Scenariusz "Planowanie urlopów"
Etap 1 Plan urlopów
Microsoft Business Central umożliwia prowadzenie harmonogramu urlopów dla pracowników i generowanie niezbędnych formularzy dokumentów drukowanych. Harmonogram urlopów jest tworzony na rok kalendarzowy.
Ścieżka: Plany urlopów
Plan urlopów jest tworzony dla roku określonego w tytule formularza w polu "Rok". W wierszach formularza wyświetlana jest lista pracowników i planowanych dat urlopów:
Strona Arkusz planu urlopów
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr pracownika | Nr pracownika. |
| Imię pracownika | Imię i nazwisko pracownika. Pole jest wypełniane automatycznie po wybraniu kodu pracownika i nie można go edytować. |
| Kod wydziału | Kod wydziału. Pole jest wypełniane automatycznie po wybraniu kodu pracownika i nie można go edytować. |
| Kod zawodu | Kod zawodu. Pole jest wypełniane automatycznie po wybraniu kodu pracownika i nie można go edytować. |
| Data początkowa | Zaplanowana data rozpoczęcia urlopu. |
| Data końcowa | Zaplanowana data zakończenia urlopu. |
| Dni kalendarzowe | Liczba dni urlopu. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu pola Data końcowa i nie można go edytować. |
| Rzeczywista data rozpoczęcia | Rzeczywista data rozpoczęcia urlopu. Pole może być wypełniane automatycznie podczas korzystania z funkcji wniosku o urlop (następny etap). |
| Powód przeniesienia | Pole tekstowe wskazujące powód przeniesienia urlopu. |
| Szacowana data rozpoczęcia | Szacowana data rozpoczęcia przełożonego urlopu. |
| Komentarze | Pole tekstowe dla dowolnych komentarzy. |
| Kod urlopu | Kod urlopu. |
| Rodzaj urlopu | Rodzaj urlopu. |
Jeśli pracownik planuje podzielić urlop na części, należy zarejestrować tyle wierszy w harmonogramie urlopów, na ile części zostanie podzielony urlop pracownika. W celu automatycznego wygenerowania listy pracowników firmy należy skorzystać z funkcji Zaproponuj pracowników.
Aby wyświetlić harmonogram urlopów dla pracowników konkretnego działu, można skorzystać z funkcji Filtruj za wydziałem w górnej części strony.
Aby wygenerować formularz Harmonogram urlopów, kliknij Akcje - Drukuj - Plan urlopów. Możesz również skorzystać z Przypomnienia o urlopie.
Etap 2 Wniosek o urlop
W obecnej wersji systemu funkcja Wniosek urlopowy nie jest obowiązkowa. Każda firma może samodzielnie zdecydować, czy chce z niej korzystać.
Funkcjonalność ta jest przydatna w przypadku integracji systemu z SharePoint Portal. Każdy pracownik może mieć możliwość zarejestrowania wniosku urlopowego do dalszego zatwierdzenia. Ścieżka: Wnioski urlopowe
Pola wniosku wypełniane są w następujący sposób:
Strona "Wniosek urlopowy", "Ogólne"
| Pole | Opis |
|---|---|
| Nr | Numer wniosku. Określany automatycznie zgodnie z ustawioną serią numerów "Seria numerów wniosków urlopowych" w ustawieniach modułu Kadry i Płace (scenariusz Ustawienie zasobów ludzkich). |
| Nr pracownika | To pole określa kod pracownika, który rejestruje wniosek urlopowy. |
| Imię i nazwisko pracownika | Imię i nazwisko pracownika jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu pola Kod pracownika. |
| Kod aktywności czasowej | Kod aktywności czasowej, który określa rodzaj urlopu. |
| Grupa aktywności czasowej | Grupa aktywności czasowej określająca typ formularzy, które chcesz utworzyć. Formularz na urlop lub Formularz na inną nieobecność. W zależności od skonfigurowanych priorytetów kodów aktywności zostaną utworzone linie aktywności. |
| Opis | Opis wniosku o urlop. Pole jest wypełniane automatycznie nazwą kodu aktywności czasowej i można je zmienić ręcznie. |
| Data wniosku | Data złożenia wniosku o urlop. |
| Data początkowa | Zaplanowana data rozpoczęcia urlopu. |
| Data końcowa | Zaplanowana data zakończenia urlopu. |
| Dni kalendarzowe | Liczba dni urlopu. Pole jest wypełniane automatycznie po wypełnieniu pola Data zakończenia. |
| Stan | Stan wniosku o urlop. Pole jest wypełniane automatycznie po uruchomieniu funkcji zarządzania dokumentami. |
| Zaplanowany rok | Rok wg harmonogramu urlopów, w którym przypada planowany urlop. Wartość pola jest wybierana z listy harmonogramów urlopowych. |
| Zaplanowana data rozpoczęcia | Wiersz z harmonogramu urlopów określający planowaną datę rozpoczęcia urlopu. |
| Nr zamówienia | Wypełniany automatycznie. |
| Urlop wykorzystany | Jeśli ta opcja jest aktywna, oznacza to, że urlop został wykorzystany przez pracownika. Pole jest aktywowane automatycznie, gdy Formularz urlopowy jest tworzone na podstawie wniosku. |
| Centrum kompetencyjne | Wyświetla centrum kompetencyjne. |
| Numer formularza ogólnego | Wypełniane automatycznie. |
Aby wniosek urlopowy mógł zostać wykorzystany jako podstawa do wygenerowania polecenia urlopowego, musi on zostać zatwierdzony.
