Integration of BC and HRIS systems
Rozszerzenie - SMART Payroll HRIS Integration Core (dodatek do SMART Payroll)
W systemie istnieje możliwość skonfigurowania integracji między Business Central a systemami zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS). Obecnie integracja przez API jest zrealizowana dla systemu HiBob, opis integracji z HiBob przedstawiono w scenariuszu poniżej. Jednocześnie dodatek SMART Payroll HRIS Integration Core umożliwia przetwarzanie otrzymanych informacji z innych systemów i tworzenie odpowiednich procesów w Business Central, a mianowicie:
- tworzenie Osób fizycznych, prowadzenie informacji o dokumentach i adresach Osoby fizycznej. Automatyczne tworzenie informacji w słownikach Kody informacji personalnych oraz Przyczyny nieobecności
- tworzenie struktury organizacyjnej, a mianowicie Wydziałów, Stanowisk, Pozycji
- tworzenie Umów o pracę oraz operacji kadrowych, a mianowicie Zatrudnienie, Przeniesienie w związku ze zmianą stanowiska, wydziału, etatu, wynagrodzenia, Zwolnienie pracowników
- prowadzenie informacji o rachunkach bankowych pracowników.
Krok 1: Konfiguracja integracji
Ścieżka: HRIS Ustawienia Integracji
Na stronie HRIS Ustawienia Integracji można skonfigurować następujące parametry/procesy, które będą wykonywane podczas integracji z systemami zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS).
Sekcja Ogólne
| Pole | Opis |
|---|---|
| Typ usługi | Wybierany jest system HRIS, z którym będzie działać integracja przez API. Obecnie integracja przez API jest zrealizowana dla systemu HiBob. |
| Włączone | Jeśli włączone, to między systemami będzie przebiegać integracja |
| Adres URL API usługi | Podawany jest adres API usługi, z którą będzie działać integracja |
Sekcja Szablony
| Pole | Opis |
|---|---|
| Seria numerów Wydziału | Podawana jest seria numerów, która będzie przypisywana do Wydziałów utworzonych podczas integracji. Pole wymagane. |
| Karta szablonowego wydziału | Określa wydział, który będzie użyty jako szablon dla Wydziałów utworzonych podczas integracji. Jeśli podczas integracji wydziały nie mają być tworzone automatycznie, to pole należy pozostawić puste. |
| Dopasowywanie Wydziału po polu | Należy wybrać numer pola z tabeli „Wydział", po którym trzeba określać, czy taki wydział już istnieje w systemie, czy jest nieobecny. Na przykład, jeśli w polu podano wartość „2" („Nazwa"), to podczas integracji przy tworzeniu pozycji dla pracownika i określaniu kodu wydziału, system będzie szukać wartości z karty HRIS pracownika z pola „Departament" w liście wydziałów po polu „Nazwa". Jeśli nie znajdzie takiej wartości — to albo utworzy nowy (jeśli wypełnione jest pole „Karta szablonowego wydziału"), albo wyświetli błąd podczas przetwarzania procesu integracyjnego. Uwaga, wyszukiwanie jest wykonywane tylko po zapisach ze statusem „Zatwierdzony" i niezablokowanych. |
| Numery stanowisk | Podawana jest seria numerów, która będzie przypisywana do Stanowisk utworzonych podczas integracji. Pole wymagane. |
| Karta szablonowego stanowiska | Określa stanowisko, które będzie użyte jako szablon dla Stanowisk utworzonych podczas integracji. Jeśli podczas integracji stanowiska nie mają być tworzone automatycznie, to pole należy pozostawić puste. |
| Dopasowywanie Stanowiska po polu | Należy wybrać numer pola z tabeli „Stanowisko", po którym trzeba określać, czy takie stanowisko już istnieje w systemie, czy jest nieobecne. Uwaga, wyszukiwanie jest wykonywane tylko po zapisach ze statusem „Zatwierdzony" i niezablokowanych. |
| Najpierw waliduj wydział dla pozycji | Domyślnie przy tworzeniu pozycji najpierw na karcie podawany jest kod wydziału z walidacją, następnie — kod stanowiska. Oznacza to, że jeśli na karcie stanowiska i wydziału podane są Kod grupy obliczania wynagrodzeń i Grupa księgowa wynagrodzeń — to przy standardowej kolejności walidacji stanowiska i wydziału, na karcie pozycji zostanie wstawiona wartość z jednoimiennych pól z karty Stanowiska. Jeśli taką kolejność trzeba zmienić, i najpierw walidować stanowisko, a potem wydział — to w polu „Najpierw waliduj wydział dla pozycji" należy ustawić Tak. |
| Seria numerów Adresów osobistych | Podawana jest seria numerów, która będzie przypisywana do Adresów osób fizycznych utworzonych podczas integracji. Pole wymagane. |
