Сценарій "Авансові звіти"

В модулі SMART Payroll є можливість автоматично створювати авансові звіти з Наказів на відрядження, а також налаштовувати автоматичне створення рядків авансових звітів на добові.

Крок 1 Створення авансових звітів з Наказів на відрядження

Шлях: Накази на відрядження

Створення авансового звіту можна запустити з облікованого або необлікованого наказу на відрядження. Для створення авансового звіту необхідно заповнити інформацію про витрати у відрядженні, які будуть відзвітовані по авансовому звіту. Щоб внести інформацію по таким витратам необхідно після створення рядка наказу на відрядження, в області Рядків обрати Керувати - Рядки авансового звіту. Відкриється сторінка Рядки авансового звіту на відрядження:

Сторінка «Рядки авансового звіту на відрядження»

Поле	Опис
Тип авансового рядка	Необхідно обрати тип витрат з довідника Типи авансових рядків
Тип	Тип обліку (Рахунок ГК, товар, ресурс тощо). Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків
Субтип	Для добових встановлюється значення Добова норма. Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків
Номер	Номер рахунку ГК, товару, ресурсу тощо). Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків, і в залежності від значення в полі Тип
Опис	Опис.
Кількість	Необхідно зазначити кількість витрат. Наприклад, для добових зазначається кількість діб.
Код одиниці вимірювання	За необхідності зазначається код одиниці вимірювання витрат. Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків
Пряма собівартість одиниці	Собівартість одиниці витрат. Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків
Код валюти	Валюта собівартості одиниці витрат. Заповнюється автоматично при виборі Типу авансового рядка з довідника Типи авансових рядків
Сума рядка	Рахується автоматично як кількість помножена на пряму собівартість.
Ціни включаючи ПДВ	Вказує, чи включають ціни на цьому рядку ПДВ.
Номер наказу про встановлення добових	Якщо розмір добових встановлений згідно Наказу про встановлення добових (окремий документ, що створюється в системі), то в даному полі можна обратий такий наказ.

На сторінці необхідно заповнити усі витрати, що пов'язані з відрядженням. Для створення авансового звіту на заголовку облікованого або необлікованого наказу на відрядження необхідно запустити дію Створити авансовий звіт, яка знаходиться в категорії Авансові звіти. Переглянути створені або обліковані авансові звіти можна через дію Переглянути авансові звіти.

Зверніть увагу, щоб авансовий звіт створився, для Співробітника має бути створена підзвітна особа.

Крок 2 Накази про встановлення норм добових

В системі є можливість автоматично встановлювати розміри добових для різних працівників в залежності від посади та/або підрозділу, або для певних країн відрядження. Таке налаштування реалізовується через документ Наказ про встановлення норм добових

Сторінка Наказ про встановлення норм добових Заголовок

Поле	Опис
Номер	Номер документа. Поле заповнюється автоматично згідно визначеної серії номерів
Код начальника відділу кадрів	Код працівника – начальника відділу кадрів. За замовчуванням поле заповнюється на підставі однойменного поля в «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію).
Номер кадрового наказу	Номер кадрового наказу відповідно до серії номерів.
Серія номерів кадрових наказів	Серія номерів кадрових наказів, з яких буде створено номер кадрового наказу.
Дата кадрового наказу	Дата кадрового наказу, який використовуватиметься для формування друкованих форм документів.
Опис	Текстове поле, в якому вноситься додаткова інформація про документ
Дата документу	Внутрішня дата документа.
Початок дії з	Дата початку дії документа. Обов'язкова для заповнення
Статус	Поточний статус документа: Відкрито та Випущено.
Код головного бухгалтера	Код співробітника – головного бухгалтера підприємства. За замовчуванням поле заповнюється на підставі однойменного поля в «Інформація про організацію» (сценарій Інформація про організацію).
Підготував	Код співробітника користувача, який створив документ.

У рядках документа необхідно вказати налаштування, за яким будуть визначатись розміри добових для різних працівників або країн відрядження.

