Сценарій "Планування відпусток"
Крок 1 Графік відпусток
Система Microsoft Business Central дозволяє вести графік відпусток співробітників та формувати необхідні друковані форми документа. Графік відпусток створюється на календарний рік.
Шлях: Графік відпусток
Графік відпусток складається на рік, вказаний у заголовку форми у полі «Рік». У рядках форми відображається список співробітників та плановані дати відпусток:
Сторінка «Журнал графіків відпусток»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Ім'я працівника | ПІБ співробітника. Поле автоматично заповнюється після вибору Код у співробітника і не редагується. |
| Код підрозділу | Код підрозділу. Поле автоматично заповнюється після вибору Коду співробітника і не редагується. |
| Код посади | Код посади. Поле автоматично заповнюється після вибору Коду співробітника і не редагується. |
| Дата початку | Планова дата початку відпустки. |
| Дата закінчення | Планова дата закінчення відпустки. |
| Календарні дні | Кількість днів відпустки. Поле заповнюється автоматично при заповненні поля Дата закінчення та не редагується. |
| Фактична дата початку | Фактична дата початку відпустки. Поле може заповнюватися автоматично під час використання функціональності Заявка на відпустку (наступний крок). |
| Підстава перенесення | Текстове поле вказує причини перенесення відпустки. |
| Очікувана дата початку | Очікувана дата початку перенесеної відпустки. |
| Коментарі | Текстове поле для будь-яких коментарів. |
| Код відпустки | Код відпустки. |
| Тип відпустки | Тип відпустки. |
Якщо співробітник планує розділити відпустку на частини, то у графіку відпусток слід зареєструвати стільки рядків, на скільки частин буде поділено відпустку співробітника. Для того, щоб автоматично сформувати список співробітників компанії, використовуєте функцію «Запропонувати співробітників».
Для того, щоб переглянути графік відпусток для працівників окремого підрозділу, можна використовувати «Фільтр по підрозділу» у верхній частині сторінки.
Для того, щоб сформувати форму кадрового обліку «Графік відпусток», натисніть Дії – Друк -Графік відпусток. З документу "Графік відпусток" також можна створити друковану форму Повідомлення про відпустку, яка має такий самий шлях через Друк.
В системі також є можливість використання більш розширеного функціоналу документу Графік відпусток. Він підтримує версійність графіку, можливість створювати деталізацію за підрозділам, оновлення даних за підрозділом чи посадою співробітника у вже існуючому графіку, якщо відбулося переведення. В цій варіації графіку в документ потраплятимуть усі записи з невикористаними днями відпустки, які є на балансі співробітника у календарних або робочих дняx, у прив'язці до операції нарахування. Для того, щоб увімкнути функцію нового графіку, потрібно через пошук перейти на сторінку «Feature Flag» і для рядку New Vacation Schedule увімкнути статус Enabled. Також слід перевірити заповнення серії номерів для графіку в Налаштуваннях модулю "Персонал і зарплата" і тип округлення днів для балансу в кодах часових активностей, що використовуються для формування балансу.
Для «Нового графіку відпусток» через кнопку "Створити графік відпустки" можна задати необхідні параметри, по яким система створить і заповнить документ:
- Для коду періоду потрібно вибрати необхідний рік з випадаючого списку.
- Чекер "Деталізація по Підрозділу" має бути увімкнутий, якщо є необхідність, щоб для кожного окремого підрозділу система створила свій окремий документ графіку відпусток. Тобто, буде створено стільки документів, скільки активних підрозділів з працівниками є в системі.
- Код підрозділу - це опційне поле, його можна увімкнути, якщо потрібно створити графік по одному конкретному підрозділу.
- Код групи часової активності - обов'язкове поле. В ньому потрібно обрати групу, яка містить всі коди часових активностей, по яких потрібно сформувати записи в графіку.
- Баланс на дату - обов'язкове поле. Воно автоматично визначається, як остання дата року, який вказаний в полі Код періоду, але за необхідності його можна змінити.
Після того, як всі параметри заповнені, слід натиснути "Ок". На сторінці з'являться автоматично створені документи. Вручну можна дозаповнити інформацію про Номер/Дату документу, Номер/Дату документу профспілки, Дату і Ким затверджено, Опис. Ці поля опційні і носять інформаційний характер, їх можна змінювати в будь-який момент.