| Seria numerów Rachunków bankowych pracowników | Podawana jest seria numerów, która będzie przypisywana do rachunków bankowych pracowników utworzonych podczas integracji. Pole wymagane. |
Sekcja Włączone procesy
W tej sekcji można skonfigurować procesy, które mają być utworzone w Business Central podczas integracji z systemami HRIS. Proces tworzenia Osób fizycznych domyślnie jest zawsze wykonywany.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Aktualizuj osobę fizyczną | Jeśli wartość „Tak", to przy aktualizacji informacji o Osobie fizycznej w systemie HRIS — w Business Central zostanie utworzone zadanie aktualizacji informacji o Osobie fizycznej w systemie. |
| Zatrudnienie | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania przyjęcia pracowników. |
| Przeniesienie | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania przeniesienia pracowników w związku ze zmianą stanowiska, wydziału, etatu, wynagrodzenia. |
| Zwolnienie | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania zwolnienia pracowników. |
| Adres | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania tworzenia i aktualizacji adresów osób fizycznych. |
| Informacja o banku | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania tworzenia i aktualizacji rachunków bankowych pracowników. |
| Dokument tożsamości | Jeśli wartość „Tak", to w systemie będą tworzone zadania tworzenia i aktualizacji dokumentów osób fizycznych. |
Krok 2: Konfiguracja integracji z HiBob
Rozszerzenie - SMART Payroll Connector for HiBob (dodatek do SMART Payroll)
Ścieżka: HRIS Ustawienia Integracji
Aby skonfigurować integrację z systemem HRIS HiBob, należy wykonać następujące ustawienia.
-
Na stronie HRIS Ustawienia Integracji na zakładce Hibob wypełnić pola Nazwa użytkownika API HiBob oraz Token użytkownika API HiBob (dane te konta usługowego muszą zostać dostarczone przez klienta).
-
Na stronie HRIS Ustawienia Integracji na zakładce Ogólne w polu Typ usługi należy wybrać HiBob oraz podać Adres URL API usługi.
-
Na stronie HRIS Ustawienia Integracji w akcjach wybrać Tabele HiBob, na otwartej stronie nacisnąć: Akcje - Importuj tabele. Podczas importu system utworzy wszystkie tabele (standardowe i użytkownika), które istnieją w systemie HiBob odpowiedniego klienta. Dla utworzonych tabel należy skonfigurować mapowanie pól z główną tabelą SMA HRIS Employee (71732322) w systemie. HRIS Pracownik — to karta, do której zapisywana jest cała określona w ustawieniach informacja z zewnętrznego systemu HRIS.
Dla każdej z utworzonych tabel należy określić pola, które będą przekazywane z systemu HiBob, oraz przypisać im pola z tabeli SMA HRIS Employee (71732322), do których mają być zapisywane wartości. Przykład ustawień:
Uwaga, dla pól HiBob z typem list obowiązkowo należy utworzyć i wskazać Regułę przekształcenia w jednoimiennej kolumnie tabeli Hibob, ponieważ wartości w takich polach listowych prowadzone są w osobnych słownikach listowych. Przeglądać je można ze strony HRIS Ustawienia Integracji wybierając akcję Listy HiBob. Wartości list są importowane podczas wykonywania akcji Importuj listy na stronie Listy HiBob.
Przy tworzeniu reguły przekształcenia należy wypełnić następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod | Kod reguły przekształcenia |
| Typ przekształcenia | Wyszukiwanie listy HiBob. Po wskazaniu tego typu należy ponownie otworzyć stronę, aby na karcie Reguły przekształcenia wyświetliło się pole Lista HiBob. |
| Lista HiBob | Wybrać listę dla odpowiedniego pola HiBob. |
- Podczas integracji istnieje możliwość ustawienia filtrów importu pracowników z systemu HiBob do Business Central. W tym celu, w tabeli Ludzie w dolnej części strony należy ustawić odpowiednie filtry w obszarze Filtry importu tabeli. Filtrowanie ustawiane jest po wartościach w wymaganych polach HiBob:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Id | Id pola w HiBob, po którym należy filtrować zapisy podczas integracji |
| Porównanie | Operator logiczny porównania. Dostępne wartości: 1) Równe 2) Nie równe 3) Zaczyna się od 4) Kończy się na |
| Filtr po polu | Wartość filtru |
Krok 3: Użycie szablonów pozycji
Aby móc tworzyć i zatwierdzać operacje w Umowie o pracę poprzez integrację z systemami HRIS, należy utworzyć szablony pozycji (ścieżka: Szablony pozycji) i skonfigurować filtry dla szablonów pozycji w celu ich prawidłowego wyboru przy tworzeniu pozycji dla konkretnego pracownika.
