Scenariusz Wysyłka pasków wynagrodzeń e-mailem

Funkcjonalność dystrybucji pasków płacowych e‑mailem umożliwia automatyczne i elastyczne konfigurowanie wysyłki pasków płacowych do pracowników w różnych formatach, z użyciem indywidualnych układów raportów, ustawień językowych, szablonów nazw plików i ochrony hasłem.

Ten mechanizm pozwala na:

• Używanie różnych układów pasków płacowych dla różnych pracowników, działów lub grup kalkulacyjnych.
• Generowanie spersonalizowanej treści wiadomości e‑mail przy użyciu osobnego raportu.
• Konfigurowanie tematu wiadomości.
• Nadawanie załączonym plikom PDF nazw zgodnie z elastycznym szablonem.
• Użycie hasła pracownika do zabezpieczenia załączonego pliku.
• Wykonywanie dystrybucji w tle lub masowej dystrybucji.
• Zastosowanie mechanizmu wyboru reguł opartego na priorytetach.

Krok 1: Struktura „Ustawienia wysyłki pracowniczej”

Do zarządzania dystrybucją pasków wynagrodzeń drogą mailową służy strona Ustawienia wysyłki pracowniczej. Na tej stronie można definiować reguły dotyczące generowania wiadomości e-mail i załączników.

Pole	Opis
Scenariusz	Dla dystrybucji pasków wynagrodzeń wybierz Paski wynagrodzeń.
Grupa Rozliczenia Płac	Grupa Rozliczenia Płac. Wymagany, gdy reguła ma dotyczyć tylko pracowników należących do określonej grupy rozliczeniowej.
Kod Wydziału	Kod Wydziału. Wymagany, gdy reguła ma dotyczyć pracowników konkretnego działu.
Nr Pracownika	Nr Pracownika. Wymagany, gdy reguła ma dotyczyć konkretnego pracownika.
Opis	Opis reguły wysyłki.
Temat wiadomości e-mail	Pole tekstowe do określenia tematu wiadomości e-mail.
Chroń hasłem pracownika	Włącza ochronę pliku PDF hasłem pracownika przechowywanym w polu „Hasło raportu” na karcie pracownika.
Nr raportu	Identyfikator raportu paska wynagrodzeń. Domyślna wartość to 70950735.
Nazwa raportu	Wypełniane automatycznie.
Nazwa układu raportu	Należy wybrać wymagany układ raportu paska wynagrodzeń.
Kod języka raportu	Domyślny język raportu. Jeśli raport zawiera zmienne zależne od ustawień regionalnych użytkownika, zostaną sformatowane zgodnie z podanym tutaj językiem.
Nazwa pliku załącznika	Szablon nazwy załączonego pliku PDF. Obsługuje zmienne ujęte w nawiasy klamrowe: {EmployeeFullName}, {EmployeeFullNameENG}, {PeriodCode}, {VATNo}.
Nr raportu treści	Identyfikator raportu używanego do generowania treści wiadomości e-mail. Domyślna wartość: 70950735.
Nazwa raportu treści	Wypełniane automatycznie.
Nazwa układu raportu treści	Wymagany układ raportu treści wiadomości e-mail.

Reguła unikalności: Podczas tworzenia rekordu system sprawdza, czy istnieje duplikat z tą samą kombinacją: Scenariusz, Grupa Rozliczenia Płac, Kod Wydziału, Nr Pracownika. Jeśli taki rekord istnieje, zgłaszany jest błąd blokujący.

Krok 2: Logika wyboru reguły dystrybucji

Gdy uruchamiana jest dystrybucja pasków wynagrodzeń dla każdego zaksięgowanego dokumentu płacowego, system wybiera jedną odpowiednią regułę z Ustawień wysyłki pracowniczej ze Scenariuszem = Paski wynagrodzeń, zgodnie z poniższą kolejnością priorytetów:

1. Nr Pracownika + Grupa Rozliczenia Płac (Wydział — dowolny)
2. Tylko Nr Pracownika (Grupa Rozliczenia Płac pusta; Wydział — dowolny)
3. Kod Wydziału + Grupa Rozliczenia Płac (Pracownik pusty)
4. Tylko Kod Wydziału (Grupa Rozliczenia Płac pusta; Pracownik pusty)
5. Tylko Grupa Rozliczenia Płac (Wydział pusty; Pracownik pusty)
6. Domyślna (wszystkie pola filtrów puste)

Jeśli pasująca reguła zostanie znaleziona, jest stosowana. Jeśli nie znaleziono reguły, stosowany jest standardowy mechanizm dystrybucji.

Ważne: Jeśli przynajmniej jeden pracownik ma indywidualną regułę, zaleca się również utworzenie reguły domyślnej, aby wszyscy pozostali pracownicy otrzymywali paski wynagrodzeń zgodnie z oczekiwaniami.

Krok 3: Generowanie wiadomości e-mail i załączników

Na podstawie wybranej reguły system wykonuje następujące czynności:

1. Generowanie paska wynagrodzeń w formacie PDF. Plik jest tworzony przy użyciu układu raportu określonego w polu Nazwa układu raportu.

2. Nadawanie nazwy załącznikowi. Nazwa pliku jest generowana na podstawie szablonu zdefiniowanego w polu Nazwa pliku załącznika.

3. Generowanie treści wiadomości e-mail. Tekst wiadomości e-mail jest generowany zgodnie z układem określonym w polu Nazwa układu raportu treści.

4. Temat wiadomości e-mail. Pobierany z pola Temat wiadomości e-mail.

5. Opcjonalna ochrona hasłem. Jeśli Chroń hasłem pracownika = Tak, plik PDF jest szyfrowany wartością z pola „Hasło raportu” na karcie pracownika. Jeśli hasło jest puste — wiadomość e-mail nie zostanie wysłana, a system zgłosi błąd. Podczas masowej dystrybucji generowane jest podsumowanie błędów; pracownicy z prawidłowymi danymi nadal otrzymują swoje paski wynagrodzeń.

Krok 4: Wyzwalacze dystrybucji

• Z zaksięgowanego dokumentu płacowego — wysyła paski wynagrodzeń dla jednego lub wielu wybranych dokumentów płacowych.
• Podczas księgowania arkusza płac — automatycznie wysyła paski wynagrodzeń dla odpowiednich pracowników.