Для того, щоб перейти на записи, які створились в графіку, натискаємо "Зміна графіку відпусток". На сторінці "Журнал графіку відпусток", яка відкрилась, потрібно внести інформацію про заплановані відпустки.
На цій сторінці можна виконати такі дії:
- Запропонувати співробітників. Вказавши необхідний код групи часової активності на сторінці запуску і натиснувши "Ок", система додасть працівників, яких ще не було в списку в графіку в межах року і підрозділу, по якому він створений. Це зручно, коли в документ потрібно додати новоприйнятих працівників впродовж року.
- Оновити працівників. Заповнюємо поле фільтрації, якщо дія має бути виконана по конкретному працівнику, або лишаємо фільтрацію пустою і натискаємо "Ок", якщо оновлення має виконуватись по всім працівникам в документі. Ця дія оновлює код підрозділу і код посади по працівникам, які були переведені на іншу позицію. Якщо є необхідність чітко розділяти графіки по підрозділам, тоді, після оновлення документу - працівника зі зміненим кодом підрозділу можна видалити вручну і додати в тому графіку підрозділа, куди його перевели. Це виконується по описаній вище Дії - "Запропонувати співробітників".
- Створити накази на відпустку. Дія створює накази по тому рядку, на якому знаходиться користувач. Якщо потрібно масово створити накази, тоді слід спершу вибрати необхідні рядки, а тоді натискати Створити накази на відпустку. Після заповнення обов'язкових полів про код періоду і дату документу, система відображатиме сторінку з підготовленою інформацією для наказу. За необхідності на ній можна внести зміни і натиснути Дії – Створити накази. Якщо накази успішно створені, тоді на сторінці "Журналу графіків відпустки" у відповідному рядку буде заповнено номер докумнету наказу на відпустку. По цьому номеру можна перейти в наказ і облікувати його. Після обліку наказу, по цьому рядку графіку вже не можна повторно створювати нові накази. Якщо така необхідність виникне - це можна робити через стандартну процедуру створення документу в Наказах на відпустки.
В розділі Дії є можливість сформувати друковані форми для Графіку відпусток і Повідомлення про відпустку в форматі Word/PDF.
Крок 2 Заява на відпустку
У поточній версії системи функціональність Заява на відпустку не є обов'язковою для використання. Кожна компанія може самостійно ухвалити рішення про її використання.
Ця функціональність зручна у разі інтеграції системи з SharePoint Portal. Кожному співробітнику може бути надана можливість зареєструвати заяву на відпустку для її подальшого затвердження. Шлях: Заява на відпустку
Поля заяви заповнюються так:
Сторінка «Заява на відпустку», «Загальне»
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер заяви. Визначається автоматично відповідно до встановленої серії номерів «Серія номерів заяв на відпустки» у Налаштуванні модуля Персонал і Зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля). |
| Код співробітника | У цьому полі вказується код співробітника, який реєструє заяву на відпустку. |
| Ім'я співробітника | Ім'я співробітника заповнюється автоматично після заповнення Коду співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності, що визначає вид відпустки. |
| Група часової активності | Група часової активності, визначає, який вид наказу потрібно створити. Або наказ на відпустку, або наказ на іншу відсутність. Залежно від налаштованих пріоритетів кодів активності створюватимуться рядки активності. |
| Опис | Опис заяви на відпустку. Поле заповнюється автоматично найменуванням коду часової активності та може бути змінено вручну. |
| Дата заяви | Дата подання заяви на відпустку. |
| Дата початку | Планова дата початку відпустки. |
| Дата закінчення | Планова дата закінчення відпустки. |
| Календарні дні | Кількість днів відпустки. Поле заповнюється автоматично під час заповнення поля Дата закінчення. |
| Статус | Статус заяви про відпустку. Поле заповнюється автоматично під час запуску функцій адміністрування документа. |
| Рік за графіком | Рік згідно з плановим графіком відпусток, на який припадає запланована відпустка. Значення поля вибирається зі списку графіків відпусток. |
| Планова дата початку | Рядок із графіка відпусток, що визначає планову дату початку відпустки. |
| Номер наказу | Заповнюється автоматично. |
| Використ. відпустку | Якщо опція активована, це означає, що відпустка була використана співробітником. Поле активується автоматично в момент обліку наказу на відпустку, що створюється на підставі заявки. |
| Центр відповідальності | Відображає центр відповідальності. |
| Номер загального наказу | Заповнюється автоматично. |
Для того, щоб заяву на в ідпустку можна було використовувати як основу для формування наказу на відпустку, заява на відпустку має бути затверджена.