W tym celu, na karcie szablonów pozycji w obszarze Filtry HRIS należy wskazać parametry, na podstawie których będzie określany dobór pozycji przy tworzeniu operacji w Umowach o pracę. Przy tym filtry można ustawiać nie tylko po głównej tabeli SMA HRIS Employee (71732322), ale również po innych tabelach, w których istnieje wartość Kod osoby fizycznej lub Kod pracownika.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod tabeli | Numer tabeli, w której znajduje się pole używane do filtrowania |
| Nazwa tabeli | Nazwa tabeli, w której znajduje się pole używane do filtrowania |
| Kod pola | Numer pola używanego do filtrowania |
| Etykieta pola | Nazwa pola używanego do filtrowania |
| Porównanie | Operator logiczny porównania. Dostępne wartości: 1) Równe 2) Nie równe 3) Mniejsze niż 4) Większe niż 5) Zaczyna się od 6) Kończy się na |
| Filtr pola | Wartość filtru |
Krok 4: HRIS Pracownicy
Informacja, która zgodnie z ustawieniami mapowania pól dla odpowiedniej usługi przenoszona jest do Business Central z systemów HRIS, przechowywana jest na karcie HRIS Pracownika (tabela SMA HRIS Employee (71732322)). Na karcie HRIS Pracownika znajdują się następujące pola:
Sekcja Ogólne
| Pole | Opis |
|---|---|
| ID | Unikalny ID zapisu pracownika w systemie HRIS. |
| Imię | Imię pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Nazwisko | Nazwisko pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Drugie imię | Drugie imię pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Status | Status pracownika. Dla pracowników, u których wypełniona jest Data zwolnienia, status ustawiany jest na Zwolniony. Dla pracowników bez daty zwolnienia — status ustawiany jest na Aktywny. Uwaga, wszystkie procesy tworzone podczas integracji są tworzone dla pracowników z „Datą zwolnienia" pustą lub z datą zwolnienia nie wcześniejszą niż w bieżącym miesiącu. |
| Pełna nazwa | Pełne imię i nazwisko pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Imię (w drugim języku) | Imię pracownika w drugim języku. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Nazwisko (w drugim języku) | Nazwisko pracownika w drugim języku. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Drugie imię (w drugim języku) | Drugie imię pracownika w drugim języku. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Pełna nazwa (w drugim języku) | Pełne imię i nazwisko pracownika w drugim języku. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Data urodzenia | Data urodzenia pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| NIP | NIP pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Telefon komórkowy | Telefon komórkowy pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Telefon | Telefon pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| E-mail pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi | |
| Prywatny e-mail | Prywatny e-mail pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Płeć | Płeć pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Stan cywilny | Stan cywilny pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi i dopasowywane po polu Nazwa w słowniku Kodów informacji personalnych grupy „Stan cywilny". Jeśli w słowniku kodów informacji personalnych takiej wartości nie znaleziono, to system automatycznie utworzy nowy wpis w słowniku. |
| Narodowość | Narodowość pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi i dopasowywane po polu Nazwa w słowniku Kodów informacji personalnych grupy „Narodowość". Jeśli w słowniku kodów informacji personalnych takiej wartości nie znaleziono, to system automatycznie utworzy nowy wpis w słowniku. |
| ID pracownika | ID pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Data utworzenia | Data utworzenia. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
Sekcja Praca
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data rozpoczęcia pracy | Data rozpoczęcia pracy. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Data zmiany warunków pracy | Data zmiany warunków pracy (stanowiska, wydziału, etatu). Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Wydział | Wydział pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Stanowisko | Stanowisko pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Typ umowy | Wartość ze słownika „Umowy o pracę". Porządek przypisywania wartości w tym polu należy określać dla każdego klienta indywidualnie w razie potrzeby. |
| FTE % | Etat, na którym pracuje pracownik. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi. Jeśli pole wynosi 0, to we wszystkich powiązanych procesach etat będzie wypełniony wartością „1". |
| Data zmiany wynagrodzenia | Data zmiany wynagrodzenia. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Wynagrodzenie bazowe | Kwota wynagrodzenia pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Kod waluty wynagrodzenia bazowego | Waluta wynagrodzenia pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Data zwolnienia | Data zwolnienia pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Przyczyna rozwiązania | Przyczyna zwolnienia pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi i dopasowywane po polu Opis w słowniku Przyczyny wypowiedzenia. Jeśli w słowniku takiej wartości nie znaleziono, to system automatycznie utworzy nowy wpis. |
| Kod osoby fizycznej | Wypełniane automatycznie kodem osoby fizycznej utworzonej dla danego HRIS Pracownika. |
Sekcja Bank
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nazwa banku | Nazwa banku pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| IBAN | Numer IBAN rachunku pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| SWIFT | Kod SWIFT rachunku pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
Sekcja Adres
Uwaga, w sekcji adres wypełniana jest informacja o adresie zameldowania pracownika. Właśnie adres z typem zameldowanie będzie domyślnie tworzony na podstawie informacji w tej sekcji.