Сторінка Наказ про встановлення норм добових Рядки

Поле	Опис
Код підрозділу	Вказується код підрозділу, для якого будуть внесені налаштування. Можна заповнити або залишити порожнім, якщо розмір добових не залежить від підрозділу працівника.
Назва підрозділу	Найменування підрозділу. Заповнюється автоматично під час заповнення поля «Код підрозділу».
Код посади	Вказується код посади, для якої будуть внесені налаштування. Можна заповнити або залишити порожнім, якщо розмір добових не залежить від посади працівника.
Назва посади	Найменування посади. Заповнюється автоматично під час заповнення поля «Код посади.
Код країни	Вказується країна відрядження, для якої будуть внесені налаштування. Можна заповнити або залишити порожнім, якщо розмір добових не залежить від конкретної країни.
Тип авансового рядка	Необхідно обрати тип добових з довідника Типи авансових рядків
Сума	Небхідно вказати розмір добових (за 1 добу)
Код валюти	Для добових у валюті необхідно зазначити код валюти.

Друковану форму наказу про встановлення розміру добових можна сформувати обравши в категорії Звіти дію Друк. Попередньо потрібно налаштувати макет друкованої форми.

Також, для даного виду наказу доступні налаштування через Текстові шаблони, тип Текстовий шаблон на наказ про встановлення добових). Змінні, доступні для цього типу текстового шаблону, описані в сценарії "Текстові шаблони".

Крок 3 Довідник Маршрути відрядження

У випадку, коли працівник був відрядженний одночасно у декілька країн, для яких встановлені різні розміри добових, для того щоб відповідні суми добових коректно визначились при створенні наказу на відрядження - можна скористатись довідником Маршрути відрядження.

В довіднику можна вказати різні схеми відряджень, з зазначенням транзитних країн і кількості діб в них. Наприклад, в компанії встановлені різні розміри добових для відряджень по Україні і закордоном. У випадку, коли працівник спочатку відряджається на декілька діб по Україні, а потім виїзджає закордон, то суми добових мають встановитись відповідно, для добових по Україні - один розмір, закордоном - інший. В наказі на відрядження в полі Код країни вказується кінцева країна призначення. А в полі Маршрут відрядження можна обрати маршрут, в якому будуть зазначені транзитні країни і кількість діб перебування у них. В такому випадку у рядках авансового звіту на відрядження буде створено декілька рядків: рядок з добовими по Україні і відповідна кількість діб, що зазначена в маршруті відрядження. І залишок днів - добові закордон в кінцевій країні відрядження, що вказана в заголовку наказу, з відповідною кількістю добових і їх розміром.

Сторінка Маршрути відрядження Заголовок

Поле	Опис
Код	Код маршруту
Опис	Опис маршруту

У рядках документа необхідно вказати всі транзитні країни (окрім кінцевої країни відрядження) і кількість діб перебування у них.

Сторінка Маршрути відрядження Рядки

Поле	Опис
Код країни	Вказуються транзитні країни у відрядженні. Кінцева країна, у яку прибує працівник у відрядженні - НЕ вказується в даному довіднику. Її потрібно вказувати на заголовку наказу на відрядження.
Кількість днів	Кількість днів перебування у транзитній країні у відрядженні

Зверніть увагу, для кожної транзитної країни, яка зазначена в маршруті відрядження - має бути вказане окреме налаштування в Наказі про встановлення добових з визначеним розміром добових для неї. Якщо окремого розміру добових немає, то це означає, що для цієї країни діють такі самі рзміри добових, як і для інших країн, і відповідно викоремлювати добові на них в рядках авансового звіту - не потрібно. Тому, якщо довідник Маршрути відрядження використовується з метою коректного автоматичного створення рядків авансового звіту на добові - зазначати в ньому потрібно лише країни, які мають інший розмір добових, ніж кінцева країна прибуття у відрядженні.

Крок 4 Налаштування пріоритетності норм добових

Для коректного визначення розміру добових при автоматичному створенні рядків авансового звіту в наказі на відрядження необхідно заповнити Налаштування пріоритетності норм добових. Налаштування дозволяє у разі наявності більше одного підходящого рядка з різними добовими для працівника з наказу на відрядження обрати потрібний.