З "Заяви на відпустку" можна створити «Наказ на відпустку».
Для цього необхідно заповнити поля "Заяви на відпустку", та виконати Дії – Функції –Затвердити, далі обрати Обробити - Створити наказ:
-здійсниться автоматичний перехід до "Наказ на відпустку" із заповненими полями. Якщо все правильно - обліковуйте, при цьому в "Заяві на відпустку" встановлюється чеккер "Використ. відпустка". При скасуванні «Наказу на відпустку» - чеккер знімається.
Закладка «Дії»:
Сторінка «Заява на відпустку», закладка «Дії», блок «Функції»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Затвердити | Переводить статус заяви на відпустку у статус «Затверджено» та забороняє її редагування. |
| Закрити | Переводить статус заяви на відпустку у статус «Закрито» та забороняє її подальшу зміну. Відкрити закриту заяву неможливо. Статус "Закрито" зручно використовувати, щоб відзначити скасовані або вже повністю відпрацьовані (використані) відпустки. |
| Відкрити | Переводить заяву на відпустку у статус Відкрито та дозволяє її редагування. |
| Позначити як використане | Зазначає, що відпустка використана. Під час запуску функції поле «Використ. відпустку» маркується. |
| Позначити як невикористане | Зазначає, що відпустка не використана. Під час запуску функції з поля «Використ. відпустку» знімається маркування. |
Крок 3 Контроль щорічних оплачуваних відпусток
Система Microsoft Dynamics дозволяє контролювати використання щорічних відпусток та будь-які інші види відсутності, оформлені відповідним чином. Види відсутності, які мають контролюватись, повинні мати налаштування «Використовувати нарахування» – «Так», а для обліку відсутності в робочих днях має бути додатково увімкнене поле «Баланс по робочим дням» – «Так» (сценарій Облік робочого часу). Нарахування щорічних відпусток слід додати під час найму співробітника (сценарій Трудові договори). У момен т затвердження рядка трудового договору з типом «Найм», в умовах договору, має існувати рядок з типом «Нарахування відпустки» (сценарій Умови праці).
Після затвердження рядка, у книзі «Операції відсутності співробітника» формується спеціальний запис із типом «Нарахування», який визначає перший період для розрахунку термінів надання обов'язкової щорічної відпустки співробітнику – розрахунковий період для відпустки. Відпускний період встановлюється рівним одному року з моменту найму і є індивідуальним для кожного співробітника. Період відпустки можна переглянути з Картки співробітника, вибравши «Історія» – «Баланс відпусток».