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data obowiązywania adresu | Data, od której obowiązuje adres zameldowania pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Adres | Adres zameldowania pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Miasto | Miasto zameldowania pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Kod kraju | Kraj zameldowania pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Kod pocztowy | Kod pocztowy adresu zameldowania pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
Sekcja Dokument
| Pole | Opis |
|---|---|
| Typ dokumentu | Wartość ze słownika „Typy dokumentów tożsamości". Może być wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi z zastosowaniem reguł przekształcenia. |
| Dokument obowiązuje od daty | Data, od której obowiązuje dokument pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Seria dokumentu | Seria dokumentu pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Numer dokumentu | Numer dokumentu pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Organ wydający dokument | Organ, który wydał dokument pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
| Data wydania dokumentu | Data wydania dokumentu pracownika. Wypełniane według mapowania pól dla odpowiedniej usługi |
Na stronie listy HRIS Pracownicy dostępne są następujące akcje:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Import identyfikatorów pracowników | Wykonywany jest import wszystkich ID zapisów z systemu HiBob. Podczas importu ID na kartach HRIS Pracowników wypełniane są jedynie Data zwolnienia i dla wszystkich ustawiany jest domyślnie status „Zwolniony". Po wykonaniu tej akcji należy uruchomić akcję „Aktualizuj pola z HRIS" lub „Aktualizuj wszystkich aktywnych pracowników" |
| Aktualizuj pola z HRIS | Aktualizowana jest informacja na karcie HRIS Pracownika danymi z systemu HRIS tylko dla wybranego pracownika. W momencie wykonania akcji dla pracowników z pustą datą zwolnienia status zmienia się na „Aktywny". Aktualizacja danych uruchamiana jest tylko dla pracowników ze statusem „Aktywny", a także ze statusem „Zwolniony" i datą zwolnienia w bieżącym miesiącu. |
| Aktualizuj wszystkich aktywnych pracowników | Aktualizowana jest informacja na karcie HRIS Pracownika danymi z systemu HRIS dla wszystkich pracowników. W momencie wykonania akcji dla pracowników z pustą datą zwolnienia status zmienia się na „Aktywny". Aktualizacja danych uruchamiana jest tylko dla pracowników ze statusem „Aktywny", a także ze statusem „Zwolniony" i datą zwolnienia w bieżącym miesiącu. |
Krok 5: HRIS Procesy integracyjne
Przetwarzanie informacji na karcie HRIS Pracownika i dalsze tworzenie powiązanych procesów w systemie Business Central odbywa się poprzez tworzenie i wykonywanie zadań na stronie HRIS Procesy integracyjne.
Strona HRIS Procesy integracyjne zawiera następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| HRIS ID | ID z karty HRIS Pracownika, dla którego utworzono zadanie |
| Imię i nazwisko pracownika | Pełna nazwa z karty HRIS Pracownika, dla którego utworzono zadanie |
| Data i czas utworzenia | Data i czas utworzenia zadania |
| Typ zadania | Typ zadania |
| Status | Status wykonania zadania |
| Data i czas zakończenia | Data i czas zakończenia wykonania zadania |
| Tekst błędu | Jeśli podczas wykonywania zadania wystąpi błąd, jego opis zapisywany jest w tym polu |
| Stos wywołań błędu | Informacja techniczna o błędzie |
| Wcięcie | Dla zadania „Utwórz osobę fizyczną" to pole wynosi 0. Dla pozostałych zadań = 1. |
Na stronie dostępne są następujące akcje:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Pokaż powiązany wpis | Otwierany jest ostatni wpis utworzony podczas wykonywania zadania w systemie |
| Przetwórz wpisy ręcznie | Po naciśnięciu uruchamiane jest wykonanie zadania |
| Zakończ ręcznie | Po naciśnięciu następuje wymuszone zakończenie zadania, przeniesienie go do statusu „Zakończone" bez tworzenia odpowiednich wpisów w systemie |
| Aktualizuj wszystkich pracowników | Aktualizowana jest informacja na karcie HRIS Pracownika danymi z systemu HRIS dla wszystkich aktywnych pracowników. |
| Utwórz zadanie | Uruchamiane jest tworzenie zadań dla wszystkich pracowników. |
| Usuń wybrane | Usuwanie wybranych wpisów. Uwaga, wpisy można usunąć tylko wtedy, gdy w systemie nie ma żadnej utworzonej osoby fizycznej dla HRIS Pracownika. |
Podczas wykonywania akcji Utwórz zadanie tworzone są następujące Typy zadań w HRIS Procesy integracyjne. Uwaga, zadania tworzone są tylko dla HRIS Pracowników ze statusem „Aktywny", a także ze statusem „Zwolniony", jeśli data zwolnienia przypada na bieżący miesiąc lub później.