Z poziomu "Wniosku urlopowego" można utworzyć "Formularz urlopowy".
W tym celu należy wypełnić pola "Wniosku urlopowego" i wykonać Akcje – Funkcje – Zatwierdź, a następnie wybrać Utwórz Formularz:
-zostaniesz automatycznie przeniesiony do "Formularz na urlop" z wypełnionymi polami. Jeśli wszystko się zgadza, zaksięguj to, a pole wyboru "Urlop wykorzystany" zostanie ustawione w Formularz na urlop. Po anulowaniu Formularza na urlop pole wyboru zostanie anulowane.
Zakładka "Akcje":
Strona "Wniosek o urlop", zakładka "Akcje", blok "Funkcje"
| Przycisk | Opis |
|---|---|
| Zatwierdź | Zmienia status wniosku urlopowego na "Zatwierdzony" i uniemożliwia jego edycję. |
| Zamknij | Zmienia status wniosku urlopowego na "Zamknięty" i uniemożliwia dalsze zmiany. Nie można otworzyć zamkniętego wniosku. Status "Zamknięty" jest wygodny do oznaczania anulowanych lub w pełni przepracowanych (wykorzystanych) urlopów. |
| Otwórz ponownie | Przełącza wniosek urlopowy do statusu Otwarty i umożliwia jego edycję. |
| Oznacz jako używany | Wskazuje, że urlop został wykorzystany. Po uruchomieniu funkcji pole "Urlop wykorzystany" zostanie oznaczone. |
| Oznacz jako nieużywany | Wskazuje, że urlop nie został wykorzystany. Po uruchomieniu funkcji pole "Urlop wykorzystany" jest niezaznaczone. |
Etap 3 Kontrolowanie corocznego płatnego urlopu
System Microsoft Dynamics pozwala kontrolować wykorzystanie urlopu wypoczynkowego i wszelkich innych rodzajów nieobecności, które są odpowiednio rejestrowane. Rodzaje nieobecności, które mają być monitorowane, muszą być ustawione na Używaj rozliczeń międzyokresowych - "Tak" (scenariusz Ewidencja czasu pracy). Przy zatrudnianiu pracownika należy dodać naliczanie urlopu wypoczynkowego (scenariusz Umowy o pracę). W momencie zatwierdzania wiersza umowy o pracę z typem "Zatrudnienie", w warunkach umowy musi znajdować się wiersz z typem "Naliczanie urlopu" (scenariusz Umowy).
Po zatwierdzeniu wiersza, w księdze "Wpis nieobecności pracowników" tworzony jest specjalny rekord typu "Naliczanie", który określa pierwszy okres obliczania terminu obowiązkowego corocznego urlopu pracownika - okres obliczeniowy urlopu. Okres urlopowy jest ustawiony na jeden rok od daty zatrudnienia i jest indywidualny dla każdego pracownika. Okres urlopowy można wyświetlić na Karcie pracownika, wybierając Historia - Saldo urlopowe.
