказа на відпустку. |
| Номер кадрового наказу | Заповнюється з поля Номер кадрового наказу у заголовку Наказа на відпустку. |
| Дата кадрового наказу | Заповнюється з поля Дата наказу у заголовку Наказа на відпустку. |
У разі скасування Наказу на відпустку з кодом часової активності, для якого вказано «Тип події», – запис з Е-трудової діяльності видаляється.
При обліку наказу-коригування – у Е-трудовій діяльності коригується поле «Дата початку» у другому рядку (з датою закінчення відпустки). Нова дата встановлюється за формулою: -1Д від дати, зазначеної в полі Дата початку в рядку коригуючого наказу.
При скасуванні наказу-коригування – значення у полі Е-трудової діяльності «Дата початку» у другому рядку (з датою закінчення відпустки) повертається до початкового значення.
Крок 3 Облік Наказу на іншу відсутність для Е-діяльності
Відповідно до законодавства України, відомості про окремі види відсутності співробітника також подаються роботодавцем до Пенсійного фонду України. До таких відсутностей, окрім згаданих у сценарії вище, відноситься період призупинення дії трудового договору. У системі для цієї причини відсутності (ПРИЗУП) вказано регламентований атрибут у полі «Тип події».
При обліку Наказу про іншу відсутність система перевіряє значення у полі «Тип події» у рядках наказу. Якщо поле «Тип події» - не дорівнює "20", запис у Е-трудової діяльності не створюється (на момент реалізації функціоналу, створення записів в Е-трудовій діяльності через облік Наказу за інші відсутності було необхідним тільки для періоду призупинення дії трудового договору).
Якщо значення поля = "20", то в Е-трудовій діяльності створюється два записи для рядка у Наказі на іншу відсутність: • 1-й запис: запис на дату призупинення дії трудового договору • 2-й запис: запис на дату відновлення дії трудового договору
Обидва записи в Е-трудовій діяльності заповнюються наступним чином:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника |
| Місце трудових відносин | Значення вставляється з поля "Номер місця трудових відносин" з Трудового договору співробітника. |
| Тип операції | Відсутність |
| Тип події | 1) Для першого рядка поле заповнюється з поля «Тип події» в рядку Наказу на іншу відсутність; 2) Для другого рядка поле за замовчуванням заповнюється Типом події "21" - відновлення дії трудового договору |
| Код події | Заповнюється за кодом події для відповідного кода атрибута |
| Дата початку | 1) Для першого рядка з датою призупинення дії трудового договору – Дата початку з Наказу на іншу відсутність; 2) Для другого рядка з датою відновлення дії трудового договору – дата встановлюється за формулою «Дата закінчення Наказу на іншу відсутність + 1Д» |
| Текст запису | 1) Для першого рядку заповнюється з поля Опис у рядку Наказу на іншу відсутність; 2) Для другого рядка заповнюється з поля Назва по Типу події у рядку Е-трудової діяльності |
| Причина звільнення | Не заповнюється. |
| Тип документа | Для обох рядків за замовчуванням – «1» |
| Назва документа | Назва документу. Визначається автоматично відповідно до обраного типу документа. |
| Дата документа | Заповнюється з поля Дата документа у заголовку Наказа на іншу відсутність. |
| Номер документа | Заповнюється з поля Номер у заголовку Наказа на іншу відсутність. |
| Номер кадрового наказу | Заповнюється з поля Номер кадрового наказу у заголовку Наказа на іншу відсутність. |
| Дата кадрового наказу | Заповнюється з поля Дата наказу у заголовку Наказа на іншу відсутність. |
| Тип події для Оперативних відомостей | Заповнюється по одноіменному полю в таблиці "Поєднання Атрибут-Тип" по співставленню значень в полях Тип події і Код події. Використовується для формування архіву для подання оперативних відомостей про зміни в трудових відносинах на порталі ПФУ. |
| Атрибут події для Оперативних відомостей | Заповнюється по одноіменному полю в таблиці "Поєднання Атрибут-Тип" по співставленню значень в полях Тип події і Код події. Використовується для формування архіву для подання оперативних відомостей про зміни в трудових відносинах на порталі ПФУ. |
У разі скасування Наказу на іншу відсутність з кодом часової активності ПРИЗУП – запис з Е-трудової діяльності видаляється.
При обліку наказу-коригування – у Е-трудовій діяльності коригується поле «Дата початку» у другому рядку (з датою відновлення дії трудового договору). Нова дата встановлюється за значенням в полі Дата початку в рядку коригуючого наказу.