| Typ zadania | Warunki pomyślnego utworzenia zadania |
|---|---|
| Utwórz osobę fizyczną | Brak jakiejkolwiek utworzonej osoby fizycznej dla HRIS Pracownika |
| Aktualizuj osobę fizyczną | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Aktualizuj osobę fizyczną". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Ogólne" zaktualizowana została informacja w jednym z pól. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie istnieje utworzona Osoba fizyczna. |
| Informacja o adresie | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Adres". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Adres" zaktualizowana została informacja w jednym z pól. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie istnieje utworzona Osoba fizyczna. |
| Informacja o banku | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Informacja o banku". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Bank" zaktualizowana została informacja w jednym z pól. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie utworzony jest pracownik. |
| Dokument tożsamości | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Dokument tożsamości". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Dokument" zaktualizowana została informacja w jednym z pól. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie istnieje utworzona Osoba fizyczna. |
| Zatrudnienie | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Zatrudnienie". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Praca" wypełniona jest wymagana informacja. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie utworzona jest Osoba fizyczna. 4) Dla HRIS Pracownika nie ma utworzonego pracownika. |
| Przeniesienie | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Przeniesienie". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Praca" zaktualizowana została informacja w jednym z wymienionych pól: Wydział, Stanowisko, FTE %, Wynagrodzenie bazowe, Kod waluty wynagrodzenia bazowego. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie utworzony jest pracownik. |
| Zwolnienie | 1) Na stronie „HRIS Ustawienia Integracji" włączony jest proces „Zwolnienie". 2) Na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Praca" wypełniona jest informacja w polu Data zwolnienia. 3) Dla HRIS Pracownika w systemie istnieje aktywny (niezwolniony) pracownik. |
Po utworzeniu zadań należy uruchomić akcję Przetwórz wpisy ręcznie, podczas wykonywania zadań tworzone są następujące procesy w systemie:
| Typ zadania | Wynik pomyślnego wykonania zadania |
|---|---|
| Utwórz osobę fizyczną | Utworzenie karty Osoby fizycznej oraz wypełnienie wszystkich informacji zawartych na karcie HRIS Pracownika w sekcji „Ogólne". Podczas pierwszego tworzenia Osoby fizycznej, jeśli na karcie HRIS Pracownika wypełniona jest informacja w sekcjach „Adres" i „Dokument" — to w ramach wykonywania tego zadania tworzony jest wpis w adresach Osoby fizycznej i w dokumentach Osoby fizycznej. |
| Aktualizuj osobę fizyczną | Aktualizacja informacji w odpowiednich polach na karcie Osoby fizycznej, a jeśli utworzony jest pracownik — to również na karcie Pracownika. Uwaga, przy zmianie imienia pracownika — aktualizację imienia należy wykonać ręcznie przez standardową akcję na karcie Osoby fizycznej Zmień imię. Po tym, zadanie na stronie „HRIS Procesy integracyjne" należy wymusić zakończenie przez akcję Zakończ ręcznie. |
| Informacja o adresie | Jeśli w tabeli „Lista adresów alternatywnych" dla Osoby fizycznej nie ma wpisu z taką samą datą, jak podana w polu „Data obowiązywania adresu" na karcie HRIS Pracownika, to tworzony jest nowy wpis adresu z typem „Zameldowanie". Jeśli wpis z taką datą już istnieje — to aktualizowana jest informacja w istniejącym wpisie. |
| Informacja o banku | Jeśli w tabeli „Lista rachunków bankowych pracownika" dla Pracownika nie ma wpisu z takim samym IBAN, jak podany w polu „IBAN" na karcie HRIS Pracownika, to tworzony jest nowy wpis rachunku bankowego. Jeśli wpis z takim IBAN już istnieje — to aktualizowana jest informacja w istniejącym wpisie. |
| Dokument tożsamości | Jeśli w tabeli „Dokumenty tożsamości" dla Osoby fizycznej nie ma wpisu z taką samą datą, jak podana w polu „Dokument obowiązuje od daty" i z takim samym typem, jak podany w polu „Typ dokumentu" na karcie HRIS Pracownika, to tworzony jest nowy wpis dokumentu. Jeśli wpis z takimi wartościami już istnieje — to aktualizowana jest informacja w istniejącym wpisie. |
| Zatrudnienie | Utworzenie umowy o pracę z Datą rozpoczęcia określoną w polu „Data rozpoczęcia pracy" na karcie HRIS Pracownika; utworzenie Pozycji faktycznej na podstawie szablonów pozycji i zadanych filtrów; w przypadku braku w systemie wymaganego wydziału lub stanowiska — utworzenie nowych na podstawie szablonów i ustawień podanych na stronie „HRIS Ustawienia Integracji"; utworzenie operacji w umowie o pracę z typem „Zatrudnienie"; utworzenie Warunków umowy o pracę; zatwierdzenie Zatrudnienia; utworzenie i wypełnienie karty Pracownika. |