Strona "Wpisy Naliczeń Pracowniczych"
| Przycisk | Opis |
|---|---|
| Nr pracownika | Nr pracownika. |
| Kod aktywności czasowej | Kod aktywności czasowej dla urlopu. |
| Data początkowa | Data rozpoczęcia okresu, na który przyznano urlop. W przypadku urlopu rocznego jest to data rozpoczęcia okresu roku roboczego. W przypadku innych rodzajów urlopu (np. urlopu socjalnego) może to być data rozpoczęcia roku kalendarzowego. |
| Data końcowa | Data końcowa okresu, na który przyznano urlop. W przypadku urlopu rocznego jest to data końcowa okresu roku roboczego. W przypadku innych rodzajów urlopu (na przykład urlopu socjalnego) może to być data zakończenia roku kalendarzowego. Należy pamiętać, że w przypadku zwolnienia data końcowa jest ograniczona do daty zwolnienia. |
| Dni na Datę | Liczba dni kalendarzowych naliczonych dla urlopu za cały okres ważności. |
| Godziny na Datę | Liczba godzin naliczonych dla urlopu za cały okres ważności. |
| Dodatkowe dni naliczania | Liczba dni urlopu podstawowego przysługującego pracownikowi w okresie bilansu urlopowego, jeśli staż pracy pracownika w okresie bilansu osiągnął wymaganą liczbę lat do nabycia zwiększonej liczby dni urlopu. |
| Wykorzystywano Dni | Liczba wykorzystanych dni kalendarzowych urlopu, które należą do tego okresu naliczania. Wykorzystane dni można dodać za pomocą Formularz na urlop (scenariusz Formularze nieobecności). |
| Uwzględnij dodatkowe wykorzystane dni | Liczba wykorzystanych dni nieobecności, w ustawieniach których bieżący kod nieobecności w polu Kod aktywności czasowej jest określony jako Kod macierzysty naliczania. Oznacza to, że domyślnie w tej kolumnie wyświetlane są dni urlopu UŻ Urlop na żądanie, których wykorzystanie rozliczane jest w ramach podstawowego urlopu wypoczynkowego. |
| Rekompensowane Dni | Liczba dni kalendarzowych urlopu wyrównawczego, które należą do tego okresu naliczania. Dni urlopu wyrównawczego można dodać podczas rozliczania wiersza umowy o pracę z typem "Zwolnienie" z warunków dla wiersza (scenariusz urlopu) lub za pośrednictwem dziennika urlopów. |
| Dni dostosowania | Liczba dni kalendarzowych korekty urlopu, które należą do tego okresu rozliczeniowego. Dni korekty można dodać za pośrednictwem dziennika urlopów. |
| Planowane saldo | Liczba pozostałych dni kalendarzowych. Jest ono obliczane jako: Dni kalendarzowe - Zużyte dni kalendarzowe - Zrekompensowane dni kalendarzowe + Skorygowane dni kalendarzowe + Dodatkowe dni naliczania. Należy pamiętać, że saldo pokazuje saldo niezależnie od przepracowanego czasu. |
| Saldo w dniu | Liczba pozostałych dni kalendarzowych. Jest obliczane jako: Dni kalendarzowe - Zużyte dni kalendarzowe - Zrekompensowane dni kalendarzowe + Skorygowane dni kalendarzowe. Wskazuje saldo na dzień wprowadzony przez użytkownika. Domyślną datą jest data bieżąca. |
| Opis | Definiuje opis powiązany z tym wierszem. |
| Opis (English) | Definiuje opis powiązany z tym wierszem w języku angielskim. |
| Dni kalendarzowe na datę | Liczba dni kalendarzowych naliczania w dniu określonym przez użytkownika. |
| Planowane dni | Określa liczbę dni kalendarzowych. |
| Bilans planowanych godzin | Określa liczbę godzin zgodnie z następującym algorytmem obliczania: planowane godziny - Used Working Hours |
| Hours Balance On Date | Określa liczbę godzin zgodnie z następującym algorytmem obliczania: Hours On Date - Used Working Hours |
| Godziny Planowane | Określa liczbę godzin. |
| Typ dokumentu | Określa typ powiązanego dokumentu. |
| Rodzaj urlopu | Określa typ urlopu (coroczny, dodatkowy, wykształcenie) |
| Nr stanowiska | Stanowisko z karty pracownika |
| Data dokumentu | Określa datę utworzenia powiązanego dokumentu |
| Data formularza HR | Data formularza HR |
| Nr dokumentu | Określa numer powiązanego dokumentu |
| Nr formularza HR | Numer formularza HR |
| Dni wykluczone | Zawiera wartość, o którą skracany jest okres naliczania urlopu. |
Możesz dodać naliczenia dla innego rodzaju urlopu (który nie był przewidziany w warunkach umowy) za pośrednictwem Dziennik urlopowy.