Наприклад, співробітник працює на посаді 1010, в підрозділі 10100 і відряджається в країну UA. В Наказі про встановлення норм добових для країни UA зазначені різні добові для підрозділу 10100, і для посади 1010. Відповідно, такому працівнику підходять обидва рядки. Щоб система могла визначити, який з них потрібно обрати - необхідно заповнити налаштування пріоритетності:

Сторінка Налаштування пріоритетності норм добових

Поле	Опис
Пріоритет	Значення пріоритету. Найменше значення має найбільший пріоритет, наприклад, 1 (найбільший), 2, 3, 4 і т.п.
Код країни	Значення Пусто або Заповнено
Код підрозділу	Значення Пусто або Заповнено
Код посади	Значення Пусто або Заповнено

Наприклад, в налаштуваннях є два рядки:

Пріоритет	Код країни	Код підрозділу	Код посади
1	Заповнено	Пусто	Заповнено
2	Заповнено	Заповнено	Пусто

Отже, пріорітетним буде той запис з Наказу про встановлення добових, в якому заповнений Код країни і Код посади, які співпадають з країною відрядження і посадою працівника. Тому, у прикладі вище, при визначенні розміру добових буде обраний рядок, в якому вказана країна UA і посада працівника 1010. Якщо б такого рядка не було, то добові б визначились за другим рядком, в якому вказана країна UA і підрозділ працівника 10100.

Крок 5 Автоматичне визначення норми добових при створенні наказу на Відрядження

У випадку, якщо в системі створені Накази про встановлення норм добових і заповнені Налаштування пріоритетності норм добових - при створенні рядку в наказі на відрядження будуть автоматично створюватись рядки авансового звіту на відрядження з кількістю і розмірами добових, які по налаштуванням відповідають співробітнику з наказу на відрядження. Рядки будуть заповнюватись наступним чином:

• Якщо у працівника не вказаний Маршрут відрядження в заголовку наказу на відрядження, то: для актуальних на дату початку відрядження посади і підрозділу працівника будуть шукатись рядки в Наказі на встановлення добових для країни, у яку відряджається працівник. Якщо знайдених рядків більше ніж один - потрібний визначиться за Налаштуванням пріоритетності. З знайденого рядка в наказі на встановлення добових буде вставлений Тип авансового рядка, сума і валюта добових. Кількість буде визначена автоматично як кількість календартних днів періоду відрядження.

• Якщо у працівника вказаний Маршрут відрядження в заголовку наказу на відрядження, то: для актуальних на дату початку відрядження посади і підрозділу працівника будуть шукатись рядки в Наказі на встановлення добових спочатку для транзитних країн, що визначені у маршруті відрядження. Кількість добових в рядках авансового звіту буде встановлена по кількості дням, що визначені для транзитної країни у маршруті відрядження. Після цього, буде виконаний пошук добових для країни, що визначена у Заголовку наказу на відрядження. Кількість добових для неї буде визначена за залишковим принципом, а саме Календарні дні відрядження мінус дні перебування у транзитних країнах.

Зверніть увагу, при пошуку потрібного рядка для актуальних на дату початку відрядження посади і підрозділу співробітника, а також для кінцевої країни відрядження - система виконує пошук не тільки з фільтром саме по цим значенням, але й по порожнім. І по налаштуванню пріоритетності обирає потрібний рядок. Згідно цього, не потрібно щоб для всіх посад, підрозділів і країн були створенні окремі рядки в Наказі на встановлення добових. Достатньо, щоб були викоремлені всі унікальні варіації добових в Наказі про їх встановлення і коректно визначена пріорітетність записів. Щоб при наявності рядків з порожніми певними реквізитами, наприклад, посадою, підрозділом або країною, і якщо для одного працівника підходить більше ніж один рядок в Наказі про добові - система змогла визначити пріоритетний і використати його при створенні рядків авансового звіту на відрядження.