| Przeniesienie | Utworzenie operacji w umowie o pracę z typem „Przeniesienie", przy czym data przeniesienia określana jest poprzez porównanie dat w polach „Data zmiany warunków pracy" i „Data zmiany wynagrodzenia" na karcie HRIS Pracownika. Datą przeniesienia będzie większa z tych dwóch dat; utworzenie Pozycji faktycznej na podstawie szablonów pozycji i zadanych filtrów; w przypadku braku w systemie wymaganego wydziału lub stanowiska — utworzenie nowych na podstawie szablonów i ustawień podanych na stronie „HRIS Ustawienia Integracji"; utworzenie Warunków umowy o pracę; zatwierdzenie Przeniesienia; zamknięcie poprzedniej pozycji. |
| Zwolnienie | Utworzenie operacji w umowie o pracę z typem „Zwolnienie", z Datą zwolnienia określoną w polu „Data zwolnienia" na karcie HRIS Pracownika; w przypadku braku w systemie przyczyny zwolnienia wskazanej w polu „Przyczyna rozwiązania" — w słowniku Przyczyny wypowiedzenia zostanie utworzony nowy wpis; zatwierdzenie Zwolnienia; zamknięcie pozycji. |
Uwaga przy tworzeniu Pozycji faktycznej dla zadań „Zatrudnienie" i „Przeniesienie" obowiązuje następujący priorytet określania informacji dla pozycji:
- Najwyższy priorytet ma informacja podana na karcie HRIS Pracownika. Na przykład, jeśli na karcie HRIS Pracownika i w Szablonie pozycji podane jest stanowisko, to dla utworzonej pozycji faktycznej zostanie użyta wartość z karty HRIS Pracownika. Jeśli na karcie HRIS Pracownika nie podano stanowiska, to zostanie użyta wartość z Szablonu pozycji.
- Drugi priorytet ma informacja podana na karcie Szablonu pozycji. Na przykład, jeśli na karcie Szablonu pozycji i na karcie Wydziału lub Stanowiska podana jest grupa obliczeniowa, to dla utworzonej pozycji faktycznej zostanie użyta wartość z karty Szablonu pozycji. Jeśli na karcie Szablonu pozycji nie podano grupy obliczeniowej, to zostanie użyta wartość z karty Wydziału lub Stanowiska.
Krok 6: Tabele szablonów
Uwaga, domyślnie podczas wykonywania zadań informacja z karty HRIS Pracownika wypełniana jest w jednoimiennych polach odpowiednich stron w systemie. Jednocześnie istnieje możliwość przedefiniowania logiki wypełniania pól na wymaganych stronach, a także dodania wypełniania pól, które nie występują na karcie HRIS Pracownika. Można to zrobić za pomocą następującej funkcjonalności.
Na stronie HRIS Ustawienia Integracji w sekcji Akcje należy wybrać Tabele szablonów. Na otwartej stronie należy utworzyć szablon dla tabeli, do której ma być stosowana inna lub dodatkowa logika wypełniania pól:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod | Kod szablonu |
| Opis | Opis szablonu |
| Id tabeli | Id tabeli, dla której utworzono szablon |
| Etykieta tabeli | Nazwa tabeli, dla której utworzono szablon, wypełniana automatycznie |
Aby skonfigurować szablon, należy nacisnąć akcję Edytuj, na otwartej karcie szablonu należy wypełnić obszar Wiersze:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod pola | Pole z tabeli, dla której stosowany jest szablon, którego logikę wypełniania trzeba określić |
| Etykieta pola | Nazwa pola, wypełniana automatycznie |
| Sprawdź pole | Określa, czy należy walidować wartość, która zostanie wstawiona w pole |
| Wartość stałej | Jeśli pole tabeli ma być wypełniane stałą wartością — to tę wartość należy podać w tym polu |
| Dopasowanie z ID tabeli | Jeśli pole tabeli ma być wypełniane z innego pola w systemie, na przykład z innego pola tabeli HRIS Pracownik, niż zapisano w kodzie — to należy wskazać tabelę, z pola której ma być przenoszona wartość |
| Dopasowanie z Nazwy tabeli | Nazwa tabeli podanej w polu „Dopasowanie z ID tabeli" |
| Dopasowanie z ID pola | Pole tabeli, określonej w polu „Dopasowanie z ID tabeli", z którego ma być przenoszona wartość |
| Dopasowanie z Etykiety pola | Nazwa pola podanego w polu „Dopasowanie z ID pola" |
| Reguła przekształcenia | W razie potrzeby należy podać regułę przekształcenia do konwersji wartości z pola źródłowego na wynik końcowy. |
Krok 7: Operacje kolejki zadań dla integracji
Aby zapewnić automatyczny, regularny import wpisów z systemu HRIS i tworzenie odpowiednich zadań w Business Central, dostępne są do wykorzystania następujące operacje kolejki zadań:
| ID | Typ uruchamianego obiektu | Opis |
|---|---|---|
| 71732323 | Codeunit | Wykonywany jest import ID wpisów i aktualizacja informacji w tabeli HRIS Pracownicy |
| 71732322 | Codeunit | Wykonywane jest tworzenie zadań w tabeli HRIS Procesy integracyjne |
| 71732321 | Codeunit | Uruchamiane jest wykonywanie utworzonych zadań w tabeli HRIS Procesy integracyjne |
Częstotliwość uruchamiania operacji kolejki zadań powinna być określana indywidualnie w projektach klienckich.