Powiązanie kolejnego urlopu z planowanym okresem urlopowym odbywa się automatycznie podczas rozliczania Formularza urlopowego z tym samym kodem aktywności metodą "zastosuj do starszego", tj. pierwszy okres rozliczeniowy urlopu zostanie zamknięty jako pierwszy, następnie drugi itd. Numer powiązanego wpisu dla wiersza nieobecności odpowiadającego kolejnemu urlopowi jest wskazywany w polu "Nr. wpisu naliczania":
Jeśli urlop jest udzielany częściowo lub metoda "zastosuj do starszego" nie jest odpowiednia, można ręcznie określić "Nr. wpisu naliczania" w Formularzu urlopowym (scenariusz Formularze na nieobecności), a następnie wykorzystane dni zostaną powiązane z określonym wpisem naliczania.
Naliczenie na następny rok można dodać ręcznie za pośrednictwem Dziennika urlopowego lub automatycznie w momencie zamykania okresu rozliczeniowego - jest ono generowane dla typów nieobecności z kodami aktywności czasowej które są wymienione, w grupie aktywności czasowej określonej w parametrze "Zmiana okresu urlopowego zadaniem" w ustawieniach modułu Kadry i płace (scenariusz Ustawienia zasobów ludzkich). Podczas zamykania bieżącego okresu rozliczeniowego lub księgowania dokumentu płacowego za poprzedni okres, system automatycznie wygeneruje dodatkowy zapis w księdze "Wpis nieobecności pracowników" z typem "Naliczenie". Data początkowa wygenerowanego wpisu będzie następna po dacie końcowej bieżącego okresu rozliczeniowego dla urlopu, a data końcowa + 1 rok przed datą początkową.
Należy pamiętać, że reguła kontroli terminu i czasu trwania okresu urlopowego jest realizowana tylko dla typów nieobecności zdefiniowanych w grupie aktywności czasowej określonej w "Kod grupy dla następnego urlopu" parametrze ustawień modułu Kadry i Płace (scenariusz Ustawienia zasobów ludzkich).
Aby wyświetlić aktualne saldo urlopów pracowników (na dzień określony), można określić datę lub skorzystać z raportu Saldo urlopów pracowników, który można uruchomić ze strony "Wpisy naliczeń pracowników", wybierając Historia - Saldo urlopowe - Drukowanie:
Raport Saldo Urlopów Pracownika
| Pole | Opis |
|---|---|
| Kod aktywności czasowej | Wprowadź kod aktywności czasowej odpowiadający typowi urlopu, który ma zostać przeanalizowany. W przypadku normalnego korzystania z raportu do analizy salda urlopu rocznego należy wprowadzić B. |
| Data raportu | Określ datę wygenerowania salda urlopu. |
Saldo dni jest obliczane jako Naliczone - Wykorzystane - Rekompensowane + Korekty.
Liczba naliczonych ("zarobionych") dni w danym dniu jest obliczana zgodnie z następującym algorytmem:
-
Jeśli kod aktywności ma ustawienie Zależy od przepracowanego czasu - "Nie" (scenariusz Ewidencja czasu pracy), liczba naliczonych dni jest równa liczbie dni kalendarzowych od daty nieobecności.