При скасуванні наказу-коригування – значення у полі Е-трудової діяльності «Дата початку» у другому рядку (з датою відновлення дії трудового договору) повертається до початкового значення.
Крок 4 Облік Інших кадрових наказів для Е-діяльності
Крім інформації про кадрові переміщення, а також деякі види відсутності, роботодавцю необхідно подавати Пенсійному фонду інформацію про інші кадрові події, такі як присвоєння звання, рангу, класу та інше. Для реєстрації цієї інформації у системі використовуються Інші кадрові накази з регламентованими атрибутами.
При обліку Іншого кадрового наказу з Кодом атрибуту, для якого встановлено налаштування «Створити Е-діяльність», інформація в Е-трудовій діяльності заповнюється наступним чиним:
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника |
| Місце трудових відносин | Значення вставляється з поля "Номер місця трудових відносин" з Трудового договору співробітника. |
| Тип операції | Інше |
| Тип події | Заповнюється з поля Код атрибуту у Іншому кадровому наказі. |
| Код події | Заповнюється з поля Код події у Іншому кадровому наказі. |
| Дата початку | Заповнюється з поля Дата події у Іншому кадровому наказі. |
| Текст запису | Заповнюється з поля Примітка у Іншому кадровому наказі. |
| Причина звільнення | Не заповнюється. |
| Тип документа | Заповнюється з поля Назва документа у Іншому кадровому наказі. |
| Назва док умента | Назва документу. Визначається автоматично відповідно до обраного типу документа. |
| Дата документа | Заповнюється з поля Дата документа у Іншому кадровому наказі. |
| Номер документа | Заповнюється з поля Номер у Іншому кадровому наказі. |
| Номер кадрового наказу | Заповнюється з поля Номер кадрового наказу у Іншому кадровому наказі. |
| Дата кадрового наказу | Заповнюється з поля Дата кадрового наказу у Іншому кадровому наказі. |
При скасуванні Іншого кадрового наказу запис із Е-трудової діяльності видаляється.
Крок 5 Оновлення даних
Для створення записів у Е-трудовій діяльності за документами, які були враховані в системі до створення/перенесення функціоналу – необхідно скористатися звітом «Створити Е-трудову діяльність».
Звіт запускається з пошуку або зі сторінки Е-трудова діяльність.
На параметрах запуску звіту необхідно вказати код співробітника/співробітників, для яких потрібно сформувати записи у Е-трудовій діяльності. Якщо поле параметра залишити порожнім – система сформує записи в Е-трудової діяльності по усім співробітникам.
Перед запуском звіту необхідно перевірити, чи заповнений Номер місця трудових відносин на заголовку Трудового договору співробітника.
Під час запуску звіту система:
- шукає по співробітнику трудові договори у статусі «Затверджено» або «Закрито» та створює записи по рядках трудового договору у статусі «Затверджено»
- шукає в Операціях відсутності співробітника рядки з кодом активності, для яких у налаштуванні зазначено Тип події, та створює для таких рядків по два записи в Е-трудовій діяльності. Зверніть увагу, що для коду активності ПРИЗУП, який має Тип події і обліковується через Наказ на іншу відсутність, функціонал оновлення даних не призначений, так як даний код часової активності був реалізований в системі після функціоналу E-трудова діяльність.
Крок 6 Експорт даних у XML форматі
Для завантаження інформації з Е-трудової діяльності на портал Пенсійного фонду України в системі налаштовано експорт інформації у форматі XML.
Для вивантаження інформації необхідно вибрати один, декілька або всі рядки на сторінці Е-трудова діяльність та скористатися функціональною кнопкою Дії - Створити XML
Система сформує та вивантажить XML файл, який далі можна завантажити на Портал ПФУ для подання інформації про трудову діяльність співробітника.
Крок 6 Експорт даних для подання оперативних відомостей у форматі ZIP-архіву
Для подання оперативних відомостей про зміни в трудових відносинах (архів) на порталі ПФУ в системі налаштовано експорт інформації у форматі ZIP-архіву.
Для вивантаження інформації необхідно вибрати оди н, декілька або всі рядки на сторінці Е-трудова діяльність та скористатися функціональною кнопкою Дії - Експорт Оперативних відомостей в ZIP
Система сформує та вивантажить ZIP-архів, на кожного унікального співробітника, по якому робиться вивантаження – сформується окремий xml файл в архіві. Архів далі можна завантажити на Портал ПФУ в розділі "Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)" - "Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Завантажити відомості з архіву)".