Krok 8: Aktualizacja wpisów za pomocą Webhook
Aby za każdym razem nie aktualizować informacji po absolutnie wszystkich pracownikach, lecz aktualizować tylko tych, u których w systemie HRIS zostały wprowadzone zmiany, można skonfigurować taką aktualizację za pomocą Webhook.
W tym celu w odpowiednim systemie HRIS należy włączyć Webhook i dodać następujące ustawienia w systemie dla operacji kolejki zadań z Codeunit 71732323, a mianowicie:
-
utworzyć operację kolejki zadań z Codeunit 71732323 i podać w polu Ciąg parametrów wartość "Import New Employees" — jest to konieczne, aby system importował nowych pracowników przy ich tworzeniu
-
utworzyć operację kolejki zadań z Codeunit 71732323 i podać w polu Ciąg parametrów wartość "Update Employees From Queue" — jest to konieczne, aby system aktualizował informacje tylko po pracownikach, u których w systemie HRIS zostały wprowadzone zmiany.
Dla tych dwóch operacji kolejki zadań można ustawić dzienną częstotliwość uruchamiania.
- dla kontroli, że informacja została zaktualizowana po wszystkich pracownikach, można utworzyć jeszcze jedną operację kolejki zadań z Codeunit 71732323 i podać w polu Ciąg parametrów wartość "Update All Employees", ustawić częstotliwość uruchamiania, na przykład, tylko w dni weekendowe. Podczas wykonywania system uruchomi aktualizację informacji po wszystkich pracownikach.
Przy wprowadzaniu zmian w systemie HRIS, ID pracowników, u których zafixowano zmiany, zostaną zapisane w tabeli HRIS Employee Update Queue. Przy wykonywaniu kolejki zadań z Codeunit 71732323 i z ciągiem parametrów "Update Employees From Queue" — zostaną zaktualizowani tylko pracownicy, których ID znajduje się w tej tabeli. Po zakończeniu wykonywania kolejki zadań, wpisy z tabeli HRIS Employee Update Queue — są usuwane.
Krok 9: Integracja nieobecności z systemu HiBob
W ramach integracji z systemem HiBob istnieje możliwość przenoszenia informacji o nieobecnościach. Integracja zrealizowana jest w następujący sposób: otrzymane nieobecności z systemu HiBob ewidencjonowane są przez Dziennik ewidencji czasu pracy, odpowiednio tworząc wpis tylko w ewidencji czasu pracy pracownika.
Aby zaimportować informacje, należy wykonać szereg ustawień:
- Na stronie HRIS Ustawienia Integracji w sekcji Nieobecności wypełnić następujące pola:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Szablon dziennika ewidencji czasu pracy | Szablon dziennika ewidencji czasu pracy, przez który będzie prowadzona ewidencja nieobecności zaimportowanych podczas integracji |
| Sekcja dziennika ewidencji czasu pracy | Sekcja dziennika ewidencji czasu pracy, przez którą będzie prowadzona ewidencja nieobecności zaimportowanych podczas integracji |
| Data początku ewidencji nieobecności | Określa najwcześniejszą datę rozpoczęcia nieobecności, które mają być ewidencjonowane w systemie. Na przykład, jeśli w polu ustawiono wartość 01.01.2025, to zaimportowane podczas integracji nieobecności z datą rozpoczęcia wcześniejszą niż 01.01.2025 — nie będą ewidencjonowane w systemie. |
-
Na stronie Przyczyny nieobecności dla kodów nieobecności, po których ma działać integracja, w polu Typ polityki HRIS należy wskazać typ nieobecności w systemie HiBob. Dostępne typy można przeglądać przez stronę HRIS Ustawienia Integracji - Listy HiBob, lista z ID = policyType.
-
Na stronie Tabele HiBob dla typu Nieobecności skonfigurować mapowanie pól, a mianowicie wskazać, z których pól w systemie HiBob ma być przekazywana informacja do pól tabeli systemowej Lista HRIS Nieobecności. Dla prawidłowego importu informacji musi być ustawione mapowanie dla następujących pól tabeli SMA HRIS Time Off (71732328):
- HRIS Request ID (10)
- HRIS Employee ID (20)
- Time Activity Code (30)
- Starting Date (40)
- Ending Date (50)
Dla prawidłowego określenia przyczyny nieobecności w polu Time Activity Code (30), odpowiadającym typowi nieobecności w systemie HiBob, należy użyć reguły przekształcenia z typem Podstawienie pola, gdzie w Parametrach podstawienia podać:
- Tabela ID = 5206
- Kod pola źródłowego = 71732320
- Kod pola docelowego = 1
- Reguła podstawienia = Docelowe
Ponadto, jeśli integracja ma działać nie po wszystkich nieobecnościach prowadzonych w systemie HiBob, lecz tylko po niektórych, to na stronie Tabela HiBob z typem Nieobecności w sekcji Filtry importu tabeli można wskazać filtr po policyType, które trzeba importować.