Сторінка «Операції нарахування по співробітнику»
| Кнопка | Опис |
|---|---|
| Код співробітника | Код співробітника. |
| Код часової активності | Код часової активності для відпустки. |
| Дата початку | Дата початку періоду, за який надається відпустка. Для щорічних відпусток це дата початку періоду робочого року. Для інших видів відпусток (наприклад, соціальних), це може бути дата початку календарного року. |
| Дата закінчення | Дата закінчення періоду, за який надається відпустка. Для щорічних відпусток це дата закінчення періоду робочого року. Для інших видів відпусток (наприклад, соціальних) це може бути дата закінчення в рамках календарного року. Зверніть увагу, що при звільненні дата закінчення обмежується датою звільнення. |
| Календарні дні на дату | Кількість календарних днів нарахування для відпустки на весь період дії. |
| Використано днів | Кількість використаних календарних днів відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Використані дні можна додати через наказ на відпустку (сценарій Накази на отсутности). |
| Компенс. календ. днів | Кількість календарних днів компенсації відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Дні компенсації можуть бути додані при обліку рядка трудового договору з типом «Звільнення» з умов для рядка (сценарій відпустки) або через Журнал відпусток. |
| Корект. календ. днів | Кількість календарних днів коригування відпустки, що належать до цього періоду нарахування. Дні коригування можуть бути додані через Журнал відпусток. |
| Плановий Баланс | Кількість залишків календарних днів. Розраховується як Календарні дні – Викор. календ. днів – Компенс. календ. днів + Корект. календ. днів. Зверніть увагу, що баланс показує залишок незалежно від відпрацьованого часу. |
| Баланс на дату | Кількість залишків календарних днів. Розраховується як Календарні дні – Викор. календ. днів – Компенс. календ. днів + Корект. календ. днів. Вказує баланс на дату, введену користувачем. За замовчуванням проставлено поточну дату. |
| Опис | Визначає опис, пов'язаний із цим рядком |
| Опис (English) | Визначає опис, пов'язаний із цим рядком на англ.мові. |
| Календарні дні на дату | Кількість календарних днів нарахування на дату, задану користувачем. |
| Планові календарні дні | Визначає кількість календарних днів |
| Тип документа | Визначає тип пов'язаного документа |
| Тип відпустки | Визначає тип відпустки (основний, додатковий, навчальний) |
| Номер позиції | Позиція із картки співробітника |
| Дата документа | Визначає дату створення пов'язаного документа |
| Дата кадрового наказу | Дата кадрового наказу |
| Номер документа | Визначає номер пов'язаного документа |
| Номер кадрового наказу | Номер кадрового наказу |
Додати нарахування за іншим видом відпустки (якого не було в умовах договору) можна через Журнал відпусток
Прив'язка чергової відпустки до планового періоду відпустки здійснюється автоматично при обліку наказу на відпустку з тим самим кодом активності за методом «застосувати до старшого», тобто перший розрахунковий період для відпустки закриється першим, потім другий і т.д. Номер пов'язаної операції нарахування для рядка відсутності, що відповідає черговій відпустці, вказується в полі «Номер операції нарахування»:
Якщо відпустка надається частинами або метод «застосувати до старшого» не підходить, то у наказі на відпустку (сценарій Накази на відсутність) можна вручну вказати «Номер операції нарахування», тоді використані дні будуть прив'язані до зазначеної операції нарахування.
Нарахування для наступного року можна додати вручну через Журнал відпусток або автоматично в момент закриття зарплатного періоду – формується для видів відсутності з кодами часової активності, переліченими у групі часової активності, заданій у параметрі «Змін. періоду відпустки завданням» налаштування модуля Персонал і зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля). При закритті поточного зарплатного періоду або облікуванні зарплатного документа за попередній період система автоматично сформує запис у книзі «Операції відсутності співробітника» додатковий запис з типом «Нарахування». Дата початку сформованої операції буде наступною після дати закінчення поточного розрахункового періоду для відпустки, а дата закінчення + 1 рік до дати початку.
Зверніть увагу, що правило контролю термінів та тривалості відпускного періоду здійснюється лише для видів відсутності, визначених у групі часової активності, зазначеної у параметрі «Код групи чергової відпустки» налаштування модуля Персонал і Зарплата (сценарій Загальні налаштування модуля).
Для перегляду поточного балансу відпусток співробітників (на конкретну дату) можна вказавши дату або використати звіт «Баланс відпустки співробітників», який можна запустити зі сторінки «Операції нарахування по співробітнику», вибравши Історія – Баланс відпусток - Друк:
Для перегляду доступного балансу відпусток співробітників на Дату закінчення операції нарахування можна активувати чеккер "На дату закінчення" на сторінці "Баланс відпусток" або при запуску звіту «Баланс відпустки співробітників».
Звіт Баланс відпустки співробітника
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код часової активності | Необхідно вказати код часової активності, який відповідає виду відпустки, який має бути проаналізований. Дл я звичайного використання звіту для аналізу балансу за щорічними обов'язковими відпустками вкажіть В. |
| Дата звіту | Необхідно вказати дату, на яку буде сформовано баланс відпусток. |
Залишок днів розраховується як Нараховано – Використано – Компенсовано + Коригування.