-
Jeśli kod aktywności ma ustawienie "Zależy od przepracowanego czasu" - "Tak" (scenariusz Ewidencja czasu pracy), wówczas: • Podstawowy "koszt za dzień" jest obliczany na podstawie całego okresu naliczania nieobecności. Liczba dni kalendarzowych wykorzystanych do naliczenia nieobecności jest dzielona przez liczbę dni kalendarzowych za okres daty początkowej i daty końcowej naliczenia nieobecności. Podczas obliczania dni za okres daty początkowej i końcowej, ustawienie "Uwzględnij święta w obliczeniach " (scenariusz Ewidencja czasu pracy) jest analizowane dla kodu aktywności: jeśli jest ustawione na "Nie", dni wolne są wyłączone z obliczeń, jeśli jest ustawione na "Tak ", dni wolne nie są wyłączone z obliczeń. Dni wolne są określane zgodnie z kalendarzem oficjalnym (scenariusz Ustawienia zasobów ludzkich). • Obliczana jest liczba dni kalendarzowych na dzień generowania raportu. Liczba dni kalendarzowych jest obliczana za okres od daty rozpoczęcia nieobecności do daty wygenerowania raportu. Podczas liczenia dni za okres od daty rozpoczęcia do daty wygenerowania raportu dla kodu aktywności analizowane jest ustawienie "Uwzględnij dni wolne w obliczeniach" (scenariusz Ewidencja czasu pracy), jeśli jest ustawione na "Nie", to dni wolne są wyłączone z obliczeń, jeśli jest ustawione na "Tak", to dni wolne nie są wyłączone z obliczeń.
Ponadto, podczas liczenia dni dla tego okresu, ustawienie "Kod Grupy Użycie Wyjątk. Okresów" (scenariusz Ewidencja czasu pracy) jest analizowane pod kątem aktywnego kodu, jeśli istnieją kody aktywności czasowej z tego ustawienia dla dnia kalendarzowego w arkuszu czasu pracy pracownika dla tego okresu, takie dni są wyłączone z obliczeń. • Liczba naliczonych dni jest równa "kosztowi za dzień" pomnożonemu przez liczbę dni kalendarzowych na dzień generowania raportu (w okresie daty początkowej i końcowej). Wartość jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
Nie jest możliwe wygenerowanie raportu dla zwolnionych pracowników, ponieważ po ich odejściu zmienia się data zakończenia wszystkich naliczonych urlopów.
Etap 4 Naliczanie dodatkowych dni podstawowego urlopu wypoczynkowego
Aby naliczyć dodatkowe dni podstawowego urlopu wypoczynkowego w zależności od stażu pracy pracownika, należy skorzystać z Raportu 70950576 "Dodatkowy dzień naliczania urlopu za rok pracy " w Zapisy kolejki zleceń.
Po uruchomieniu raportu system zidentyfikuje pracowników, których staż pracy na dzień uruchomienia raportu przekroczył liczbę lat określoną w polu Staż pracy na stronie Domyślne warunki umowy o pracę dla wiersza urlopu wypoczynkowego i doda liczbę dni określoną w polu Dodatkowa liczba do pracownika w polu Dodatkowe naliczone dni w bilansie pracownika.
Etap 5 Importowanie salda urlopów
System umożliwia importowanie transakcji dotyczących nieobecności pracowników.
W celu poprawnego wyświetlenia należy postępować zgodnie z określonym algorytmem działań.
-
W dzienniku urlopów należy utworzyć i zarejestrować wiersz naliczania nieobecności z kodem aktywności. Pole Nr dokumentu jest obowiązkowe w wierszu (na przykład można użyć numeru pracownika + roku naliczenia + kodu aktywności). Po zaksięgowaniu wiersza rozliczenia międzyokresowego, transakcja rozliczenia międzyokresowego automatycznie otrzymuje unikalny numer.
-
W dzienniku urlopów należy utworzyć wiersz (wiersze) do wykorzystania nieobecności z kodem aktywności. W wierszu (wierszach) pole Nr dokumentu jest obowiązkowe (musi być identyczne z odpowiednim numerem dokumentu w wierszu rozliczenia międzyokresowego biernego).
-
Następnie należy użyć funkcji Wypełnij numer operacji naliczania, która znajdzie unikalny numer transakcji w polu Nr dokumentu i ustawi go w polu Nr wpisu naliczania dla wierszy z typem użycia.
Po zaksięgowaniu wiersza (wierszy) użycia zostaną one powiązane z wymaganym wpisem naliczania w saldzie.
Jeśli w wierszu użycia ustawiono opcję Utwórz Kartę Czasu Pracy, po zaksięgowaniu zostaną dodatkowo utworzone szczegóły listy płac za okres wiersza. Po anulowaniu rejestru listy płac szczegóły listy płac dla okresu wiersza powrócą do poprzedniej wartości.