Сценарій "Розсилка розрахункових листків"
Функціонал розсилки розрахункових листків дозволяє автоматизувати та гнучко налаштовувати відправку розрахункових листків співробітникам у різних форматах, із застосуванням індивідуальних шаблонів, мовних налаштувань, назв файлів та захисту паролем.
Механізм дозволяє:
- Використовувати різні макети пейсліпів для різних співробітників, підрозділів або розрахункових груп.
- Формувати кастомізований текст листа за допомогою окремого звіту.
- Налаштовувати тему листа.
- Називати вкладені PDF-файли за гнучким шаблоном.
- Застосовувати пароль співробітника для захисту вкладення.
- Виконувати фонову або масову розсилку.
- Використовувати систему пріоритетів визначення налаштування.
Крок 1: Структура налаштування «Налаштування розсилки співробітників»
Для керування розсилкою створена сторінка Налаштування розсилки співробітників, яка дозволяє визначити правила формування листа та вкладень.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Сценарій | Для розсилки розрахункових листків необхідно вказати Розрахункові листки |
| Код групи розрахунку | Код розрахункової групи. Потрбіно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до співробітників визначеної групи розрахунку. |
| Код підрозділу | Код організаційного підрозділу. Потрбіно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до співробітників визначеного підрозділу. |
| Код співробітника | Співробітник. Потрбіно вказати, якщо створений сценарій має застосовуватись до конкретного співробітника |
| Опис | Опис правила розсилки. |
| Тема листа | Текстове поле, необхідно вказати тему листа. |
| Захистити паролем співробітника | Захист PDF файлу паролем працівника, що вказаний на картці співробітника в полі "Пароль для звіту". |
| Номер звіту | Номер звіту для розрахункового листа. По замовчуванню вказаний звіт 70950596. |
| Назва звіту | Заповнюється автоматично |
| Назва макету звіту | Необхідно обрати потрібний макет звіту розрахункового листка. |
| Мова звіту | Необхідно встановити мову звіту по замовчуванню. Якщо в звіті якісь змінні залежать від регіональних налаштувань користувача – то вони будуть формуватись в форматі мови, що вказана в цьому полі. |
| Назва файлу вкладення | Назва файлу в вкладеннях листа. Це текстове поле, але в ньому можна використати змінні, які повертають значення при формуванні листа: 1) {EmployeeFullName} = Employee."SMA Full Name"; 2) {EmployeeFullNameENG} = Employee."SMA Full Name (English); 3) {PeriodCode} = PstdPayrollDoc.PeriodCode; 4) {VATNo} = Employee."SMA VAT Registration No.". Вказувати змінні потрібно саме в такому форматі, т обто з фігурними дужками. |
| Номер звіту для текста листа | Номер звіту для тексту листа. По замовчуванню вказаний звіт 70950735. |
| Назва звіту для текста листа | Заповнюється автоматично |
| Назва макету звіту для текста листа | Необхідно обрати потрібний макет звіту для тексту супровідного листа. |
Правило унікальності запису. При створенні запису система перевіряє відсутність дубліката з однаковими значеннями полів Сценарій, Код групи розрахунку, Код підрозділу, Код співробітника; при виявленні дубліката — система видасть блокуючу помилку.
Крок 2: Логіка визначення налаштування при розсилці
Під час запуску розсилки для кожного облікованого зарплатного документа система відбирає один релевантний запис в Налаштуваннях розсилки співробітників зі Сце нарієм = Розрахункові листки за такою послідовністю (від найвищого до найнижчого пріоритету):
- Код співробітника + Код групи розрахунку (Код підрозділу — будь-який)
- Код співробітника (Код групи розрахунку — порожньо; Код підрозділу — будь-який)
- Код підрозділу + Код групи розрахунку (Код співробітника — порожньо)
- Код підрозділу (Код групи розрахунку — порожньо; Код співробітника — порожньо)
- Код групи розрахунку (Код підрозділу — порожньо; Код співробітника — порожньо)
- За замовчуванням (усі фільтри порожні)
Якщо відповідне правило знайдено, воно застосовується. Якщо не знайдено — викликається стандартна розсилка.
Звернуть увагу, якщо хоча б один співробітник має індивідуальне правило і на нього буде створено налаштування розсилки, то рекомендується створити також ще одне налаштування за замовчуванням, яке буде використовуватись для всіх інших працівників.
3. Формування л иста та вкладення
За знайденим правилом система виконує такі дії:
- Формування PDF пейсліпу. Файл формується по макету звіту, що вказаний в полі Назва макету звіту.
- Назва вкладення. Ім'я файлу встановлюється за шаблоном Назва файлу вкладення
- Формування тексту листа. Тіло листа генерується згідно макету, що вказаний в полі Назва макету звіту для текста листа.
- Тема листа. Використовується значення з поля Тема листа.
- Захист вкладення паролем (опційно). Якщо в налаштуванні Захистити паролем співробітника = Так, PDF зашифровується паролем, що вказаний на картці співробітника в полі "Пароль для звіту". Якщо пароль порожній — відправка не виконується, а система повертає помилку. Для масової розсилки формується зведений список помилок; по коректних записах розсилка завершується успішно.
4. Тригери запуску розсилки
- Із облікованого зарплатного документа — запуск розсилки пейсліпів для одного або декількох обраних документів.
- Під час обліку відомості на виплату — автоматичний запуск розсилки для відповідних співробітників.