- Aby skonfigurować okresowy import i ewidencję nieobecności, można utworzyć następujące operacje kolejki zadań:
| ID | Typ uruchamianego obiektu | Opis |
|---|---|---|
| 71732323 | Codeunit | W polu Ciąg parametrów należy podać Import TimeOff Requests. Wykonywany jest import i aktualizacja informacji w tabeli Lista HRIS Nieobecności. Importowane są dane za bieżący miesiąc z datą rozpoczęcia nie później niż data robocza. |
| 71732331 | Codeunit | Wykonywana jest ewidencja zaimportowanych nieobecności ze strony Lista HRIS Nieobecności przez Dziennik ewidencji czasu pracy. Ewidencja wykonywana jest tylko dla wpisów ze statusem różnym od Błąd, z datą rozpoczęcia nie wcześniejszą niż podana w polu Data początku ewidencji nieobecności na stronie HRIS Ustawienia Integracji, i dla których nie zostały jeszcze utworzone wpisy w szczegółach ewidencji czasu pracy. |
Częstotliwość uruchamiania operacji kolejki zadań powinna być określana indywidualnie w projektach klienckich.
Informacja o nieobecnościach importowana z systemu HiBob zgodnie z mapowaniem zapisywana jest w tabeli Lista HRIS Nieobecności:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod aktywności czasowej | Kod aktywności czasowej zaimportowanej nieobecności |
| Data rozpoczęcia | Data rozpoczęcia nieobecności |
| Data zakończenia | Data zakończenia nieobecności |
| Status | Przy importowaniu nieobecności dla wpisu ustawiany jest status Utworzony. Jeśli podczas ewidencji nieobecności wystąpi błąd, status wpisu zmienia się na Błąd. Przy pomyślnej ewidencji wpisu jego status ustawiany jest na Zewidencjonowany. |
| Komunikat o błędzie | Dla błędnych wpisów podawany jest tekst błędu przy ewidencji |
| Liczba wpisów ewidencji czasu pracy | Określa liczbę utworzonych wpisów w tabeli Szczegóły ewidencji czasu pracy dla zaimportowanej nieobecności |
| Różnica z ewidencją czasu pracy | Określana jest jako różnica między czasem trwania nieobecności (różnica dat Data rozpoczęcia i Data zakończenia) a liczbą utworzonych wpisów w ewidencji czasu pracy |
| Pełna nazwa HRIS pracownika | Imię i nazwisko HRIS pracownika |
Na stronie Lista HRIS Nieobecności dostępne są następujące akcje:
| Akcja | Opis |
|---|---|
| Różnica z ewidencją czasu pracy | Przy uruchomieniu akcji Ustaw filtr po różnicy z ewidencją czasu pracy filtrowane są tylko wpisy, w których pole Różnica z ewidencją czasu pracy nie jest równe 0. Zresetować filtr można za pomocą akcji Resetuj filtr po różnicy z ewidencją czasu pracy. |
| Zewidencjonuj nieobecności | Uruchamiana jest ewidencja wybranych wpisów przez Dziennik ewidencji czasu pracy. Ewidencja wykonywana jest tylko dla wpisów ze statusem różnym od Błąd, z datą rozpoczęcia nie wcześniejszą niż podana w polu Data początku ewidencji nieobecności na stronie HRIS Ustawienia Integracji, i dla których nie zostały jeszcze utworzone wpisy w szczegółach ewidencji czasu pracy. |
| Usuń wybrane | Usuwanie wybranych wpisów |
| Aktualizuj błędne wpisy | Aktualizacja statusu dla wpisów ze statusem Błąd. Po naprawieniu błędów i uruchomieniu tej akcji status zaktualizuje się na Utworzony i można ponownie uruchomić ewidencję. |
Uwaga, błędne wpisy, które nie zostały zewidencjonowane, pozostają w Dzienniku ewidencji czasu pracy, skąd można je przeglądać.
Ponadto można wykonać import nieobecności punktowo po jednym HRIS pracowniku. W tym celu na karcie HRIS Pracownik należy wybrać akcję Importuj nieobecności. Uwaga, przy wykonywaniu takiego importu zostaną zaimportowane nieobecności z datą rozpoczęcia nie później niż ostatni dzień bieżącego miesiąca. Przeglądać nieobecności zaimportowane po pracowniku można w obszarze Nieobecności na karcie HRIS Pracownik, lub na powiązanej stronie HRIS Pracownik - akcja Powiązane - HRIS Nieobecność.