Кількість нарахованих («зароблених») днів на дату розраховується за наступним алгоритмом:
1.Якщо код активності має налаштування «Залежить від відпрацьованого часу» – «Ні» (сценарій Облік робочого часу), то кількість нарахованих днів дорівнює кількості календарних днів із нарахування такої відсутності.
2.Якщо код активності має налаштування «Залежить від відпрацьованого часу» – «Так» (сценарій Облік робочого часу), то: • Розраховується базова «вартість дня», виходячи з усього періоду нарахування відсутності. Кількість календарних днів, покладена для нарахування відсутності, поділяється на кількість календарних днів за період дати початку та дати закінчення нарахування відсутності. При підрахунку днів за період дати початку та закінчення, для коду активності ан алізується налаштування «Включати святкові дні до розрахунку» (сценарій Облік робочого часу), якщо вона має значення «Ні», то святкові дні виключаються із розрахунку, якщо вона має значення «Так», то святкові дні не виключаються із розрахунку. Святкові дні визначаються за Офіційним календарем (сценарій Загальні налаштування модуля). • Розраховується кількість календарних днів на дату формування звіту. Підраховується кількість календарних днів за період від дати початку нарахування відсутності до дати, на яку формується звіт. При підрахунку днів за період дати початку та дати формування звіту для коду активності аналізується налаштування «Включати святкові дні до розрахунку» (сценарій Облік робочого часу), якщо вона має значення «Ні», то святкові дні виключаються з розрахунку, якщо має значення «Так», то святкові дні не виключаються з розрахунку.
3.Якщо код активності має налаштування «Залежить від відпрацьованого часу» – «Так» і «Баланс по робочим дням» – «Так» (сценарій Облік робочого часу), то: • Розрахову ється кількість днів відпустки, що належить працівнику на певну дату. Для цього кількість планових робочих днів відпустки, що належить працівникові за період робочого чи календарного року (в залежності від налаштувань в системі), поділяється на кількість робочих днів за цей період згідно записів у табелі обліку робочого часу працівника та/або робочого календаря, що діє для працівника і помножається на кількість фактично відпрацьованих днів у періоді до дати формування балансу. • Розраховується баланс на дату. Відображає кількість днів відпустки , що належить працівнику на певну дату за мінусом вже використаних чи компенсованих днів.
Також, при підрахунку днів за цей період, для активного коду аналізується налаштування «Код групи викор. викл. періодів» (сценарій Облік робочого часу), за наявності для календарного дня в табелі робочого часу співробітника за період, кодів часових активностей із цього налаштування, такі дні виключаються з розрахунку. • Кількість нарахованих днів дорівнює «вартість дня» помножити на кількість календарних днів на дату формування звіту (у рамках періоду дати почат ку та дати закінчення нарахування). Значення округляється до двох знаків.
По звільненим співробітникам немає можливості сформувати звіт, тому що при звільненні змінюється дата закінчення всіх нарахувань відпустки.
Крок 4 Імпорт балансу відпустки
У системі доступний імпорт операцій відсутності співробітника.
Для коректного відображення потрібно виконати певний алгоритм дій.
1.Через журнал відпусток необхідно створити та облікувати рядок нарахування відсутності із зазначенням коду активності. У рядку обов'язковим для заповнення є поле Номер документа (наприклад, для нумерації можна використовувати номер співробітника+рік нарахування+код активності). Після обліку рядка нарахування, операції нарахування автоматично надається унікальний номер.
2.Через журнал відпусток необхідно створити рядок (рядки) використання відсутності із зазначенням коду активності. У рядку (рядках) обов'язковим для заповнення є поле Номер документа (він має бути ідентичним відповідному номеру документа у рядку нарахування).
3.Далі необхідно використовувати функцію Встановити номер оп ерації нарахування, яка знайде унікальний номер операції по полю Номер документа та встановить його в полі Номер операції нарахування для рядків із типом використання.
Після облікування рядка (рядків) використання відбудеться їх прив'язка в балансі до необхідної операції нарахування.
Якщо в рядку використання встановити налаштування Табельний облік, тоді після обліку додатково будуть створені деталі табеля для періоду дії рядка. Після скасування регістру зарплати, деталі табеля для періоду дії рядка повернуться до попереднього значення.